Průvodce fakturací

Tato funkce vystaví fakturu z rezervace ubytování nebo z prodeje ve wellness modulu — nejen pro Českou republiku, ale pro 21 zemí EU, které Vezpa pro tento doklad podporuje. Vezpa vytvoří PDF ve vašem jazyce a hlídá průběžné číslování. Vaše ubytování v České republice si navíc podržuje jednu věc navíc, kterou ostatních 20 zemí nemá: QR Platbu vytištěnou na faktuře — viz oddíl 6. Vyhledání v rejstříku ARES (oddíl 4) se navíc zobrazí kdekoli, kde je zákazníkem česká firma, bez ohledu na zemi vašeho ubytování.

Co umí — ve všech 21 zemích

• Vyplní fakturu z rezervace (ubytování, poplatek z pobytu, další účtované položky), s popisy řádků a popiskami v PDF ve výchozím jazyce vaší země — u českého ubytování tedy česky
• Vystaví doklad v měně vaší země — u vás v korunách, jinde například v eurech, złoty nebo forintech
• Podle vašeho plátcovství uplatní nebo vyloučí DPH, sazbou vaší země
• Vytiskne dole na dokladu právní poznámku, kterou máte uloženou: povinnou, pokud nejste plátce DPH, a volitelné, pokud plátce jste
• Vygeneruje PDF a vede průběžné číslování po letech, bez mezer a bez opakovaného použití čísel

Co umí navíc: ARES a QR Platba

Dvě funkce vázané na Česko, ale ne stejným způsobem. QR Platba vytištěná na faktuře (oddíl 6) zůstává vyhrazená jen ubytováním registrovaným v Česku. Vyhledání firemního zákazníka podle IČO ve veřejném rejstříku ARES (oddíl 4) se naopak zobrazí kdekoli, kde je zákazníkem česká firma, bez ohledu na zemi vašeho ubytování. Obě existují jen proto, že ARES i formát QR Platba jsou české národní systémy — pro ostatní země Vezpa obdobu (zatím) nestaví.

Cena

Žádná. Českou fakturu vytváří Vezpa lokálně: neprochází přes prostředníka, nečerpá kredit v peněžence a nemá poplatek za dokument.

Kdo ji může používat

Nastavení i vystavení jsou vyhrazeny rolím manažer a asistent. Položka v menu se objeví u ubytování v kterékoli z 21 podporovaných zemí EU — ne v Itálii, ta používá elektronickou fakturaci do SDI.

Co zatím neumí

• Odeslání dokladu finánční správě: neexistuje, v žádné z 21 zemí. Vezpa doklad vytvoří a tím končí: vystavíte ho, vytisknete a předáte hostovi. Jakékoli elektronické odeslání nebo zaúčtování, které vaše země vyžaduje, zůstává mimo tuto funkci — děláte je dál stejně jako dnes
• Dobropis: v této verzi není, v žádné z 21 zemí. Chybnou fakturu místo toho stornujete — viz oddíl 7
• eTurista (jen Česko): odesílání do portálu není integrováno

Otevřete Konfigurace → Fakturace. Nahoře jsou dva samostatné přepínače, pod nimi vaše údaje dodavatele.

Dva přepínače

• Aktivovat fakturaci — zapne funkci. Dokud je vypnutá, vystavení z rezervace upozorní, že fakturace není aktivní
• Plátce DPH — prohlašuje, že jste plátcem DPH. Pokud nejste, nechte vypnuto: faktury vyjdou bez DPH a s povinnou poznámkou „Nejsem plátce DPH“ (viz hned níže)

Poznámka dole na dokladu: povinná bez DPH, volitelná s DPH

Pole pro právní poznámku tištěnou dole na faktuře je tam vždy, jen mění povahu podle přepínače Plátce DPH.

