Průvodce onboardingem

Po dokončení registrace vás aplikace provede 2krokovým onboardingem pro nastavení vašeho ubytování. Budete v provozu během pár minut.

Nestarejte se o zadání všeho hned: detaily ubytování můžete kdykoli upravit a přidat nové pokoje později ze záložky Konfigurace.

Hned po registraci vám zašleme potvrzovací e-mail. Než budete moci vytvořit své ubytování, musíte potvrdit svou e-mailovou adresu.

1. Zkontrolujte svou schránku — Během chvíle obdržíte e-mail s potvrzovacím odkazem.
2. Klikněte na odkaz — Otevře se webová stránka, která potvrdí vaši e-mailovou adresu.
3. Vraťte se do aplikace — Obrazovka čekání kontroluje stav automaticky každých pár sekund, nebo klepněte na „Potvrdil jsem, ověřit teď“ pro okamžitou kontrolu.
4. E-mail nedorazil? — Klepněte na „Odeslat znovu“ (dostupné každých 60 sekund).
5. Překlep v adrese? — Pokud se při registraci doména podobá známému poskytovateli e-mailu (například „gmil.com“ místo „gmail.com“), pod polem se zobrazí „Měli jste na mysli …?“: klepněte na něj a adresa se opraví. Na chybnou adresu potvrzení dorazit nemůže.

V prvním kroku nakonfigurujete základní informace o vašem ubytování.

Co potřebujete zadat

1. Země — Vyberte zemi, kde se vaše ubytování nachází. To určuje, které funkce budou k dispozici.
2. Typ ubytování — Zvolte mezi Hotel, Správce apartmánů nebo Jednotlivá jednotka.
3. Název — Název vašeho ubytování (např. "Hotel Bellavista", "Apartmány u Slunce").
4. Adresa — Ulice, město, PSČ a kraj.
5. Kontaktní údaje — Email a telefonní číslo ubytování. Mezinárodní předvolba se vybírá vlajkou vedle čísla a je povinná: číslo se tak zobrazí celé na potvrzeních, fakturách, v e-mailech hostům a na webu.

Typy ubytování

• Hotel — Ubytování s více pokoji spravovaným jedním operátorem. Rezervace mohou zahrnovat více pokojů.
• Správce apartmánů — Správa více apartmánů nebo nezávislých jednotek, každá s vlastním profilem.
• Jednotlivá jednotka — Jediná ubytovací jednotka (B&B, rekreační bydlení, pokoj). Zjednodušené nastavení.

Zvolili jste špatný typ?

Dokud probíhá nastavení, můžete to ještě opravit: na stránce Jak chcete přidat své pokoje najdete současné uspořádání ubytování a tlačítko Změnit. Můžete přejít ze samostatných jednotek na objekt uspořádaný podle typů pokojů a zpět. Správci rekreačních domů měnit nemohou: každá jednotka má vlastní adresu a kódy.

Pozor: při přechodu na samostatné jednotky zůstane u každého typu jedna jednotka a ostatní se smažou. Vezpa vám nejdřív ukáže přesný seznam toho, co zmizí, a operaci zablokuje, pokud některý z těch pokojů už má rezervace.

V druhém kroku vytvoříte svůj první typ pokoje nebo apartmán.

Co potřebujete zadat

1. Název — krátký kód, nejvýše 8 znaků, velkými nebo malými písmeny (uloží se přesně tak, jak byl zadán): podle něj poznáte typ pokoje v kalendáři a v cenách. Aplikace navrhuje „DBL“, „SGL“, „APT1“. Ne „Dvoulůžkový pokoj“: nevejde se.
2. Množství — kolik stejných jednotek vytvořit najednou (jen u ubytování s typy pokojů). Při množství 3 se z DBL stane DBL1, DBL2, DBL3. Nejvýše 99 najednou.
3. Maximální obsazenost — kolik hostů tam nejvýše přespí.
4. Cena — sem se nezadává: formulář ji nevyžaduje a ubytovací jednotka vzniká bez ceny. Nastavíte ji později na kartě Sazby, kde nastavíte i rozdíly mezi stravováním.
5. Co je zahrnuto v ceně — nocleh, B&B, polopenze, plná penze: zapněte, co prodáváte. Pokud nezapnete nic, aplikace zapne nocleh a řekne vám to.
6. Poloha — Klepni na «Vybrat na mapě» a vyhledej adresu: zaměřovač zůstává uprostřed a označuje přesný bod. Kanály OTA ji potřebují, aby tě zveřejnily. Pokud ji teď nemáš, můžeš ji nastavit později v Podrobnostech ubytování — hned je povinná jen pro správce apartmánů. Ve zkušební verzi v prohlížeči se mapa nevykresluje: adresu přesto napíšeš a poloha se nastaví sama. V nainstalované aplikaci mapa je. Na konci nastavení aplikace upozorní, pokud chybí, a zavede tě tam, kde se nastavuje.

Výsledek registrace

Po odeslání žádosti registrace pokračuje sama u channel manageru.

Zaregistrováno ještě neznamená v prodeji — Kanál zatím neprodává: zbývají dva kroky. Autorizujte připojení v extranetu portálu, pak klepněte na „Otevřít Mapování kanálů“, přiřaďte pokoje a klepněte na „Použít“.

