Průvodce elektronickou fakturací

Elektronická fakturace je systém, jímž se všechny italské faktury odesílají ve formátu XML do Sistema di Interscambio (SDI — výměnný systém) úřadu Agenzia delle Entrate (italská finanční správa). Od roku 2024 je povinná pro všechny držitele Partita IVA (italské DIČ), včetně paušalistů.

Co dělá Vezpa

Vezpa vygeneruje XML faktury, digitálně jej podepíše a odešle do SDI prostřednictvím OpenAPI.it jako autorizovaného daňového zprostředkovatele. Vy fakturu vystavíte v aplikaci, zbytek proběhne automaticky.

Náklady: Daňový modul

Elektronická faktura i účtenka patří do modulu «Daňový modul», který se zapíná v «Konfigurace» → «Daně & právní soulad» → sekce «Elektronická fakturace» → «Daňový modul». Bez aktivního modulu se elektronické faktury neodesílají.

• Poplatek činí € 7,90 měsíčně (včetně DPH), strhává se z peněženky při aktivaci a pak každý měsíc ke stejnému dni. Pokud ho vypnete a znovu zapnete dřív, než zaplacený měsíc skončí, druhý poplatek neplatíte a datum obnovení zůstává stejné.
• Zahrnuje 100 elektronických faktur a 500 účtenek za každý měsíc modulu.
• Nad rámec kvóty stojí každá faktura € 0,19 a každá účtenka € 0,03, z předplaceného zůstatku.
• Při vysokých objemech je cena faktur a účtenek nad rámec k jednání: napište nám a domluvíme se.
• Kvóta patří zařízení: faktury odeslané z modulu Wellness spotřebovávají stejných sto.
• Jako odeslání se počítá i dobropis a vrubopis: stojí stejně jako faktura.
• Faktura zamítnutá systémem SDI se neplatí: částka se vrátí do peněženky a kvóta se nespotřebuje.
• Nefiskální potvrzení neprochází přes SDI a zůstává zdarma, i bez modulu.

Účtenky za vás odesílá Vezpa jako zprostředkovatel: nežádáme po vás žádné přihlašovací údaje. Stačí udělit pověření pro Vezpa na portálu «Fatture e Corrispettivi» agentury Agenzia delle Entrate, v sekci pověření, ke správě denních tržeb (corrispettivi); daňový kód, který máte pověřit, najdete v modulu. Pak klepněte na «Zapnout účtenky». Potřebujete také nastavenou elektronickou fakturaci a úplnou adresu ubytovacího zařízení (ulice a číslo, PSČ, obec a provincie). Fyzické osoby podnikající nemohou pověřit zprostředkovatele odesíláním denních tržeb: pro ně modul zahrnuje jen faktury. Účtenky se vystavují z pokladny, z Wellness a při uzavření účtu rezervace: viz Průvodce pokladnou a Průvodce detailem rezervace.

Co Vezpa NEdělá

Vezpa nezajišťuje desetiletou archivaci podle předpisů. To je samostatná zákonná povinnost (art. 39 DPR 633/72) a Agenzia delle Entrate ji nabízí zdarma na portálu „Fatture e Corrispettivi“. Musíte si ji aktivovat sami, jednou na začátku — všechny kroky najdete v následující sekci.

Aktivace se provádí jen jednou, v průvodci nastavením. Než začnete, ověřte údaje o ubytovacím zařízení.

Při aktivní službě vede nejkratší cesta z «Přehled»: dlaždice «Účetnictví» vedle POS otevře rovnou sekci «Elektronická fakturace».

Krok 1 — Ověřte údaje o zařízení

Přejděte do Konfigurace → Elektronická fakturace a zkontrolujte, že jsou správné:

• Partita IVA (11 číslic)
• Daňový režim: RF01 (běžný), RF19 (paušální) atd. — ve výchozím nastavení RF01
• Sídlo: ulice, číslo popisné, PSČ, obec, provincie
• PEC zařízení (užitečná pro příjem oznámení ze SDI)

Krok 2 — Otevřete průvodce aktivací

Záložka Zařízení → Elektronická fakturace → Aktivovat. Průvodce má 5 kroků:

Krok 3 — Přijměte smlouvu

Vezpa dodává software pro správu, OpenAPI.it je daňový zprostředkovatel, který XML podepisuje a odesílá do SDI vaším jménem. Přijetí smlouvy je formální krok nutný k autorizaci přenosu.

Krok 4 — Aktivujte bezplatnou archivaci u AdE

1. Otevřete portál „Fatture e Corrispettivi“ na adrese https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/
2. Přihlaste se pomocí SPID, CIE nebo přihlašovacích údajů Entratel/Fisconline (stejných jako do daňové schránky)
3. V nabídce zvolte „Conservazione“ → „Aderisci al servizio di conservazione“ (Archivace → Přihlášení ke službě archivace)
4. Vyplňte formulář údaji o zařízení (Partita IVA, adresa, e-mail PEC) a digitálně jej podepište
5. Odešlete přihlášku: aktivace je zdarma a téměř okamžitá

Od té chvíle je každá faktura odeslaná do SDI automaticky uchovávána po dobu 10 let na serverech Agenzia delle Entrate, aniž byste museli cokoli dalšího dělat.

