Ръководство за RMS

RMS е системата за динамично управление на цените на Vezpa. Вместо да задаваш фиксирана цена за всяка стая, определяш правила по сезон и системата автоматично изчислява правилната цена за всеки ден.

RMS работи върху базовите тарифи, които вече си задал в календара на Тарифи. Не ги замества: променя ги динамично според сезона, зададен на всеки ден.

Принципът: ти командваш, двигателят изпълнява

Логиката на RMS на Vezpa е проста и поставя теб начело:

• Ти задаваш ограниченията на всеки сезон: минимална и максимална цена, с колко най-много цената може да се повиши, с колко най-много може да се намали, и докъде двигателят може да свали минималните нощувки.
• Двигателят решава само в тези рамки. Той е един-единствен, включва се за целия обект и се ражда изключен: докато не го включиш ти, нито една цена не се движи сама. Включен, решава сам — но не може да излезе извън ограниченията, които си поставил.
• Всяко решение е проверимо и отменимо. Vezpa записва всеки автоматичен ход в регистър със стойността преди и след: проверяваш го и го отменяш от страницата Табло, а отмяната е запазена за директора на хотел.

RMS се отваря от приложението, в Конфигурация → Канали & цени → RMS. Точката се показва само когато модулът RMS е активен за обекта.

• Директор на хотел — отваря RMS, настройва го и може да отмени автоматичните действия.
• Асистент — отваря и настройва RMS; отмяната на автоматичните действия не му се показва.
• Revenue мениджър — отваря и настройва RMS. Това е единствената точка от «Канали & цени», която вижда: Booking Engine, OTA каналите, задълженията и модулите остават при директора на хотел и асистента. Ако модулът RMS не е активен, не вижда и нея.
• Уелнес служител, потребител, камериерка и наблюдател — не виждат RMS.

Ако планът не включва RMS, директорът намира в «Канали & цени» вместо «Активиране» бутона «Добавяне на мениджъра на цени — … на месец», с месечната цена във валутата на абонамента. Показва се само на тези, които плащат абонамента с карта директно на Vezpa: мениджърът на цени става втора позиция в същия абонамент, на същата карта. Днес картата плаща само частта от текущия месец; от следващото подновяване сумата е включена в месечното плащане, а RMS се включва веднага. Който плаща през App Store или Google Play, не може да го добави: мениджърът на цени е включен в плана Pro, към който се преминава от същия магазин. Ако споразумението ви с Vezpa го включва, намирате директно «Активиране», без допълнителни разходи.

Който е добавил мениджъра на цени, го премахва от същата карта с «Премахване на мениджъра на цени»: от следващото подновяване добавката вече не се таксува, а мениджърът на цени остава активен до края на вече платения месец. Когато RMS вече не е включен (премахната добавка, преминаване към план без RMS), спира само двигателят, първата нощ след изтичането. В края на пробния период има един ден повече и известие го съобщава. Сезоните по датите остават запазени 7 дни: ако го включите отново дотогава, ще ги намерите, след това се премахват от датите от този ден нататък. Цените в календара, миналите дати и настройките на сезоните остават винаги. Заедно със сезоните се премахват и дните за пристигане и заминаване: от този ден нататък се пристига и заминава всеки ден, а премахнатите затваряния се изпращат сами към сайта за резервации и свързаните портали.

RMS използва 5 нива на сезонност, всяко със свой отличителен цвят. Те не са обвързани с конкретни месеци: ти решаваш кои дни към кой сезон принадлежат.

Всеки сезон има свои независими параметри за всеки тип стая: цена, ограничения, вариации, минимален престой и отстъпки. Това ти позволява да имаш напълно различни ценови стратегии за всеки период от годината.

Календарът на RMS е месечен изглед, в който всеки ден е оцветен според зададения сезон. Дните без сезон остават бели (не се прилага никакво правило на RMS, използват се базовите цени).