• Pokud nejste plátce DPH se pole jmenuje Poznámka o osvobození a je povinné: bez něj Vezpa vystavení odmítne. U vás v Česku ho můžete nechat prázdné — Vezpa stejně vytiskne ověřenou větu „Nejsem plátce DPH“, kterou používá od začátku, a Česko je jediná země, kde to tak je. V ostatních 20 zemích si Vezpa tuto větu nevymýšlí — chybná právní formulace na skutečné faktuře je horší než aplikace, která se nejdřív zeptá — a píše si ji tam ubytovatel sám. Co napíšete vy, má vždy přednost, i v Česku.
• Pokud plátce DPH jste se pole jmenuje Volitelná poznámka a je opravdu volitelné: nechte ho prázdné a dole na faktuře se žádný řádek nevytiskne. Je tu pro každého, kdo musí na dokladu uvést právní odkaz, i když plátcem je — například poznámku o přenesení daňové povinnosti. Text si píšete sám: Vezpa ho nepředvyplňuje v žádné zemi, ani v Česku.

Jednotlivá pole

Číslo faktury tvoří prefix + pořadové číslo + rok, například FA12/2026. Pořadové číslo začíná každý rok znovu od 1.

Jednotné nebo oddělené

• Jednotné — ubytování i wellness používají prefix ubytování, tedy jedinou řadu
• Oddělené (ubytování / wellness) — každé používá svůj prefix, a má tak svou vlastní řadu

Platí vlastně jediné pravidlo: řada se řídí prefixem. Dvě faktury se stejným prefixem sdílejí počítadlo, dva různé prefixy mají počítadla nezávislá. Díky tomu nemohou dva doklady nikdy nést stejné číslo.

Bez mezer, bez opakování

• Pokud vystavení selže v půli, byť jen při tvorbě PDF, nespotřebuje se žádné číslo: celá operace se vrátí zpět
• Pokud vystavují dva lidé ve stejný okamžik, obě operace se zařadí do fronty a dostanou dvě po sobě jdoucí čísla
• Stornovaná faktura si své číslo ponechá a nikdy se znovu nepřidělí

Dvě podoby téhož čísla

V poli «Formát čísla» zvolíte, jak se tiskne. «Předpona + číslo / rok (např. 54/2026)» je výchozí podoba, popsaná výše, a pro toho, kdo už vystavoval, se nic nemění. «Předpona + rok + čtyřmístné číslo (např. 20260054)» je podoba běžná v českých fakturačních systémech: nejdřív rok, pak pořadové číslo na čtyři místa — s předponou FA tedy FA20260054. Mění se jen tisk: řada, předpona i pořadové číslo zůstávají stejné a už vystavené faktury se nepřečíslují.

Navázání na číslování předchozího systému

Pokud přecházíte z jiného systému s už rozběhnutou řadou — třeba z předchozího fakturačního systému, který skončil u faktury 53 —, nejdřív zvolte formát, který jste používali; pak u první faktury vystavené ve Vezpě klepněte na tužku vedle «Číslo faktury» a do «Pořadové číslo» napište 54. Odtud Vezpa pokračuje sama: 55, 56…

1. Otevřete rezervaci a zvolte akci fakturace: otevře se obrazovka Vystavit fakturu
2. Zvolte typ zákazníka: soukromá osoba nebo firma
3. U firmy vyplňte Daňové identifikační číslo zákazníka — u českého ubytování je to IČO a je povinné, u ostatních zemí volitelné. Je-li zákazníkem česká firma, zobrazí se vedle pole tlačítko Načíst z ARES bez ohledu na zemi vašeho ubytování: klepněte na ně a obchodní jméno, DIČ a sídlo se doplní samy z českého veřejného rejstříku firem. Pokud není česká firma ani zákazník, ani vaše ubytování, tlačítko se nezobrazí — ARES zná jen české firmy — a údaje zadáte ručně
4. Zkontrolujte řádky a klepněte na Vystavit
5. PDF se hned otevře: můžete ho vytisknout nebo poslat hostovi

Co se dostane na řádky

Popisy řádků vyjdou ve výchozím jazyce vaší země a částky v její měně — u českého ubytování tedy česky a v korunách. Pokud nejste plátce DPH, všechny řádky vyjdou bez daně a dole se vytiskne „Nejsem plátce DPH“. Vezpa ceny nepřepočítává: bere částky, které už na rezervaci jsou.

