Guide till bokningsdetaljer

Varje bokning har en huvudgäst (bokningsinnehavare) och kan ha en eller flera ytterligare medlemmar. Huvudgästen är kontaktpersonen för anläggningen, för inrapporteringen till Questura och för de skattemässiga handlingarna.

Så registrerar du en gäst

Registreringen följer ett enkelt flöde i fyra steg. När processen är klar blir ikonen bredvid namnet grön.

Vad statusikonerna betyder

• Grön — gästen är korrekt registrerad med alla obligatoriska uppgifter ifyllda
• Orange — ofullständig registrering, obligatoriska uppgifter saknas (legitimation, födelsedatum med mera)
• Grå — gästen är ännu inte registrerad, inga uppgifter har angetts

Skanning av legitimation och OCR

Under registreringen kan du fotografera gästens id-handling. OCR-systemet hämtar automatiskt förnamn, efternamn, födelsedatum och handlingens nummer, vilket minimerar den manuella inmatningen.

Knappen «Gäst anlänt»

På ankomstdagen visas knappen «Gäst anlänt» på rumskortet, tvillingen till «Utcheckning». Att trycka på den registrerar att gästen har anlänt och flyttar den kalenderraden för det rummet från «Ankomst idag» till «Incheckad». Det är en annan åtgärd än den online-incheckning som beskrivs längre ner: den skickar ingen anmälan till myndigheterna.

En rad under knappen sammanfattar allt den gör. Den stänger också länken till onlineincheckningen: därefter kan gästen inte längre ändra sina uppgifter. Har du tryckt av misstag visas samma dag «Återställ», som ångrar det och raderar ankomsttiden. Har rummet en nyckelbox räknas incheckningen också som godkännande av onlineincheckningen: har tiden för att skicka koderna redan passerat skickas koderna direkt.

”Affärs”: affärsresor

Högst upp på kortet, bredvid kanalen, finns etiketten ”Affärs” med portföljikonen: den markerar affärsresor och bokningar i ett företags namn. Ett tryck slår på den, ett till slår av den. Den är bara en märkning: ”Turistskatt” tas ut som för alla andra gäster, även när ett företag betalar notan. På portalbokningar slås den på av sig själv när kanalen skickar ett företags faktureringsuppgifter (till exempel en affärsbokning från Booking.com), och bara när bokningen kommer in: en senare ändring från kanalen skriver inte över ditt val. För en gäst som verkligen är befriad, se guiden om turistskatt.

Vistelsens förlopp

Högst upp i bokningen visar en rad steg var vistelsen befinner sig: «Bekräftad» → «Incheckning» med ankomstdatumet → «På plats» → «Utcheckning» med avresedatumet. Avklarade steg har en bock, det aktuella en prick. Vistelsen går till «På plats» när du trycker på «Gäst anlänt»; när alla steg är bockade har gästen rest. Statusen gäller rummet du öppnade kortet från: i en bokning med två rum kan det ena redan vara incheckat och det andra inte. En utebliven ankomst har inga steg: bara etiketten «Utebliven ankomst» visas. På avbokade bokningar och på «På förfrågan» visas inget förlopp: deras vanliga rutor finns kvar.

«Stamgäst»: gästen som kommer tillbaka

Om huvudgästen har bott hos dig tidigare visas ett grönt märke under förloppet: «Stamgäst · N tidigare vistelser». Det räknar gästens tidigare bokningar som inte avbokats, igenkända via kundhistoriken, utan den du har öppen. Det ställs inte in manuellt: det visas och uppdateras av sig självt.

Bredvid kan även stjärnan «VIP» och huvudgästens färgade etiketter visas. Det är gästetiketter, något annat än bokningens etiketter: de följer personen från en vistelse till nästa och hanteras från gästens kort i kundhistoriken (sidan «Gästdetaljer», knapparna «VIP» och «Etikett»). Raden visas om minst en av dessa tre saker finns.

