Ръководство за фактуриране

Тази функция издава фактура от резервация за настаняване или от продажба в модула Уелнес, за обекти в която и да е от 21-те държави от ЕС, които Vezpa покрива за този документ. Vezpa попълва редовете на вашия език, прилага правилата за ДДС на вашата държава, изготвя PDF файла и води последователната номерация.

Какво прави навсякъде, където е налична

• Попълва фактурата от резервацията (настаняване, туристическа такса, допълнителни начисления), с описания на редовете и надписи в PDF файла, отпечатани на подразбиращия се език на вашата държава
• Издава документа във валутата на вашата държава — крона, злота, форинт, лея или евро според това къде сте регистрирани, а не една фиксирана валута за всички
• Начислява или изключва ДДС според вашия статут, по ставката на вашата държава
• Отпечатва в долната част на документа правната забележка, която сте посочили: задължителна, ако не сте регистрирани по ДДС, по избор, ако сте
• Генерира PDF файла и води последователната номерация за всяка година, без празноти и без повторна употреба

ARES и QR Platba: две допълнения, свързани с Чехия

Vezpa има и две допълнения, свързани с Чехия, но не по един и същ начин. Справката в публичния регистър ARES попълва фирмен клиент по неговото IČO и се появява винаги, когато клиентът във фактурата е чешка фирма, независимо в коя държава е вашият собствен обект: австрийски обект, който фактурира на чешка фирма, я вижда; чешки обект, който фактурира на германска фирма, не я вижда. Платежният код QR Platba, отпечатан върху фактурата, обаче наистина е запазен за обекти, регистрирани в Чехия. И двете са обяснени в раздели 4 и 6 — съществуват, защото ARES и форматът QR Platba са чешки национални системи; Vezpa (все още) не изгражда еквивалента им за останалите 20 държави.

Цена

Никаква. Фактурата се генерира локално от Vezpa: тя не преминава през посредник, не изразходва кредит и няма такса за документ.

Кой може да я използва

Настройките и издаването са ограничени до ролите Директор на хотел и Асистент. Менюто се появява за обекти в която и да е от 21-те покрити държави от ЕС (Австрия, Белгия, България, Германия, Гърция, Дания, Ирландия, Испания, Люксембург, Нидерландия, Полша, Португалия, Румъния, Словакия, Словения, Унгария, Финландия, Франция, Хърватия, Чехия и Швеция) — но не и за Италия, която използва вместо това електронно фактуриране към SDI.

Какво (все още) не прави

• Подаване към данъчната администрация: никакво, в нито една от 21-те държави. Vezpa изготвя документа и спира дотук: вие го издавате, отпечатвате го и го предавате на госта. Всяко електронно подаване или счетоводство, което вашата държава изисква, остава извън тази функция и продължавате да го правите както досега
• Кредитно известие: не е налично в нито една от 21-те държави в тази версия. Погрешната фактура се анулира вместо това — вижте раздел 7
• eTurista (Чехия): подаването към портала не е интегрирано

Отворете Конфигурация → Фактуриране. Най-горе има два отделни превключвателя, а под тях вашите данни като издател.

Двата превключвателя

• Активиране на фактурирането — включва функцията. Докато е изключен, издаването от резервация ви предупреждава, че фактурирането не е активно
• Регистриран по ДДС — декларира, че сте задължен по ДДС. Ако не сте, оставете го изключен: фактурите излизат без ДДС, а в долната част се отпечатва правна забележка за освобождаване (вижте точно по-долу)

Забележката в долната част на документа: задължителна без ДДС, по избор с ДДС

Полето за правната забележка, отпечатана в долната част на фактурата, винаги е налице, но променя естеството си според превключвателя Регистриран по ДДС.

• Ако не сте регистрирани по ДДС, полето се нарича Забележка за освобождаване и е задължително: без него Vezpa отказва да издаде фактура. В Чехия може да го оставите празно — Vezpa въпреки това отпечатва проверената формулировка, която вече се използва в чешките фактури, и това е единствената държава, в която го прави. Във всяка друга държава Vezpa не измисля тази формулировка вместо вас — погрешно правно изречение върху истинска фактура е по-лошо от приложение, което първо пита — затова я пишете вие, за предпочитане тази, която вашият счетоводител вече използва. Написаното от вас винаги има предимство, включително в Чехия.
• Ако сте регистрирани по ДДС, полето се нарича Забележка по избор и наистина е по избор: оставете го празно и в долната част на фактурата няма да се отпечата нито един ред. То съществува за всеки, който трябва да покаже правно основание върху документа, макар да е регистриран по ДДС — например забележка за обратно начисляване. Текста пишете вие: Vezpa не го попълва предварително в нито една държава, включително Чехия.

