Guide Konfiguration

Sektionen Konfiguration är konfigurationscentrum för ditt boende. Härifrån kan du hantera alla operativa och organisatoriska aspekter.

• Hantera rum och typer
• Konfigurera bokningsmotorn
• Ansluta OTA-kanaler
• Hantera teamet och roller
• Visa statistik
• Kontakta support
• Hantera ditt konto

Rubriken högst upp visar:

• Rummets namn
• Typ (Hotell, B&B, Lägenheter)
• Antal typer och totalt antal rum

Två nivåer: kontot och dess fastigheter

Om du sköter flera fastigheter står det två namn högst upp på sidan, och de är värda att hålla isär:

• rullgardinsmenyn, märkt Vald fastighet, väljer en fastighet;
• det färgade fältet nedanför, märkt Boende, rymmer dem alla: verksamhetens namn, typ och land.

Varje grupp längre ner talar om vad den följer: namnet på den valda fastigheten — så är det för Boenden och Kanaler & priser — eller Alla fastigheter, för det som gäller hela verksamheten (Skatt & juridisk efterlevnad, Moduler, Konto & support). Inne i en grupp bär de få undantagen — tidszonen och RMS — själva anvisningen.

Med en enda fastighet visas inget av detta: det finns inget att skilja på.

Lägg till ny typ

Knapp för att skapa en ny rumstyp. Du kan skapa upp till 100 boenden: om du går över de som ingår i ditt abonnemang säger appen till, och om du betalar med kort byter abonnemanget av sig självt till det högre vid nästa förnyelse — under tiden fortsätter du använda alla rum.

Hantera rum

Ändra antalet rum för varje befintlig typ.

Betalar du via Google Play eller App Store?

Butikerna kan bara debitera sina listabonnemang: ett överenskommet belopp kan de inte debitera. Om din förnyelse därför omfattar ett överenskommet belopp eller kräver vårt godkännande visar skärmen Hantera rum ett särskilt kort. Bytet sker i denna ordning:

1. Säg upp i butiken — öppnar din butiks sida för hantering av prenumerationer. Bara du kan säga upp en Google Play- eller App Store-prenumeration: vi kan inte göra det åt dig.
2. Aktivera kortbetalning — från appen på Android och Windows. På iPhone och iPad visas den här knappen inte, eftersom App Stores regler inte tillåter att hänvisa till en extern betalning inifrån appen: använd en annan enhet (Android eller Windows) eller webbplatsen vezpa.it.

Att säga upp i butiken stänger inte av något direkt: butikens prenumeration gäller till sitt naturliga slut, och under tiden tar kortet över. Du står aldrig utan tjänst, och inget rum raderas eller döljs någonsin.

Expanderbar lista med alla typer/rum på boendet.

• För Hotell: visar rumstyper (t.ex. "Dubbelrum Standard", "Svit")
• För B&B/Lägenheter: visar enskilda boenden

Tryck på en typ för att expandera och se detaljer: antal rum, baspriser, inkluderade tjänster.

Både rum och själva anläggningen har ett eget fotogalleri (upp till 20 foton vardera), som kan omorganiseras genom att dra i miniatyrerna: det första fotot blir omslagsbilden som visas i Booking Engine.

Sortera rum

Från avsnittet Boenden kan du öppna Sortera rum för att dra rum/enheter och ange den ordning de visas i appen och kalendern. Med väljaren högst upp kan du växla till läget Booking Engine för att separat ange den ordning som visas för gäster på bokningsportalen (om inte anpassad följer den app-/kalenderordningen).

Så läser du sängkoden

Koden beskriver bäddarna i boendet: X är en enkelsäng, M en dubbelsäng, och de räknas ihop. Den är ett minnesstöd för dig och städpersonalen: den ändrar varken priset, kapaciteten eller det som portalerna visar.

I konfigurationen för varje boende hittar du fältet Inredning i avsnittet Detaljer. Tryck på det: listan med de nio koderna öppnas, var och en med sin förklaring.

Samma lista öppnas från tavlan Avdelningar: tryck på boendet och sedan på Inredning. På båda ställena väljer du en kod i listan: det är inget fält där man skriver en beskrivning av sängarna.

