Ръководство за касата

Касата се отваря от страницата Табло с бутона «Каса», до POS. Може да я използва всяка роля, която приема плащания; почистването и наблюдателят не я виждат.

Тя продава артикулите от каталога, които имат включено «Каса» в «Къде се продава», в реда, избран за касата. Има и продукти на Уелнес: наличността е една-единствена, тази на Каталога. Екранът има четири зони:

• горе количката с общата сума и редовете, а до нея цифровата клавиатура;
• в средата бутоните на артикулите от избрания отдел, всеки в своя цвят;
• под тях разделите на отделите; на широк екран, като този на компютър, горната лента нарежда количката, на две пети от екрана, с пунктирна линия, която свързва всеки ред със сумата му, клавиатурата и отделите, с артикулите отдолу по цялата ширина; отделите стоят до колоната «Последни продажби»: днешните продажби, от най-новата, с час, номер, обща сума и как е платена или в коя стая е начислена; с докосване на някоя се отваря нейната карта, с редовете и плащането, на мястото на отделите (затваря се с ×);
• най-долу бутоните, които приключват продажбата; на широк екран стоят в колона вдясно от клавиатурата, всички с еднакъв размер, с «Печат» най-долу; там «Печат на сметката» се казва «Печат».

На телефон касата е подредена различно: горе общата сума с редовете на количката; долу артикулите на избрания отдел; под тях разделите на отделите и, в долния десен ъгъл, иконата на клавиатурата, която я отваря и затваря до артикулите. При отваряне се вижда първият отдел; ако още не сте създали отдели, има само клавиатурата, а над нея – сумата, която въвеждате. «Печат на сметката» и «Събери плащане» са икони горе: «Събери плащане» отваря избора на начин на плащане («В брой», «Карта», «Tap to Pay», «Към стаята»). «Последни продажби» са в менюто ⋮ горе и се отварят в лист; докосването на продажба показва нейната карта.

На таблета важат жестовете и иконите горе като на телефона, но количката е вляво, а артикулите на избрания отдел – вдясно, с разделите на отделите под тях; клавиатурата се отваря под артикулите, а «Последни продажби» – в прозорец.

Ако управлявате повече от един обект, иконата «Обект» горе избира за кой продавате: касата показва само артикулите, разрешени в този обект.

Артикулите се създават и променят в каталога: който управлява цените, може да го отвори и оттук, с бутона «Артикули» горе, до «Обобщение на касата». Когато се върнете в касата, новите артикули вече са там.

1. Докоснете отдел долу, после артикулите: всяко докосване добавя един в количката. Две докосвания на същата бира дават един ред, «Бира ×2».
2. За да продадете няколко наведнъж, първо въведете броя на клавиатурата и после докоснете артикула: 3 и после «Кафе» добавя три кафета.
3. При артикул със свободна цена числото от клавиатурата е цената: въведете сумата, после докоснете артикула.
4. За нещо, което го няма в каталога, въведете сумата и докоснете «Начисли»: редът отива в избрания отдел, с неговото име.
5. На телефон и таблет клавиатурата не умножава: служи за ръчната сума. За да продадете няколко броя, задръжте артикула: карта пита колко, със собствена клавиатура; ✓ потвърждава, ✗ отказва. За артикул със свободна цена след докосването същата карта иска цената.
6. Докоснете ред в количката, за да промените «Количество», «Цена» (само за артикули със свободна цена и ръчни суми) или за да го махнете с «Премахни». Ръчната сума няма количество: в количката се вижда «Ръчна сума» с отдела, в който е влязла, и може да се коригира само сумата. Цената се въвежда като на клавиатурата на касата: първата цифра заменя предишната стойност, а цифрите влизат от стотинките (1, 2, 5, 0 = 12,50). На широк екран панелът се отваря вътре в списъка на количката, до редовете, вместо отдолу, а цената се въвежда от клавиатурата на касата до него.

Артикул със следена наличност, който е свършил и не е продаваем под нулата, се показва в сиво с «Изчерпан» и не може да се добави. Всяка приключена продажба изважда продадените артикули от наличността; сторниране ги връща.

Двукратно докосване на «Събери плащане» или нов опит след мрежова грешка не записва две продажби.