Krok 5 — První dobití peněženky

Alespoň € 10 na pokrytí prvních vystavení. Dobití probíhá platební kartou přes Stripe, platba je bezpečná a žádné údaje o kartě se na straně Vezpa neukládají.

Doporučené balíčky:

Faktura se vystavuje přímo z rezervace zákazníka. Systém předvyplní všechny údaje (pokoje, noci, účtované položky, pobytová taxa) načtením z rezervace: vy je jen zkontrolujete a potvrdíte.

Standardní postup

1. Otevřete rezervaci zákazníka: Záložka Rezervace → Seznam rezervací → klepnutí
2. Otevřete nabídku akcí (ikona ⋮ vpravo nahoře) nebo použijte tlačítko na kartě rezervace
3. Klepněte na „Vystavit elektronickou fakturu“
4. Zvolte cíl:
   • Celá rezervace — pokud se příjemce faktury shoduje s hlavní osobou rezervace
   • Oddělený účet — pokud jste již vytvořili samostatné účty pro různé hosty (viz sekce 4)
5. Zkontrolujte předvyplněné údaje odběratele (viz tabulka níže)
6. Klepněte na „Vystavit a odeslat do SDI“
7. Počkejte na potvrzovací dialog: „Faktura odeslána, číslování VZP-2026-0001“

Údaje odběratele

Codice Destinatario pro firmy

Firma poskytne jednu ze dvou možností:

• Jedinečný sedmiznakový kód (např. M5UXCR1) → faktura je doručena přímo do účetního softwaru zákazníka
• Certifikovaná PEC → faktura je doručena certifikovanou poštou

Pokud firma neposkytne nic, použijte 0000000 (sedm nul): faktura bude i tak uložena v cassetto fiscale (daňová schránka) zákazníka na portálu AdE, kde ji najde spolu se svým účetním.

Fyzická osoba bez Codice Fiscale

U italských hostů je Codice Fiscale povinný (16 alfanumerických znaků). U cizinců použijte italský Codice Fiscale, pokud jej mají (např. osoby s pobytem v Itálii), jinak kontaktujte podporu Vezpa ohledně specifického postupu pro zahraničního zákazníka.

Co se děje po odeslání

S modulem «Daňový modul» je v ceně 100 faktur měsíčně; nad rámec € 0,19 za každou z předplaceného zůstatku. Stav faktury je vidět v Záložka Zařízení → Fakturace → Seznam faktur a prochází těmito fázemi:

V «Vystavené faktury» je «Hledat» («Číslo, odběratel, IČO nebo host»): hledá v čísle, ve jméně nebo názvu firmy zákazníka, v partita IVA, v codice fiscale a ve jménu hosta rezervace. Pod ním jsou filtry podle stavu — «Vše», «Koncepty», «Odeslané», «Archivované», «Odmítnuté» —, které nahrazují dřívější nabídku filtrů v liště; pokud faktury pokrývají víc než jeden rok, nabídka roku s volbou «Všechny roky» (koncept se počítá do roku, kdy vznikl). V liště nabízí «Řadit podle» «Nejnovější první», «Nejstarší první», «Číslo: od nejvyššího», «Číslo: od nejnižšího», «Částka: od nejvyšší», «Částka: od nejnižší», «Odběratel (A–Z)»; výchozí je «Nejnovější první». Každá karta ukazuje jméno zákazníka. Seznam načítá 50 faktur najednou: dole «Načíst další».

Přechod ze stavu transmitted do archived nastane, jakmile SDI potvrdí doručení, obvykle do 1-2 minut.

Typický případ: rezervace má dva nebo více příjemců faktury, kteří chtějí samostatnou fakturu. Příklad: pár na pracovní cestě, kde Mario Rossi (fyzická osoba) platí pokoj a snídani, zatímco Acme Srl (firma) platí pracovní jednání a extra položky.

Jak vytvořit oddělené účty

1. Otevřete rezervaci → nabídka akcí → „Oddělené účty“
2. Klepněte na FAB „Rozdělit účet“ (tlačítko + vpravo dole)
3. Vyberte příjemce faktury ze stávajících, nebo klepněte na „+ Nový příjemce faktury“ a vytvořte jej rovnou
4. Zadejte částky: Pokoj, Stravování, Pobytová taxa
5. Zaškrtněte účtované položky rezervace, které se mají přesunout na tento účet (např. „Večeře pro 2 osoby“)
6. Uložte: oddělený účet se objeví v seznamu
7. Vytvořte další oddělené účty pro ostatní příjemce faktury
8. U každého účtu klepněte → „Vystavit fakturu“ → pokračujte běžným způsobem

Kdy oddělené účty použít NELZE

Dobropis stornuje již vystavenou fakturu, zcela nebo částečně. Fakturu odeslanou do SDI nelze „zrušit“: jediným způsobem je vystavit dobropis na stejnou (nebo částečnou) částku.

