Ръководство за свързване на OTA

Channel Manager е системата, която свързва Vezpa с портали като Booking.com, Airbnb, Expedia и всички останали. След като бъде активирана, тя работи напълно автоматично:

• Тарифи: когато промениш цените в приложението Vezpa, те се обновяват автоматично във всички свързани канали
• Наличност: когато една стая бъде резервирана (от който и да е канал), обновяването тръгва веднага към всички останали канали, за да се предотврати овърбукинг; публикуването в портала може да отнеме няколко минути
• Резервации: новите резервации, които идват от OTA каналите, се появяват автоматично в календара на Vezpa, с push известие на телефона
• Промени и анулирания: ако гост промени или анулира от OTA портала, резервацията се обновява автоматично и във Vezpa

Процентна разлика в цените

За всеки OTA канал можеш да зададеш процентна разлика спрямо локалните цени. Пример:

• +10% — тарифите, изпратени към канала, ще бъдат с 10% по-високи от твоите базови цени
• -5% — не е разрешено: надценката не може да е отрицателна, стойността се отхвърля и този канал не се записва
• 0% — същите цени като в системата

Можеш да промениш разликата по всяко време от Конфигурация → OTA канали.

За всеки OTA канал процедурата винаги следва 4 стъпки:

1. Заяви активирането от приложението Vezpa
   Отиди на Конфигурация → OTA канали, избери канала и докосни „Активирай“. За някои канали ще ти бъдат поискани данни (код на обекта, име на титуляря и др.). Преди да потвърдиш заявката, можеш да коригираш кода или избрания канал с «Промени код/канал», без да започваш отначало.
2. Одобри връзката в OTA портала
   Влез в портала на канала (Booking Extranet, Airbnb и др.) и избери правилния Channel Manager. Всеки канал има своя процедура — виж разделите по-долу за конкретните инструкции.
3. Завърши Channel Mapping
   От приложението Vezpa отвори Channel Mapping на канала и свържи стаите от системата с тези в OTA портала. Без тази стъпка каналът не работи. Подробно ръководство ↓
4. Каналът е активен
   След мапинга синхронизацията стартира автоматично. Цените и наличността се изпращат към канала и резервациите започват да пристигат в календара.

Не е нужно да проверявате отново и отново. Докато екранът за изчакване е отворен, Vezpa сама проверява на всяка половин минута дали порталът е одобрил връзката и щом това стане, преминава към следващата стъпка. Ако затворите приложението, ще получите известие, когато порталът одобри; дотогава в горната част на таблото остава напомняне с името на канала.

Стаи, изключени от порталите. Ако в Управление на OTA видите оранжево поле с имена на стаи, тези стаи не се изпращат към нито един канал, дори каналът да е активен. Стаите, внесени от портал, започват така; за да ги пуснете в продажба, включете „Продавай тази стая в порталите“ в настройките на стаята.

Другите канали. И каналите в „Други OTA канали“ се свързват само след упълномощаване в портала. Дотогава каналът се показва в групата „В очакване на портала“ със стъпките за избор на OTASwitch, а Vezpa забелязва сама, както при основните канали. „Отвори Channel Mapping“ продължава свързването, „Отказ“ го премахва от чакането.

След изпращане на заявката регистрацията продължава сама при channel manager-а.

Регистриран не значи в продажба

Каналът още не продава: остават две стъпки. Одобрете връзката в екстранета на портала, след това докоснете „Отвори Channel Mapping“, свържете стаите и докоснете „Приложи“.

Ако нещо се провали

Приложението винаги казва чий е проблемът:

• Наш проблем — Проблемът е от наша страна: до портала не е стигнало нищо. Вече се занимаваме с това и ще ви пишем веднага щом можете да опитате отново.
• Нещо за коригиране — Порталът не разпознава въведения код. Проверете го в екстранета на портала и го въведете отново, след което опитайте пак.

Освен 5-те основни канала, Vezpa поддържа десетки допълнителни канали: регионални портали, нишови канали и специализирани платформи.

Как да активираш допълнителен канал

1. От приложението Vezpa отиди на Конфигурация → OTA канали
2. Превърти до „Други OTA канали“
3. Докосни канала, който искаш да активираш
4. В приложението се отваря страницата "Съпоставяне на стаи и тарифи" — съпоставете стаите си с тарифите на канала
5. Върни се в приложението и задай процентната разлика в цените

Какво е Channel Mapping?

Channel Mapping е стъпката, която свързва стаите в твоята система Vezpa със съответните стаи/обяви в OTA канала. Все едно казваш на системата: „моята Двойна стая във Vezpa съответства на Double Room в Booking.com“.

