Ръководство за календара

Календарът е плановата мрежа на вашия обект: показва всички стаи в редовете и дните в колоните. Всяка резервация е представена с цветна лента, която се простира от деня на настаняване до деня на напускане.

Мрежата е адаптивна: на мобилен телефон показва 7 дни, на таблет 14 дни, на компютър 21 или повече дни.

Календарът предлага два режима, избираеми от бутона в лентата на приложението:

Свободно превъртане (по подразбиране)

Превъртайте хоризонтално без ограничения. Обхватът се разширява автоматично, когато се приближите до краищата (+21 дни наведнъж). Идеално за свободна навигация между датите.

Месечен изглед

Показва един месец наведнъж с избор на месец в горната част. По-подреден за получаване на обзор на отделен месец.

Опцията се казва Изглед и плътност и се намира в менюто на лентата (⋮) — тук и в другите две мрежи (Тарифи и Туристически данък). Същият избор е и в Конфигурация, в раздел Изглед и плътност; Камериерка и Наблюдател, които нямат тази страница, го намират в менюто на своя акаунт. Първата половина на избора е ориентацията: хоризонтално дните се движат встрани, а настаняванията са редове; вертикално дните слизат надолу, а настаняванията стават колони, и се виждат повече нощи наведнъж — удобно, когато настаняванията са малко.

Втората половина е плътността: тя определя колко най-много редове или колони се виждат — ширината на колоната или височината на реда е следствие от това число, а не отделен избор. Стойностите са 2, 3, 4, 6, 8, 10, 12, 16, 20, 24, 28, 32, 36 и 40, плюс Автоматично по подразбиране. Числото е максимум, а не норма за запълване: ако настаняванията са по-малко, виждате ги всички, и никое не се разширява или удължава над удобен размер.

Редовете стигат до 60 (44, 48, 52, 56 и 60); колоните на вертикалния изглед остават до 40. С дните хоризонтално, на компютър и на таблет в хоризонтален режим, има и «Две колони»: стаите се разделят в две съседни мрежи, всяка с избраните редове, които се превъртат заедно по дните; виждат се по-малко дни. Когато отворите резервация, картата ѝ не закрива календара: изтласква го наляво и двете колони си поделят поравно оставащото място – по-малко дни, същите пропорции.

За да има всяка страница пълната ширина, най-долу в страничното меню има «Скрий менюто»: менюто изчезва и на негово място долу вляво, над страницата, остава малко плаващо меню с иконите на страниците; в него малък бутон «Покажи менюто» отваря отново цялото меню. Важи на компютър и на таблет в хоризонтален режим, а устройството го запомня. Плаващото меню остава затворено и се отваря, когато минете с мишката върху него, или с докосване на таблета.

Календарът се обновява сам: седмиците, които виждате, се проверяват отново всяка минута, при връщане към страницата и при пристигане на известие за резервация, и отново се изтеглят само променените. Резервация, която колега или канал добави, премести, удължи, отмени или ѝ смени статуса, се появява с кратък ефект и избледняващо сияние; това, което променяте вие, се появява веднага, без ефект. Ако на устройството е включено намаляване на движението, ефекти няма.

Автоматично нарочно се държи различно по двете оси: при вертикални дни избира ширина, удобна за вашия екран — на телефон колоните запълват ширината, на голям монитор спират да се разширяват, щом станат удобни за четене; при хоризонтални дни вместо това пази обичайната удобна височина на реда.

Искането на много редове или колони не ги побира удобно на всеки екран: над около 24 редът или колоната изтънява и, за да остане четлив, изпуска част от подробностите. Цената също може да загуби нещо в това: щом в клетката вече няма място за десетични знаци, цялата мрежа преминава към цели числа — закръглени до най-близкото цяло число, а не отрязани — и числото в клетката вече не е точната цена: 120,49 се показва като 120, а 120,50 — като 121.

Изборът остава на устройството, което използвате — направеният на телефона не ви следва на лаптопа, и това важи както за ориентацията, така и за плътността.

Групиране по тип

В листа Изглед и плътност има и превключвател Групиране по тип, изключен по подразбиране; както останалото в листа, изборът остава на устройството. Когато е включен, стаите в календара се събират по тип и всяка група започва с ред с обобщение (при вертикални дни — колона): вляво името на типа с броя стаи, например Двойна (4); за всеки ден — колко стаи са свободни от общия брой и процентът заетост, например 1/4 · 75%, в червено, когато не остава нищо свободно.

