Ръководство за електронно фактуриране

Електронното фактуриране е системата, чрез която всички италиански фактури се изпращат във формат XML към Sistema di Interscambio (SDI — обменната система) на Agenzia delle Entrate (италианската данъчна администрация). От 2024 г. е задължително за всички притежатели на Partita IVA (италиански ДДС номер), включително за лицата на патентен режим.

Какво прави Vezpa

Vezpa генерира XML файла на фактурата, подписва го електронно и го изпраща към SDI чрез OpenAPI.it като оправомощен данъчен посредник. Вие издавате фактурата от приложението, останалото е автоматично.

Разходи: Фискален модул

Електронната фактура и касовата бележка са във «Фискален модул», който се активира от «Конфигурация» → «Данъчно & правно съответствие» → раздел «Електронно фактуриране» → «Фискален модул». Без активен модул не се изпращат електронни фактури.

• Таксата е € 7,90 на месец (с включено ДДС), удържа се от портфейла при активиране и след това всеки месец на същата дата. Ако го изключите и включите отново, преди платеният месец да е изтекъл, не плащате втора такса и датата на подновяване остава същата.
• Включва 100 електронни фактури и 500 касови бележки за всеки месец на модула.
• Над квотата всяка фактура струва € 0,19, а всяка касова бележка € 0,03, от предплатения кредит.
• При големи обеми цената на допълнителните фактури и касови бележки се договаря: пишете ни и ще я уговорим.
• Квотата е на обекта: фактурите, изпратени от модула Уелнес, използват същите сто.
• Кредитното известие и дебитното известие също се броят за изпращане: струват колкото една фактура.
• Фактура, отхвърлена от SDI, не се плаща: сумата се възстановява в портфейла и квотата не се използва.
• Нефискалната разписка не минава през SDI и остава безплатна, дори без модула.

Касовите бележки ги изпраща Vezpa от ваше име, като посредник: не ви искаме данни за достъп. Достатъчно е да дадете пълномощно на Vezpa в портала «Fatture e Corrispettivi» на Agenzia delle Entrate, в раздела за пълномощия, за управление на дневните приходи (corrispettivi); данъчния код, който да упълномощите, ще намерите в модула. След това докоснете «Активиране на касовите бележки». Нужни са също настроена електронна фактура и пълният адрес на обекта (улица и номер, пощенски код, община и провинция). Едноличните търговци не могат да възлагат изпращането на дневните приходи на посредник: за тях модулът включва само фактурите. Касовите бележки се издават от касата, от Уелнес и при закриване на сметката на резервацията: вижте Ръководство за касата и Ръководство за детайлите на резервацията.

Какво Vezpa НЕ прави

Vezpa не се занимава с десетгодишното нормативно архивиране. Това е отделно законово задължение (art. 39 DPR 633/72) и Agenzia delle Entrate го предлага безплатно в портала „Fatture e Corrispettivi“. Трябва да го активирате сами, еднократно в началото — всички стъпки ще намерите в следващия раздел.

Активирането се извършва само веднъж, в помощника за настройка. Преди да започнете, проверете данните на обекта.

При активна услуга най-краткият път е от «Табло»: плочката «Счетоводство», до POS, отваря направо раздела «Електронно фактуриране».

Стъпка 1 — Проверете данните на обекта

Отидете в Конфигурация → Електронно фактуриране и проверете дали са коректни:

• Partita IVA (11 цифри)
• Данъчен режим: RF01 (обичаен), RF19 (патентен) и др. — по подразбиране RF01
• Седалище: адрес, номер, пощенски код, община, провинция
• PEC на обекта (полезен за получаване на известията от SDI)

Стъпка 2 — Отворете помощника за активиране

Раздел Конфигурация → Електронно фактуриране → Активирай. Помощникът има 5 стъпки:

Стъпка 3 — Приемете договора

Vezpa предоставя софтуера за управление, а OpenAPI.it е данъчният посредник, който подписва и изпраща XML файловете към SDI от ваше име. Приемането на договора е формалната стъпка, необходима за упълномощаване на изпращането.

Стъпка 4 — Активирайте безплатното архивиране при AdE

1. Отворете портала „Fatture e Corrispettivi“ на https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/
2. Влезте със SPID, CIE или с данните за достъп Entratel/Fisconline (същите като за данъчното досие)
3. От менюто изберете „Conservazione“ → „Aderisci al servizio di conservazione“ (Архивиране → Присъединяване към услугата за архивиране)
4. Попълнете формуляра с данните на обекта (Partita IVA, адрес, имейл PEC) и го подпишете електронно
5. Изпратете заявлението: активирането е безплатно и почти незабавно

От този момент всяка фактура, изпратена към SDI, се архивира автоматично за 10 години на сървърите на Agenzia delle Entrate, без да правите нищо друго.

