Ръководство за резервации

Разделът Резервации обединява три инструмента, достъпни чрез табовете в горната част:

• Стаи — статус на почистване и заетост на стаите за избрания ден
• Резервации (по подразбиране) — списък с всички резервации с филтри и търсене
• Гости — търсене в историята на гостите на обекта

Показва статуса на всяка стая за конкретна дата. В горната част има избор на дата (по подразбиране днес).

За всяка стая виждате:

• Име или номер на стаята
• Статус на заетост: свободна, заета, пристигаща, заминаваща
• Текущ статус на почистване
• Име на госта (ако е заета)

Натиснете върху стая, за да видите детайли и да промените статуса.

Таблата на отделите

Всяка стая носи и икона, която показва състоянието й с един поглед, без четене: метлата, когато има за почистване — тя има предимство пред всичко останало, защото е единственото, по което трябва да се действа — зелената отметка, когато стаята е свободна и чиста, леглото, когато е заета, и стрелките за пристигане, заминаване и смяна в същия ден, знакът за забрана, когато е затворена за продажба, и инструментите, когато е спряна заради работа.

Всяка стая има две текстови полета: едното попълва камериерката, другото рецепцията. Крушка за смяна или допълнително легло за подготвяне нямат отговор — просто трябва да останат видими, докато някой не се погрижи. Под всяка бележка винаги стоят датата и часът на написване.

Правилата са прости:

• Своята бележка пишете, променяте и триете, когато поискате.
• Готово може да отбележи всеки, който вижда бележката, включително този, който я е написал: ако сигнализирате нещо и после сами го оправите, затваряте кръга, без да триете реда, и остава следата за това, което е направено.

«Не безпокойте» и час на пристигане

Когато гостът поиска да не бъде безпокоен, отворете картата на стаята и докоснете „Не безпокойте" за днес. На картата на стаята се появява тъмен знак «Не безпокойте», видим и при превъртане на списъка, а камериерката го вижда в своята карта: стаята излиза от обиколката за почистване. Ако гостът промени решението си, в същия лист опцията става Махни „Не безпокойте".

Важи само за днес: утре стаята сама се връща в обиколката, без никой да трябва да го маха. В деня на пристигане редът на госта показва и обявения час на пристигане, до иконата на часовник.

Всяко настаняване има едно от четирите състояния на почистване. Редът под името на стаята го показва, следван от името на човека, на когото днес е възложено почистването, ако има такъв:

В картата на стаята ред от четири бутона избира състоянието с едно докосване. Под него е «Възложи на…», с което избирате кой почиства днес измежду потребителите с роля Камериерка: възлагането важи само за днес — утре стаята трябва да се възложи отново —, а «Няма» го премахва. Ако никой потребител няма тази роля, листът го казва и показва къде да добавите такъв.

Списъкът показва всички резервации за обекта. Всяка карта представя:

• Име на госта
• Дати на настаняване и напускане
• Назначена стая
• OTA канал с отличителен цвят
• Статус на резервацията

Натиснете върху карта, за да отворите пълните детайли на резервацията.

Списъкът с резервации предлага няколко филтъра, които могат да се комбинират:

Престой в периода

В листа «Филтри», преди «Дата на пристигане», е разделът «Престой в периода». Двата бутона «От» и «До» отварят един и същ календар, в който избирате началото и края заедно. Филтърът задържа гостите, които нощуват тук поне една нощ между двете дати, дори ако пристигат по-рано или заминават по-късно: отговаря на въпроса «кой е в къщата тази седмица?».

Това не е същото като «Дата на пристигане» и «Дата на заминаване», които задържат само пристиганията или заминаванията в интервала. След «Приложи» филтърът се появява сред етикетите в долната част на списъка като «Престой в периода», с датите си, и се маха с кръстчето си като останалите.

Тип и хранене

В листа «Филтри», точно преди «Престой в периода», има две секции с бутони за докосване: «Тип» и «Хранене». Можете да включите един или няколко: при няколко типа списъкът запазва резервациите с който и да е от избраните, и същото важи за храненето. Бутоните показват само типовете стаи на вашия обект и видовете хранене, които действително са продадени; секция, която би имала само един вариант, не се показва.

Типът гледа стаите в резервацията: резервация с две стаи от различен тип излиза и за двата. След «Приложи» филтърът се появява сред плочките в долната част на екрана като «Тип» или «Хранене» със стойността и се премахва със своето кръстче, като останалите. Важи и за «Експорт на списъка»: файлът съдържа само филтрираните резервации.

Експорт и печат на списъка

«Експорт на списъка», в горната лента (или в менюто с три точки, когато в лентата няма място), отваря лист с четири избора: CSV, Excel, PDF и «Печат». Експортират се точно резервациите, които виждате, с активните филтри — включително търсенето — и всички редове на резултата, не само показаната страница.

