Ръководство за Конфигурация

Разделът Конфигурация е конфигурационният център на вашето място за настаняване. Оттук можете да управлявате всички оперативни и организационни аспекти.

Оттук можете:

• Управлявате стаи и типове стаи
• Конфигурирате Booking Engine
• Свързвате OTA канали
• Управлявате екипа и ролите
• Преглеждате статистики
• Свързвате се с поддръжката
• Управлявате акаунта си

Всички настройки са организирани в секции с възможност за превъртане.

Заглавието в горната част показва:

• Име на обекта
• Тип (хотел, B&B, апартаменти)
• Брой типове стаи и общ брой стаи

Две нива: обектът и неговите имоти

Ако управлявате няколко имота, в горната част на страницата има две имена и си струва да не ги бъркате:

• падащото меню, обозначено Избран имот, избира един имот;
• цветното поле отдолу, обозначено Обект, ги обхваща всички: име, вид и държава на дейността.

Всяка група по-надолу казва към какво се отнася: към името на избрания имот — така е при Настаняване и Канали & цени — или към Всички имоти, за това, което важи за цялата дейност (Данъчно & правно съответствие, Модули, Акаунт & поддръжка). Вътре в групата малкото изключения — часовата зона и RMS — носят обозначението сами.

С един-единствен имот нищо от това не се показва: няма какво да се различава.

Добавяне на нов тип стая

Бутон за създаване на нов тип стая. Можеш да създадеш до 100 места за настаняване: ако надхвърлиш включените в плана ти, приложението ще те уведоми, а ако плащаш с карта, планът сам преминава към по-високия при следващото подновяване — междувременно продължаваш да използваш всички стаи.

Управление на стаите

Промяна на броя стаи за всеки съществуващ тип.

Плащаш през Google Play или App Store?

Магазините умеят да таксуват само плановете от каталога си: договорена сума не могат да таксуват. Затова, ако подновяването ти предвижда договорена сума или изисква нашето одобрение, екранът Управление на стаите показва специална карта. Преминаването става в този ред:

1. Отмени в магазина — отваря страницата за управление на абонаменти на твоя магазин. Само ти можеш да отмениш абонамент в Google Play или App Store: ние не можем да го направим вместо теб.
2. Активирай плащането с карта — от приложението на Android и Windows. На iPhone и iPad този бутон не се показва, защото правилата на App Store не позволяват насочване към външно плащане от приложението: използвай друго устройство (Android или Windows) или сайта vezpa.it.

Отмяната в магазина не изключва нищо веднага: абонаментът на магазина остава валиден до естественото си изтичане, а междувременно картата поема. Никога не оставаш без услуга и никоя стая никога не се изтрива или скрива.

Разгъваем списък с всички типове стаи/стаи в обекта.

• За обекти тип Хотел: показва типове стаи (напр. „Двойна стандартна", „Суит")
• За B&B/Апартаменти: показва отделни единици

Натиснете тип стая, за да разгънете и видите детайли:

• Брой стаи
• Базови цени
• Включени услуги

Оттук можете да навигирате до детайлната конфигурация на всяка стая.

Както стаите, така и самият обект имат собствена фотогалерия (до 20 снимки всяка), която може да се пренарежда чрез плъзгане на миниатюрите: първата снимка става корицата, показвана в Booking Engine.

Подреди стаи

От секцията Настанявания можете да отворите Подреди стаи, за да плъзнете стаите/единиците и да зададете реда, в който се показват в приложението и календара. С превключвателя в горната част можете да преминете в режим Booking Engine, за да зададете отделно реда, показван на гостите в портала за резервации (ако не е персонализиран, следва реда на приложението/календара).

Как се чете кодът за леглата

Кодът описва леглата в помещението: X е единично легло, M — двойно легло, и се събират. Служи като напомняне за вас и за камериерките: не променя цената, капацитета, нито това, което показват порталите.

В конфигурацията на всяко помещение, в раздел Детайли, ще намерите полето Обзавеждане. Докоснете го: отваря се списъкът с деветте кода, всеки с обяснението си.