Как да зададеш сезон

1. Отвори календара на RMS
   От екрана RMS докосни иконата на календар в горната лента.
2. Избери периода
   Докосни началния ден, след това крайния ден. Избраните дни се маркират.
3. Избери сезона
   Долу се появяват петте бутона за сезон (на таблет и компютър – в прозорец). Докосни желания, за да го зададеш на избрания период.

Докато има избрани дни, над календара (на компютъра – в панела вдясно) се появява лента с «Задай сезон», който отваря избора отново, ако сте го затворили, и «Изчисти избора», който премахва избора.

Календарът показва един месец на телефона, включително хоризонтално, два на таблета и три на компютъра; когато мястото не стига, мрежата се превърта.

В същия прозорец, преди сезона, изберете какво да стане с цените:

• «Приложи цените на сезона» — Цените и минималният престой се заменят със стойностите на сезона.
• «Запази текущите цени» — Променя се само сезонът: цените и минималният престой остават същите.

С иконата «Предложи сезони» в горната част на календара Vezpa предлага сезона на всеки ден от даден период, по подразбиране следващата година. Извежда го от това, което сте продали и на каква цена в същите дни от минали години: най-пълните и най-скъпите периоди стават Висок, най-празните Нисък.

Предложението попълва само дните без сезон: вече зададените остават както са. Докоснете ден, за да прочетете откъде идва предложението; преди да го приложите, изберете като в календара дали да приложите цените на сезона или «Запази текущите цени».

На същия екран «Предложени цени по сезон» предлага за всеки тип стая цена, минимум и максимум за всеки от петте сезона, във валутата на обекта. Те тръгват от цените, които типът вече има в календара («По цените в календара»), или, ако няма такива, от базовата му цена («По базовата цена на стаята»). Те са само предложение и не се запазват: картите на сезоните ги променяте сами. Както при останалата част от предложението, нищо не се прилага, докато не потвърдите, а дните, които вече имат сезон, остават непроменени.

Най-честият случай е друг: дните без сезон. В ден без сезон двигателят не решава нищо, защото сезонът му дава границите. При включен двигател екранът на двигателя показва предупреждението «Дни без сезон» с броя на тези дни през следващите дванадесет месеца: задайте ги от «RMS календар», и с «Предложи сезони».

Всеки сезон има независими параметри за всеки тип стая. Намираш всичко в основния екран на RMS, подредено в карти, оцветени по сезон.

Дни за пристигане и заминаване

Всяка карта на сезон има и раздел «Дни за пристигане и заминаване» с два реда дни: «Пристигане» и «Заминаване». В дните, които в RMS календара имат този сезон, се пристига и заминава само в избраните дни.

• Всички дни избрани = няма правило. Последният останал ден не може да се махне.
• Правилото следва сезона: ако един ден премине от сезон «Висок» в «Среден», получава правилото на «Среден».
• Дните са част от сезона, за всеки тип: когато ден смени сезона, той приема дните на новия сезон, дори с «Запази текущите цени». Сезон без правило или без сезон означава отворено всеки ден. Затваряне, зададено ръчно от страницата «Тарифи», важи до следващата смяна на сезона или правилото за тези дни.
• След запазване затварянията отиват сами към сайта за резервации и свързаните портали като затворено за пристигане и заминаване.
• «Копиране на RMS параметри» копира и тези дни: целевият тип приема, сезон по сезон, правилата на изходния, а променените затваряния се изпращат сами.

За всеки сезон можеш да зададеш процентна вариация според деня от седмицата. Това ти позволява да имаш по-високи цени през почивните дни и по-ниски през делничните, без да променяш всяка отделна дата.

Дневните вариации са по сезон, а не по тип. Прилагат се за всички типове в сезона.

За да отвориш вариациите, докосни бутона „Вариации“ в горната лента на екрана RMS: на телефона се отварят отдолу, на таблет и компютър – в прозорец.

Всеки сезон може да има различен минимален престой (minimum stay) за всеки тип. Достъпните параметри са:

Last-minute отстъпката автоматично намалява цената, когато остават малко дни до датата на престоя. Полезна е, за да продадеш останалите стаи на намалена цена, вместо да ги оставиш празни.