След плащане се появява съобщението «Продажбата е записана» с бутона «Разписка»: това е номерираната разписка за плащане с продадените редове, във формат A5 или като бон от 80 mm. Не е фискален документ. Начисляването към стая няма разписка: то отива в сметката на резервацията.

«Печат на сметката» отпечатва количката преди плащането, за да покажете сметката на масата. На листа пише, че не е разписка.

Касовата бележка

Когато «Фискален модул» е активен и данните за достъп до Agenzia delle Entrate са въведени, всяко плащане в брой или с карта издава касова бележка (търговски документ) и я изпраща на Agenzia: вместо «Разписка» съобщението предлага «Касова бележка», а същият бутон има и в обобщението на касата. Касовата бележка разделя плащането в брой от електронното плащане. Начисляването към стаята не издава касова бележка: то влиза в касовата бележка при приключване на сметката. Сторнирането издава анулиране на касовата бележка. Всеки артикул трябва да има своята ставка на ДДС: артикул с ДДС, който още не е зададен, спира продажбата, докато не го зададете в каталога. Разходите и активирането са описани в Ръководство за електронно фактуриране.

Иконата «Обобщение на касата» в горната част на касата отваря числата за деня; стрелките минават към предишния или следващия ден.

• «Събрано»: в брой и с карти.
• «Начислено към стаи»: показано отделно, защото това още не са пари в касата.
• «По начин на плащане» и «По отдел»: как се разпределят сумите.
• «Продажби»: всяка продажба с час, номер и начин на плащане. Сторното се отчита в деня, в който го направите, с отрицателна сума: сторнираните продажби остават в списъка, задраскани, а вече отпечатано обобщение не се променя.

Иконата «Анулирай сметката» до общата сума отхвърля текущата сметка и връща касата както при отварянето: празна количка и клавиатура, първи отдел. Ако в количката има нещо, първо иска потвърждение.

Обобщението се отпечатва от иконата на принтера, във формат A5 или 80 mm.

При смените който работи на касата, я отваря с начална сума, записва парите в брой, които влизат и излизат, и накрая преброява чекмеджето. Изключени са, докато не ги включите: на страницата Обект, група «Модули», превключвателят «Касови смени». Виждат го директорът на хотела и асистентът. Когато смените са изключени, касата работи, както е описано по-горе.

Когато смените са включени, в горната част на касата се появява лента: с кехлибарена ивица показва «Няма отворена смяна», със зелена ивица показва кой е отворил смяната и в колко часа.

1. «Отвори смяна»: въведете началната сума, с която започвате. Полето предлага преброеното при закриването на предишната смяна («Предложена начална сума»); ако го промените, обяснете защо в «Бележка за разликата». Без отворена смяна касата не приема пари в брой: «В брой» първо предлага да отворите смяна.
2. По време на смяната «Изтегли пари в брой» (червено) и «Внеси пари в брой» (синьо) записват парите, извадени от чекмеджето или поставени в него, със сумата и задължително поле «Причина». Не можете да изтеглите повече, отколкото би трябвало да има в касата. На тесен екран, като този на телефона, лентата показва само състоянието: докоснете я и действията се отварят в меню.
3. «Затвори смяната»: касата показва «Очаквани пари в брой»; въведете в «Преброени пари в брой» колко намирате в чекмеджето и веднага виждате «Излишък» или «Недостиг», с бележка за обяснение. След закриване на смяната «Печат» създава отчета за закриване във формат A5 или 80 мм.

Очакваните пари в брой са началната сума плюс плащанията в брой през смяната (продажби на касата, стаи, платени в брой, туристически данък в брой) плюс внесените суми, минус тегленията и сторнираните продажби.

Иконата «История на смените» горе показва на директора на хотела и на асистента смените за всеки ден, и по служител, с движенията в касата и отчета за повторен печат.

В обобщението докоснете продажбата, после «Сторнирай» и потвърдете. Какво става, зависи от това как е приключена:

• в брой или с карта (терминала на обекта): записва се обратно движение; парите ги връщате вие;
• Tap to Pay (POS на Vezpa): възстановяването се връща само по картата на клиента. Ако възстановяването не успее, продажбата остава каквато е била;
• към стаята: редовете излизат от листа «Екстри» на резервацията.

Във всеки случай наличността на продадените артикули се възстановява.