Същият списък се отваря и от таблото Отдели: докоснете обекта, след това Обзавеждане. И на двете места се избира код от списъка: това не е поле, в което се пише описание на леглата.

Да не се бърка: капацитетът, който продавате, е Макс. гости, а типът стая, който порталите показват на госта, е Търговски тип. Обзавеждането се обновява от конфигурацията на обекта или от таблото Отдели: таблото на камериерките не го показва и не го променя.

Часове за настаняване и напускане

В края на групата Настаняване, под списъка със стаите и до часовата зона, се намира Часове за настаняване и напускане: две записвания, Настаняване от и Напускане до. Докоснете едното и изберете часа от часовника — стойността се запазва веднага. Идват вече попълнени — 14:00 и 10:00 — и ако ви устройват, няма какво да правите. Това са официалните часове на обекта, тоест тези, които сами обявявате: часът на пристигане не е часът, в който гостът наистина идва, защото при влизането няма момент за отбелязване и Vezpa не го измерва.

Важат за онзи, който трябва да подава гостите към органа. Испания, Хърватия, Словения и България искат и часа на пристигане и на заминаване, не само деня: в справката отива именно часът, записан тук. Заминаването е изключението и единственото от двете, което може да стане истинско: ако отбележите напускането на госта, се подава истинският час на излизане; ако не го отбележите, се подава официалният час, записан тук. Това са местни часове на обекта и се четат в неговата часова зона: не се преобразуват.

„Сезонно затваряне“

За хотел, който затваря извън сезона. В „Конфигурация“, група „Акаунт & поддръжка“, директорът намира картата „Сезонно затваряне“: с „Изберете периода на затваряне“ избира периода, вижда сумата и потвърждава. Всяка месечна вноска, която започва в периода, струва 30% от плана, с ДДС; при отварянето пълната цена се връща сама.

• Периодът е непрекъснат, трае от 3 до 6 месеца и започва най-рано утре. Между края на едно затваряне и началото на следващото трябва да минат поне 6 месеца.
• В периода не трябва да има резервации: ако има, приложението ги изброява и затварянето не започва.
• Затворените дати не могат да се резервират отникъде: канали, система за резервации или ръчно въвеждане. В календара се показват като „Сезонно затваряне“ и не могат да се отключат. Ако канал все пак изпрати резервация за тези дати, тя остава, а директорът получава известие.
• Достъпно само при плащане през сайта (с карта), не с абонамент от магазина за приложения.

След включване затварянето не може да се отмени от приложението: за промяна пишете на поддръжката. Останалата част от приложението работи нормално, така че подготвяте сезона и получавате резервации за отворените дати.

„Устройства за достъп“

За гости, които влизат сами с кутия за ключове. В „Конфигурация“, група „Стая“, директорът намира „Устройства за достъп“: по едно устройство на ред, с име, код и стаите, които отваря (една кутия може да обслужва няколко стаи). Засега видът е „Офлайн (фиксиран код)“: кода го въвеждате вие и той остава същият, докато не го смените.

• Кодът стига до госта чрез автоматизацията „Кодове за достъп (одобрено настаняване)“ в „Автоматизации“: изпраща се само след като одобрите онлайн настаняването от картата на резервацията, в деня на пристигане в избрания час (по подразбиране в 8) или веднага, ако одобрите по-късно същия ден. Веднъж на резервация.
• Ако смените код, приложението ви казва колко гости с още продължаващ престой вече са получили стария, за да можете да ги уведомите.
• Страницата е само за директора. Кодът на стаята се вижда и в картата на резервацията, в полето „Ключове“.

„Блокирани гости“

За да не получавате повече резервации от определен човек. В „Конфигурация“, група „Канали & цени“, точно под Booking Engine, намирате „Блокирани гости“: по един списък за всеки обект. С „Блокиране на гост“ избирате дали да блокирате имейл адрес или телефонен номер и можете да добавите причина, която остава вътрешна. Телефонният номер се разпознава, както и да е изписан: интервалите и международният код (+39, 0039 или никакъв) нямат значение.