Как да отвориш Channel Mapping

Основни канали (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda):

1. Приложение Vezpa → Конфигурация → OTA канали
2. Разгъни канала → кликни „Channel Mapping“
3. В приложението се отваря страницата "Съпоставяне на стаи и тарифи"

Други OTA канали:

1. Приложение Vezpa → Конфигурация → OTA канали → Други OTA канали
2. Докосни името на канала

Стъпка 1 — Данни за достъп до канала (Channel Password)

Някои канали изискват данните за достъп до OTA портала, за да се прочете списъкът със стаи от канала:

• Booking.com: потребителско име и парола за Extranet
• Expedia: данни за достъп до Partner Central
• Agoda: данни за достъп до YCS
• Airbnb / VRBO: обикновено не се изискват (връзката е вече оторизирана)

Стъпка 2 — Мапинг на стаите

Ще видите по една карта за всяка стая от вашата система. В картата има по един ред за всяко изхранване (Само настаняване, Настаняване със закуска, Полупансион, Пълен пансион):

• Най-горе в картата: името на стаята във Vezpa, със зелена отметка, когато вече е съпоставена
• Отдолу, за всяко изхранване: поле, което отваря списъка с тарифите на канала

Докоснете полето: отваря се списък, който показва изцяло името на стаята в канала, името на тарифния план и кодовете на канала — кодовете помагат да различите две стаи с почти еднакви имена. Уверете се, че всеки тип е съпоставен с правилната стая.

Тарифа, вече избрана за друго изхранване, не се появява отново в списъка: всяка тарифа на канала се съпоставя само с едно изхранване. В Airbnb и VRBO, където всеки обект е самостоятелна обява, вместо тарифа се въвежда кодът на обявата; списъкът с обявите се отваря от стрелката вдясно в полето.

Ако стаята вече е съпоставена, най-долу в картата ѝ се появява "Прекрати връзката с канала": премахва стаята само от този канал, без да засяга останалите канали и цените.

Стъпка 3 — Мапинг на тарифните планове (Rate Plans)

Всеки ред от картата на стаята е изхранване със собствен тарифен план. В канала тарифните планове на Vezpa са във формат "Тип-изхранване-канал":

• pe = Само нощувка (Room Only)
• bb = Bed & Breakfast
• mp = Полупансион (Half Board)
• pc = Пълен пансион (Full Board)

Пример: „Double-bb-booking“ = тарифа B&B за типа „Double“ в Booking.com.

Стъпка 4 — Приложете и проверете

1. Прегледай всички връзки на стаи и Rate Plan
2. Докоснете "Приложи" в лентата в долната част на страницата
3. Изчакайте резултата: за всеки ред се посочва дали съпоставянето е успяло
4. Затвори страницата и се върни в приложението Vezpa

Ако вече си имал активна обява в Booking.com или Airbnb, преди да се свържеш с Vezpa, не е нужно да пресъздаваш стаите на ръка: Vezpa може да прочете вече публикуваните стаи и снимки в канала и да ги създаде автоматично в системата.

Какво прави импортът

• Чете от канала името и капацитета на всяка стая/обява, която още не съществува във Vezpa, и я създава
• Изтегля вече публикуваните снимки и ги добавя в галерията (на стаята при Airbnb, на обекта при Booking.com)
• Работи в режим create-only: стаите, които вече съществуват във Vezpa, не се променят и не се дублират. Повторно стартиране на импорта прескача всичко, което вече е импортирано

Къде се намира

Достъпно е само за каналите Booking.com и Airbnb и само след като каналът е реално свързан в OTASwitch (завършен Channel Mapping):

• Веднага след свързването на канала — в последния екран на насоченото свързване се появява бутонът „Импортирай стаи и снимки“
• По-късно — Приложение Vezpa → Конфигурация → OTA канали → разгъни канала (Booking.com или Airbnb) → бутон „Импорт от OTA“

Първоначална синхронизация

Веднага след завършването на Channel Mapping системата стартира първата синхронизация:

• Текущите тарифи се изпращат към OTA канала (може да отнеме няколко минути)
• Наличността се изравнява: вече резервираните дати ще излизат като затворени в канала
• Ограниченията (минимален престой, stop sell и др.) се синхронизират

Ежедневно управление

След активирането не трябва да правиш нищо различно от преди:

• Променяш цени от приложението Vezpa → те се обновяват автоматично във всички свързани канали
• Създаваш ръчна резервация (по телефон, walk-in) → наличността се обновява във всички канали
• Пристига OTA резервация → появява се в календара с push известие, а останалите канали се обновяват
• Блокираш/отблокираш стая → блокировката се отразява във всички канали

OTA резервации в календара

Резервациите, които идват от OTA каналите, се показват в календара с различен цвят за всеки канал:

• Booking.com — тъмносиньо
• Airbnb — розово
• Expedia — жълто
• VRBO — синьо
• Agoda — светлосиньо

OTA резервациите не могат да бъдат анулирани от приложението — анулирането трябва да стане от портала на канала или от самия гост. Промените и анулиранията от портала се отразяват автоматично във Vezpa.