В общия брой не влизат стаите, блокирани или в поддръжка през този ден, а анулираните резервации и предложенията не се броят за заети. Редът не показва цени (те остават в обобщението, което се появява при посочване с мишката) и не реагира на докосване: не създава резервации. Работи с дни хоризонтално и вертикално; ако сте избрали колко реда или колони да виждате, редовете с обобщение се броят сред тях. Филтриране по типове продължава да важи: групират се само типовете, които виждате.

В горната част на лентата на приложението се показва обхватът от дати, видим на екрана в момента (напр. „5-26 мар 2026").

• Лява колона: имена/типове на стаите, подредени по номер
• Редове: по един за всяка стая в обекта
• Колони: по един ден на колона, с дата в заглавието
• Цветни ленти: резервации, показващи името на госта

Полудневно отместване

Лентите започват в средата на колоната в деня на настаняване и завършват в средата в деня на напускане. Това отразява реалността в хотелиерството: настаняването е следобед, а напускането е сутрин.

Натиснете върху лента, за да отворите пълните детайли на резервацията.

Над решетката един ред казва до коя дата това, което пишете, наистина стига до някого: свързаните портали и вашия сайт за резервации. Докоснете го за пълното обяснение. Виждат го всички роли, които могат да отворят страницата.

В решетката нощите отвъд тази граница са защриховани, а отбелязана вертикална линия показва къде започва още непубликуваната част. Тези нощи се променят нормално — цени, затваряния и минимален престой се запазват — но остават във Vezpa: никой още не може да резервира тези дати.

При модела Rolling границата се придвижва сама, с един ден всяка нощ, и това, което сте подготвили, се публикува, когато дойде редът му: не е нужно да го правите отново. При годишния модел се премества с Отварянето на годината, а листът казва от кога можете да го направите.

Цветът на лентата вече показва статуса на престоя, а не канала: пет цвята за пет различни момента.

Каналът на резервацията пази своя цвят, но вече не запълва лентата — той е тънка лента по долния ѝ край (левия, когато календарят е вертикален).

Етикетите на резервацията се показват и върху лентата, като малки резки от противоположния край спрямо лентата на канала, подредени по приоритет. Този ред се променя само на едно място: страницата Етикети на резервациите, в Обект > Стая, като плъзгате етикетите — не от календара, не от екрана на резервацията. Когато етикетите са повече от местата, последното място става неутрално сиво тире, в същия сив цвят на темата: то не е цветът на нито една етикет, означава само, че има още.

Платената резервация — има сума за плащане и остатъкът е достигнал нула, независимо дали плащането е минало през платежния портал на Booking Engine, или е въведено ръчно — носи малък зелен ъгъл с отметка в ъгъла, от който започват резките на етикетите, а резките започват веднага след него. Името на госта не се измества. Брои се общото салдо: престой, допълнителни такси и туристически данък; докато туристическият данък не е платен, отметката не се показва. Само капаро не стига, карта, задържана като гаранция, не се брои за плащане, а резервациите, импортирани от iCal календар, нямат цена и затова никога не показват отметката.

Можете да създадете нова резервация по два начина:

• От менюто на лентата: натиснете ⋮ → „Нова резервация", за да отворите формуляра
• Плъзгане в мрежата: натиснете и плъзнете в мрежата, за да изберете период от дати. Формулярът се отваря с предварително попълнени дати

1. Изберете дати
   Плъзнете в мрежата или използвайте формуляра за създаване.
2. Проверете наличността
   Системата автоматично проверява свободните стаи.
3. Попълнете данните
   Въведете данните за госта и детайлите на резервацията.
4. Потвърдете
   Резервацията се появява незабавно в календара.

В списъка със свободни стаи тип стая, на който липсва цената дори за една нощ от периода, има етикет Липсват цени и не може да бъде избран; в горната част на списъка известие казва колко са. Цената не може да се въведе ръчно: първо задайте тарифата в Тарифи. Същото важи, когато преместите резервация в друг тип стая с преизчисляване на цената.

От менюто на лентата (⋮ → „Поддръжка") можете да създадете блок на стая за определен период.

Блокът за поддръжка затваря стая, предотвратявайки нови резервации. Показва се в мрежата като специална лента. Полезно за:

• Ремонтни дейности
• Планирана поддръжка
• Стаи, временно извадени от употреба

Управление на наличност е нещо различно от поддръжката: изберете период в решетката (или от Цени), изберете „Управление на наличност“ и затворете за продажба нощувките, които искате, без да посочвате причина.