Blanda inte ihop dem: kapaciteten du säljer är Max gäster, och rumstypen som portalerna visar gästen är Kommersiell typ. Inredningen uppdateras från boendets konfiguration eller från tavlan Avdelningar: städpersonalens översikt varken visar eller ändrar den.

In- och utcheckningstider

Längst ner i gruppen Boenden, under listan över rum och bredvid tidszonen, hittar du In- och utcheckningstider: två poster, Incheckning från och Utcheckning senast. Tryck på någon av dem och välj tiden på klockan — värdet sparas direkt. De är redan ifyllda — 14:00 och 10:00 — och passar de dig behöver du inte göra något. Det är anläggningens officiella tider, alltså de du själv uppger: ankomsttiden är inte klockslaget då gästen faktiskt dyker upp, för vid ankomsten finns inget ögonblick att registrera och Vezpa mäter det inte.

De räknas för den som måste rapportera gäster till myndigheterna. Spanien, Kroatien, Slovenien och Bulgarien frågar också efter klockslaget för ankomst och avresa, inte bara dagen: det är tiden du skriver här som följer med i rapporten. Avresan är undantaget, och den enda av de två som kan bli verklig: registrerar du gästens utcheckning rapporteras det riktiga klockslaget för avfärden; gör du inte det rapporteras den officiella tid du skrivit här. Det är anläggningens lokala tider, lästa i dess egen tidszon: de räknas inte om.

”Säsongsstängning”

För ett hotell som stänger under säsongen. Under ”Konfiguration”, gruppen ”Konto & support”, hittar föreståndaren kortet ”Säsongsstängning”: med ”Välj stängningsperiod” väljer hen perioden, ser beloppet och bekräftar. Varje månadsbetalning som börjar inom perioden kostar 30 % av abonnemanget, inkl. moms; vid återöppningen gäller fullt pris igen av sig själv.

• Perioden är sammanhängande, varar 3 till 6 månader och börjar tidigast i morgon. Mellan slutet av en stängning och början på nästa måste det gå minst 6 månader.
• Det får inte finnas bokningar i perioden: finns det några listar appen dem och stängningen startar inte.
• Stängda datum kan inte bokas någonstans: kanaler, bokningsmotor eller manuell inmatning. I kalendern visas de som ”Säsongsstängning” och kan inte låsas upp. Skickar en kanal ändå en bokning på de datumen behålls bokningen och föreståndaren får en avisering.
• Endast tillgängligt vid betalning via webbplatsen (kort), inte med ett abonnemang från appbutiken.

När stängningen är aktiverad kan den inte avbrytas i appen: skriv till supporten för att ändra den. Resten av appen fungerar som vanligt, så du kan förbereda säsongen och ta emot bokningar för de öppna datumen.

”Åtkomstenheter”

För gäster som tar sig in själva med en nyckelbox. Under ”Konfiguration”, gruppen ”Rum”, hittar direktören ”Åtkomstenheter”: en enhet per rad, med namn, kod och de rum den öppnar (en box kan betjäna flera rum). Tills vidare är typen ”Offline (fast kod)”: koden skriver du själv och den förblir densamma tills du ändrar den.

• Koden når gästen via automatiseringen ”Åtkomstkoder (incheckning godkänd)” under ”Automatiseringar”: den skickas först när du har godkänt onlineincheckningen från bokningskortet, på ankomstdagen vid vald tid (kl. 8 som standard), eller direkt om du godkänner senare samma dag. En gång per bokning.
• Ändrar du en kod talar appen om hur många gäster med en vistelse som inte är slut som redan har fått den gamla, så att du kan meddela dem.
• Sidan är bara för direktören. Ett rums kod syns också på bokningskortet, i rutan ”Nycklar”.

”Blockerade gäster”

För att inte längre ta emot bokningar från en viss person. Under ”Konfiguration”, gruppen ”Kanaler & priser”, precis under Bokningsmotor, hittar du ”Blockerade gäster”: en lista per anläggning. Med ”Blockera en gäst” väljer du om du vill blockera en e-postadress eller ett telefonnummer, och du kan lägga till ett skäl, som förblir internt. Ett telefonnummer känns igen hur det än är skrivet: mellanslag och landsnummer (+39, 0039 eller inget) spelar ingen roll.