Стъпка 5 — Първоначално захранване на портфейла

Поне € 10, за да покриете първите издавания. Захранването се извършва с кредитна карта чрез Stripe, плащането е сигурно и никакви данни от картата не се съхраняват от страна на Vezpa.

Препоръчани пакети:

Издаването се извършва директно от резервацията на клиента. Системата попълва предварително всички данни (стаи, нощувки, начисления, туристически данък), като ги чете от резервацията: вие само проверявате и потвърждавате.

Стандартен процес

1. Отворете резервацията на клиента: Раздел Резервации → Списък резервации → докосване
2. Отворете менюто с действия (икона ⋮ горе вдясно) или използвайте бутона от картата на резервацията
3. Докоснете „Издай електронна фактура“
4. Изберете обекта на фактурата:
   • Цялата резервация — ако получателят съвпада с титуляря на резервацията
   • Разделна сметка — ако вече сте създали отделни сметки за различни гости (вижте раздел 4)
5. Проверете предварително попълнените данни на получателя (вижте таблицата по-долу)
6. Докоснете „Издай и изпрати към SDI“
7. Изчакайте диалога за потвърждение: „Фактурата е изпратена, номерация VZP-2026-0001“

Данни на получателя

Codice Destinatario за фирми

Фирмата предоставя едно от двете:

• Уникален код от 7 знака (напр. M5UXCR1) → фактурата се доставя директно в счетоводния софтуер на клиента
• Сертифициран PEC адрес → фактурата се доставя по сертифицирана поща

Ако фирмата не предостави нищо, използвайте 0000000 (седем нули): фактурата въпреки това ще бъде депозирана в cassetto fiscale (данъчното досие) на клиента в портала на AdE, където той ще я намери заедно със счетоводителя си.

Физическо лице без Codice Fiscale

За италиански гости Codice Fiscale е задължителен (16 буквено-цифрови знака). За чужденци използвайте италианския Codice Fiscale, ако имат такъв (напр. пребиваващи в Италия), в противен случай се свържете с поддръжката на Vezpa за специфичната процедура при чуждестранен клиент.

Какво се случва след изпращането

С «Фискален модул» са включени 100 фактури месечно; над това € 0,19 за брой от предплатения кредит. Състоянието на фактурата се вижда в Раздел Конфигурация → Фактуриране → Списък фактури и преминава през следните етапи:

В «Издадени фактури» е «Търсене» («Номер, клиент, ЕИК или гост»): търси в номера, в името или фирмата на клиента, в partita IVA, в codice fiscale и в името на госта от резервацията. Отдолу са филтрите по състояние — «Всички», «Чернови», «Изпратени», «Архивирани», «Отхвърлени» —, които заменят старото меню с филтри в лентата; когато фактурите обхващат повече от една година, менюто за година с «Всички години» (чернова се брои в годината, в която е създадена). В лентата «Сортирай по» предлага «Най-новите първо», «Най-старите първо», «Номер: от най-големия», «Номер: от най-малкия», «Сума: от най-голямата», «Сума: от най-малката», «Клиент (А–Я)»; по подразбиране е «Най-новите първо». Всяка карта показва името на клиента. Списъкът зарежда по 50 фактури: най-долу «Зареди още».

Преминаването от transmitted към archived става, когато SDI потвърди доставката, обикновено за 1-2 минути.

Типичен случай: една резервация има двама или повече получатели, които искат отделна фактура. Пример: двойка на служебно пътуване, при която Марио Роси (физическо лице) плаща стаята и закуската, докато Acme Srl (фирма) плаща работната среща и екстрите.

Как да създадете разделни сметки

1. Отворете резервацията → меню с действия → „Разделни сметки“
2. Докоснете FAB бутона „Раздели сметката“ (бутон + долу вдясно)
3. Изберете получателя измежду съществуващите или докоснете „+ Нов получател“, за да го създадете веднага
4. Въведете сумите: Стая, Изхранване, Туристически данък
5. Отбележете начисленията по резервацията, които да преминат в тази сметка (напр. „Вечеря за 2 души“)
6. Запазете: разделната сметка се появява в списъка
7. Създайте други разделни сметки за останалите получатели
8. За всяка сметка докоснете → „Издай фактура“ → продължете по обичайния начин

Кога НЕ можете да използвате разделни сметки

Кредитното известие сторнира вече издадена фактура, изцяло или частично. Фактура, изпратена към SDI, не може да бъде „анулирана“: единственият начин е да се издаде кредитно известие за равна (или частична) сума.

