Guide till OTA-anslutning

Channel managern är systemet som kopplar Vezpa till portaler som Booking.com, Airbnb, Expedia och alla övriga. När den väl är aktiverad fungerar den helt automatiskt:

• Priser: när du ändrar priserna i Vezpa-appen uppdateras de automatiskt på alla anslutna kanaler
• Tillgänglighet: när ett rum bokas (från vilken kanal som helst) skickas uppdateringen i väg direkt till alla andra kanaler, så att överbokning förhindras; publiceringen på portalen kan ta några minuter
• Bokningar: nya bokningar som kommer in från OTA-kanalerna visas automatiskt i Vezpa-kalendern, med push-avisering till telefonen
• Ändringar och avbokningar: om en gäst ändrar eller avbokar via OTA-portalen uppdateras bokningen automatiskt även i Vezpa

Procentuell prisskillnad

För varje OTA-kanal kan du ställa in en procentuell skillnad jämfört med dina lokala priser. Exempel:

• +10% — priserna som skickas till kanalen blir 10 % högre än dina baspriser
• -5% — inte tillåtet: påslaget kan inte vara negativt, värdet avvisas och den kanalen sparas inte
• 0% — samma priser som i systemet

Du kan när som helst ändra skillnaden under Konfiguration → OTA-kanaler.

För varje OTA-kanal följer proceduren alltid 4 steg:

1. Begär aktivering från Vezpa-appen
   Gå till Konfiguration → OTA-kanaler, välj kanalen och tryck på "Aktivera". För vissa kanaler ombeds du fylla i uppgifter (anläggningskod, kontoinnehavarens namn osv.). Innan du bekräftar begäran kan du korrigera koden eller den valda kanalen med «Ändra kod/kanal», utan att behöva börja om från början.
2. Godkänn anslutningen på OTA-portalen
   Logga in på kanalens portal (Booking Extranet, Airbnb osv.) och välj rätt channel manager. Varje kanal har sin egen procedur — se avsnitten nedan för specifika instruktioner.
3. Slutför Channel Mapping
   Öppna kanalens Channel Mapping i Vezpa-appen och koppla systemets rum till motsvarande rum på OTA-portalen. Utan detta steg fungerar inte kanalen. Detaljerad guide ↓
4. Kanalen är aktiv
   Efter mappningen startar synkroniseringen automatiskt. Priser och tillgänglighet skickas till kanalen, och bokningarna börjar komma in i kalendern.

Du behöver inte gå tillbaka och kontrollera. Medan vänteskärmen är öppen kontrollerar Vezpa själv varje halv minut om portalen har godkänt, och går direkt vidare till nästa steg. Stänger du appen får du en avisering när portalen godkänner; tills dess ligger en påminnelse med kanalens namn högst upp på översikten.

Rum som är uteslutna från portalerna. Ser du i OTA-hantering en orange ruta med rumsnamn skickas de rummen inte till någon kanal, även om kanalen är aktiv. Rum som importerats från en portal börjar så; slå på ”Sälj det här rummet på portalerna” i rummets inställningar för att sälja dem.

De andra kanalerna. Även kanalerna under ”Övriga OTA-kanaler” kopplas först efter auktoriseringen på portalen. Tills dess visas kanalen i gruppen ”Väntar på portalen” med stegen för att välja OTASwitch, och Vezpa märker det själv, precis som för huvudkanalerna. ”Öppna Channel Mapping” återupptar kopplingen, ”Avbryt” tar bort den från väntan.

Efter att du skickat begäran fortsätter registreringen av sig själv hos channel managern.

Registrerad betyder inte till salu än

Kanalen säljer inte än: två steg återstår. Godkänn anslutningen i portalens extranät, tryck sedan på ”Öppna Channel Mapping”, koppla dina rum och tryck på ”Använd”.