Pokud se něco nezdaří — Aplikace vždy řekne, čí je to problém:

• Náš problém — Problém je na naší straně: na portál se nic nedostalo. Už to řešíme a napíšeme vám, jakmile to půjde zkusit znovu.
• Něco k opravě — Portál nerozpoznává zadaný kód. Zkontrolujte ho v extranetu portálu a zadejte znovu, pak to zkuste ještě jednou.

Poslední krok, jen jednou: dvoufázové ověření chrání údaje vašich hostů a platby. Potřebujete ověřovací aplikaci v telefonu: generuje šestimístný kód, který po vás budeme chtít při přihlášení.

1. Nainstalujte si do telefonu ověřovací aplikaci — Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy. Pokud už nějakou máte, přejděte ke kroku 2. Jsou zdarma a generují šestimístný kód, který se mění každých 30 sekund. Stačí jakákoli aplikace, která generuje šestimístné kódy.
2. Propojte Vezpa s aplikací — V telefonu klepněte na OTEVŘÍT AUTENTIZAČNÍ APLIKACI: Vezpa se do aplikace přidá sama, nic nemusíte skenovat. Do počítače nemusíte instalovat nic: ověřovací aplikace patří do telefonu. Otevřete ji, klepněte na + a zvolte „Naskenovat QR kód“, pak namiřte na QR kód na obrazovce počítače.
3. Zadejte šestimístný kód — Klepněte na Pokračovat a zadat kód (na počítači Naskenoval jsem QR kód, pokračovat) a zadejte šest číslic. Otevřete v telefonu ověřovací aplikaci a najděte položku „Vezpa“: vedle ní je šestimístný kód, který se mění každých 30 sekund. Zadejte ten, který právě vidíte; pokud vyprší během psaní, použijte následující.

Pokud skenování nefunguje, pod nebo zadejte ručně najdete Tajný kód. V ověřovací aplikaci zvolte „Zadat nastavovací klíč“, vložte kód a nechte typ „Časově založený“.

Po vytvoření ubytování už máte funkční základ, ale ještě ne úplný. V horní části Řízení se objeví připomínka s počtem zbývajících kroků: klepnutím otevřete seznam. Kdykoli jej najdete v Profil > Stav nastavení.

Nezbytné

Bez těchto dvou kroků ubytování nemůže prodávat.

1. Dokončete své pokoje — Zkontrolujte pokoje, hosty a stravovací plány svých ubytovacích jednotek.
2. Nastavte své ceny — Zkopírujte ceny z OTA nebo je nastavte na stránce Ceník.

Doporučené

To jsou dveře, kterými přicházejí rezervace: nejsou povinné, ale dokud zůstanou zavřené, nic nepřijde.

1. Aktivujte Booking Engine — Přijímejte přímé rezervace ze svého webu.
2. Údaje o ubytování — Adresa, telefon, e-mail a poloha: jsou potřeba pro připojení OTA kanálů.
3. Připojte kanál OTA — Publikujte na Booking, Airbnb a dalších portálech.

Volitelné

Závisí na tom, jak pracujete a kde jste. Dynamické ceny se objeví jen tehdy, pokud je váš tarif obsahuje.

1. Turistická taxa — Nastavte turistickou taxu, pokud se uplatňuje.
2. E-mailové automatizace — Posílejte svým hostům automatické zprávy.
3. Vládní konektory — Připojte Alloggiati/PayTourist nebo systém vaší země.
4. Dynamická tvorba cen (RMS) — Aktivujte automatickou sezónní správu cen.

Každý krok má dvě tlačítka. Nastavit vás zavede přímo na správnou stránku, otevřenou už na místě k vyplnění. Později jej odebere z počtu, aniž by jej smazalo: zůstane v seznamu jako Odloženo a kdykoli jej můžete vrátit. Volba platí jen pro toto ubytování.

Dokud objekt nikde neprodává, dva kroky, které otevírají prodej — vlastní rezervační stránka a připojení portálu — nejsou v Doporučené, ale v Nezbytné, a u nezbytných kroků se tlačítko Později neobjevuje: ani jedna z obou cest není povinná, ale otázku nelze umlčet. Jakmile je jedna z nich aktivní, vrátí se do Doporučené. Ze stejného důvodu se aplikace hned po zveřejnění objektu zeptá, kde chcete prodávat, a otevře zvolenou cestu.

Každý krok má srozumitelný název a tlačítko vede na správnou stránku. V seznamu už nejsou interní kódy: každý řádek mluví sám za sebe. A Nastavit otevře přesně to místo, které je třeba vyplnit — Údaje o ubytování otevřou editor adresy, telefonu, e-mailu a polohy, ne obecnou stránku, na níž to místo teprve hledáte. Seznam už není nic k výkladu: je to něco, na čem se pracuje.

Po dokončení 2 kroků je vaše Nástěnka připravena. Zde je to, co doporučujeme pro maximální využití Vezpa PMS:

1. Nastavte ceníky — Přejděte na záložku Ceníky pro konfiguraci sezónních cen, denních sazeb a slev.
2. Připojte OTA — Z Konfigurace > OTA kanály aktivujte distribuční kanály (Booking.com, Airbnb, Expedia atd.) pro automatický příjem rezervací.
3. Aktivujte Booking Engine — V Konfigurace > Booking Engine nastavte rezervační systém pro příjem přímých rezervací z vašich webových stránek.
4. Pozvěte svůj tým — Z Konfigurace > Tým přidejte členy týmu s odpovídajícími rolemi (asistent, hospodyně, pozorovatel).