• I Bokningsmotor kan gästen inte slutföra bokningen: gästen ser ett neutralt meddelande som ber om direktkontakt med anläggningen och får inte veta att den är blockerad.
• När du bokar för hand i appen visas vid bekräftelse eller förslag en varning med den hittade e-posten eller telefonnumret och skälet: för att fortsätta ändå bekräftar du två gånger (se guiden om bokningar).
• Från Booking.com, Airbnb och de andra portalerna kommer bokningen redan bekräftad och kan inte avvisas: du får en pushnotis om den blockerade gästen, en gång per bokning.
• Från iCal-kalendrar görs ingen kontroll: de kalendrarna innehåller varken e-post eller telefon.
• Föreståndaren redigerar listan; assistenten kan bara se den. Andra roller ser inte ”Konfiguration”.

Beläggningstak per kanal

Vissa OTA-kanaler accepterar färre gäster än vad du faktiskt säljer här. Ett rum med kapacitet 3 kan till exempel bara gå att boka för 2 gäster på en viss kanal: kanalen avvisar priset för den tredje gästen varje gång, och rummet blir i praktiken osäljbart för 3 på just den kanalen. Om din anläggning är kopplad till minst en OTA-kanal hittar du Beläggningstak per kanal i rummets konfiguration, direkt under Kapacitet: en rad per kopplad kanal, var och en med sitt aktuella tak (eller «Inget tak angivet — säljs till full kapacitet») och en redigeringsknapp.

Du kan ange, ändra eller ta bort taket för varje kanal separat. Ange det högsta antal gäster som den kanalen accepterar; tar du bort det säljs rummet igen till full kapacitet på den kanalen. Du behöver inte ställa in något för hand: om en kanal avvisar ett pris för att dess eget beläggningstak är lägre än vad du säljer, lär sig Vezpa taket automatiskt första gången det händer — den rättelsen är förväntat beteende, inte ett fel.

Det här skiljer sig från den automatiska, skrivskyddade rutan Avvikande kapacitet på portalen i OTA-guiden: den rutan rapporterar bara den kapacitet som portalen själv anger. Taket här är istället en gräns som Vezpa sätter på sina egna utskick till den kanalen, och som du själv anger, ändrar eller tar bort.

«Online-incheckning»: fotot av id-handlingen

Under «Konfiguration», gruppen «Skatt & juridisk efterlevnad», har avsnittet «Online-incheckning» inställningen «Foto av id-handling» med tre val: «Begärs inte», «Valfri» och «Obligatorisk». Bara den som får konfigurera boendet ser den. Slår du på den fotograferar varje gäst fram- och baksidan av sin egen id-handling vid online-incheckningen: inte bara huvudgästen, även de andra, som i formuläret heter «Gäst 1 (huvudgäst)», «Gäst 2» och så vidare. Med «Obligatorisk» går registreringen inte att slutföra utan de två fotona; den som redan har laddat upp dem behöver inte göra om det.

Fotona förminskas, rensas från metadata (även GPS-position) och sparas krypterade: ingen offentlig länk leder till dem. I appen ser bara de roller som hanterar bokningar dem, inte husfrun och inte observatören, på gästens kort. De raderas av sig själva 7 dagar efter avresan, och direkt om gästen raderas eller anonymiseras; du kan också radera dem tidigare själv. I formuläret läser gästen en anteckning som förklarar vad de används till och när de försvinner.

I gruppen «Rum», punkten «Bokningsetiketter» — endast för föreståndaren — hanteras listan över etiketter för denna anläggning: de färgade etiketterna du sedan slår på och av på varje bokningskort (se guiden till bokningskortet).

Varje etikett har ett namn och en färg vald från en palett; här skapar, byter namn på och tar bort du dem, upp till tjugo etiketter per anläggning.

Listan dras för att ändra ordningen, och den ordningen är prioriteten: den styr i vilken ordning etiketterna visas överallt, både på bokningskortet och i bokningslistan.

Etiketter är per anläggning: den som hanterar fler än en ställer in dem en och en, med väljaren högst upp på sidan.

