Ръководство за Счетоводство

Счетоводството се отваря от страницата «Табло» с бутона «Счетоводство». Горе са разделите «Обзор», «Динамика», «Отчет за приходите и разходите», «Приходи», «Разходи», «Доставчици» и «Падежи»: кои вижда всяка роля, ще намерите в Кой какво вижда.

Периода избирате с «Този месец», «Миналия месец», «Тази година» и «Миналата година». Обзорът има три карти; с докосване на една се отваря разделът, който я обяснява:

• «Печалба»: приходи минус разходи, в червено, когато е отрицателна. Отваря отчета за приходите и разходите.
• «За плащане»: разходите, които още не са платени, и колко са. Отваря падежите.
• «За събиране за периода»: това, което се полага за избраните месеци и още не е платено. Отваря приходите.

Отдолу са графиката «Разходи по категории» и «Предстоящи падежи».

Горе три числа, приходите, разходите и печалбата за годината, с промяната спрямо предходната година, когато има предходна година за сравнение. Графиката показва за всеки период стълб на приходите и стълб на разходите, а над тях линията на печалбата.

«Месец», «Тримесечие» и «Година» сменят стъпката на графиката, стрелките сменят годината. Ако докоснете една или повече категории, графиката показва само техните разходи: печалбата остава истинската, приходи минус всички разходи. «Групирани» събира разходите в един стълб, «Поотделно» ги разделя по категории.

Таблица с периодите в колони (на телефона се превърта настрани) и с тези редове:

• «Приходи»: разгъва се по позиции, тоест по тип стая, отдел на касата и Уелнес;
• «Разходи»: разгъва се по категории;
• «Печалба», открояваща се;
• «Комисионни на OTA (извън печалбата)», когато има фактури за комисионни (вж. Комисионни на OTA);
• «Печалба за предходната година», за сравнение.

Над таблицата се появяват бележки за числата за проверка: разходи без ДДС, плащания над общата сума на резервацията (позицията «Излишък», обикновено невъведено възстановяване), престои, разделени между няколко фирми.

• Броят се само получените плащания: капарета и доплащания по резервации, платени продажби на касата и на Уелнес. Карта, оставена като гаранция, не е приход, докато не я таксувате.
• Броят се в месеца, за който се отнасят: нощувката се разпределя нощ по нощ, така че престой от 30 април до 3 май дава една нощ на април и две на май.
• Туристическият данък остава извън: събирате го за общината.
• Възстановяването на резервация, анулирана през Booking Engine, намалява приходите.

Разделът групира по месеци и позиции; всяка позиция показва полагащото се за тези месеци и полученото. Сумите в този раздел са винаги с ДДС.

Най-долу е «Издадени документи»: фактури, кредитни известия, разписки и касови бележки за периода. Те са там за справка и не се събират с приходите, защото плащането и фактурата му са едни и същи пари.

1. Докоснете бутона + «Разход».
2. Въведете «Сума» и изберете «Категория»: тези две са достатъчни, после «Запази».
3. При нужда отворете «Още подробности»: доставчик (ако го няма, напишете името му: Vezpa предлага да го добави), фирма, «Месец, за който се отнася», «Брой месеци», падеж, платен, «Ставка на ДДС (%)» (предлага я категорията), «Номер на документа» и бележки.

Месецът, за който се отнася, е месецът, към който принадлежи разходът, дори да го платите по-късно. С «Брой месеци» разходът се разделя на равни части: годишна застраховка за 12 месеца тежи една дванайсета на месец.

«Качване на XML» чете италианска електронна фактура FatturaPA, като .xml или подписана като .p7m: доставчик, номер, дата, суми, ДДС и падеж. Кредитното известие влиза с минус. Разходът отива при фирмата, до която е адресирана фактурата (ДДС номерът на получателя): ако това не е никоя от Вашите, файлът се отхвърля. Влиза като за плащане, с категорията по подразбиране на доставчика.

В Италия фактурите от доставчици могат да пристигат и сами. Ако на страницата «Фирми (ДДС номера)» картата на фирма има реда «Фактури от доставчици», директорът избира «чрез Vezpa»: всяка фактура, която пристига от SDI, става разход за плащане на тази фирма с етикет «Получена фактура» и не може да се изтрие. Ако вече е била разход, въведен ръчно или от XML, Vezpa я свързва с него, вместо да създаде друг. При «чрез счетоводителя» ги получава счетоводителят, а тук ги добавяте с «Качване на XML». Как се включва, обяснява ръководството за електронни фактури.

Списъкът се филтрира по категория, доставчик и състояние («Всички», «За плащане», «Платени»). Всеки разход може да се промени, изтрие, отбележи с «Маркиране като платен» или «Маркиране като неплатен» и да се копира в друг месец с «Дублиране», удобно за сметките за комунални услуги. Разход без категория се показва като «Без категория»; разходите в друга валута остават извън сбора.