Kdy jej vystavit

• Rezervace zrušená po vystavení faktury
• Chyba v částce (např. zákazník platí méně kvůli nedostatku ve službě)
• Zpětně uplatněná sleva
• Částečné storno (např. jeden pokoj no-show)

Jak jej vystavit

1. Záložka Zařízení → Fakturace → Seznam faktur
2. Klepněte na původní fakturu (musí být ve stavu archived)
3. Klepněte na „Vystavit dobropis (TD04)“
4. Zadejte důvod a částku (částečnou nebo celkovou)
5. Potvrďte: dobropis se odešle do SDI a naváže se na původní fakturu

Vezpa generuje dva typy tisků doplňujících oficiální fakturu (XML pro SDI). Oba jsou zdarma a nestrhávají se z peněženky.

Proforma — jak ji vytisknout

• Z rezervace → nabídka akcí → „Tisk proformy“ (celková proforma)
• Z Oddělených účtů (ikona tiskárny na každé kartě) → proforma pro daný konkrétní účet
• Z obrazovky „Vystavit fakturu“ (tlačítko „Tisk proformy“ pod tlačítkem Vystavit) → náhled před potvrzením odeslání do SDI

Zdvořilostní kopie — jak ji vytisknout

Otevřete Detail faktury ze seznamu → „Tisk kopie“. Otevře se systémový dialog pro výběr tiskárny nebo uložení do PDF.

SDI může fakturu odmítnout kvůli formálním chybám: chybný Codice Fiscale zákazníka, neúplné údaje o zařízení, kód DPH neslučitelný s režimem atd. Když k tomu dojde:

1. Faktura přejde do stavu rejected v Detailu faktury
2. Faktury odmítnuté SDI se vrací
3. V detailu se červeně zobrazí důvod zamítnutí
4. Opravte údaje (např. Codice Fiscale zákazníka) a fakturu vystavte znovu opětovným klepnutím na „Vystavit“

Obvyklá doba mezi odesláním a zamítnutím: 5-15 minut.

Sekce «Elektronická fakturace» se otevírá z «Přehled» dlaždicí «Účetnictví», nebo z «Konfigurace» → «Peněženka a faktury». Má pět karet v tomto pořadí:

• «Aktivita», na které se otevírá. Nahoře měsíc v číslech: «Odeslané faktury» a «Vydaná potvrzení» s částkou, «Koncepty k odeslání» a «Odmítnuté SDI». Klepnutím na dlaždici se otevře už vyfiltrovaný seznam. Pod tím «Poslední aktivita»: faktury a potvrzení dohromady, po dnech, jeden řádek na doklad s jeho posledním stavem. Klepnutím na řádek se doklad otevře.
• «Faktury»: celý seznam s vyhledáváním, filtry podle stavu a roku a řazením.
• «Potvrzení»: nedaňová potvrzení se jménem zákazníka, filtrovatelná podle roku. Seznam načítá 50 potvrzení najednou: dole «Načíst další».
• «Odběratelé»: adresář daňových údajů vašich zákazníků.
• «Peněženka», poslední. Nahoře «Daňový modul» s poplatkem, příštím obnovením a fakturami a účtenkami použitými v období («Spravovat modul» otevře jeho stránku), pak zůstatek, «Rychlé dobití» a «Nedávné transakce».

Na počítači dá «Aktivita» dlaždice měsíce do sloupce vlevo a poslední aktivitu vedle; i «Peněženka» dává zůstatek a dobití vedle pohybů.

Předplacená peněženka funguje takto:

• Najdete ji v Záložka Zařízení → Fakturace → Peněženka
• Nemá platnost omezenou — kredit zůstává vždy k dispozici
• Jediné opakované strhávání — poplatek za «Daňový modul», pokud jste ho aktivovali
• Dobíjí se kartou přes Stripe, kdykoli
• Zobrazuje zůstatek, transakce dobití a transakce čerpání

Nízký zůstatek

V rámci sta zahrnutých faktur se na peněženku nehledí. Nad kvótu se vystavení zastaví, pokud zůstatek nepokryje € 0,19 za fakturu. Pokud při obnovení zůstatek nestačí na poplatek, faktury se zastaví, dokud nedobijete, zatímco účtenky pokračují, protože jsou povinné: jejich cena dostane zůstatek pod nulu a vyrovná se při dalším dobití.

Při technických potížích nebo dotazech k fungování aplikace:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• E-mail: [email protected]

Při právních a daňových nejasnostech (daňový režim, kódy DPH, zvláštní daňové případy): obraťte se na svého účetního.