Platsen ställer du in genom att skriva adressen: medan du skriver dyker förslagen upp, du väljer ett och positionen sätter sig själv på den lilla kartan nedanför. Stämmer punkten inte, dra kartan för att justera den — appen säger det: «Position hämtad från adressen: dra kartan för att justera punkten». I demon från webbläsaren ritas kartan inte: du skriver ändå adressen och platsen ställer in sig själv. I den installerade appen finns kartan.

Var det finns

• När du skapar boendet: fältet Adress finns redan i formuläret, med den lilla kartan under.
• Senare: Konfiguration → Boendeuppgifter, fältet «Sök adressen». Gäller alla rum i boendet.
• Lägenhetsförvaltare: också i konfigurationen för varje enskilt boende, eftersom vart och ett har sin egen adress.

Om du vill välja punkten för hand

Tryck på «Välj på kartan»: kartan öppnas i helskärm. Flytta kartan — hårkorset står stilla i mitten och markerar platsen — och bekräfta med «Använd den här platsen». Bra vid spridd bebyggelse, lantgårdar och öar, där bara gatunumret inte räcker.

Bokningsmotorn är ditt boendes direktbokningsportal. Gäster kan boka direkt från din webbplats utan OTA-provisioner.

Konfiguration

• Stripe Connect: anslutning för att ta emot betalningar (obligatoriskt)
• Bokningslänk: URL att infoga på din webbplats
• Anpassning: färger, logotyp, meddelanden

1. Anslut Stripe Connect för betalningar
2. Konfigurera bokningsmotor-inställningarna
3. Kopiera länken och infoga den på din webbplats
4. Gäster kan boka direkt

Anslutning och hantering av OTA-kanaler via OTASwitch Channel Manager.

Tillgängliga kanaler: Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda och över 60 ytterligare kanaler.

Det finns en dedikerad guide (Guide OTA) åtkomlig från OTA-hanteringssidan.

Hantering av användare som har åtkomst till boendet.

Vem ser vilka poster

På den här sidan visas posterna bara för dem som verkligen kan använda dem: så öppnar du inte en skärm för att vid första åtgärden upptäcka att du inte har behörighet.

Byta sitt eget lösenord

Lösenordet är personligt: varje roll — även husfru och observatör — kan byta sitt eget från kontomenyn uppe till höger, utan att gå via ledningen. Återställning av en annan medlems lösenord är däremot fortsatt förbehållen kontots ägare, från Team-sidan.

Dashboard med boendets statistik: beläggning per period, intäkt per kanal, bokningar per OTA-kanal, tidstrender. Praktiskt för att övervaka prestanda och fatta prisbeslut.

Vem ser den: föreståndare, assistent och revenue manager. Revenue managern ser posten bara om RMS-modulen är aktiv, och den är den enda posten i «Kanaler & priser» som hen ser: Booking Engine och OTA-kanaler stannar hos föreståndare och assistent. Att ångra RMS automatiska åtgärder är förbehållet föreståndaren.

Åtkomst till RMS-systemet för dynamisk prishantering. Tillgängligt enbart om aktiverat för boendet. Det finns en dedikerad guide (Guide RMS).

Ärendesystem för att kommunicera med Vezpa-supporten. Skapa nya ärenden, svara på befintliga och se historik. Olästa ärenden signaleras också i kontrollpanelen (banner).

1. Tryck "Support" i sektionen Konfiguration
2. Tryck "Nytt ärende" för att skapa en förfrågan
3. Beskriv problemet eller förfrågan
4. Du får en notis när teamet svarar

I gruppen Konto och support finns nu avsnittet Aviseringar: reglaget slår på eller av push-aviseringar på den här enheten. Om behörigheten nekats i telefonens inställningar visas en notis med knappen Öppna inställningar; om aktiveringen misslyckas visas Försök igen. Med reglaget avstängt får du inga aviseringar alls, inte ens brådskande.

Vart en tryckning leder

När du trycker på en avisering öppnar appen nu rätt skärm även för supportärenden, avdelningstavlorna, rapporter till myndigheterna, den egna domänen och OTA-kanalernas import eller nya försök: tidigare hände ingenting i de fallen. Gäller aviseringen en annan anläggning än den öppna frågar appen först: Byt anläggning för att gå dit, Stanna här för att stanna.