Кога важи. Last minute важи през последните 3 дни преди пристигането, включително самия ден. Не е число за задаване: фиксирано е.

На порталите отстъпката се плаща само веднъж: каналът получава пълната цена и промоцията я намалява, така гостът плаща същата намалена цена, която виждате в календара.

Автоматичният двигател е частта от RMS, която решава сама. Той е един-единствен: вече няма три отделни автоматизации, които да включваш една по една. Двигателят гледа всички сигнали заедно и взема едно-единствено решение за период и за настаняване, с цената и минималния престой в един и същ ход и с написана обосновка, която можеш да прочетеш.

Откъде тръгва всяко решение

Двигателят тръгва от цената, която вече е в календара за този ден, а не от базовата цена на сезона: цените, които сте задали, включително с «Запази текущите цени», остават отправна точка. Винаги се движи в рамките на коридора на сезона, тоест базовата цена плюс или минус «Може да повиши най-много с» и «Може да намали най-много с»; ваша цена, която вече е извън този коридор, двигателят може само да приближи, никога да отдалечи. Фазите от «Оферта в последния момент» пък се изчисляват от цената на сезона, за да не се събират две фази.

Повече от 30 дни преди пристигането дата, която все още е слабо резервирана, не получава отстъпка: нормално е да е празна. Ако пък се запълни рано, двигателят вдига цената дори месеци по-рано.

След резервация двигателят може да вдигне цената, но не я намалява: тя спада само когато е активна фаза от «Оферта в последния момент», т.е. в последните дни преди пристигането.

При включен двигател полето «Отстъпка %» в картата Last minute не се показва: отстъпката я правят фазите от «Оферта в последния момент».

Ключът

На телефона и таблета го намираш най-горе в екрана RMS, в чекмеджето Конфигурация: ражда се затворено, отваря се с докосване на реда му и дори затворен този ред казва дали двигателят е включен или изключен. На компютъра конфигурацията е в панела вдясно, вече отворена. Важи за целия обект, а не за отделно управление или тип.

• Ражда се изключен и остава изключен, докато не го включиш ти. При изключен двигател нито една цена не се движи сама: остават точно такива, каквито си ги задал.
• Включен, решава в рамките на ограниченията, които си задал за сезона — и не може да излезе от тях.

Надбавка за далечни дати

На страницата «Автоматичен двигател», под ключа, се намира «Надбавка за далечни дати». Много далечните дати се продават слабо, защото са далеч, а не защото липсва търсене: с надбавката двигателят леко вдига цената им, вместо да я остави неподвижна. По подразбиране е изключена; когато я включите, предлага 180 дни и +10%. Избирате «След колко дни преди пристигане» (от 60 до 730) и «Увеличение» (от 0,5% до 50%) и потвърждавате с «Запази», същия бутон, който запазва останалата част от страницата.

Надбавката не идва изведнъж: през 30-те дни преди прага расте постепенно от нула. При праг 180 дни например дата на 150 дни преди пристигане няма надбавка, дата на 165 дни има около половината, а от 180 дни нагоре – цялата: между две съседни дати няма скок. Никога не намалява цена и винаги остава в границите на сезона, тоест тавана на увеличението и максимума. Виждате я в действие в клетката на цената, в «Защо тази цена», като един от редовете на «Как се формира цената».

Какво гледа

Двигателят не преразглежда всичко всяка нощ: връща се към една дата, когато оставащото време до пристигането пресече праг. Праговете са 180, 90, 30, 10 и 5 дни, плюс прага на last minute: едно правило трябва да влезе в действие, когато започва да важи, а не на следващия праг. За тази дата претегля пет сигнала:

Близо до датата

Отстъпката близо до датата на двигателя работи на фази по сезон („от 3 дни преди: -10% и минимум 1 нощувка“) и винаги важи най-близката фаза измежду влезлите в сила: те не се сумират. Фазите се раждат празни: докато няма нито една, включеният двигател не прави никаква отстъпка близо до датата. А ако в тези дни датата се пълни сама, фазата отстъпва: отстъпката би подарила марж върху стаи, които се продават и без това. Фазите принадлежат на всеки отделен обект: ако управляваш повече от един, всеки има своите, защото всеки се пълни по своята крива.