Tryck på saldot högst upp i bokningen för att öppna den ekonomiska panelen. Här kan du utföra tre olika åtgärder, var och en med olika effekt på det totala saldot.

Registreringsflöde

Tillvägagångssättet för att registrera en debitering, en handpenning eller en rabatt är alltid detsamma:

Betalningsmetoder för handpenning

När du registrerar en handpenning måste du ange vilken betalningsmetod gästen har använt. Uppgiften visas i utskrifterna och i bokföringsrapporterna:

• Kontant — kontant betalning i receptionen
• Kreditkort — betalning via kortterminal eller debitering av kortet
• Banköverföring — förskottsbetalning eller slutbetalning via banköverföring
• Stripe online — betalning som mottagits via Stripe-betallänken (registreras automatiskt)

När en bokning kommer från din Booking Engine med garantikort eller deposition förblir gästens kort säkert sparat hos Stripe utan någon debitering. I bokningsdetaljerna ser du det tillgängliga kortet och bestämmer själv om och hur mycket du vill debitera.

Debitera garantin (även bara delvis)

Med debiteringsknappen för förauktoriseringen tar du betalt via garantikortet. Ett fält öppnas där beloppet redan är ifyllt med garantins totalbelopp: du kan bekräfta det som det är eller sänka det för att bara debitera en del (till exempel en avgift för en no show). Det högsta belopp som kan debiteras är alltid förauktoriseringens belopp.

• Full debitering — du tar ut hela garantin; bokningen räknas som betald.
• Delvis debitering — du tar bara ut det belopp du anger; resten debiteras inte och garantin avslutas.

Skadedeposition

Om bokningen omfattar en deposition hittar du knappen Debitera deposition: ange skadans belopp (upp till det högsta tillåtna) så debiteras kortet endast med den summan.

Frisläppning av kortet

Du är inte skyldig att debitera något. Om du inte använder garantin:

• Manuell frisläppning — med “Annullera garanti” frigör du gästens kort direkt.
• Automatisk frisläppning — kort som aldrig har använts frisläpps av sig själva 30 dagar efter utcheckningen.
• Betalning från gästen — om gästen betalar det återstående beloppet online frisläpps garantikortet automatiskt.

Ovanför ankomstanteckningarna finns panelen med etiketter: de färgade etiketterna som föreståndaren ställer in för denna anläggning i Konfiguration (se guiden till Konfiguration).

På telefon och surfplatta är det en låda: stängd visar den bara ordet «Etiketter» om ingen är påslagen för denna bokning, eller chipsen för de påslagna; en tryckning på rubriken öppnar den och visar alla tillgängliga etiketter. På dator, med brett fönster, finns ingen låda: hela listan är alltid synlig och alltid tryckbar.

I båda fallen är gesten densamma: tryck på en etikett för att slå på eller av den, utan någon bekräftelse.

Samma etiketter visas också i bokningslistan, som chips på raderna och som filter («Filtrera efter etikett»).

Från bokningsdetaljerna kan du ändra flera delar av vistelsen. Varje ändring visar en förhandsgranskning med det nya priset före bekräftelsen, så att du riskfritt kan kontrollera den ekonomiska effekten.

Förhandsgranskning av ändringarna

Varje ändring går via en förhandsgranskning (preview) som tydligt visar:

• Priset före ändringen
• Priset efter ändringen
• Skillnaden i euro (positiv eller negativ)
• De nätter som lagts till eller tagits bort (vid ändring av datum)

Först när du har kontrollerat förhandsgranskningen kan du bekräfta. Om siffrorna inte stämmer trycker du på Avbryt för att gå tillbaka utan ändringar.

Om bokningen blir utan boende efter ändringen

Om bokningen efter en datumändring blir utan ett fysiskt boende att tilldela säger appen det direkt: så fort du sparar visas ett varningsfönster. Fönstret visas varje gång, även när varningsmejlet för den bokningen redan gått ut tidigare — den som just har rört bokningen behöver veta hur den blev.