1. Провери цените в OTA портала

1. Отвори OTA портала (напр. Extranet на Booking.com) и отиди в раздела тарифи/календар
2. Провери дали цените съответстват на зададените във Vezpa (като вземеш предвид процентната разлика, ако е зададена)
3. Провери различни дати: днес, следващата седмица, следващия месец

2. Провери наличността

1. Ако имаш вече резервирани стаи във Vezpa, провери дали излизат затворени/недостъпни в OTA канала за същите дати
2. Ако имаш ръчно блокирани дати, провери дали са блокирани и в канала

3. Направи пробна промяна

1. От приложението Vezpa промени цената на една стая за бъдеща дата
2. Изчакай 2-3 минути
3. Провери в OTA портала дали цената се е обновила

4. Инструменти за наблюдение

От приложението Vezpa, в раздела Конфигурация → OTA канали, за всеки активен канал имаш достъп до:

• Тарифи и наличност (ARR) — показва какво е изпратено към канала
• Детайли за резервациите — списък с получените от канала резервации
• Отчет за приходите — статистика за оборота по канал

Когато OTA порталът те попита за Channel Manager, ето какво да избереш:

Свързан, в очакване на портала, за довършване, в проверка, несвързан. Състоянието не е вашият ключ: питаме channel manager-а, защото канал, включен тук, може да не е наистина свързан там. В очакване на портала означава, че заявката е изпратена и липсва само вашето разрешение в екстранета на канала. За довършване означава обратното: до портала никога не е стигало нищо, а свързването се продължава оттук за минута. Докато е в проверка, приложението предлага само Опитай отново и скрива оперативните действия: да изпратиш цени към несигурна връзка е по-лошо от това да изчакаш. Повторно изпращане на цени се появява само при потвърдена връзка.

На канал, който още не е свързан — а също и в предварителния преглед и в резултата от импорта от портал — може да се появи поле с предупреждение, озаглавено например «Booking.com ще остане спрян, докато не приключите». Причината: когато приемете свързването в портала, порталът изтрива собствения си календар и публикува този на Vezpa такъв, какъвто е в този момент. Полето изброява какво още липсва на вашия — настанявания в продажба, наличност, цени, валута: това са точките, които да завършите преди да приемете, за да не остане порталът спрян.

Не спира нищо: можете да се свържете въпреки това, а предупреждението само ви помага да изберете правилния ред. Но ако полето не се появи, това не е потвърждение: или календарът ви вече е пълен, или информацията не е налична — неактуализирано приложение, неуспешно четене. Това, че не го виждате, не значи «всичко е наред».

Стая без нито една цена в периода на продажба би останала затворена през целия период след свързване с портал: за дните без цена channel manager изпраща затваряне. Затова Vezpa не активира канала и не свързва обява в Airbnb, докато стаята няма цена: предупреждението посочва стаите, а „Отиди да ги зададеш“ ви отвежда в Тарифи. Ако липсват само някои дни, можете да се свържете въпреки това – тези дни остават затворени и в порталите.

Полето иска и резервациите, които вече сте получили в този портал: появява се, когато виждаме признаци, че обявата ви вече е активна там, а не знаем нито една ваша бъдеща резервация от този канал. Това е случаят, който струва най-скъпо: ако тези дати са свободни във Vezpa, при свързването порталът ги пуска отново за продажба и получавате втора резервация за същата стая. Въведете ги преди да свържете — чрез iCal календара на портала или на ръка — и предупреждението изчезва само. През channel manager не могат да се възстановят: той доставя само резервациите, пристигнали след свързването.

Във всяка карта на канал вече има бутон «Виж детайли». Той отваря стълбата на връзката: седем стъпки, с вече потвърдените, със стъпката, на която връзката е спряла — с това, което прочетохме, и с това, което трябва да се направи — и с това чий е редът: «Ваш ред е», «Vezpa се грижи за това» или «Изчаква се каналът». Ще го намерите и в състояние в проверка, където преди единственото възможно действие беше обновяването.

Две неща за помнене. Стъпките над спрялата са неизвестни, а не неуспешни: просто още не сме могли да ги проверим, и това не значи, че са минали зле. И това е само преглед: отварянето не изпраща нищо на канала и нищо не променя, така че можете да го отваряте колкото пъти искате.

В картата на канала, при свързан Booking.com, може да се появи информационно поле, озаглавено «Различен капацитет в портала». То изброява настаняванията, за които порталът прилага капацитет, различен от зададения във Vezpa: настаняването например приема най-много 2 възрастни, въпреки че във Vezpa побира 3 гости.