Om något misslyckas

Appen talar alltid om vems problemet är:

• Vårt problem — Problemet ligger hos oss: inget nådde portalen. Vi tar redan hand om det och hör av oss så snart du kan försöka igen.
• Något att rätta till — Portalen känner inte igen koden du angav. Kontrollera den i portalens extranät och ange den igen, försök sedan på nytt.

Utöver de 5 huvudkanalerna stöder Vezpa dussintals ytterligare kanaler: regionala portaler, nischkanaler och specialiserade plattformar.

Så aktiverar du en ytterligare kanal

1. Gå till Konfiguration → OTA-kanaler i Vezpa-appen
2. Bläddra ned till "Övriga OTA-kanaler"
3. Tryck på kanalen du vill aktivera
4. Sidan "Matcha rum och priser" öppnas i appen — matcha dina rum mot kanalens priser
5. Gå tillbaka till appen och ställ in den procentuella skillnaden på priserna

Vad är Channel Mapping?

Channel mapping är steget som kopplar rummen i ditt Vezpa-system till motsvarande rum eller annonser på OTA-kanalen. Det är som att säga till systemet: "mitt Dubbelrum i Vezpa motsvarar Double Room på Booking.com".

Så kommer du åt Channel Mapping

Huvudkanaler (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda):

1. Vezpa-appen → Konfiguration → OTA-kanaler
2. Expandera kanalen → klicka på "Channel Mapping"
3. Sidan "Matcha rum och priser" öppnas i appen

Övriga OTA-kanaler:

1. Vezpa-appen → Konfiguration → OTA-kanaler → Övriga OTA-kanaler
2. Tryck på kanalens namn

Steg 1 — Kanalens inloggningsuppgifter (Channel Password)

Vissa kanaler kräver OTA-portalens inloggningsuppgifter för att kunna läsa rumslistan från kanalen:

• Booking.com: användarnamn och lösenord till Extranet
• Expedia: inloggningsuppgifter till Partner Central
• Agoda: inloggningsuppgifter till YCS
• Airbnb / VRBO: krävs i regel inte (anslutningen är redan auktoriserad)

Steg 2 — Mappning av rummen

Du ser ett kort per rum i ditt system. I kortet finns en rad för varje måltidsalternativ (Endast boende, Bed & Breakfast, Halvpension, Helpension):

• Högst upp på kortet: namnet på Vezpa-rummet, med en grön bock när det är matchat
• Nedanför, för varje måltidsalternativ: ett fält som öppnar listan över kanalens priser

Tryck på fältet: en lista öppnas som visar i sin helhet rummets namn på kanalen, prisplanens namn och kanalkoderna — koderna gör det möjligt att skilja på två rum med nästan identiska namn. Se till att varje rumstyp matchas med rätt rum.

Ett pris som redan valts för ett annat måltidsalternativ visas inte längre i listan: varje pris på kanalen matchas mot ett enda måltidsalternativ. På Airbnb och VRBO, där varje boende är en egen annons, anger du annonskoden i stället för ett pris; listan med annonser öppnas via pilen till höger i fältet.

Om ett rum redan är matchat visas "Koppla från kanalen" längst ned på kortet: det tar bort rummet enbart från den här kanalen, utan att röra övriga kanaler eller priserna.

Steg 3 — Mappning av prisplanerna (Rate Plans)

Varje rad på rumskortet är ett måltidsalternativ med sin egen prisplan. På kanalen har Vezpas prisplaner formatet "Rumstyp-måltid-kanal":

• pe = Endast logi (Room Only)
• bb = Bed & Breakfast
• mp = Halvpension (Half Board)
• pc = Helpension (Full Board)

Exempel: "Double-bb-booking" = B&B-pris för rumstypen "Double" på Booking.com.

Steg 4 — Använd och kontrollera

1. Gå igenom alla kopplingar av rum och rate plans
2. Tryck på "Använd" i fältet längst ned på sidan
3. Vänta på resultatet: för varje rad visas om matchningen lyckades
4. Stäng sidan och gå tillbaka till Vezpa-appen

Om du redan hade en aktiv annons på Booking.com eller Airbnb innan du anslöt till Vezpa behöver du inte skapa om rummen för hand: Vezpa kan läsa de rum och foton som redan är publicerade på kanalen och skapa dem automatiskt i systemet.