Bokningen syns fortfarande i raden Undantag i kalendern, där du kan tilldela boendet. Parallellt når varningen Föreståndare, Assistent och Användare (receptionen) via e-post och push-avisering.

Vilka åtgärder som är tillgängliga beror på tre faktorer: bokningens status, dagens datum och ursprungskanalen. Appen visar bara de åtgärder som är relevanta i just det ögonblicket.

Utcheckning: avsluta vistelsen

Utcheckningen är bokningens sista åtgärd. Kontrollera att saldot är noll innan du fortsätter. Om det finns ett återstående belopp varnar appen dig: du kan registrera en sista handpenning eller fortsätta ändå.

No Show: gästen dök inte upp

Att rapportera ett No Show nollställer rummets totalsummor och tar bort bokningen från Ledningens räknare över ankomster/avresor. Om din policy tillåter det kan du lägga till en avbokningsavgift som registreras som en debitering på bokningen.

Avbokning: endast direktbokningar

Avbokning är endast tillgänglig för bokningar som lagts in direkt (telefon, drop-in, portal, booking engine). Systemet kontrollerar att det inte finns någon registrerad handpenning innan det fortsätter: om det finns handpenningar måste du först ta bort dem eller återbetala betalningarna.

Inrapportering till Questura (endast Italien)

För italienska anläggningar överför åtgärden Inrapportering till Questura gästernas uppgifter till portalen Alloggiati Web hos Polizia di Stato. Knappen blir aktiv först när alla gäster i rummet har fått sin legitimation korrekt registrerad. Överföringen sker automatiskt varje dag kl. 13:00 för bokningar med incheckning samma dag, men du kan när som helst tvinga fram den manuellt.

Från åtgärdsmenyn (ikonen ⋮ uppe till höger i bokningsdetaljerna) kan du skapa dokument och dela dem. Alla dokument innehåller automatiskt anläggningens brevhuvud med firmanamn, momsregistreringsnummer och adress.

Delning via WhatsApp

Alternativet WhatsApp i åtgärdsmenyn skapar en Stripe-betallänk och skickar den direkt till det telefonnummer som gästen har registrerat i bokningen. Meddelandet innehåller det återstående beloppet och länken för att betala med kort.

Stripe-länken låter gästen betala resterande belopp med kort direkt från telefonen. Vad länken omfattar beror på en inställning för boendet: med «Inkludera skatter i onlinebetalningar» påslaget (Konfiguration → Skatter) begär länken rumssaldot och turistskatten; med reglaget avslaget begär den bara rumssaldot, och turistskatten tas fortfarande ut på plats. Tre sätt att dela:

• WhatsApp — öppnar WhatsApp med meddelandet redan skrivet, klart för gästens nummer
• Email — skickas på riktigt från våra servrar, på gästens språk
• Kopiera länk — kopierar texten till urklipp, för att klistra in var du vill

Valet av meddelandespråk i sändfönstret utgår från gästens språk, som du också ser högst upp på kortet, bredvid kanalen. Med märket «auto» har Vezpa bestämt det: utifrån språket som användes i portalen, sedan gästens land och sist boendets språk. Finns ett e-postmeddelande inte på det språket, skickas det på engelska. Tryck på det för att välja ett annat: från och med då använder även de automatiska e-postmeddelandena det. Väljer du «Automatiskt» går du tillbaka till den automatiska bestämningen.

Historiken som tidslinje

«Bokningshistorik» öppnas från menyn ⋮ (på en mycket bred datorskärm kan den stå i en kolumn av bokningen). Den är en tidslinje: posterna är grupperade per dag, med dagen skriven en gång överst i gruppen och bara klockslaget vid varje post. Varje post står på en lodrät linje med en färgad ikon för typen av åtgärd: skapande, ändring av datum, kost eller boende, gästens ankomst («Gäst anlänt»), avresa, no-show, avbokning, betalningar, debiteringar, anteckningar och etiketter. Under varje post syns fortfarande vem som gjorde den, kanalen och värdena före → efter.