Сумите са във валутата на обекта, с кода в заглавието на колоната. Файлът се подготвя от сървъра и се отваря в менюто за споделяне на устройството: оттам го запазвате или изпращате. Над 10 000 резервации експортът не започва и ви моли да стесните филтрите, например до по-кратък период.

Избор на няколко резервации

Продължително натискане върху резервация или бутонът «Избери» в горната лента (или в менюто с три точки) включва множествения избор. Всяка карта показва квадратче, а докосването го отмята, вместо да отвори резервацията; изборът се запазва и при смяна на страницата. Долу се появява лента, която брои избраните — например «5 избрани» — с три бутона:

Етикетите принадлежат на един обект: ако имате няколко, първо изберете един в селектора над списъка, иначе листът показва само съобщението «Етикетите принадлежат на един обект. Изберете конкретен обект, за да филтрирате по етикет.». Масово анулиране или масово настаняване нарочно няма: това се прави резервация по резервация, от нейната карта.

Натискането на резервация отваря пълните детайли с: данни за госта, дати, стая, план за хранене, общи суми и плащания, OTA канал, статус.

Действия за директни резервации

• Промяна на дати, промяна на стая, промяна на план за хранене
• Анулиране
• Управление на такси и плащания
• Настаняване / Напускане

Действия за OTA резервации

• Промяна на дати (само удължаване — добавяне на нощувки)
• Преглед на детайли
• Неявяване, ранно напускане

Резервациите от портали не се анулират оттук

Резервация, дошла от портал, може да се отваря, да се чете и да се удължава (добавяне на нощувки), но не може да се анулира и не може да се скъсява от приложението: анулирането се прави в портала и се синхронизира автоматично. Директните резервации — Телефон, Агенция, Walk-IN, Имейл, Директно / уебсайт, Редовен гост, Booking Engine — се анулират нормално.

Разделът Гости ви позволява да търсите в историята на всички гости, настанявали се в обекта.

При празно поле за търсене списъкът показва последните гости. За да намерите някой друг, търсете по фамилия или телефон и потвърдете. Докоснете гост, за да отворите пълната му карта.

Под името зелен знак брои престоите при вас: «1 престой» за дошлия веднъж, а от два нагоре «Редовен гост · 3 престоя». Vezpa го изчислява сам от историята: няма нищо за настройване или отбелязване на ръка.

До знака се виждат и звездата «VIP» за гостите, отбелязани като VIP, и техните цветни етикети.

Филтриране на гостите

Под полето за търсене има ред филтри:

• «VIP» — само гостите, отбелязани като VIP.
• «Редовен гост» — само тези с поне два престоя.
• «Етикет» — меню с етикетите на гостите; «Всички» премахва филтъра. Появява се, щом има поне един етикет.
• «Националност» — напишете държавата; «Всички» премахва филтъра.

Филтрите работят върху последните гости (до няколкостотин), не върху целия архив: гост отпреди много време намирате, като търсите по фамилия или телефон.

Как да отбележите гост като VIP и да му добавите етикети, обяснява Ръководство за история на клиентите.

Натискането на гост отваря пълната история на престоите му: хронологичен списък с дати, стая, канал и обща сума за всеки престой.

Полезно за:

• Разпознаване на редовни гости
• Проверка на предпочитания (предпочитана стая, план за хранене)
• Преглед на история на плащанията

От раздел Резервации натиснете бутона + (FAB долу вдясно), за да създадете нова резервация.

1. Изберете дати
   Изберете настаняване и напускане от избора на дата.
2. Проверете наличността
   Системата автоматично проверява свободните стаи.
3. Попълнете данните за госта
   Автодовършването търси в историята на гостите: ако гостът е отсядал преди, данните се попълват предварително. В формуляра ще намерите и «Канал» (Телефон, Агенция, Walk-IN, Имейл, Директно / уебсайт или Редовен гост), и «Език на госта». «Език на госта» определя на кой език тръгват имейлите и съобщенията и предлага всички езици: първо езикът на вашия обект, после останалите по азбучен ред: когато е оставен на «Автоматично», Vezpa използва езика, на който гостът е резервирал в портала, после езика на страната му, после езика на обекта. Ако имейлът не съществува на този език, тръгва на английски.
4. Изберете стая и план за хранене
   Изберете стаята и типа план за хранене. Ако на тези дати стаята е със затворено пристигане или заминаване («Дни за пристигане и заминаване» в тарифите), се появява оранжевият етикет «Пристигането е затворено» или «Заминаването е затворено»: пак може да се резервира, това е предупреждение, не забрана.
5. Потвърдете
   Резервацията се създава и календарът се актуализира.