Číslo, ještě před vystavením

Nahoře na obrazovce «Vystavit fakturu» se zobrazuje «Číslo faktury»: číslo, které tato faktura dostane, tedy další v její řadě, už ve zvoleném formátu. Obvykle není co dělat. Tužka vedle, «Změnit číslo», slouží jedinému případu — navázat na číslování systému, který jste používali dřív — a otevře upozornění, pole «Pořadové číslo», kam napíšete jen pořadové číslo (například 54), a náhled čísla tak, jak se vytiskne. Po potvrzení Vezpa ověří, že je volné; pokud není, objeví se «Toto číslo už má vystavená faktura.»

E-mail zákazníka a odeslání hned potom

Pod údaji zákazníka je pole «E-mail zákazníka», už vyplněné e-mailem z rezervace: dostane se do faktury a určuje, kam se pošle. Opravte ho, pokud faktura jde třeba do účtárny firmy. Po «Vystavit» se otevře náhled PDF a v horní liště je tlačítko «Odeslat fakturu».

Oprava položek a vlastní text

Pod údaji zákazníka najdete «Položky faktury», už vyplněné z rezervace: každá položka má «Popis», «Množství» a «Jedn. cena» a všechny je můžete před vystavením opravit. Položka ubytování nese data pobytu, počet nocí, počet osob a název ubytovací jednotky — například Ubytovací služby · 02.10.2026 – 09.10.2026 · Počet nocí: 7 · Počet osob: 2 · APT2. «Přidat položku» jednu přidá, koš vedle položky ji odebere a «Celkem» se mění, jak píšete. Totéž platí pro položku Wellness. Pole «Vlastní text na faktuře» je nepovinné a vytiskne se na PDF: například poděkování nebo pokyny k platbě. PDF je členěné do bloků — vaše údaje dodavatele a údaje odběratele, data dokladu se splatností, tabulka položek.

Poplatek z pobytu a DPH, pokud jste plátce DPH. Rozhoduje, kdo poplatek podle zákona dluží. Dluží-li ho host a vy ho vybíráte pro obec nebo turistickou organizaci, zůstává mimo základ DPH (směrnice 2006/112/ES, čl. 79 písm. c)) a položka vyjde jako nezahrnutá do základu DPH: v PDF má ve sloupci sazby «–» místo 0, rekapitulace DPH jí dá vlastní řádek, «Nezahrnuje se do základu DPH», a vytištěný základ ji nezahrnuje; dluží-li ho ubytovací zařízení, je součástí ceny a nese DPH za ubytování. Rozhoduje o tom nastavení «Poplatek z pobytu a DPH»: výchozí je «Automaticky (podle země)» a pod nabídkou si přečtete, co teď platí pro vaši zemi.