За разходите, които се повтарят еднакво (заплати, кредит, наем, абонаменти), използвайте «Повтаряне» в картата на разхода: «Всеки месец», «На всеки 3 месеца» или «Всяка година», с «До», ако повтарянето има край. Важи за разходите, въведени ръчно, не за тези от XML. Vezpa сам създава разхода за всеки период в същия ден от месеца (31-во число става последният ден в по-кратките месеци), за плащане, със сумите, доставчика, категорията и фирмата на първия. В списъка разходите от едно повтаряне имат иконата със стрелките в кръг. Спира се с «Спри повтарянето», от първия разход или от който и да е от създадените; изтриването на първия също го спира, а вече създадените разходи остават. Ако промените сумата или доставчика на първия разход, се променят следващите, не вече създадените. «Дублиране» остава за едно-единствено копие.

Ако приемате онлайн плащания със Stripe, таксите му влизат сами: всеки месец един разход от доставчика Stripe, в категорията «Такси за плащания», вече платен, с етикета «Автоматичен». Vezpa го обновява всеки ден, затова не може да се променя или изтрива.

Всеки доставчик показва колко сте похарчили и колко още е за плащане в избрания период. Доставчиците се създават сами, от разход или от XML файл.

Директорът на хотела променя «Име», «ДДС номер» и «Категория по подразбиране»: с категория по подразбиране новите разходи на този доставчик, включително тези от XML, я получават сами.

«Разходи за плащане»: неплатените разходи, като тези след падежа са отбелязани с «Просрочен». «Маркиране като платен» докосвате направо тук. Фактура за комисионни на канала, която е още отворена, има етикета «За сверка».

«Очаквани плащания»: резервациите с пристигане през последните 12 месеца или следващите 30 дни, които още имат отворено салдо. С докосване се отваря резервацията.

В този раздел сумите са винаги с ДДС: това са сумите, които плащате и получавате.

Всеки обект започва с десет стандартни категории, сред които «Комисионни на каналите». Директорът на хотела ги управлява с бутона «Категории» в раздела Разходи:

• «Преименуване» и «Ставка на ДДС по подразбиране (%)», предлагана при новите разходи;
• «Скриване» и «Показване»: скритата категория вече не се предлага за нови разходи;
• «Добавяне на категория» за Вашите собствени позиции.

Стандартните категории не могат да се изтрият; добавените от Вас могат, ако никой разход не ги използва.

Иконата % горе превключва между «Суми с ДДС» и «Суми без ДДС». Важи за Динамика и отчета за приходите и разходите, а в обзора за печалбата с подробностите под нея и за графиката «Разходи по категории».

• Без ДДС приходите са нетни от своята ставка: в Италия нощувката без 10%, другаде със ставката на обекта. Разходите се броят с данъчната си основа.
• Разход, чийто ДДС не е известен, или плащане, което не е свързано с резервация, се брои изцяло и без ДДС: бележка Ви го показва.
• «За плащане» и «За събиране за периода» са винаги с ДДС, както раздела Приходи: това са пари, които наистина излизат и влизат.

Комисионните на порталите се изчисляват от резервациите: влизат в разходите, в категорията «Комисионни на каналите», разпределени нощ по нощ като престоя.

Фактурата за комисионни, която Ви изпраща каналът, е «За сверка»: въвеждате я в същата категория, ръчно или от XML, за да проверите колко е задържал каналът, но не се изважда от печалбата втори път. Докато е за плащане, се показва в «За плащане» и в падежите, защото е истински дълг. В отчета за приходите и разходите има собствен ред, «Комисионни на OTA (извън печалбата)».

Ако профилът има няколко фирми (вж. ръководството за електронни фактури), горе се появява изборът «Фирма»: «Всички фирми» или само една. С една фирма изборът го няма.

• Приходът отива при фирмата на стаята или на отдела; престой в стаи на различни фирми се разделя между тях нощ по нощ.
• Разход от XML отива при фирмата с ДДС номера, до който е адресиран; ръчно въведен разход при фирмата, избрана в «Още подробности», иначе при обичайната фирма на доставчика, иначе при основната.
• Всеки отчет се чете за една фирма или за всички заедно: сумите на една фирма никога не попадат върху ДДС номера на друга.

• Директор на хотел: всички раздели, превключвателят на ДДС, категориите и редактирането на доставчици.
• Асистент: само «Разходи» и «Доставчици». Въвежда разходи и качва XML, създава нови доставчици от разхода и променя разходите, които сам е въвел ръчно; не вижда приходите и печалбата и не променя категории или доставчици.
• Другите роли нямат бутона «Счетоводство».

Статистиките броят оборота по дата на заминаване: всичко, което гостът е похарчил, включително комисионната на портала, в месеца, в който заминава, платено или не. Счетоводството брои получените пари, в месеца, за който се отнася всяка нощ. Едни и същи месеци затова могат да дадат различни суми и така трябва да бъде: Статистиките казват колко сте продали, Счетоводството колко сте получили и похарчили.

Под графиката на оборота в Статистиките директорът на хотела намира бележката «Защо Статистиките показват различен оборот».

Иконата «Данъчни документи» горе отваря страниците на документите, които Вашият обект издава, например електронните фактури и фактурите: появява се, когато поне един от тях е активен.

Счетоводството не издава документи и не изпраща нищо на данъчните: изброява ги в раздела Приходи, в «Издадени документи», без да ги добавя към приходите.