Ако резервацията се роди без настаняване

Може да се случи току-що създадена резервация да остане без физическо настаняване, което може да ѝ бъде назначено: тогава я намирате в реда Изключения на календара. Не е нужно сами да забележите — веднага тръгва предупреждение до Директор на хотел, Асистент и Потребител (рецепцията), по имейл на езика на всеки от тях, с директна връзка към резервацията, и като push известие. Същото важи, когато резервацията остава непокрита заради промяна от OTA канала или добавена стая. Подробностите са в ръководството за Календара.

Освен незабавна резервация, можете да създадете търговско предложение — оферта със срок, до който клиентът трябва да потвърди и плати.

Как работи

1. Създайте резервацията както обикновено
   Изберете дати, стая, план за хранене и попълнете данните на клиента.
2. Натиснете "Създаване на предложение"
   Вместо "Потвърди резервация", натиснете бутона Създаване на предложение отдолу.
3. Изберете срока
   Отваря се избор на дата, където задавате крайния срок за потвърждение. По подразбиране системата предлага деня преди настаняването.
4. Потвърдете
   Резервацията се създава с зададения срок. Стаята остава блокирана до изтичане на срока.

Какво се случва при изтичане на срока

• В деня на изтичане клиентът получава напомнящ имейл с линк за плащане.
• След изтичане на срока резервацията се анулира автоматично: сумите се нулират, стаята се освобождава и клиентът се уведомява по имейл.

Ако след това цената се промени (дати, изхранване, премахната стая, преизчислен данък), сумата, поискана до крайния срок, се актуализира сама със същата разлика. При капаро се запазва същият процент от престоя.

В деня преди всеки краен срок, в 11:00 местно време на обекта, директорът на хотела и асистентът получават известие с името на госта, сумата и основанието; докосването му отваря резервацията. Когато плащането е пристигнало или резервацията е потвърдена въпреки това, докоснете реда на крайния срок и изберете «Премахни крайния срок»: резервацията остава и за крайния срок повече не се напомня. Плащането не се записва оттам: полученото плащане се записва като депозит.

Обобщена страница за клиента

Клиентът получава линк към страница за потвърждение, показваща обобщение на резервацията с ясно видим срока на офертата върху бутона за плащане (напр. "Извършете плащане до понеделник 15-06-2026"). Процесът е идентичен с този на Booking Engine.

Когато гостът е в „Блокирани гости“

Ако въведеният имейл или телефон е в списъка „Блокирани гости“ на обекта, при потвърждение или оферта се появява предупреждението „Блокиран гост“ с намерения имейл или телефон и причината. Можете да го затворите и да се откажете или да продължите: „Продължи въпреки това“ и след това, във втори прозорец, „Да, потвърди резервацията“. Резервацията се създава едва след второто потвърждение.

От историята на гостите можете да създадете нова резервация с всички данни на госта вече попълнени, без да се налага да ги въвеждате отново ръчно.

Как да процедирате

1. Потърсете клиента
   Отидете в раздел Клиенти и потърсете по фамилия или телефон.
2. Отворете детайла
   Натиснете името на клиента, за да видите пълния профил.
3. Натиснете "Нова резервация с този гост"
   Системата автоматично проверява пълнотата на регистрационните данни според вашата държава.
4. Изберете датите и потвърдете
   Изберете настаняване, напускане и стая както обикновено. Име, документ, контакти и всички лични данни са вече попълнени.

Валидиране на данните

Преди да продължите, системата проверява дали задължителните полета за вашата държава са попълнени. Изискванията варират според местното законодателство.

Ако липсват данни, известие показва списъка с липсващи полета. Все пак можете да продължите — данните могат да бъдат допълнени по-късно при регистрацията на госта.

Броят резервации и общата сума се изчисляват върху целия филтриран резултат, а не върху страницата, която гледате. При няколко страници общата сума ще е по-голяма от сбора на видимите карти: така е правилно. Ако смените филтър, се променят и двете.

Резервациите и обектите за настаняване се разглеждат от повече роли, но се променят само с оперативна роля.

С ролята Revenue разделът е само за четене: бутонът «Нова резервация» не се показва, а картата на обекта не показва действията за промяна. Това е съзнателен избор — ролята служи да чете търсенето и да управлява цените, а не да мести планирането.

В списъка всяка резервация носи етикет със стаята. Ако настаняването не е разпределено, този етикет става предупреждение: икона за внимание и надписът «Стаята не е разпределена» в червено, вместо номера. Иконата и текстът казват същото като цвета, така че се разпознава и без различаване на червеното.

Служи да откриете резервацията за оправяне без да я отваряте. За да я решите, отворете резервацията и използвайте бутона «Разпредели стая».