Vad importen gör

• Läser namn och kapacitet från kanalen för varje rum eller annons som ännu inte finns i Vezpa, och skapar den
• Laddar ned de foton som redan är publicerade och lägger till dem i galleriet (rummets galleri för Airbnb, anläggningens för Booking.com)
• Den är create-only: rum som redan finns i Vezpa rörs inte och dubbleras inte. Om du kör importen igen senare hoppas allt som redan importerats över

Var funktionen finns

Endast tillgänglig för kanalerna Booking.com och Airbnb, och först när kanalen verkligen är ansluten i OTASwitch (Channel Mapping slutförd):

• Direkt efter att du anslutit kanalen — på den guidade anslutningens sista skärm visas knappen "Importera rum och foton"
• Vid ett senare tillfälle — Vezpa-appen → Konfiguration → OTA-kanaler → expandera kanalen (Booking.com eller Airbnb) → knappen "Importera från OTA"

Inledande synkronisering

Så snart Channel Mapping är slutförd startar systemet den första synkroniseringen:

• De aktuella priserna skickas till OTA-kanalen (det kan ta några minuter)
• Tillgängligheten justeras: redan bokade datum visas som stängda på kanalen
• Restriktionerna (minsta vistelse, stop sell osv.) synkroniseras

Daglig hantering

Efter aktiveringen behöver du inte göra något annorlunda än tidigare:

• Ändra priser i Vezpa-appen → de uppdateras automatiskt på alla anslutna kanaler
• Skapa en manuell bokning (telefon, walk-in) → tillgängligheten uppdateras på alla kanaler
• En OTA-bokning kommer in → den visas i kalendern med push-avisering, och de övriga kanalerna uppdateras
• Blockera eller avblockera ett rum → blockeringen speglas på alla kanaler

OTA-bokningar i kalendern

Bokningar som kommer in från OTA-kanalerna visas i kalendern med en egen färg för varje kanal:

• Booking.com — mörkblå
• Airbnb — rosa
• Expedia — gul
• VRBO — blå
• Agoda — ljusblå

OTA-bokningar kan inte avbokas från appen — avbokningen måste ske via kanalens portal eller av gästen själv. Ändringar och avbokningar från portalen speglas automatiskt i Vezpa.

1. Kontrollera priserna på OTA-portalen

1. Öppna OTA-portalen (t.ex. Extranet Booking.com) och gå till avsnittet för priser/kalender
2. Kontrollera att priserna stämmer med dem du ställt in i Vezpa (med hänsyn till den procentuella skillnaden, om den är inställd)
3. Kontrollera olika datum: i dag, nästa vecka, nästa månad

2. Kontrollera tillgängligheten

1. Om du har rum som redan är bokade i Vezpa, kontrollera att de visas som stängda/otillgängliga på OTA-kanalen för samma datum
2. Om du har datum som blockerats manuellt, kontrollera att de är blockerade även på kanalen

3. Gör en teständring

1. Ändra priset på ett rum för ett framtida datum i Vezpa-appen
2. Vänta 2-3 minuter
3. Kontrollera på OTA-portalen att priset har uppdaterats

4. Verktyg för uppföljning

I Vezpa-appen, under Konfiguration → OTA-kanaler, kan du för varje aktiv kanal komma åt:

• Priser och tillgänglighet (ARR) — visar vad som har skickats till kanalen
• Bokningsdetaljer — lista över bokningar som mottagits från kanalen
• Intäktsrapport — omsättningsstatistik per kanal

När OTA-portalen frågar efter channel manager är det detta du ska välja:

Ansluten, väntar på portalen, ska slutföras, kontrolleras, inte ansluten. Tillståndet är inte din strömbrytare: vi frågar channel managern, för en kanal som är påslagen här kanske inte är riktigt kopplad där. Väntar på portalen betyder att begäran har skickats och att bara ditt godkännande i kanalens extranät saknas. Ska slutföras betyder motsatsen: ingenting har någonsin nått portalen, och anslutningen återupptas härifrån på en minut. Under kontroll erbjuder appen bara Försök igen och döljer de operativa åtgärderna: att skicka priser till en osäker anslutning är värre än att vänta. Skicka om priser visas först när anslutningen är bekräftad.