• Automaticky v základu DPH: Španělsko, Belgie a Bulharsko. Položka dostane sazbu ubytování a nenese žádný důvod. Ve Španělsku je to stanovisko daňové správy (závazné stanovisko DGT V0507-26). V Belgii se při volbě «Mimo základ DPH (vybírán pro obec)» vytiskne důvod s odkazem na belgický zákon.
• Mimo základ DPH, s vytištěným důvodem: Česko, Slovensko, Polsko, Maďarsko, Rakousko, Lucembursko, Portugalsko, Chorvatsko, Slovinsko a Nizozemsko. Pod položkou se drobnou kurzívou objeví důvod s odkazem na vnitrostátní zákon — například Nezahrnuje se do základu DPH (§ 36 odst. 14 ZDPH) – vybráno pro obec podle § 3f zákona č. 565/1990 Sb.; v PDF je vytištěný pod popisem položky i v řádku «Nezahrnuje se do základu DPH» v rekapitulaci DPH. V Nizozemsku zůstává poplatek mimo základ i tehdy, když ho dluží ubytovací zařízení, pokud je vypočten za noc a uveden na samostatném řádku (Hoge Raad, 1985).
• Musíte zvolit: Německo (Kurtaxe nebo City-Tax), Francie (taxe de séjour au réel nebo forfaitaire) a Rumunsko, kde to záleží na obci nebo režimu. Dokud nezvolíte, při vystavení faktury k rezervaci s poplatkem se objeví karta «Jak se pro DPH zachází s poplatkem z pobytu?» se dvěma tlačítky, «Mimo základ DPH (vybírán pro obec)» a «V základu DPH (sazba ubytování)», a «Vystavit» zůstává neaktivní; vystavení odmítne i server. Volba se uloží v nastavení a položky se znovu načtou: s «Mimo základ DPH (vybírán pro obec)» se vytiskne důvod s právním odkazem dané země, s «V základu DPH (sazba ubytování)» položka dostane sazbu ubytování.
• V ostatních zemích zůstává položka mimo základ DPH, bez důvodu; dluží-li poplatek ubytovací zařízení, zvolte «V základu DPH (sazba ubytování)». V Řecku poplatek za klimatickou odolnost nikdy na faktuře není: patří na samostatný zvláštní doklad («ειδικό στοιχείο»), který vystavujete přes svého poskytovatele myDATA s odkazem na číslo a datum faktury; Vezpa ho nevystavuje a položku na fakturu nedává.

Položka poplatku z pobytu ukazuje jednotky × sazbu — například 14 × 2,00 —, když mají všechny zpoplatněné jednotky (noci na osobu nebo na pokoj) stejnou sazbu; s různými sazbami zůstává 1 × celkem. Katalánsko vyžaduje na faktuře noci a sazbu a v Nizozemsku drží poplatek mimo základ právě výpočet za noc. V případě pochybností se zeptejte účetního: volba platí pro faktury vystavené od té chvíle. Pokud plátcem DPH nejste, nic se nemění: nabídka se nezobrazí, položka vyjde bez daně a pro celý doklad platí poznámka o osvobození dole.

Stejná akce je k dispozici i u wellness rezervace nebo prodeje produktu. Faktura vyjde s jediným řádkem Wellness, který nese celkovou částku účtu.

Zbytek postupu je stejný: typ zákazníka, případné vyhledání v ARES, vystavení a PDF.

IBAN, který zadáte v nastavení, se tiskne na každé faktuře ve všech 21 zemích jako řádek s platební referencí pro převod. U vás v Česku z něj Vezpa navíc sestaví QR Platbu — ostatních 20 zemí používá vlastní zvyklosti pro převody a obdobný kód pro ně Vezpa zatím nestaví, tam zůstává řádek s IBAN.

QR Platba je český standardní platební kód (formát SPD). Host ho načte v aplikaci své banky a příkaz se otevře už vyplněný, není třeba nic psát.

Vezpa ho sestaví automaticky z:

• vašeho IBAN
• částky a měny faktury
• variabilního symbolu — odkazu, podle kterého platbu poznáte na výpisu. Záleží na formátu čísla. Při «Předpona + číslo / rok (např. 54/2026)», nebo s prefixem, který obsahuje písmena, má vlastní počítadlo, jedinečné pro vaše ubytování a nikdy se nenuluje, takže se nikdy neopakuje — ani při změně prefixu, ani v dalším roce; s číslem faktury se pak neshoduje. Při «Předpona + rok + čtyřmístné číslo (např. 20260054)» a čísle jen z číslic (nejvýš 10) je variabilní symbol samo číslo faktury — faktura 20260054, VS 20260054, i v QR kódu — jako v českých účetních systémech.
• data splatnosti, spočítaného z nastavených dnů
• zprávy pro příjemce s číslem faktury