Фазите са от 1 до 3 дни: last minute важи само в последните 3 дни преди пристигането. Фаза, запазена с по-дълъг праг, се чете като една фаза на 3 дни.

Как излиза на порталите

Всяка нощ, която фаза намалява, излиза и на свързаните портали като промоция и така се появява сред офертите. Типът се определя от това колко остава до пристигането, а не от прага на фазата.

• До 3 дни преди пристигането: Last Minute

Фазите важат само в последните 3 дни, затова винаги излизат като Last Minute: в екстранета на портала ги търси с това име.

Последната дума остава твоя

В същия екран на двигателя намираш списъка с изключените типове. Двигателят не докосва нито цената, нито минималния престой на типовете, които сложиш там: те остават точно каквито ги зададеш ти.

• Изключва се по тип, не по отделно настаняване. Стаите от един и същ тип споделят цената, а настаняване, което утре добавиш към изключен тип, се ражда изключено и то.
• Името се брои така, както си го написал. Сравнението пренебрегва главните букви и двойните интервали, но ако преименуваш тип, името в списъка не се променя само.
• Списъкът, който запазваш, замества предишния, не се добавя към него: това, което махнеш, веднага се връща сред стаите, за които решава двигателят.
• Изключването е на ниво обект: ако две управления имат тип с едно и също име, изключваш и двата.

Двете предупреждения

Изключване, което се счупва мълчаливо, е опасно в най-лошата посока: двигателят отново започва да движи цени, които си смятал за защитени. Затова екранът ти го казва в два случая, а Vezpa ти го повтаря с известие, ако положението остане.

Ограничения на двигателя са границите, в които двигателят може да решава. Намирате ги в горната част на екрана RMS (на компютъра – в панела вдясно), в чекмеджето Конфигурация, до ключа на двигателя. Задавате ги за всеки сезон: в високия сезон можете да сте предпазливи, а в ниския — по-свободни. Двигателят не може да излезе от тях, нито от минималната и максималната цена на сезона.

Стратегията: краткият път

Не е нужно да тръгваш от празни полета. Избери стратегия за сезона и двете ограничения се попълват с вече разумни стойности; после ги донастройваш, ако искаш.

Асиметрични са нарочно: който залага на Заетост, трябва да може да реже дълбоко и да вдига малко; който залага на Доходност — точно обратното.

Двете числа и как се четат

И двете са положителни, пишат се без знак, и всяко казва с колко може да се движи двигателят в своята посока.

Когато резервация бъде анулирана

Анулирането освобождава стая. Тук ти решаваш какво трябва да прави двигателят с нея.

Подът на минималните нощувки

Двигателят може да мести и минималния престой, но само надолу: тръгва от минималния брой нощувки, който си задал за сезона, и никога не го удължава — да го удължи би било обратното на това, за което двигателят служи. Докъде може да слезе решаваш ти, тип по тип, на страницата RMS до минималния престой на сезона: това е едно и също решение и стои в една и съща рамка.

Празнини между резервациите

Когато между две резервации останат само няколко свободни нощувки, никой не може да ги резервира, ако минималният престой е по-дълъг от празнината. С «Намаляване на минималния престой в празнините» в полето «Празнини между резервациите» на сезона двигателят намалява минималния престой само за тези нощувки, колкото да се побере едно пристигане. Цената никога не се променя: за отстъпка решавате вие.

Изберете докъде може да спадне (1 означава, че се продават и единични нощувки) и до колко дни преди пристигането важи, най-много 90. Правилото никога не увеличава минималния престой, а в регистъра редът казва колко нощувки е била празнината. Във всеки сезон в началото е изключено.