Полетата

Номерът на фактурата е префикс + пореден номер + година, например FA12/2026. Поредният номер започва отново от 1 всяка година.

Единна или разделна

• Единна — настаняването и спа центърът използват и двете полето Префикс на обекта, тоест една-единствена редица
• Разделна (престой / спа) — всяко използва собствен префикс и следователно има собствена редица

Всъщност има само едно правило: редицата следва префикса. Две фактури с един и същ префикс споделят брояча; два различни префикса имат независими броячи. Така два документа никога не могат да носят един и същ номер.

Без празноти, без повторна употреба

• Ако издаването се провали по средата, дори само докато се изготвя PDF файлът, не се изразходва нито един номер: цялата операция се отменя
• Ако двама души издават в един и същ момент, двете операции се подреждат на опашка и получават два последователни номера
• Анулирана фактура запазва номера си, който никога не се преразпределя

Две форми за един и същ номер

В «Формат на номера» избирате как се отпечатва. «Префикс + номер / година (напр. 54/2026)» е формата по подразбиране, описана по-горе, и за който вече е издавал, нищо не се променя. «Префикс + година + четирицифрен номер (напр. 20260054)» е разпространена форма в чешките системи за фактуриране: първо годината, после поредният номер с четири цифри — с префикс FA, FA20260054. Променя се само отпечатването: серията, префиксът и поредният номер остават същите, а вече издадените фактури не се преномерират.

Продължаване на номерирането от предишната система

Ако идвате от друга система с вече започната серия — например от предишната ви система за фактуриране, спряла на фактура 53 —, първо изберете формата, който сте използвали; после на първата фактура, издадена от Vezpa, докоснете молива до «Номер на фактурата» и въведете 54 в «Пореден номер». Оттам Vezpa продължава сама: 55, 56…

1. Отворете резервацията и изберете действието за фактуриране: отваря се екранът Издаване на фактура
2. Изберете вида клиент: Физическо лице или Фирма
3. За фирма попълнете Данъчния идентификатор на клиента — изисква се само ако вашият собствен обект е в Чехия, другаде е по избор. Ако клиентът е чешка фирма, до полето се появява бутон Зареждане от ARES, независимо в коя държава е вашият обект: докоснете го и юридическото наименование, номерът по ДДС и адресът се попълват автоматично от чешкия публичен търговски регистър. Ако нито клиентът, нито вашият обект са чешки, бутонът не се показва — ARES познава само чешки фирми — затова въведете данните на клиента ръчно
4. Проверете редовете и докоснете Издаване
5. PDF файлът се отваря веднага: отпечатайте го или го изпратете на госта

Какво попада в редовете

Всяко описание на ред се отпечатва на подразбиращия се език на вашата държава, а всяка сума — във валутата на вашата държава. Ако не сте регистрирани по ДДС, всички редове излизат без данък, а в долната част се отпечатва забележката за освобождаване. Vezpa не преизчислява цени: взема сумите, които вече са в резервацията.

Номерът, преди издаване

Най-горе в «Издаване на фактура» се показва «Номер на фактурата»: номерът, който тази фактура ще получи, т.е. следващият в серията ѝ, вече в избрания формат. Обикновено няма какво да се прави. Моливът до него, «Промени номера», служи само за един случай — продължаване на номерирането на системата, която сте ползвали преди — и отваря предупреждение, полето «Пореден номер», където въвеждате само поредния номер (например 54), и преглед на номера, както ще бъде отпечатан. При потвърждение Vezpa проверява дали е свободен; ако не е, се показва «Този номер вече се използва от издадена фактура.»

Имейлът на клиента и изпращането веднага след това

Под данните на клиента е полето «Имейл на клиента», вече попълнено с имейла от резервацията: влиза във фактурата и определя къде се изпраща. Поправете го, ако фактурата отива например в счетоводството на фирма. След «Издаване» се отваря прегледът на PDF, а в горната лента е бутонът «Изпрати фактура».