Това не е грешка: това е информация, а полето е синьо нарочно. Продажбата и синхронизацията продължават както преди; полето само ви казва, че двете числа не съвпадат, за да не разберете това от резервация, която не се побира.

Vezpa не може да го поправи. Капацитетът в портала се коригира в екстранета на Booking.com: Vezpa не може да го промени. Не търсете настройката във Vezpa: промяната на капацитета на настаняването тук не засяга този в портала.

Липсата на полето не е потвърждение. То не се появява, когато двата капацитета съвпадат, но и когато Vezpa не успее да ги прочете от портала — неуспешно четене, канал, който не ги предоставя, нито едно сравнимо настаняване. Това, че не го виждате, следователно не значи «всичко съвпада»: ако някое число е важно, проверете го в екстранета.

Airbnb не се свързва като другите четири канала: не иска код на обекта, а разрешение от вашия акаунт в Airbnb. В Интеграции ще намерите само един бутон, Свържи Airbnb: отвежда ви към Airbnb, влизате, разрешавате и се връщате с код за поставяне. Оттам виждате обявите си и ги свързвате със стаите си. Обява, която чака одобрение в Airbnb, се отбелязва: тя стои и не приема резервации, докато Airbnb не я одобри. Затова при Airbnb няма действията на другите канали: не са нужни и не биха работили. Същият бутон се появява и по време на регистрацията, ако изберете да импортирате стаите си от Airbnb.

Четирите класически канала (Booking, Expedia, VRBO, Agoda) минават през три стъпки: заявка, свързване на стаите, потвърждение. Над шейсетте канала по-долу се включват веднага и са разделени на Активни, Налични, Препоръчани и Други.

Не всички портали се свързват автоматично. При някои channel мениджърът изобщо не отваря връзка: в списъка с канали ще ги познаете по бележката «Няма автоматично свързване» и по бутона «Поискайте активиране» вместо «Активирай». Пишете ни, като посочите канала: ние ще се погрижим и ще ви кажем какво е нужно.

Други канали се свързват сами, но искат API данни — потребителско име, парола или ключ. Издава ги порталът, не Vezpa: потърсете в партньорската му зона, обикновено под «Connectivity», «API» или «Channel manager». Ако не ги намерите, поискайте ги от поддръжката на портала.

Сравнителите (Trivago, TripAdvisor, Google) не са портали за продажби: насочват посетители към вашия сайт, вместо да продават стаи. Настройват се от същата страница, но искат само разликата в цената.

Channel manager свързва основните портали — Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda и десетки динамични канали — но не всеки портал общува с channel manager. Някои, като penziony.cz или megaubytko.cz, приемат само iCal адрес: връзка, която публикува календара на настаняването и която порталът сам препрочита през редовни интервали.

Списъкът с настаняванията ти е в Конфигурация → OTA канали → iCal календари.

Когато пристигне нова резервация, те уведомяваме, също както при порталите, свързани през channel manager: едно известие на проверка, не едно на резервация — ако порталът публикува пет наведнъж, известието е едно и казва колко са. Докосването му отваря раздела «Календар», който междувременно вече се е обновил сам. Ако пък резервацията е само една, известието я назовава: датите на престоя, плюс името и броя на гостите, когато порталът ги публикува в календара. Цената не, и това не е наш избор: един iCal календар не пренася суми. Докосването на известието за една-единствена резервация отваря направо тази резервация.

Уведомяваме те и когато резервация изчезне от портала и ние я анулираме. Ако резервация вече я няма в календара на портала, я анулираме като анулация от Booking.com, дори ако някой вече е работил по нея или престоят вече е започнал, и нощувките ѝ се връщат в продажба: получаваш известие по същото правило като за новите — едно на проверка, което назовава резервацията, ако е само една, и казва колко са, ако са повече — и същото съобщение остава в «Обобщение на действията». Докосването му отваря раздела «Календар», където виждаш отново свободните нощувки. Случаите, които не можем да приключим сами, не минават оттук: попадат в «За решаване», със свое известие.

Първото прочитане на току-що свързан календар е нямо, и това е нарочно. Този първи обход не носи една резервация: носи цялата история на портала наведнъж, а да те известяваме за всяка би означавало порой от известия в деня, в който го свързваш. Известията започват от следващата проверка, тоест откогато резервацията е наистина новост.

Публикуване на настаняване

Докосни «Публикувай» при настаняването, което искаш да споделиш: страницата генерира два линка.