På en kanal som ännu inte är ansluten — och även i förhandsvisningen och resultatet av importen från en portal — kan en varningsruta dyka upp, till exempel med rubriken «Booking.com står stilla tills du är klar». Skälet: när du godkänner anslutningen på portalen raderar portalen sin egen kalender och publicerar Vezpas, precis som den ser ut i det ögonblicket. Rutan listar vad som fortfarande saknas i din — boenden till försäljning, tillgänglighet, priser, valuta: det är punkterna att slutföra innan du godkänner, så att portalen aldrig står stilla.

Den blockerar ingenting: du kan ansluta ändå, och varningen hjälper dig bara att välja rätt ordning. Men om rutan inte visas är det ingen bekräftelse: antingen är din kalender redan klar, eller så är uppgiften inte tillgänglig — inaktuell app, misslyckad avläsning. Att inte se den betyder inte «allt är i sin ordning».

Ett rum utan ett enda pris under försäljningsperioden skulle förbli stängt hela perioden när det kopplas till en portal: för dagar utan pris skickar channel managern en stängning. Därför aktiverar Vezpa inte kanalen och matchar ingen Airbnb-annons förrän rummet har ett pris: varningen visar vilka rum det gäller och ”Gå till inställning” tar dig till Priser. Saknas bara vissa dagar kan du ändå ansluta – de dagarna förblir stängda även på portalerna.

Rutan frågar också efter bokningarna du redan fått på den portalen: den visas när vi ser tecken på att din annons redan är aktiv där och vi inte känner till någon framtida bokning från dig via den kanalen. Det är det dyraste fallet: om de datumen är lediga i Vezpa lägger portalen ut dem till försäljning igen vid kopplingen, och du får en andra bokning på samma rum. Lägg in dem innan du kopplar — via portalens iCal-kalender eller för hand — så försvinner varningen av sig själv. Från channel managern går de inte att hämta: den levererar bara bokningar som kommer efter kopplingen.

I varje kanalkort finns nu knappen «Visa detaljer». Den öppnar anslutningens stege: sju steg, med de redan bekräftade, steget där anslutningen har stannat — med vad vi har läst och vad du ska göra — och vems tur det är: «Din tur», «Vezpa tar hand om det» eller «Väntar på kanalen». Du hittar den även i läget under kontroll, där det tidigare bara gick att uppdatera.

Två saker att komma ihåg. Stegen ovanför det som stannat är okända, inte misslyckade: vi har helt enkelt inte kunnat kontrollera dem ännu, och det betyder inte att något gått fel. Och det är bara en avläsning: att öppna den skickar ingenting till kanalen och ändrar ingenting, så du kan öppna den hur många gånger du vill.

I kanalkortet kan det, när Booking.com är anslutet, dyka upp en informationsruta med rubriken «Avvikande kapacitet på portalen». Den listar de boenden där portalen tillämpar en annan kapacitet än den som är inställd i Vezpa: boendet tar till exempel emot högst 2 vuxna trots att det i Vezpa rymmer 3 gäster.

Det är inte ett fel: det är en upplysning, och rutan är blå med flit. Försäljning och synkronisering fortsätter som förut; rutan säger bara att de två talen inte stämmer överens, så att du inte får veta det genom en bokning som inte får plats.

Vezpa kan inte rätta den. Kapaciteten på portalen rättas i extranätet för Booking.com: Vezpa kan inte ändra den. Leta inte efter inställningen i Vezpa — att ändra boendets kapacitet här rör inte portalens.