Ако в периода вече има резервации, блокирането пак се извършва: Vezpa затваря свободните нощувки преди и след всяка резервация и оставя продадените непокътнати. При няколко резервации затваря всички празнини между тях. Преди потвърждението и отново накрая ви казва в кои места за настаняване има резервации в периода.

• Частично: в периода има резервации, но остават свободни нощувки. Под името виждате колко могат да бъдат затворени.
• Заета: всяка нощувка вече е продадена, там няма какво да се блокира.
• Нощувките в поддръжка никога не се засягат от блокирането, а „Възстанови“ освобождава всички блокирани нощувки — вашите и тези, които е затворил портал, свързан през iCal — но никога продадените. Внимание: затваряне, дошло от портал, веднъж махнато, не се връща само. Когато се случи, Vezpa ви казва колко от повторно отворените нощувки са били затваряния от портала.

Натиснете върху реда със задачи (в горната част на мрежата), за да отворите панела със задачи за тази дата.

Задачите са бележки и напомняния, свързани с конкретен ден. Полезни за записване на събития, срокове или задачи, обвързани с точна дата.

В долната част на мрежата има специален ред, наречен „Изключения". Той съдържа:

• Резервации, на които липсва назначена физическа стая дори само за една нощувка: стига и една непокрита нощувка (невидима стая)
• Анулирани резервации

Припокриващите се резервации в този ред се разделят вертикално на слотове, за да останат четими.

Кой получава предупреждение, когато резервация остане без настаняване

Vezpa не чака някой да забележи: щом дадена резервация остане без физическо настаняване, което може да ѝ бъде назначено, тръгва предупреждение до Директор на хотел, Асистент и Потребител (рецепцията), тоест до ролите, които могат да го поправят веднага, като назначат настаняване. Уелнес операторът, Revenue Manager, Камериерката и Наблюдателят не го получават.

• Имейл на езика на този, който го чете, с директна връзка към резервацията.
• Push известие с подробностите вътре в приложението: името на госта, датите и стаята вече се показват и на заключен екран.

Предупреждението тръгва в четири момента: при създаване на резервацията, след промяна на датите, след промяна, дошла от OTA канала, и след добавяне на стая, която остава без настаняване.

Ако вашият обект има няколко типа стаи, в лентата на приложението се появява бутон за филтриране.

1. Натиснете иконата за филтър
   Появяват се чипове за избор за всеки тип стая.
2. Изберете типовете
   Натиснете един или повече типове, за да филтрирате мрежата.
3. Премахнете избора на всички
   За да видите отново всички стаи.

Филтърът по тип настаняване се вижда и при затворен панел: иконата на фунията остава запълнена, а под лентата се появява ред, който казва колко настанявания виждате от колко, с «Премахване на филтри», за да ги видите отново всички. Ако филтърът скрие всички редове, вместо мрежата пише, че няма нито една стая с този филтър. При смяна на обекта филтърът започва от нула, за да не пренесете другаде тип, който там не съществува. А когато в периода няма нито една резервация, календарът го казва — с други думи от онези, които използва, когато не е успял да прочете данните.

Ако вашата роля може да ги управлява, в горната лента е прекият път с еврото: води до цените без да минавате през менюто. Който няма това право, не го вижда, и това е нормално.

В колоната със стаите може да се появи индикаторът за почистване, поддържан от камериерката: има го само при стаите, за които почистването е от значение. Докосването на стаята превключва чисто и мръсно, с потвърждение преди записа. Състоянието се обновява само на всеки две минути, така че може да се промени, докато гледате екрана, без да сте направили нищо. Цветовете на лентите обяснява Легендата в менюто на лентата.

Календарът се актуализира в реално време благодарение на push известията (FCM):

• Когато пристигне нова резервация от OTA или Booking Engine, календарът се актуализира автоматично
• Ако разглеждате раздел Календар, обновяването е незабавно
• Ако сте в друг раздел, данните се инвалидират и се презареждат, когато се върнете в Календара

Редът Изключения не се е променил: продължава да събира резервациите без разпределено физическо настаняване. Промени се останалата част от приложението: същата резервация вече се разпознава и извън календара.

• В Управление: полето с новите резервации, списъците с пристигания и заминавания, списъкът с рождени дни.
• В списъка с резервации и в картона на отделната резервация.
• На касовия пункт, на реда на резервацията на щанда.

Където и да се появи, сигналът е един и същ: икона за внимание и надписът «Стаята не е разпределена» в червено вместо номера на стаята. Преди на тези места се показваше вътрешен цифров код, който не казваше нищо точно тогава, когато трябваше да се разбере.