Ръководство за история на клиентите

Историята на клиентите е централният архив на всички гости, които са отсядали във вашия обект. Всеки път, когато гост завърши настаняването си, данните му се записват автоматично в историята, така че винаги да са ви под ръка за бъдещите престои.

Къде да намерите историята

От навигационната лента на приложението докоснете Резервации и изберете раздела Клиенти. Ще се отвори екранът за търсене с текстово поле, в което да въведете критериите.

Критерии за търсене

Можете да търсите гост по различни критерии. Търсенето е гъвкаво и комбинирано: достатъчно е да въведете дори само част от данните, за да получите резултати.

Как да разчитате резултатите

Резултатите се показват като списък от карти. Всяка карта посочва името и фамилията на госта, имейла (ако е наличен) и броя на предишните престои във вашия обект. Докоснете карта, за да отворите пълния профил на клиента.

При докосване на клиент в резултатите от търсенето се отваря неговият пълен профил. Този екран събира цялата информация, натрупана в хода на престоите, и предлага поглед на 360 градуса върху госта.

Лични данни

Горната част на профила показва личните данни на госта, събрани по време на регистрациите:

• Име и фамилия — основни данни на госта
• Дата на раждане — с посочване на възрастта и зодиакалния знак
• Място на раждане и гражданство — град, област и държава
• Документ за самоличност — вид, номер и срок на валидност
• Имейл и телефон — контакти за пряка комуникация
• Адрес на местоживеене — улица, град, пощенски код и държава

История на престоите

Под личните данни ще намерите пълния списък с всички престои на госта във вашия обект, подредени от най-новия към най-стария. Всеки престой показва:

Докоснете отделен престой, за да отворите пълните му детайли с всички начисления, плащания и свързани бележки.

Зеленият етикет с престоите

В резултатите от търсенето, под името, и в горната част на картата на клиента се показва зелен етикет с престоите на човека във вашия обект: «1 престой» първия път, а от два нагоре «Редовен гост · 3 престоя». Изчислява се сам, няма нищо за настройване: броят се неотменените и вече започнали резервации на човека, разпознат чрез историята, тоест включително свързаните с него минали резервации. Бъдеща резервация не се брои, докато гостът не пристигне.

Същата информация се появява и в картата на резервация: ако основният гост вече е отсядал при вас, виждате «Редовен гост · 2 предишни престоя», като там е достатъчен и един-единствен предишен престой. Описано е в ръководството за резервацията.

VIP и етикети на госта

Под зеления етикет с престоите картата на клиента има бутона «VIP»: докоснете го, за да го включите, и го докоснете отново, за да го изключите. Важи за цялата история на човека: виждат го включен и следващите резервации, които създават нова карта при всеки престой. Звездата се появява и в списъка с клиенти, и в картата на резервация на този гост.

До него са цветните етикети на госта: предпочитанията, които искате да помните, например «висок етаж» или «допълнителна възглавница». Хиксът върху етикет го премахва; «Етикет» със знака + отваря лист, в който избирате съществуващ етикет или създавате нов с «Нов етикет»: име до 30 знака, цвят и «Добави». Етикетите също важат за цялата история и когато премахнете един, той изчезва от всички карти, свързани с човека.

В списъка с клиенти при празно търсене се показват най-новите клиенти, а над списъка са филтрите «VIP», «Редовен гост», «Етикет» и «Националност». Подробностите са в ръководството за резервациите.

Включването и изключването на «VIP» и поставянето или махането на етикети следват същото право като писането в резервациите: който отвори картата без това право, вижда звездата и етикетите, но не може да ги променя.

Рожден ден

Ако датата на раждане е налична, системата откроява рождения ден на госта. Когато гост е в обекта в деня на своя рожден ден, специално известие се появява на страница Дирекция, така че да можете да подготвите подарък или поздравително съобщение — детайл, който прави разликата.

Бележки и спомени

Профилът на клиента може да съдържа персонализирани бележки, въведени от персонала на обекта. Използвайте бележките, за да отбележите:

• Предпочитания на госта (стая на висок етаж, далеч от асансьора, допълнителна възглавница)
• Алергии или хранителни непоносимости
• Повтарящи се специални заявки
• Евентуални проблеми, възникнали в миналото

Нова резервация с този гост

В долната част на профила ще намерите бутона „Нова резервация с този гост“. При докосването му системата:

1. Проверява пълнотата на данните
   Проверява дали са попълнени всички задължителни полета за регистрация във вашата държава (изискванията се различават според държавата: в Италия са необходими документи, в Ирландия са достатъчни фамилията и националността).
2. Показва резултата от проверката
   Ако всички данни са налице, се появява зелено съобщение за потвърждение. Ако липсват полета, известие показва точно кои данни липсват — въпреки това можете да продължите с „Резервирай въпреки това“.
3. Отваря създаването на резервация
   Отваря се екранът Нова резервация с всички данни на госта, вече предварително попълнени: име, фамилия, документ, контакти, гражданство, местоживеене. Не е необходимо да въвеждате нищо отново.

Общият регламент относно защитата на данните (Регламент (ЕС) 2016/679, известен като GDPR) гарантира на всяко лице правото да бъде забравено: гостът може по всяко време да поиска изтриване на личните си данни от вашия архив.

Vezpa PMS ви позволява да изпълните това искане просто и сигурно, директно от приложението.

Как да извършите изтриването

1. Отидете на Резервации > Клиенти и потърсете госта, който е отправил искането
2. Докоснете името му, за да отворите пълния профил
3. Превъртете до самия край и докоснете бутона Изтриване на данни по GDPR
4. Прочетете обобщението на това, което ще бъде премахнато, и докоснете Потвърди изтриването

Какво се изтрива

Процедурата премахва всички лични данни на госта от системата:

• Име и фамилия — заменени с анонимен идентификатор
• Дата и място на раждане — премахнати изцяло
• Документ за самоличност — вид, номер и срок на валидност изтрити
• Имейл и телефон — премахнати от профила
• Адрес на местоживеене — изтрит
• Лични бележки — евентуалните записки за клиента се премахват

Какво остава в системата

За да се гарантира съгласуваността на счетоводните и статистическите данни, някои анонимизирани сведения се запазват:

• Статистически данни — брой престои, общи суми и канали на произход (без препратка към името на госта)
• Задължителни регистрации — вече извършените подавания към Questura (италианската полиция) или към ISTAT остават в архивите на органите, както предвижда законът
• Счетоводни данни — издадените фактури и разписки се съхраняват заради данъчните задължения