Längst ner på sidan hittar du dina kontoalternativ:

• Visat användarnamn
• Knappen Logga ut: koppla bort kontot från enheten
• Länken "Radera konto": procedur för permanent radering av kontot

Säkerhet

• Tvåfaktorsautentisering (2FA) alltid aktiv
• Enhetsbindning: kontot är kopplat till enheten som användes vid första inloggningen
• Biometrisk inloggning: efter första åtkomsten kan du aktivera fingeravtryck eller Face ID

Vy och täthet

I gruppen Konto & support hittar du även Vy och täthet: den avgör om Kalender, Priser och Turistskatt visar dagarna horisontellt eller vertikalt, och hur många rader (eller kolumner) som högst ska visas — är boendena färre ser du alla, och inget blir bredare eller högre än bekvämt. Samma inställning finns även i trepunktsmenyn i de tre rutnäten, och valet hör till den enhet du använder: det följer inte med från telefonen till den bärbara datorn. Se avsnittet Vy och täthet i kalenderguiden för detaljer. Observatör och Husfru, som inte har den här sidan, hittar samma val i menyn för sitt eget konto.

Växla ljust/mörkt tema i boendets rubrik (sol-/mån-ikon). Det mörka temat är mer vilsamt för ögonen, särskilt i svagt upplysta miljöer. Preferensen sparas och behålls mellan sessioner.

Med Vezpa kan du hantera flera boenden från samma konto: varje boende har sin egen bokningsmotor, egna OTA-kanaler och helt oberoende priser, kalender och gäster.

• Boendeväljare: Om du har 2 eller flera boenden kopplade till din inloggning hittar du väljaren högst upp i avsnittet Konfiguration för att växla mellan dem med en knapptryckning.
• Laddningsindikator: Bytet tar ett ögonblick (appen laddar om din profil och startar om kortläsaren). Under tiden visas en indikator och den andra tryckningen ignoreras, så inget dubbelbyte startar.
• Vad som uppdateras: När bytet är klart visar kalender, priser, RMS, OTA-kanaler, bokningar och kassa det nya boendets uppgifter, och appen tar dig tillbaka till kalendern.
• Fullständig oberoende: Kalendrar, priser, OTA-kanaler och gäster för varje boende är separerade och påverkar inte varandra.
• Utgången prenumeration: Boenden med utgången prenumeration markeras med en orange etikett. Väljaren visas även på skärmen för utgången prenumeration: därifrån kan du gå över till ett boende som fortfarande är aktivt och fortsätta arbeta i stället för att bara kunna betala eller avsluta.
• Lägga till ett nytt boende: Det är förbehållet kontots ägare, alltså den som registrerade verksamheten och står för avtal och betalningar. En medarbetare som försöker får ett avslagsmeddelande: för att arbeta med ett boende måste ägaren bjuda in personen från Team-sidan.
• Aviseringar från en annan anläggning: trycker du på en avisering som gäller en annan anläggning än den öppna frågar appen först om du vill byta eller stanna — se avsnittet Aviseringar.

Längst ner på den här skärmen, under «Ändra lösenord», finns «Anslutna enheter»: listan över telefoner och datorer där ditt konto är inloggat, med enhetens namn, senaste användning och adressen den kom från. Den du använder är markerad «Den här enheten».

• «Logga ut» stänger en enhet: inom några sekunder kan den inte göra något mer, och för att komma tillbaka krävs lösenord och kod igen. Det är vad du gör om du tappar bort en telefon eller dator.
• «Logga ut från alla andra enheter» stänger alla utom den du har i handen.
• När någon loggar in på ditt konto från en ny enhet får du en avisering och ett e-postmeddelande. Var det inte du, logga ut enheten härifrån och byt lösenord.
• För känsliga åtgärder frågar appen igen efter koden från din autentiseringsapp: radera kontot, lägga till eller ta bort personer i teamet, ändra en roll, ändra faktureringsuppgifterna med IBAN, koppla utbetalningskontot, exportera gästregistret. Koden gäller några minuter, sedan frågas den igen.