Under bokningsuppgifterna finns också ”Skicka meddelande”: för meddelanden som varken är bekräftelsen eller betalningsbegäran och som du vill ha färdiga utan att skriva om dem varje gång, till exempel till gäster som ännu inte har gjort online-incheckningen.

1. Välj meddelandet bland dina egna eller förslagen: ”Påminnelse om online-incheckning” är redan färdigt och kan användas direkt.
2. Texten kommer redan ifylld med gästens namn, datumen, boendet och länkarna för den här bokningen, på gästens språk om du har skrivit den på det språket.
3. Justera den vid behov: ändringen gäller bara det här meddelandet.
4. Välj WhatsApp, ”E-post” eller ”Kopiera text”.

Meddelandena skriver du under Boende → Gäster & kommunikation → ”Färdiga meddelanden” eller via ”Hantera färdiga meddelanden” längst ner i listan. Varje meddelande får ett namn och en text på ett eller flera språk; med ”Infoga fält” lägger du till uppgifterna som fylls i automatiskt, samma som i automatiseringarna. Ett språk räcker: talar gästen ett annat används engelska, sedan italienska, sedan det första du skrev.

Konversation

Bredvid finns ”Konversation”: den öppnar en sida med allt som har varit mellan dig och den här gästen, som en chatt, från det äldsta meddelandet till det senaste. Rollerna Föreståndare och Assistent kan se den.

• Till vänster gästens meddelanden som kommit in i portalernas chatt (Booking.com, Airbnb…), märkta ”Mottaget i portalens chatt”.
• Till höger allt som har skickats från Vezpa: e-post, meddelanden förberedda för WhatsApp, kopierade texter, automatiska e-postmeddelanden med automatiseringens namn och svar i portalens chatt. Ett meddelande som levererats i portalens chatt visas bara en gång.
• Varje meddelande visar datum och tid, status (till exempel ”Skickat via e-post”, ”Förberett för WhatsApp” eller ”Inte skickat”), kanalens ikon och portalen.

Längst ner på sidan finns en knapp för varje portalchatt, som ”Svara i Airbnb-chatten”, som öppnar chatten så att du kan svara gästen, och ”Skicka meddelande” för att skicka ett av dina färdiga meddelanden. Dra sidan nedåt för att uppdatera den.

• För WhatsApp är texten den förberedda: om du ändrade den i telefonen innan du skickade finns den slutliga versionen i din chatt.
• För automatiseringar syns namnet, inte texten. Texten saknas också för meddelanden som skickades före den här funktionen.
• Misslyckade utskick visas också här, som ”Inte skickat”.

Online incheckning

Länken till online incheckning som Vezpa skickar (automatiseringar, färdiga meddelanden, utskick från den här bokningen) är en och samma länk för hela bokningen: gästen öppnar den och kommer direkt till formuläret för den första gästen som ska registreras.

Under bokningsuppgifterna visar rutan ”Online-incheckning”:

• hur många gäster som redan har fyllt i sina uppgifter, till exempel ”2 av 3 registrerade”;
• ”Skicka länk”, som öppnar bladet med färdiga meddelanden, och ”Kopiera länk”, som kopierar länken så att du kan klistra in den var du vill.

I online-incheckningen ser gästen huvudbilden från din Booking Engine som bakgrund, en sammanfattning med ankomst, avresa och registrerade gäster och överst en flik per gäst: ett tryck byter mellan dem. När en gäst har sparats visar fliken namnet i stället för ”Gäst N” och formuläret går själv vidare till nästa. I slutet visar sammanfattningen ”Incheckning klar” alla gäster, med suddiga miniatyrer av de skickade dokumentfotona: de går inte att läsa och hjälper bara att känna igen vilket foto som skickades.