Нощите без сезон остават извън правилото: двигателят не ги променя и не ги отчита. Ако анулиране увеличи празнината или я премахне, или ако изключите или промените правилото в сезона, намаленият минимален престой се връща към стойността, която двигателят би сложил така или иначе, обикновено тази на сезона, и отделен ред в регистъра го казва. Ако пък празнината се затвори, защото някой резервира, нищо не се променя: нощта е продадена. Ако сте отменили действието за празнината, двигателят не се връща към него.

Всеки път, когато двигателят промени цена или минимален престой, Vezpa го записва в регистъра Действия RMS. Той се отваря от страницата Табло, на първия ред в раздела Табло, както и чрез директна връзка от Календара на RMS.

Действията не са изброени едно по едно: всяка карта е едно решение на двигателя, тоест едно преминаване, един тип стая и една причина. Две различни решения за един и същ тип, например намаление през ноември и увеличение през декември, са две карти: така никога не четете цена, която сякаш едновременно се качва и пада. Най-горе виждате кога двигателят е работил за последно и колко цени е повишил и намалил. На всяка карта пише:

• С колко — стрелката и процентът: зелено, ако цената се е повишила, оранжево, ако е спаднала;
• Кога — датите и колко дни е засегнало решението;
• Цената преди и след, във валутата на обекта;
• Защо — изречение, което казва кой сигнал е подтикнал и, ако граница на сезона е спряла цената, коя;
• Подробностите — с докосване на картата виждате стаите от типа и разбивката ден по ден, стая по стая, с бутона за отмяна.

На телефона подробностите излизат отдолу; на таблета картите са в две колони, а подробностите се отварят в прозорец; на компютъра списъкът е вляво, а подробностите за избраното решение остават отворени вдясно. В подробностите е посочен и произходът на решението: за двигателя «Тарифите са обновени автоматично».

Какво е направил двигателят, дори когато нищо не се променя

В горната част на регистъра виждате какво е направило последното преминаване и какво е станало след последната резервация: колко клетки е решил, колко е променил, колко е оставил без промяна и колко е пропуснал, с причината (без цена, вето, извън календара, блокиране). Цена, останала същата, е решение, а не спрял двигател.

Отмяната на действие поставя и вето: двигателят не се връща към тази клетка до датата. Активните вета виждате в «Активни вета» в горната лента на регистъра, а с «Оттегли» двигателят отново решава за този ден от следващата проверка.

Същото обяснение е достъпно и направо в клетката на цената в раздела «Тарифи»: който може да редактира тарифите, отваря клетката на цена и горе вдясно намира бутона с въпросителен знак, който отваря «Защо тази цена» с решението на двигателя за този ден или с причината да не я промени. Оттам нищо не се отменя: това става в този регистър.

Предложения и последни действия

В горната част на страницата RMS чекмеджето «Предложения» изброява какво можете да поправите: празнини, в които никой не може да пристигне (с причината: изключено правило, твърде далечна празнина, твърде висок минимум), дати без сезон и изключени типове настаняване, които вече не съществуват. Всеки елемент има свой бутон, например «Отвори сезона».

Директорът на хотела вижда до тях и «Последни действия», със същите карти като в този регистър: на компютър и таблет двете полета са едно до друго, на телефона са два раздела. Известия не пристигат: гледате страницата.

На бутона «RMS» на страницата «Табло» число показва колко предложения още не сте видели; същото число се появява на бутона «RMS» горе в «Действия RMS». Броячът е ваш и е еднакъв на всяко устройство: нулира се, когато отворите чекмеджето «Предложения» на страницата RMS, и расте отново само когато пристигне ново предложение.

За всеки OTA канал можеш да зададеш допълнителна процентна разлика спрямо изчислената от RMS цена. Работи като обикновените разлики по OTA, но се прилага върху цената, вече обработена от RMS.