Копиране и използване на линка

До всеки линк има бутон за копиране. Постави основния линк в полето «iCal URL» (или «Импортирай календар») на портала; постави пълния линк в личния си календар с функцията «Добави чрез URL». Порталът сам препрочита календара през редовни интервали: не е нужно после да го поставяш отново.

Регенериране на ключ

Бутонът за регенериране до всеки линк създава нов ключ и веднага изключва предишния: който е имал стария линк, спира да чете календара. Използвай го, ако подозираш, че линк е стигнал до неподходящ човек, или ако си спрял да работиш с портал. Регенерирането на основния линк не засяга пълния линк и обратно.

Четене от други портали

Можеш да минеш и в обратната посока: да четеш календара на портал, който не преминава през channel manager. На същата страница, под всяко настаняване, ще намериш блока «Четене от други портали».

На портала потърси адреса на неговия iCal календар — обикновено под елемент като «Export calendar», «iCal export» или «Calendar URL» — и го копирай. Във Vezpa докосни «Добави календар» и попълни «Име на портала» и «Адрес на календара (.ics)»: от този момент го четем вместо теб.

Ако резервация изчезне от календара на портала, я анулираме, а ако порталът промени датите ѝ, ги променяме и във Vezpa: както при Booking.com, дори ако вече си работил по нея (регистрирани гости, плащания, такса, ръчни промени). Изхранването и цените, които си задал, остават за нощувките, които не се променят. Ако вместо това порталът внезапно върне празен календар, не анулираме нищо и въпреки това те уведомяваме: обикновено това означава, че връзката е изтекла или е била нулирана от портала, а не че резервациите истински са изчезнали.

Резервация, която пристига за вече продадени дати, не презаписва нищо: озовава се в реда Изключения на календара, за да я видиш и решиш как да разрешиш конфликта.

Ако за тези дати вече си бил/а въвел/а ръчно резервациите на този портал, нормално е да ги намериш сред Изключения при първото обновяване след свързването: това е една и съща резервация, видяна два пъти — тази, въведена ръчно, и тази, току-що прочетена от календара — задръж само едната.

Можеш да деактивираш или изтриеш свързан календар по всяко време: вече импортираните резервации остават където са, не се изтриват.

Един .ics календар умее да каже едно-единствено нещо: заето от ден до ден. Не казва колко стаи остават свободни, не носи цени, нищо не потвърждава и няма дори начин да каже «тази резервация беше анулирана»: редът просто вече го няма. Това е по-бавна и по-сляпа връзка от channel manager, а изборът ѝ е размяна: достигате портал, който иначе би останал извън обхват, а в замяна се отказвате от всичко останало.

Не е мигновено, а по разписание. Четем всеки свързан календар на всеки половин час: до тридесет минути една току-що направена на портала резервация за нас още не съществува и тези нощувки изглеждат свободни. С channel manager резервацията пристига в момента, в който е направена.

Празният календар е двусмислен и остава такъв. Когато порталът отговори с календар без нито една заетост, двете възможни обяснения — «анулираха всичко» и «връзката се скъса» — дават абсолютно същия файл и ние нямаме как да ги различим. Затова не анулираме нищо и питаме вас, защото вие можете да отворите портала.

При една-единствена единица това не е рядкият случай, а обичайният. Ако в календара има една-единствена резервация и порталът я махне, този календар става празен: това е точно двусмисленото положение отгоре и решението е ваше всеки път. При няколко свързани обекта се случва по-рядко, защото е достатъчна още една резервация, за да остане календарът пълен.

Анулирането на портала не затваря случая. Ако резервация е попаднала в «За решаване», от портала вече е била махната — точно затова ви попитахме. Да я махнете отново не променя нищо: случаят се затваря от Vezpa, с един от двата бутона.

Затворените дати, ако порталът ги публикува. Някои портали изнасят в календара и датите, които сте затворили, не само резервациите — често това е отметка, която трябва да включите в техните собствени настройки. Когато пристигнат, Vezpa ги третира като затваряния: тези нощувки излизат затворени в календара, не се превръщат в резервации. Ако някоя от тези нощувки вече е била продадена, тя остава на госта и получавате предупреждение. Ако по-късно порталът ви изпрати резервация точно за тези дати, резервацията има предимство и нощувката се отваря отново сама; резервация, която въведете вие на ръка, обаче не прескача нищо: за нощувка, затворена от портала, трябва първо да махнете затварянето от календара, с «Изтриване на блокиране».

Нищо от това не е оправдание: това е описание на инструмент със законна употреба — порталите, до които channel manager не стига — който трябва да се използва със знание какво прави и какво не. Ако порталът, който ви интересува, говори с channel manager, свържете го оттам: този път е по-бърз и няма нито една от тези двусмислености.

