Ръководство за управление на екипа

Само собственикът на акаунта — този, който е регистрирал обекта и на чието име са договорът и плащанията — може да добавя или премахва членове на екипа. Акаунта на сътрудника създавате вие, като сами избирате потребителско име и парола: Vezpa не изпраща имейл с покана.

Как да създадете акаунт на сътрудник

1. Табло → ⋮ → Конфигурация → Екип
2. В долната част на страницата Управление на екипа докоснете Добавяне на потребител — бутонът е там, докато в плана ви има свободни места, а броячът горе показва колко вече сте използвали
3. В прозореца Нов потребител напишете Потребителското име, което искате да дадете на сътрудника: свободно избрано име за вход, поне 3 знака, различно от това на всеки друг потребител на Vezpa. Не е нужен имейл адрес
4. Напишете началната Парола — иконата вдясно я показва или скрива. Тя трябва да премине стандартните проверки за сигурност, така че без твърде кратки или твърде разпространени пароли
5. Изберете езика, на който сътрудникът ще ползва приложението и ще получава съобщенията: започва с езика на обекта
6. Докоснете Добави: акаунтът е готов веднага и се появява в списъка на екипа с ролята Потребител

Сътрудникът изтегля приложението Vezpa и влиза с потребителското име и паролата, които сте му дали. При първото влизане акаунтът автоматично се свързва с използваното устройство (обвързване с устройство).

Vezpa организира екипа в 7 роли. Пет от тях работят в стандартното табло на приложението, а две имат собствено табло. Дайте на всеки сътрудник ролята, която е най-близо до реалната му работа.

Две семейства табла

Пет роли работят в стандартното табло на приложението, всяка с разделите, които ролята ѝ отключва:

Камериерката и наблюдателят имат вместо това собствено табло, направено само за тяхната работа:

* Наблюдателят вижда календара в режим само за четене и ограничен само до стаите, назначени от директора на хотел.

За да защити данните на обекта, Vezpa използва обвързване на устройство: всеки екипен акаунт е обвързан с едно устройство при първото влизане. Това предотвратява използването на един и същ акаунт на множество устройства и защитава от неоторизиран достъп.

Как работи обвързването на устройство

• При първото влизане приложението регистрира уникален идентификатор на устройството (UUID) и го обвързва с акаунта
• От този момент акаунтът работи изключително на това устройство
• Всеки опит за влизане от друго устройство е блокиран със съобщение за грешка

Как да извършите нулиране

1. Отидете в Конфигурация > Роли и разрешения
2. Изберете члена, който се нуждае от нулиране
3. Натиснете бутона Нулиране на устройство
4. Членът може да влезе от новото устройство — обвързването ще се извърши автоматично при следващото влизане

Ако загубите достъп до профила си — забравена парола или приложението authenticator вече не е налично — можете да го възстановите сами, без да се свързвате с поддръжката.

Забравена парола

Ако не помните паролата си, можете сами да я нулирате директно от екрана за вход.

1. На екрана за вход докоснете Забравена парола?
2. Въведете имейла или потребителското име на профила си и потвърдете
3. Проверете имейла си — ако адресът е регистриран, ще получите линк за нулиране на паролата
4. Отворете линка и задайте новата парола

Код за възстановяване

Когато активирате двуфакторна проверка (2FA), приложението ви показва личен код за възстановяване: съхранявайте го на сигурно място. Можете да го използвате вместо кода от приложението authenticator всеки път, когато влизате, ако нямате под ръка телефона с authenticator.

• Кодът за възстановяване е уникален: винаги съществува само един активен на профил
• Всеки път, когато го използвате за вход, системата го заменя автоматично с нов — запазете веднага новопоказания код
• Нов код се генерира и показва и всеки път, когато настроите отново двуфакторната проверка (например след «Изгубих authenticator»)
• Ако загубите както кода, така и authenticator, използвайте «Изгубих authenticator» при вход, за да нулирате двуфакторната проверка чрез имейл

Изгубих authenticator

Ако сте загубили както достъпа до приложението authenticator, така и кода за възстановяване, можете да деактивирате двуфакторната проверка чрез имейл.

1. На екрана за проверка на кода докоснете Изгубих authenticator
2. Потвърдете данните си за вход (потребителско име и парола)
3. Проверете имейла си и отворете получения линк
4. Двуфакторната проверка се деактивира: при следващия вход ще бъдете помолени да я настроите отново

Когато създавате потребител с роля Наблюдател, трябва да посочите точно кои стаи може да вижда. Този механизъм е от съществено значение за обекти с множество собственици или за предоставяне на частичен достъп на външни сътрудници.

Как да назначите стаи

1. Създайте новия член с ролята Наблюдател от раздел Екип
2. В екрана за конфигурация изберете една или повече стаи за назначаване от пълния списък със стаи
3. Потвърдете избора — наблюдателят ще вижда изключително резервации и календар за избраните стаи

Какво вижда наблюдателят

• Календар — само редовете за назначените стаи; всички други редове са напълно скрити
• Резервации — само резервации, включващи поне една назначена стая, със свързаните детайли
• Табло — недостъпно, запазено за директор на хотел и асистент
• Тарифи, OTA, екип, статистики — напълно скрити, не са в менюто

Случай на употреба: мениджъри на апартаменти

В обект, управляващ апартаменти от различни собственици, всеки собственик може да получи акаунт на наблюдател с видимост, ограничена до собствения му апартамент. По този начин:

• Всеки собственик вижда само резервациите на собствения си апартамент
• Няма достъп до данни, цени или резервации на други апартаменти
• Може да следи заетостта и датите, без да може да променя нищо

Двете страници, които управляват достъпите, имат различни получатели и в приложението се показват само на този, който наистина може да ги използва.

Премахване на сътрудник, който работи върху няколко обекта

Ако сътрудник има достъп до няколко обекта, премахването му от един не изтрива акаунта му: той губи достъп само до обекта, от който го премахвате, и продължава да работи нормално върху останалите. Приложението Ви го потвърждава със специално съобщение.

• Сътрудник, присъстващ само в този обект → акаунтът се изтрива, както преди
• Сътрудник, присъстващ и в други обекти → отнема се само достъпът до този обект
• Същото важи и за деактивирането от «Роли и права»: то не изключва акаунта в другите обекти

Промяна на собствената парола

Паролата е лични данни: всяка роля — включително камериерка и наблюдател — я променя от менюто на акаунта горе вдясно в собствения си екран, без да минава през ръководството. Собственикът все пак може да нулира паролата на член от страницата Екип, например ако сътрудникът остане извън приложението.

Таблата на камериерката и на наблюдателя

Този, който има роля камериерка или наблюдател, работи в специален екран. Лентата горе вече предлага същите удобства като останалите табла:

• «?» — отваря отново ръководството стъпка по стъпка за екрана, когато поискате
• Тема — превключва между светла и тъмна
• Език — сменя езика на приложението, независимо от държавата на обекта; важи и за известията и имейлите, които Vezpa ви изпраща
• Меню на акаунта — промяна на собствената парола и изход; изходът връща към екрана за вход