”Nycklar”: åtkomstkoderna

Har rummet en nyckelbox under ”Åtkomstenheter” (”Konfiguration”), visas rutan ”Nycklar” med koden under onlineincheckningen. När gästen har slutfört onlineincheckningen kontrollerar du uppgifterna och trycker på ”Godkänn incheckning”: automatiseringen ”Åtkomstkoder (incheckning godkänd)” skickar koderna på ankomstdagen vid vald tid (kl. 8 som standard), eller direkt om du godkänner senare samma dag.

• Det är inte knappen ”Incheckning” vid ankomst: du kan godkänna dagar i förväg, och gästen står inte som anländ. Trycker du på ”Incheckning” utan att ha godkänt räknas det också som godkännande.
• Med ”Återkalla godkännande” tar du bort godkännandet så länge koderna inte har skickats. De skickas i vilket fall bara en gång per bokning.
• När de har skickats visar rutan det med datum och tid.

Gästen säger sig redan ha betalat allt på portalen; i din anteckning står det att turistskatten tas in vid avresan. I åtgärdsmenyn (ikonen ⋮) frågar posten Stäm av med portalen portalen efter dess belopp och ställer dem bredvid dina.

Stämmer beloppen säger en grön rad det, och det finns inget mer att göra. Stämmer de inte visas knappen Uppdatera från portalen: den hämtar bokningen igen och rätar upp summorna, och är förbehållen föreståndaren.

I rummets rubrik visas, så länge boendet inte är tilldelat, i stället för numret en varning: en varningsikon och texten «Rum ej tilldelat» i rött. Färgen är inte den enda signalen — ikon och text säger samma sak.

När du öppnar rummet hittar du också en utökad ruta med förklaringen — «Den här bokningen saknar tilldelat rum: tilldela ett.» — och knappen «Tilldela rum».

• Knappen visas inte för roller med endast läsbehörighet: varningen finns kvar, åtgärden inte.

I gästrutan finns också Skicka bokningsbekräftelse: den skickar sidan med vistelsedetaljer och incheckning online, via samma tre kanaler. Det spelar störst roll för bokningar du matar in för hand, som inte får något automatiskt e-postmeddelande. Under knappen visas också om bekräftelsen redan har gått iväg, med datum. E-posten går från våra servrar, så raden säger «Skickat»; WhatsApp och «Kopiera länk» lämnar över texten till din telefon, så raden säger «Förberett» eller «Kopierat» — därifrån kan vi inte veta om du verkligen skickade den. Inget blockeras: du kan skicka bekräftelsen igen så många gånger som behövs.

Gästerna räknas per kategori: registrerade och väntade

Rumsrutan läses som den överst på kortet: personerna är uppdelade per kategori — Vuxna, Ungdomar, Spädbarn — var och en med sin egen ikon.

Varje kategori bär två tal: de registrerade och de väntade gästerna. Till exempel betyder 2/1 Ungdomar två registrerade ungdomar där en var angiven, och 0/1 Spädbarn betyder inget registrerat spädbarn där ett var angivet. Någon enda totalsumma finns inte längre.

När kategorins två tal inte stämmer markeras den kategorin i rött — åt båda hållen: både när registreringar saknas (0/1) och när de är fler än angivet (2/1). Rött är bara markeringen: skillnaden läses i de två talen, som står kvar utskrivna.

• Spädbarn räknas med bland gästerna som ska registreras: de hålls inte utanför räkningen.
• Vid avvikelse vinner handlingarna: kategorin för en registrerad gäst följer av hens födelsedatum, inte av vad som angavs vid bokningen. Därför finns överskottet, och det är normalt att se det: om du angav ett spädbarn och den som dyker upp är en ungdom, säger rutan det i stället för att dölja det.