Четем календара на всеки свързан портал на всеки половин час и се отнасяме към него като към канал като Booking.com: ако резервация изчезне от този календар, я анулираме, а ако датите ѝ се променят, ги променяме, дори ако вече си работил по нея или гостът вече е настанен. Но «изчезнала» не винаги значи «анулирана»: календарът може да пристигне празен, защото ключът е изтекъл или защото порталът е имал повреда, а да анулираме в този момент би било бедствие. Случаите, които не можем да затворим сами, попадат в списък, който чака теб: «За решаване».

Намираш го най-горе в Конфигурация → OTA канали → iCal календари и се появява само когато наистина има нещо в изчакване. Стигаш там и като докоснеш известието, което те моли да провериш резервации.

Какво става, ако не направиш нищо

• Календарът на портала е дошъл напълно празен. Няма да анулираме нищо, докато този календар не отговори отново, колкото и обновявания да минат: датите остават заети.
• Порталът още отговаря, но повече от половината известни резервации изчезнаха наведнъж. Този път не анулираме нищо; ако липсва и при следващото четене, ще бъде анулирана.

По-старите редове може да носят общо основание — отбелязани, преди да започнем да записваме защо. Там не обещаваме нищо: погледни в портала. А ако под името четеш «Без назначена стая», тази резервация не е кацнала в никое настаняване и живее в реда Изключения на календара.

Двете действия

• «Запази я» — не променя нищо. Резервацията остава точно каквато е и случаят излиза от списъка; ако порталът промени отново нещо по нея, случаят се връща.
• «Приеми анулирането» — резервацията се анулира така, както го прави канал: редът остава в историята, отбелязан като отменен, сумите отиват на нула и нощувките отново стават свободни.

«Запазени от мен»: решението може да се отмени

Когато натиснете «Запази я», резервацията не изчезва: преминава във втория изглед на списъка, «Запазени от мен», който отваряте с превключвателя в началото на раздела. Там остава, докато престоят не приключи, и носи един-единствен бутон: «Всъщност я анулирай», който прави точно това, което би направило «Приеми анулирането». Това е единственият ви начин да анулирате резервация, дошла от портал: обичайното анулиране в картона ѝ отказва, а повторното ѝ махане на портала не помага — оттам вече е била махната, и точно затова ви попитахме.

Кой може да решава

Двата бутона са запазени за директора на хотел и асистента, същите, които получават известието. Останалите роли, които стигат до страницата, виждат списъка и основанията, но вместо бутоните четат чие е решението. Наблюдателят не стига до тази страница.

Когато свързвате първия канал — Booking.com, Expedia, Agoda, VRBO или някой от другите канали, или Airbnb — преди свързването се отваря екранът «Период на продажба». Той пита от кога искате да продавате и след това затваря нощите, които не бива да се продават. При следващите канали, след като вече е избран период на продажба, същият екран се връща като напомняне: показва за кой период вече продавате, а вие го потвърждавате или докосвате «Промяна». «Промяна» започва отново от действащия период и не отваря отново вече блокираните нощи: ако някои от тях имат цена, екранът ви го казва, а вие ги отваряте отново от «Календар». Изборът важи за целия обект, а не за един канал. Промяната на процентната разлика на вече активен канал не го показва.

• «Продавайте от»: Vezpa предлага първия ден с цена от утре нататък и можете да го промените. Нощите преди тази дата се затварят, дори да имат цена.
• В рамките на периода нощите без цена се затварят: една нощ се продава само ако има цена.
• Календар с фиксирана година: пита и «Продавайте до». Тогава границата на публикуване става 10 януари на следващата година (никога по-далеч от около две години от днес, никога по-кратка от сегашната). Дните между крайната ви дата и тази граница остават затворени; когато ги отворите отново от «Календар», те се публикуват веднага.
• Непрекъснат календар: краят не се пита. Границата се удължава сама всяка нощ.

Преди да потвърдите с «Затвори и продължи», виждате предварителен преглед за всяка стая: колко нощи ще бъдат затворени и защо. Резервираните нощи и тези в поддръжка никога не се пипат.

Ако в периода има нощувки без цена, листът го показва в оранжево: в портала ще останат затворени. С „Отиди на Цени“ отлагате свързването и първо задавате цените; ако нито една стая няма цена, Vezpa не свързва канала.

Нищо не е окончателно. Затворените нощи са блокирания, същите като тези, които правите на ръка, и ги отваряте отново от «Календар» с «Възстановяване на наличност».

При свързването избирате за всяка стая и всяко изхранване съответстващата ѝ тарифа в портала. Когато натиснете Приложи, изпращаме свързванията към портала заедно с началната цена и от този момент каналът може да продава.

Стая без свързване не е грешка: просто не се пуска за продажба в този канал. Накрая обобщаващият екран изброява обектите, останали извън, за да знаете какво липсва. Можете да довършите свързванията когато пожелаете, като ги отворите отново от страницата с каналите.

