Ръководство за касов терминал (POS)

Касовият терминал (POS) ви позволява да инкасирате плащане директно от приложението, независимо дали е свързано с резервация или е свободна сума (гост на минаване, непланиран екстра).

От POS избирате между две отправни точки:

• Върху резервация: списък с резервации с текущ или предстоящ престой, вече готов, без да се налага да търсите нищо. Избирате резервацията и приложението вече предлага оставащата сума за инкасиране. Предложената сума следва същата настройка като линка за плащане: включва туристическия данък само ако «Включи данъците в онлайн плащанията» е включено.
• Свободна сума: инкасо на рецепцията без свързана резервация (напр. допълнителна услуга, спонтанна продажба).

За последователност, в цялото приложение методите на плащане се показват винаги в един и същ ред:

Изберете Карта сред методите на плащане: приложението ви показва екран със сумата (редактируема) и основанието (предварително попълнено с обекта и датите на престоя, редактируемо до 50 знака). Потвърдете, за да продължите.

1. Ако на телефона е налична функцията Tap to Pay on iPhone и е сдвоен и Bluetooth четец, приложението ви пита кой от двата да използвате.
2. Ако още не сте сдвоили Bluetooth четец и Tap to Pay не е налично, приложението ви води през сдвояването на четеца.
3. На цял екран се появява „Приложете картата“: гостът доближава картата (или телефона/смарт часовника) до четеца или до вашия iPhone.
4. По време на обработката виждате индикатор за изчакване; след приключване на операцията получавате резултата: успешно инкасо (с разписка за печат или споделяне) или ясно съобщение за грешка, ако плащането не премине, така че веднага знаете как да продължите (да опитате отново, да смените метода).

Разписката за плащане

След плащане с карта «Печат на разписка» и «Изпрати касова бележка» използват «Разписка за плащане», изготвена от сървъра на езика на госта. Най-горе е името на обекта, с пореден номер за обекта и годината (например R-2026-0042), дата и час; после «Получател»: наименование, адрес на два реда (улица, номер и пощенски код; населено място и провинция), и данъчен номер, номер по ДДС или данните на доставчика от фактурирането и CIN, само ако ги има. Ако плащането е свързано с резервация, следва «Отнася се за», без името на госта и без броя на гостите: номер на резервацията, престой (дати и нощувки) и «Настаняване» или «Места за настаняване»; ако няма какво да се покаже, блокът се пропуска.

Следват сумите: «Обща сума на резервацията», «Аванс» (само ако е имало по-ранно плащане), «Платено» и «Остатък» (салдото само за плащания от тази версия нататък); после картата: марка и само последните четири цифри (**** **** **** 1234), начин на четене (безконтактно, чип, портфейл), вид сметка, приложение, AID, код за оторизация, идентификатор на транзакцията и «ОДОБРЕНО». Най-долу бележката, че не е фискален документ, и екземплярът за клиента. Бележката от 80 mm показва «Настаняване» или «Места за настаняване» вместо госта.

«Печат на разписка» пита за формата: «Документ A5» («За обикновени принтери, като фактурата») или «Бележка 80 мм» («За термопринтери с ролка»). «Изпрати касова бележка» отваря изпращането само по имейл, с вече попълнен и редактируем адрес на госта и прикачен PDF; «Сподели PDF» подава PDF към менюто за споделяне на телефона.

И плащанията с карта в Уелнес — резервации на услуги и продажби на продукти — получават пълната «Разписка за плащане», в същата поредица от номера: вместо престоя показва датата и часа на посещението и терапевта, а редовете са сметката (услуга и допълнения, например «2 × Крем») или продадените продукти, с доставката. Простата разписка, изчертана от приложението, с бележка «Нефискален документ», остава само в демото. За плащане, прието преди тази версия, разписката се създава при първото отваряне: данните на картата се четат отново от Stripe, остатъкът — не.

Разписката не е само на екрана с резултата: в резервацията, сред регистрираните плащания, всяко плащане с карта на POS има иконата на разписката («Разписка за плащане») с «Печат на разписка», «Изпрати касова бележка» и «Сподели PDF», за да я отпечатате или изпратите отново, когато трябва.

Tap to Pay on iPhone е функцията на Apple, която превръща вашия iPhone в терминал за плащания: гостът доближава своята карта, телефон или смарт часовник до вашия iPhone и плащането се приема, без нужда от външен четец.

Изисквания:

• Съвместим iPhone с инсталирана последна версия на iOS.
• Обектът трябва да се намира в една от 27-те държави, в които Apple и Stripe поддържат Tap to Pay on iPhone.
• Функцията трябва да бъде активирана от директор на хотел или асистент; при първо използване приложението показва информационен екран с условията за ползване.

Когато е налична, я избирате директно в процеса Карта на рецепцията: не се изисква никаква допълнителна конфигурация, нито закупуване на хардуер.

За свободно инкасо приложението показва клавиатура в стил POS терминал, на цял екран на телефона; на таблета или със завъртян телефон тя е до основанието и сумата: въвеждате сумата, добавяте (или редактирате) основанието и потвърждавате.

Екранът на цял екран избягва разсейването по време на инкасо на рецепцията и е замислен да се чете удобно дори когато показвате телефона на госта.

Ако сте активирали модула Wellness, от подраздела Каса продавате продукти и услуги по същата логика на общия POS: добавяте артикули в кошницата и избирате метод на плащане, винаги в реда Ръчно · Карта · Stripe · Начисляване.

При плащане наличността на продуктите се обновява автоматично и се издава разписка.

С метода Начисляване сумата не се инкасира веднага: тя се добавя към сметката на резервацията и гостът я уравнява при напускане, заедно с останалата част от престоя.

Полезно е за гости, които вече са настанени и предпочитат да платят всичко наведнъж при заминаване.

• Плащането с Карта се проваля: приложението показва причината (напр. отказана карта, нестабилна връзка); можете веднага да опитате отново или да преминете към друг метод (Ръчно, Линк Stripe), без да губите вече въведените сума или основание.
• Няма наличен четец: използвайте Линк Stripe, за да накарате госта да плати от своя телефон, или отбележете инкасото като Ръчно, ако сте получили пари в брой.
• Tap to Pay не се появява: проверете дали iPhone има последната версия на iOS и дали обектът е в поддържана държава; междувременно използвайте сдвоен Bluetooth четец.

В списъка с резервации на щанда, ако една резервация още няма разпределено настаняване, на мястото на името на стаята се появява предупреждението: икона за внимание и надписът «Стаята не е разпределена» в червено. Отдолу остават името и датите, така че редът пак се разпознава.

Инкасото работи както винаги. Избирате реда, приемате плащане с всякакъв метод и можете да го начислите на престоя: предупреждението не блокира нищо, само напомня, че по тази резервация е останала работа.

В отпечатаната сметка — и в разпечатките на депозити и начисления — на мястото на вътрешния код стои изречението «Стаята не е разпределена»: това, което стига до ръцете на госта, е четимо изречение, а не число без значение.