Att rutan saknas är ingen bekräftelse. Den visas inte när de två kapaciteterna stämmer överens, men inte heller när Vezpa inte lyckas läsa dem från portalen — misslyckad avläsning, en kanal som inte visar dem, inget jämförbart boende. Att inte se den betyder alltså inte «allt stämmer»: är ett tal viktigt, kontrollera det i extranätet.

Airbnb ansluts inte som de andra fyra kanalerna: den frågar inte efter en boendekod, utan efter ett godkännande från ditt Airbnb-konto. Under Integrationer hittar du en enda knapp, Anslut Airbnb: den tar dig till Airbnb, du loggar in, du godkänner och du kommer tillbaka med en kod att klistra in. Därifrån ser du dina annonser och kopplar dem till dina rum. En annons som väntar på godkännande på Airbnb markeras: den står stilla och tar inte emot bokningar förrän Airbnb godkänner den. Därför saknas de andra kanalernas åtgärder på Airbnb: de behövs inte och skulle inte fungera. Samma knapp visas även vid registreringen, om du väljer att importera dina rum från Airbnb.

De fyra klassiska kanalerna (Booking, Expedia, VRBO, Agoda) följer en procedur i tre steg: förfrågan, rumskoppling, bekräftelse. De drygt sextio kanalerna nedan aktiveras direkt och delas in i Aktiva, Tillgängliga, Rekommenderade och Övriga.

Alla portaler ansluter inte automatiskt. För vissa öppnar channel managern ingen anslutning alls: i kanallistan känner du igen dem på noteringen «Ingen automatisk anslutning» och på knappen «Begär aktivering» i stället för «Aktivera». Skriv till oss och nämn kanalen: vi tar hand om det och berättar vad som behövs.

Andra kanaler ansluter av sig själva men begär API-uppgifter — ett användarnamn, ett lösenord eller en nyckel. Det är portalen som utfärdar dem, inte Vezpa: leta i dess partnerdel, oftast under «Connectivity», «API» eller «Channel manager». Hittar du dem inte, fråga portalens support.

Jämförelsetjänster (Trivago, TripAdvisor, Google) är inga försäljningsportaler: de skickar besökare till din egen webbplats i stället för att sälja rum. De ställs in på samma sida, men frågar bara efter prisskillnaden.

Channel manager kopplar samman de viktigaste portalerna — Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda och dussintals dynamiska kanaler — men alla portaler pratar inte med en channel manager. Vissa, som penziony.cz eller megaubytko.cz, accepterar bara en iCal-adress: en länk som publicerar boendets kalender, som portalen själv läser om med jämna mellanrum.

Listan över dina boenden hittar du under Konfiguration → OTA-kanaler → iCal-kalendrar.

När en ny bokning kommer in meddelar vi dig, precis som för portalerna som är anslutna via channel managern: ett meddelande per kontroll, inte ett per bokning — publicerar portalen fem på en gång är meddelandet ett enda och säger hur många de är. Trycker du på det öppnas fliken «Kalender», som under tiden redan har uppdaterats av sig själv. Är det däremot bara en bokning nämner meddelandet den: datumen för vistelsen, plus namnet och antalet gäster när portalen publicerar dem i kalendern. Priset inte, och det är inte vårt val: en iCal-kalender överför inga belopp. Trycker du på meddelandet om en enda bokning öppnas just den bokningen.

Vi meddelar dig också när en bokning försvinner från portalen och vi avbokar den. Finns en bokning inte längre i portalens kalender avbokar vi den precis som en avbokning från Booking.com, även om någon redan hade arbetat med den eller vistelsen redan har börjat, och dess nätter går ut till försäljning igen: du får ett meddelande enligt samma regel som för nya — ett per kontroll, som nämner bokningen om det bara är en och säger hur många de är om de är fler — och samma meddelande ligger kvar i «Åtgärdssammanfattning». Trycker du på det öppnas fliken «Kalender», där du ser nätterna som är lediga igen. De fall vi inte kan stänga själva går inte den här vägen: de hamnar i «Att avgöra», med ett eget meddelande.