Кога да го издадете

• Резервация, отменена след издаването на фактурата
• Грешка в сумата (напр. клиентът плаща по-малко заради пропуск в обслужването)
• Отстъпка, приложена със задна дата
• Частично сторниране (напр. една стая с no-show)

Как да го издадете

1. Раздел Конфигурация → Фактуриране → Списък фактури
2. Докоснете оригиналната фактура (трябва да е в състояние archived)
3. Докоснете „Издай кредитно известие (TD04)“
4. Въведете основание и сума (частична или пълна)
5. Потвърдете: кредитното известие се изпраща към SDI и се свързва с първоначалната фактура

Vezpa генерира два вида разпечатки, съпътстващи официалната фактура (XML за SDI). И двете са безплатни и не се удържат от портфейла.

Проформа — как да я разпечатате

• От резервацията → меню с действия → „Печат на проформа“ (обща проформа)
• От Разделни сметки (икона на принтер върху всяка карта) → проформа за конкретната сметка
• От екрана „Издай фактура“ (бутон „Печат на проформа“ под Издай) → преглед преди потвърждаване на изпращането към SDI

Куртоазно копие — как да го разпечатате

Отворете Детайли на фактурата от списъка → „Печат на копие“. Отваря се системният диалог за избор на принтер или запис в PDF.

SDI може да откаже фактура заради формални грешки: сгрешен Codice Fiscale на клиента, непълни данни на обекта, код за ДДС, несъвместим с режима, и др. Когато това се случи:

1. Фактурата преминава в състояние rejected в Детайли на фактурата
2. Отхвърлените от SDI фактури се възстановяват
3. В детайлите се показва причината за отхвърлянето в червено
4. Коригирайте данните (напр. Codice Fiscale на клиента) и издайте фактурата отново, като натиснете пак „Издай“

Обичайно време между изпращането и отхвърлянето: 5-15 минути.

Секцията «Електронно фактуриране» се отваря от «Табло» с плочката «Счетоводство» или от «Конфигурация» → «Портфейл и фактури». Има пет раздела, в този ред:

• «Активност», разделът, на който се отваря. Горе месецът в числа: «Изпратени фактури» и «Издадени разписки» със сумата, «Чернови за изпращане» и «Отхвърлени от SDI». Докосване на плочка отваря вече филтрирания списък. Отдолу «Последна активност»: фактури и разписки заедно, по дни, по един ред на документ с последното му състояние. Докосване на ред отваря документа.
• «Фактури»: пълният списък с търсене, филтри по състояние и година и подреждане.
• «Разписки»: нефискалните разписки с името на клиента, с филтър по година. Списъкът зарежда по 50 разписки: най-долу «Зареди още».
• «Титуляри»: указателят с данъчните данни на клиентите.
• «Портфейл», последният. Горе «Фискален модул» с таксата, следващото подновяване и фактурите и касовите бележки, използвани в периода («Управление на модула» отваря страницата му), после наличността, «Бързо презареждане» и «Скорошни транзакции».

На компютър «Активност» поставя плочките на месеца в колона вляво и последната активност до тях; и «Портфейл» поставя наличността и зареждането до движенията.

Предплатеният портфейл работи така:

• Намира се в Раздел Конфигурация → Фактуриране → Портфейл
• Не изтича — кредитът остава винаги на разположение
• Единствената периодична удръжка — таксата на «Фискален модул», ако сте го активирали
• Захранва се с карта чрез Stripe, по всяко време
• Показва баланс, транзакции по захранване и транзакции по разход

Нисък баланс

В рамките на стоте включени фактури портфейлът не се проверява. Над квотата издаването спира, ако кредитът не покрива € 0,19 за фактурата. Ако при подновяването кредитът не стига за таксата, фактурите спират, докато не захраните портфейла, а касовите бележки продължават, защото са задължителни: тяхната цена сваля баланса под нулата и се покрива при следващото захранване.

При технически проблеми или въпроси за работата на приложението:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• Имейл: [email protected]

При нормативни съмнения (данъчен режим, кодове за ДДС, особени данъчни случаи): консултирайте се със своя счетоводител.