Ако някой ред не мине, ще го намерите отбелязан в червено под изхранването, към което принадлежи, с причината: поправете него и опитайте отново. Онова, което вече е минало, остава както си е.

Всяка стая, продавана в портал, има идентификатор, с който порталът я назовава, когато изпраща резервация. Ако този идентификатор не е записан върху правилната стая, резервациите могат да попаднат в грешното настаняване: случва се най-вече на онези, които са създали стаите преди да свържат канала, защото кодът на портала не говори нищо на Vezpa. Екранът «Свържи стаите» подрежда нещата: отваряш го с едноименния бутон от Конфигурация → OTA канали, вътре в секцията на канала (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda). Функцията е запазена за директора на хотел.

Системата предлага, ти потвърждаваш

Там, където вече получените резервации дават достатъчно доказателства, в «Предложения за потвърждение» намираш предложено съответствие. За всяко предложение виждаш колко е сигурно (силно, средно или слабо съвпадение), причините — цена, капацитет, име — и разгледаните и отхвърлени алтернативи, всяка с обяснение защо. Нищо не е предварително избрано: никакъв код не се записва, докато ти не потвърдиш с «Запази връзките (n)».

Винаги можеш и на ръка

Дори без предложения — няма резервации или сигналите са твърде слаби («За ръчно свързване») — пред теб са двата списъка за съпоставяне: стаите на портала с техните доказателства (видени резервации, дати, гости, средна цена на нощувка) и, в «Твоите стаи», твоите стаи с капацитет, базова цена и наличен или липсващ код.

Промяна или разкачане на връзка

В «Вече свързани (n)» намираш съществуващите връзки: «Избери друга стая» премества връзката върху друга стая, «Разкачи» я премахва и освобождава стаята на портала, която така може да бъде свързана с друга типология. Преди да потвърдиш, винаги виждаш от коя стая ще бъде махнат кодът. Отметката «Презапиши вече записаните кодове» служи за замяна на съществуващ код: без нея стаите, които вече носят друг код, не се докосват. Стаите, отбелязани като «вече разпозната автоматично» (съпоставени по име или типология), нямат бутон за смяна: там кодът не би решил нищо.

Мисли се по типология, не по отделно настаняване

Порталът не продава «стая 3»: продава «двойна». Затова връзката важи за всички настанявания от типологията и затова една резервация намира свободно настаняване дори когато първото е заето. Изключение са обектите, в които всяка единица се продава отделно: там връзката се отнася до отделната единица.

Контролният изглед

В долната част на екрана за всяка стая на портала виждаш в коя стая на Vezpa пристигат нейните резервации; а в списъка с твоите стаи виждаш кои са още непокрити, тоест без код на портала.

Ако обектът ви вече е в портал, няма какво да въвеждате наново: питаме канала какво знае за вас. От Конфигурация → OTA канали докоснете «Създайте обекта си от портал».

Как работи, стъпка по стъпка

1. Въведете само номера в полето «Номер на обекта в портала». В Booking.com ще го намерите в екстранета, до името на обекта, най-горе (ID на обекта / Hotel ID). Нищо друго: нито парола, нито списък със стаи.
2. Регистрираме обекта в channel manager и искаме свързването. Това е заявката, която после одобрявате от своя екстранет.
3. Докоснете «Прочети от канала». Четем стаи, капацитети, изхранване и снимки.
4. Разглеждате прегледа: «Ето какво би било създадено», със Стаи, Изхранване, Снимки, Свързване на стаите и Разлики за проверка.
5. Потвърждавате със «Създай всичко». Едва сега се създава нещо — и всяка стойност остава променима после.

Свързването тръгва едва когато го разрешите вие

След заявката регистрацията в channel manager-а продължава сама, но порталът не ни изпраща нищо, докато не разрешите свързването от неговия extranet: в Booking.com изберете OTASwitch като Channel manager; в Airbnb приемете заявката за свързване. Докато не го направите, е нормално да не пристига нито едно място за настаняване. А изборът не ви обвързва: междувременно можете да създавате места за настаняване ръчно — когато обявите пристигнат, вие решавате дали да ги създадете като нови, или да ги свържете с вашите.

Стаите се раждат като чернови за преглед

Създадените стаи не тръгват веднага в продажба: раждат се изключени от порталите, за да допълните спокойно цени и подробности. Когато са готови, махнете изключването и тръгват в продажба. Стаите, които вече са били във Vezpa, не се пипат и не се дублират.

«Обяви без съответствие»: да ги създадете като нови или да ги свържете с вашите?