• През Booking Engine гостът не може да завърши резервацията: вижда неутрално съобщение, което го приканва да се свърже директно с обекта, и не разбира, че е блокиран.
• Когато резервирате ръчно в приложението, при потвърждение или оферта се появява предупреждение с намерения имейл или телефон и причината: за да продължите въпреки това, потвърждавате два пъти (вижте ръководството за резервациите).
• От Booking.com, Airbnb и другите портали резервацията пристига вече потвърдена и не може да бъде отказана: получавате push известие за блокирания гост, веднъж на резервация.
• От iCal календари няма проверка: тези календари не носят нито имейл, нито телефон.
• Списъка го редактира директорът; асистентът може само да го преглежда. Останалите роли не виждат „Конфигурация“.

Таван на заетостта за канал

Някои OTA канали приемат по-малко гости от тези, които реално продавате тук. Стая с капацитет 3, например, може да е резервируема само за 2 гости на конкретен канал: каналът отхвърля цената за третия гост всеки път, и стаята на практика става непродаваема за 3 души на този канал. Ако обектът ви е свързан поне с един OTA канал, ще намерите Таван на заетостта за канал в настройките на стаята, точно под Капацитета: по един ред за всеки свързан канал, всеки с текущия си таван (или «Няма зададен таван — продава се на пълен капацитет») и бутон за редактиране.

Можете да зададете, промените или премахнете тавана за всеки канал поотделно. Въведете максималния брой гости, които каналът приема; премахването му връща стаята към продажба на пълен капацитет за този канал. Не е нужно да задавате нищо ръчно: ако канал отхвърли цена, защото собственият му лимит на заетост е по-нисък от този, който продавате, Vezpa научава лимита автоматично при първия такъв случай — това е очаквано поведение, не грешка.

Това е различно от известието Различен капацитет в портала от ръководството за OTA: това известие е автоматично и само за четене и просто съобщава капацитета, който самият портал декларира. Таванът, описан тук, вместо това е ограничение, което Vezpa налага върху собствените си изпращания към този канал, и вие сте този, който може да го зададе, промени или премахне.

«Онлайн регистрация»: снимката на документа

В «Конфигурация», група «Данъчно & правно съответствие», разделът «Онлайн регистрация» има настройката «Снимка на документа за самоличност» с три възможности: «Не се изисква», «По избор» и «Задължителна». Вижда я само който може да конфигурира обекта. Ако я включите, при онлайн регистрацията всеки гост снима лицевата и обратната страна на своя документ: не само основният гост, а и останалите, които във формуляра се казват «Гост 1 (основен)», «Гост 2» и т.н. При «Задължителна» регистрацията не може да завърши без двете снимки; който вече ги е качил, не трябва да ги прави отново.

Снимките се смаляват, почистват се от метаданните (включително GPS позицията) и се съхраняват криптирани: никаква публична връзка не води до тях. В приложението ги виждат само ролите, които управляват резервациите, не камериерката и не наблюдателят, в картата на госта. Изтриват се сами 7 дни след заминаването, а веднага, ако гостът бъде изтрит или анонимизиран; можете да ги изтриете и по-рано. Във формуляра гостът чете бележка, която обяснява за какво служат и кога изчезват.

В групата «Стая», точка «Етикети на резервациите» — само за директора на хотел — се управлява списъкът с етикети на този обект: цветните етикетчета, които после включвате и изключвате на картата на всяка резервация (вижте ръководството за картата на резервацията).

Всеки етикет има име и цвят, избран от палитра; тук се създават, преименуват и изтриват, до двадесет етикета на обект.

Списъкът се влачи, за да се промени редът му, и този ред е приоритетът: той определя в каква последователност се появяват етикетите навсякъде, както на картата на резервацията, така и в списъка с резервации.

Етикетите са за всеки обект поотделно: ако управлявате повече от един, ги настройвате един по един, с превключвателя в горната част на страницата.