• +10% — в Booking.com цената ще бъде с 10% по-висока спрямо локалната цена
• -5% — не е разрешено: надценката не може да е отрицателна, стойността се отхвърля и този канал не се записва
• 0% — същата цена като в системата

Задаваш разлика за всеки от 5-те основни канала (Booking.com, Airbnb, Expedia, Vrbo, Agoda) и една обща разлика „Други канали“, валидна за всички останали свързани канали. Можеш да ги променяш директно от екрана RMS, в специалната карта под сезоните (на компютъра – в долната част на панела вдясно).

Когато за един ден е зададен сезон на RMS, цената се изчислява в този ред:

1. Базова цена на сезона
   Тръгва се от цената, зададена в сезона на RMS за този тип.
2. Фиксирана цена
   Ако е активирана, цената се изчислява за максималния капацитет на стаята, независимо от действителния брой гости. Цената остава идентична при всяка заетост.
3. Дневна вариация
   Прилага се процентната вариация за деня от седмицата (напр. +15% в събота).
4. Автоматичен двигател
   Само ако е включен и типът не е сред изключените. Двигателят претегля своите сигнали и иска корекция нагоре или надолу; близо до датата, ако има конфигурирани фази, може да поиска отстъпката на най-близката фаза. Това е заявка, а още не крайната цена.
5. Ограничения на двигателя
   Заявката се връща в рамките на твоите ограничения: с колко може да повиши, с колко може да намали и, винаги, минимумът и максимумът на сезона. Тази стъпка надделява над всички предходни.
6. Разлика по OTA
   За OTA каналите се прилага процентната разлика на канала. Ако по канала вече има промоция, Vezpa изчислява предварително цената така, че крайната отстъпка за госта да бъде точно желаната, без двойни отстъпки.

Ако твоят обект има няколко управления (например хотел с няколко сгради или мениджър с няколко ваканционни къщи), всяко управление има свои независими параметри на RMS.

В горната част на екрана RMS намираш селектор за смяна на управлението. Параметрите, сезоните и разликите по OTA са отделни за всяко управление.

Започни с малко

Не е нужно да конфигурираш всичко наведнъж. Започни с 2-3 сезона (напр. Нисък, Среден, Висок) и добави междинните нюанси, когато се почувстваш уверен със системата.

Първо ограниченията, после включи двигателя

Избери стратегия за всеки сезон и провери двете числа, които тя ти попълва, преди да включиш двигателя. Те са твоята предпазна мрежа: дори сигналите да натискат силно, цената никога няма да излезе от диапазона, който си решил. Помни, че и двете са положителни: „може да намали най-много с 5“ означава „не намалявай с повече от 5%“.

Включвай го по един сезон наведнъж

Двигателят е един-единствен и се включва за целия обект, но ограниченията са за всеки сезон: дръж стегнати онези на сезоните, които още не искаш да движиш (или ги сложи на нула, което ги заключва напълно), и остави да диша само сезона, с който искаш да опиташ. После погледни няколко дни Действия RMS: всеки ред ти казва какво се е променило и защо.

Защити стаите, които не искаш да бъдат докосвани

Ако някой тип има цена, която определяш само ти (апартамент, специален апартамент), сложи го сред изключените типове. А ако го преименуваш, не забравяй да обновиш и списъка: Vezpa те предупреждава, но междувременно тези стаи се връщат сред онези, за които решава двигателят.

Поддържай свежи данните на Пазар

Сигналът Пазар работи с данните от Booking.com в раздела Пазар. Той никога не движи цена сам, но подсилва решенията, взети върху твоите данни: колкото по-свежи са данните, толкова по-смислени са корекциите.

Използвай дневните вариации

Разликата между делник и уикенд често е значителна. Едно +10/15% в събота и едно -5/10% в понеделник-сряда могат да направят голяма разлика в приходите.

Проверявай календара редовно

Увери се, че на всички бъдещи дни е зададен сезон. Дните без сезон използват базовите цени без оптимизациите на RMS.

Отменяй без страх

Всеки ход на двигателя е в регистъра Действия RMS и се отменя с едно докосване от страницата Табло. Ако някоя корекция не те убеждава, възстанови предишната стойност: ти винаги имаш последната дума.