Поправка на редовете и собствен текст

Под данните на клиента ще намерите «Редове на фактурата», вече попълнени от резервацията: всеки ред има «Описание», «Количество» и «Ед. цена», и можете да ги поправите всички преди издаване. Редът за настаняване съдържа датите на престоя, броя нощувки, броя гости и името на обекта. «Добави ред» добавя един, кошчето до реда го премахва, а «Общо» се обновява, докато пишете. Същото важи и за реда Уелнес. Полето «Ваш текст във фактурата» не е задължително и се отпечатва в PDF: например благодарност или указания за плащане. PDF-ът е подреден в блокове — вашите данни на доставчик и тези на клиента, датите на документа с падежа, таблицата с редовете.

Туристически данък и ДДС, ако сте регистрирани по ДДС. Важно е кой дължи данъка по закон. Ако го дължи гостът, а вие го събирате от името на общината или туристическата организация, той остава извън данъчната основа (Директива 2006/112/ЕО, чл. 79, буква в)) и редът излиза като невключен в данъчната основа: в PDF колоната за ставката показва «–» вместо 0, обобщението по ДДС му дава собствен ред, «Не се включва в данъчната основа», а отпечатаната данъчна основа не го включва; ако го дължи обектът, той е част от цената и носи ДДС за настаняването. Това решава настройката «Туристически данък и ДДС»: по подразбиране е «Автоматично (според държавата)», а под менюто четете какво важи сега за вашата държава.

• Автоматично в данъчната основа: Испания, Белгия и България. Редът получава ставката за настаняване и не носи основание. В Испания това е позицията на данъчната администрация (становище DGT V0507-26). В Белгия, ако изберете «Извън данъчната основа за ДДС (събиран за органа)», се отпечатва основанието с позоваване на белгийския закон.
• Извън данъчната основа, с отпечатано основание: Чехия, Словакия, Полша, Унгария, Австрия, Люксембург, Португалия, Хърватия, Словения и Нидерландия. Под реда с дребен курсивен шрифт се появява основанието с позоваване на националния закон; в PDF то е отпечатано под описанието на реда и в реда «Не се включва в данъчната основа» на обобщението по ДДС. В Нидерландия данъкът остава извън основата дори когато го дължи обектът, ако е изчислен на нощувка и е посочен на отделен ред (Hoge Raad, 1985).
• Трябва да изберете: Германия (Kurtaxe или City-Tax), Франция (taxe de séjour au réel или forfaitaire) и Румъния, където зависи от общината или режима. Докато не изберете, при издаване на фактура за резервация с данък се появява картата «Как се третира туристическият данък за ДДС?» с два бутона, «Извън данъчната основа за ДДС (събиран за органа)» и «В данъчната основа за ДДС (ставка за нощувка)», а «Издаване» остава неактивно; сървърът също отказва. Изборът се запазва в настройките и редовете се презареждат: при «Извън данъчната основа за ДДС (събиран за органа)» се отпечатва основанието с правната препратка на държавата, при «В данъчната основа за ДДС (ставка за нощувка)» редът получава ставката за настаняване.
• В останалите държави редът остава извън данъчната основа, без основание; ако данъкът се дължи от обекта, изберете «В данъчната основа за ДДС (ставка за нощувка)». В Гърция таксата за устойчивост на климатичната криза никога не е във фактурата: тя е в отделния специален документ («ειδικό στοιχείο»), който издавате чрез своя доставчик за myDATA с номера и датата на фактурата; Vezpa не го издава и не слага реда във фактурата.

Редът за туристическия данък показва единици × ставка — например 14 × 2,00 —, когато всички облагаеми единици (нощувки на човек или на стая) имат еднаква ставка; при различни ставки остава 1 × общо. Каталуния изисква нощувки и ставка във фактурата, а в Нидерландия изчислението на нощувка държи данъка извън основата. При съмнение попитайте счетоводителя си: изборът важи за фактурите, издадени от този момент. Ако не сте регистрирани по ДДС, нищо не се променя: менюто не се показва, редът излиза без данък и за целия документ важи бележката за освобождаване най-долу.

Същото действие за издаване е налично от резервация в спа центъра или от продажба на продукт. Фактурата излиза с един-единствен ред Уелнес, който носи общата сума по сметката.

Останалата част от потока е същата: вид клиент, справката ARES там, където е приложима, издаване, PDF.