Местоположението задавате, като напишете адреса: докато пишете, се появяват предложения, избирате едно и позицията сама се отбелязва на малката карта отдолу. Ако точката не е точна, плъзнете картата, за да я коригирате — приложението го казва: «Местоположението е определено от адреса: плъзнете картата, за да коригирате точката». В пробата от браузъра картата не се изчертава: адресът все пак се пише и мястото се задава само. В инсталираното приложение картата я има.

Къде се намира

• Когато създавате обекта: полето Адрес вече е във формуляра, с малката карта под него.
• По-късно: Конфигурация → Данни за обекта, поле «Потърси адреса». Важи за всички стаи на обекта.
• Управители на апартаменти: и в настройките на всеки отделен обект, защото всеки има свой адрес.

Ако искате да изберете точката ръчно

Докоснете «Избери на картата»: картата се отваря на цял екран. Преместете картата — мерникът остава в центъра и маркира точката — и потвърдете с «Използвай това местоположение». Полезно при разпръснати къщи, селски къщи за гости и острови, където само номерът на улицата не стига.

Booking Engine е порталът за директни резервации на вашия обект. Гостите могат да резервират директно от вашия уебсайт без OTA комисиони.

Конфигурация

• Stripe Connect: връзка за получаване на плащания (задължителна)
• Линк за резервации: URL за добавяне към вашия уебсайт
• Персонализация: цветове, лого, съобщения

Как да активирате Booking Engine

1. Свържете Stripe Connect за плащания
2. Конфигурирайте настройките на Booking Engine
3. Копирайте линка и го добавете към вашия уебсайт
4. Гостите могат да резервират директно

Свързване и управление на OTA канали чрез OTASwitch Channel Manager.

Налични канали: Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda и над 60 допълнителни канала.

За всеки канал можете да видите: статус на връзката, активиране/деактивиране, ценови разлики.

Има специализирано ръководство (Ръководство за OTA), достъпно от страницата за управление на OTA.

Управление на потребителите, които имат достъп до обекта.

Налични роли

Кой какви точки вижда

В тази страница точките се показват само на този, който наистина може да ги използва: така не отваряте екран, за да откриете при първото действие, че нямате право.

Промяна на собствената парола

Паролата е лични данни: всяка роля — включително камериерка и наблюдател — може да променя своята от менюто на акаунта горе вдясно, без да минава през ръководството. Нулирането на паролата на друг член обаче остава запазено за собственика на акаунта, от страницата Екип.

Табло със статистиките на вашия обект.

Налични данни:

• Заетост по период
• Приходи по канал
• Резервации по OTA канал
• Тенденции във времето

Полезно за наблюдение на представянето и вземане на решения за ценообразуване.

Кой я вижда: директор на хотел, асистент и revenue мениджър. На revenue мениджъра точката се показва само ако модулът RMS е активен и е единствената точка от «Канали & цени», която вижда: Booking Engine и OTA каналите остават при директора на хотел и асистента. Отмяната на автоматичните действия на RMS е запазена за директора на хотел.

Достъп до RMS за динамично управление на цените.

Достъпно само ако е активирано за вашия обект.

Има специализирано ръководство (Ръководство за RMS), достъпно от екрана на RMS.

Тикет система за комуникация с поддръжката на Vezpa. Можете да създавате нови тикети, да отговаряте на съществуващи и да преглеждате историята.

Непрочетените тикети се отбелязват и на таблото (банер).

Как да създадете тикет

1. Натиснете „Поддръжка" в раздел Конфигурация
2. Натиснете „Нов тикет", за да създадете заявка
3. Опишете проблема или заявката
4. Ще получите известие, когато екипът отговори

В групата Профил и поддръжка вече има раздел Известия: превключвателят включва или изключва push известията на това устройство. Ако разрешението е отказано в настройките на телефона, се появява предупреждение с бутон Отвори настройките; ако активирането не успее, се появява Опитай отново. При изключен превключвател не получавате никакви известия, дори спешните.