Ако порталът има обяви, които не съответстват на нито едно от вашите места за настаняване, и вие имате места, още несвързани с този канал, прегледът спира и ви пита, преди да бъде създадено каквото и да е: да създадете обявите като нови места за настаняване или да ги свържете с местата, които вече имате. Ако ги създадете като нови, може да се окажете с две места за настаняване за един и същ апартамент; ако ги свържете, порталът се свързва с местата, които вече имате. Имената не трябва да съвпадат: за портала е важно свързването, а не как наричате стаите си.

Две различни изчаквания, и нито едното не е грешка

• Одобрението на свързването: обикновено стигат 5–10 минути; при някои канали може да отнеме часове или дни. Не е фиксирано или гарантирано време, а одобрява порталът, не Vezpa. Не е нужно да оставате на екрана: заявката продължава и можете да се върнете, когато поискате.
• Свързването на стаите след изпращането на цените: когато ценовите планове са току-що създадени, на канала обикновено му трябват 1–2 минути, за да ги свърже със стаите. Ако прочетете «Опитайте отново след няколко минути», това е точно изчакване: вече създаденото не се дублира.

Ако липсват данни за обекта

За да регистрира обекта, channel manager изисква няколко данни: име, адрес, имейл, телефон и местоположението на картата. Ако липсва едно от тях, регистрацията не тръгва — а приложението ви ги изброява едно по едно, с бутона «Виж липсващите данни». Води ви към Данни за обекта, където ги попълвате всички наведнъж; щом вече нищо не липсва, заявката тръгва сама и се озовавате там, докъдето бяхте стигнали.

«Този обект вече е свързан с друга връзка на channel manager»

Номерът, който сте въвели, е верен. Обектът в портала още виси на предишна връзка на channel manager: друг обект или стар акаунт. Онази връзка трябва първо да се развърже; докато остава активна, всеки нов опит ще завърши по същия начин. Да опитате отново, без да я развържете, не променя нищо.

Капацитетът на стаята в channel manager

В channel manager стаята е една-единствена, споделена от всички свързани портали. Капацитетът ѝ е най-големият сред местата, които продават отделните портали: може следователно да надхвърля този на един портал, и това е нормално — всеки портал продължава да продава за местата, които познава. Ако числото не съвпада с нито един от свързаните портали, струва си да се погледне на ръка.

Цените в OTA канала не се обновяват

• Провери дали си завършил Channel Mapping (стаи И Rate Plan)
• Провери дали каналът излиза като „Активен“ в приложението Vezpa (Конфигурация → OTA канали)
• Изчакай поне 5-10 минути след промяна на тарифите — разпространението не е мигновено във всички канали
• В OTA портала провери дали си избрал правилния Channel Manager (OTASwitch)

OTA резервациите не пристигат в календара

• Провери дали каналът е активен и мапнат
• Провери дали push известията са включени на телефона
• Опитай ръчно опресняване на календара (плъзни надолу)
• Ако резервацията е пристигнала в реда „Изключения“, това означава, че не е имало наличност в определената стая — свържи се с поддръжката за решение

Овърбукинг (двойна резервация на една и съща стая)

• Най-честа причина: грешен мапинг — стая във Vezpa е свързана с грешната стая в OTA канала
• Друга причина: Channel Manager не е бил избран в OTA портала, затова каналът не е получавал обновленията за наличност
• Решение: коригирай мапинга, провери избора на CM в портала и се свържи с поддръжката, ако проблемът продължава

Channel Mapping не показва стаите на OTA канала

• За Booking.com, Expedia и Agoda: провери дали си въвел правилните данни за достъп до портала
• Провери дали стаите са активни и публикувани в OTA портала (а не в чернова)
• Провери дали Channel Manager е бил избран в OTA портала (без тази стъпка системата не може да прочете стаите)

Каналът излиза като „Изчаква активиране“

• Ако каналът дори не стигне до този етап, първо проверете резултата от регистрацията: приложението ви казва дали проблемът е наш или има нещо за коригиране
• Означава, че заявката е изпратена, но липсва одобрението в OTA портала
• Влез в портала на канала и завърши процедурата по одобрение (виж конкретните инструкции за всеки канал по-горе)
• Някои канали (VRBO) може да изискват до 5 работни дни за завършване на активирането
• В приложението, докато чакаш, ще намериш раздела «Как да оторизираш» с бързите стъпки за канала и можеш да избереш да продължиш на ръка: свързваш OTA по-късно, когато оторизацията бъде завършена

Резервациите от портал попадат в грешното настаняване

• Случва се почти винаги, когато стаите са създадени преди свързването на канала: кодът на портала не е записан върху правилната стая
• Отвори «Свържи стаите» от секцията на канала и потвърди или поправи съответствията
• Вече получените резервации не се местят: връзката поправя следващите