V Česku najdete v nastavení také pole Číslo účtu (český formát): zapište je jako předčíslí-číslo/kód banky (například 19-2000145399/0800). Právě to se vytiskne na faktuře, protože je to podoba, kterou české firmy hledají; IBAN zůstává vytištěný pod ním, pro platby ze zahraničí. QR Platba ovšem přijímá jen IBAN, a tak si jej Vezpa odvodí z čísla, které jste zapsali, a ukáže vám jej pod polem — hned tedy vidíte, na který účet kód povede. Pokud vyplníte obě pole a označují dva různé účty, Vezpa nic neuloží a upozorní vás.

Na stránce Fakturace otevře ikona nahoře seznam Vystavené faktury. U každé vidíte číslo, datum, částku a stav: Vystavena, Zaplacena, Stornována.

Nejkratší cesta vede z «Přehled»: dlaždice «Účetnictví» vedle POS otevře rovnou «Vystavené faktury».

Nahoře v seznamu je «Hledat» («Číslo, odběratel, IČO nebo host»): hledá v čísle, ve jménu zákazníka, v jeho IČO nebo DIČ a ve jménu hosta rezervace. Pod ním jsou filtry podle stavu — «Vše», «Vystavena», «Zaplacena», «Stornována» — a pokud faktury pokrývají víc než jeden rok, nabídka roku s volbou «Všechny roky». V horní liště nabízí «Řadit podle» «Nejnovější první», «Nejstarší první», «Číslo: od nejvyššího», «Číslo: od nejnižšího», «Částka: od nejvyšší», «Částka: od nejnižší», «Odběratel (A–Z)»; výchozí je «Nejnovější první». Seznam načítá 50 faktur najednou: dole «Načíst další» přinese další.

Zaplacena se objeví, když zákazník zaplatí z odkazu vytištěného na faktuře. Potvrzení ale přijde ve chvíli, kdy se ta stránka znovu otevře: pokud zákazník zaplatí a už se nevrátí, faktura zůstane ještě chvíli Vystavena, i když jsou peníze už na vašem účtu Stripe. V případě pochybností platí váš panel Stripe.

Znovu otevřít PDF

Klepněte na Otevřít PDF: dokument je uložený přesně tak, jak vypadal při vystavení, negeneruje se znovu.

Odeslání faktury e-mailem

Tlačítko «Odeslat fakturu» je v liště náhledu PDF, hned po vystavení i když fakturu znovu otevřete ze seznamu, a položka zůstává i v nabídce řádku. Otevře list pro odeslání, jen e-mailem: «Adresa příjemce» lze upravit a začíná e-mailem zákazníka uvedeným na faktuře, a pokud chybí, e-mailem hosta. Vezpa ověří, že adresa je platná, a opravdu tam pošle, s archivovaným PDF v příloze.

Text e-mailu napíšete v «Text e-mailu s fakturou» v nastavení fakturace: zvolte «Jazyk textu», pak «Předmět» a «Text». V prázdném poli vidíte výchozí text, který platí, dokud nenapíšete vlastní, a můžete použít {ospite_nome}, {struttura_nome}, {numero_fattura}; «Obnovit výchozí text» vrátí výchozí. E-mail odchází v jazyce hosta a podpisem je název ubytování, který host zná, ne vaše obchodní firma.

Storno

1. Otevřete fakturu ze seznamu a zvolte Stornovat fakturu
2. Potvrďte: faktura přejde do stavu stornovaná
3. Číslo zůstává rezervované a znovu se nepřidělí

Při technických potížích nebo dotazech k fungování aplikace:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• E-mail: [email protected]

U daňových otázek (plátcovství DPH, sazby, zvláštní případy) se obraťte na svou účetní.