Накъде води докосването

При докосване на известие приложението вече отваря правилния екран и за заявките към поддръжката, таблата на отделите, подаванията към органите, персонализирания домейн и вносовете или повторните опити на OTA каналите: преди в тези случаи не се случваше нищо. Ако известието се отнася за обект, различен от отворения, приложението първо пита: Смени обекта, за да отидете там, Остани тук, за да не се местите.

В долната част на страницата намирате опциите за вашия акаунт:

• Показано потребителско име
• Бутон за изход: разкачване на акаунта от устройството
• Линк „Изтриване на акаунт": процедура за окончателно изтриване на акаунта

Сигурност

• Двуфакторна автентикация (2FA) винаги активна
• Обвързване на устройство: акаунтът е обвързан с устройството, използвано при първото влизане
• Биометрично влизане: след първия достъп можете да активирате пръстов отпечатък или Face ID

Изглед и плътност

В групата Акаунт & поддръжка ще намерите и Изглед и плътност: тя определя дали Календар, Тарифи и Туристически данък се показват хоризонтално или вертикално, и колко най-много реда или колони се виждат — настройка, която остава на устройството, което използвате. За подробности вижте раздела Изглед и плътност от ръководството за Календара. Наблюдател и Камериерка, които нямат тази страница, я намират в менюто на своя акаунт.

Превключване между светла/тъмна тема в заглавието на обекта (икона слънце/луна).

Тъмната тема е по-щадяща за очите, особено в среда с малко светлина.

Предпочитанието се запазва и поддържа между сесиите.

С Vezpa можете да управлявате няколко обекта от един акаунт: всеки обект има свой Booking Engine, свои OTA канали, тарифи, календар и гости, напълно независими.

• Избор на обект: ако профилът Ви има 2 или повече свързани обекта, ще намерите селектора в горната част на раздел „Конфигурация“, за да превключвате от единия към другия с едно докосване.
• Индикатор за зареждане: смяната отнема няколко мига (приложението презарежда профила Ви и рестартира четеца на карти). По време на операцията се показва индикатор, а второто докосване се игнорира, за да не тръгне двойна смяна.
• Какво се обновява: накрая календарът, тарифите, RMS, OTA каналите, резервациите и касата показват данните на новия обект, а приложението Ви връща на календара.
• Пълна независимост: календарите, тарифите, OTA каналите и гостите на всеки обект са разделени и не се влияят взаимно.
• Изтекъл абонамент: обектите с изтекъл абонамент са отбелязани с оранжев етикет. Селекторът се показва и на екрана за изтекъл абонамент: оттам можете да преминете към обект, който още е активен, и да продължите да работите, вместо задължително да плащате или да излизате.
• Добавяне на нов обект: запазено е за собственика на акаунта, тоест за този, който е регистрирал обекта и на чието име са договорът и плащанията. Сътрудник, който опита, получава съобщение за отказ: за да работи върху даден обект, собственикът трябва да го покани от страницата Екип.
• Известия от друг обект: ако докоснете известие за обект, различен от отворения, приложението първо пита дали да смени обекта, или да останете — вижте раздел Известия.

В долната част на този екран, под «Смяна на парола», е «Свързани устройства»: списъкът с телефони и компютри, на които е отворен профилът ви, с името на устройството, последното използване и адреса, от който е дошло. Устройството, което използвате, е отбелязано като «Това устройство».

• «Изключи» затваря устройство: за няколко секунди то вече не може нищо, а за повторно влизане отново са нужни парола и код. Това е стъпката, ако загубите телефон или компютър.
• «Изход от всички други устройства» затваря всички освен това, което държите в ръка.
• Когато някой влезе в профила ви от ново устройство, получавате известие и имейл. Ако не сте били вие, изключете го оттук и сменете паролата.
• За чувствителни действия приложението отново иска кода от приложението ви за удостоверяване: изтриване на профила, добавяне или премахване на хора от екипа, смяна на роля, промяна на данните за фактуриране с IBAN, свързване на сметката за плащания, експорт на регистъра на гостите. Кодът важи няколко минути, след това се иска отново.