IBAN, който зададете в Настройки, се отпечатва върху всяка фактура, във всичките 21 държави, като обикновен ред с основание за плащане, за да може гостът да плати с банков превод. Без IBAN не се отпечатва никакъв ред за плащане.

Кой номер служи като variabilní symbol зависи от формата. При «Префикс + номер / година (напр. 54/2026)», или с префикс, който съдържа букви, това е отделен брояч, уникален за обекта и никога не използван повторно, който не съвпада с номера на фактурата. При «Префикс + година + четирицифрен номер (напр. 20260054)» и номер само от цифри (най-много 10) VS е самият номер на фактурата — фактура 20260054, VS 20260054, и в QR кода — както в чешките счетоводни системи: който плаща, намира фактурата в извлечението си без втори номер.

Ако сте в Чехия, Настройките имат и поле Номер на сметка (чешки формат): изпишете го като префикс-номер/код на банката (например 19-2000145399/0800). Точно това се отпечатва върху фактурата, защото това е формата, която чешките фирми търсят; IBAN остава отпечатан отдолу, за онези, които плащат от чужбина. QR Platba обаче приема само IBAN, затова Vezpa го извежда от номера, който сте въвели, и го показва под полето — веднага виждате към коя сметка ще води кодът. Ако попълните и двете полета и те сочат към две различни сметки, Vezpa отказва да запази и ви уведомява.

На страницата Фактуриране иконата най-горе отваря списъка Издадени фактури. Всеки ред показва номер, дата, сума и състояние: Издадена, Платена, Анулирана.

Най-краткият път е от «Табло»: плочката «Счетоводство», до POS, отваря направо «Издадени фактури».

Най-горе в списъка е «Търсене» («Номер, клиент, ЕИК или гост»): търси в номера, в името на клиента, в данъчния му номер или номера по ДДС и в името на госта от резервацията. Отдолу са филтрите по състояние — «Всички», «Издадена», «Платена», «Анулирана» — и, когато фактурите обхващат повече от една година, менюто за година с «Всички години». В горната лента «Сортирай по» предлага «Най-новите първо», «Най-старите първо», «Номер: от най-големия», «Номер: от най-малкия», «Сума: от най-голямата», «Сума: от най-малката», «Клиент (А–Я)»; по подразбиране е «Най-новите първо». Списъкът зарежда по 50 фактури: най-долу «Зареди още» носи следващите.

Платена се появява, когато клиентът плати от връзката, отпечатана върху фактурата. Потвърждението обаче пристига в момента, в който тази страница се отвори отново: ако клиентът плати и не се върне, фактурата остава още известно време Издадена, въпреки че парите вече са във вашата Stripe сметка. При съмнение истината е във вашия панел Stripe.

Повторно отваряне на PDF файла

Докоснете Отваряне на PDF: документът е запазен точно както е бил в момента на издаване, не се генерира отново.

Изпращане на фактурата по имейл

Бутонът «Изпрати фактура» е в лентата на прегледа на PDF, както веднага след издаването, така и когато отворите фактура отново от списъка, а опцията остава и в менюто на реда. Отваря листа за изпращане, само по имейл: «Адрес на получателя» може да се редактира и започва с имейла на клиента от фактурата, а ако го няма — с този на госта. Vezpa проверява дали адресът е валиден и наистина изпраща там, с архивирания PDF като прикачен файл.

Текста на имейла пишете в «Текст на имейла с фактурата», в настройките за фактуриране: изберете «Език на текста», после «Тема» и «Текст». В празното поле виждате текста по подразбиране, който важи, докато не напишете свой, и можете да използвате {ospite_nome}, {struttura_nome}, {numero_fattura}; «Възстанови текста по подразбиране» връща текста по подразбиране. Имейлът тръгва на езика на госта, а подписът е името на обекта, което гостът познава, а не наименованието на фирмата ви.

Анулиране

1. Отворете фактурата от списъка и изберете Анулиране на фактура
2. Потвърдете: фактурата преминава в състояние Анулирана
3. Номерът остава запазен и никога не се преразпределя

При технически проблеми или въпроси за начина, по който работи приложението:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• Имейл: [email protected]

При въпроси относно нормативната уредба (статут по ДДС, ставки, особени данъчни случаи във вашата държава) се обърнете към счетоводителя си.