Den första avläsningen av en nyss ansluten kalender är tyst, och det är meningen. Den första rundan ger inte en bokning: den ger hela portalens historik på en gång, och att meddela för varje enskild skulle betyda en skur av meddelanden den dag du ansluter. Meddelandena börjar vid nästa kontroll, alltså när en bokning verkligen är något nytt.

Publicera ett boende

Tryck på «Publicera» på boendet du vill dela: sidan skapar två länkar.

Kopiera och använda länken

Bredvid varje länk finns en kopieringsknapp. Klistra in grundlänken i portalens fält «iCal URL» (eller «Importera kalender»); klistra in den fullständiga länken i din personliga kalender med funktionen «Lägg till via URL». Portalen läser om kalendern själv, med jämna mellanrum: du behöver inte klistra in den igen efteråt.

Återskapa en nyckel

Knappen för att återskapa bredvid varje länk skapar en ny nyckel och stänger genast av den föregående: den som hade den gamla länken slutar kunna läsa kalendern. Använd den om du misstänker att en länk hamnat hos fel person, eller om du slutat samarbeta med en portal. Att återskapa grundlänken påverkar inte den fullständiga länken, och tvärtom.

Läs från andra portaler

Du kan också göra tvärtom: läsa kalendern för en portal som inte går via channel manager. På samma sida hittar du under varje boende blocket «Läs från andra portaler».

Hitta på portalen adressen till dess iCal-kalender — oftast under en post som «Export calendar», «iCal export» eller «Calendar URL» — och kopiera den. Tryck i Vezpa på «Lägg till kalender» och fyll i «Portalens namn» och «Kalenderadress (.ics)»: från den stunden läser vi den åt dig.

Om en bokning försvinner från portalens kalender avbokar vi den, och om portalen flyttar dess datum flyttar vi dem även i Vezpa: precis som med Booking.com, även om du redan har arbetat med den (gäster registrerade, betalningar, avgift, manuella ändringar). Den kost och de priser du har satt ligger kvar på de nätter som inte ändras. Om portalen istället plötsligt returnerar en tom kalender avbokar vi ingenting och aviserar dig ändå: det betyder oftast att kopplingen har gått ut eller nollställts av portalen, inte att bokningarna verkligen är borta.

En bokning som kommer in på redan sålda datum skriver inte över något: den hamnar i kalenderns rad Undantag, så att du ser den och själv beslutar hur konflikten ska lösas.

Om du redan hade lagt in den här portalens bokningar för hand för dessa datum är det normalt att hitta dem bland Undantag vid den första uppdateringen efter kopplingen: det är samma bokning som visas två gånger — den du lade in för hand och den som just lästs in från kalendern — behåll bara en.

Du kan inaktivera eller ta bort en kopplad kalender när som helst: redan importerade bokningar ligger kvar där de är, de tas inte bort.

En .ics-kalender kan bara säga en sak: upptaget från dag till dag. Den säger inte hur många rum som är kvar, den bär inga priser, den bekräftar ingenting och den har inte ens ett sätt att säga «den här bokningen är avbokad»: raden finns helt enkelt inte längre. Det är en långsammare och blindare koppling än en channel manager, och att välja den är ett byte: du når en portal som annars skulle stå utanför, och i utbyte avstår du från allt annat.

Det är inte omedelbart, det är tidsstyrt. Vi läser varje kopplad kalender varje halvtimme: i upp till trettio minuter finns en bokning som just gjorts på portalen ännu inte för oss, och de nätterna ser lediga ut. Med en channel manager kommer bokningen in i samma stund som den görs.

En tom kalender är tvetydig, och förblir det. När portalen svarar med en kalender helt utan beläggning ger de två möjliga förklaringarna — «de har avbokat allt» och «kopplingen har gått sönder» — exakt samma fil, och vi har inget sätt att skilja dem åt. Därför avbokar vi ingenting och frågar dig, eftersom du kan öppna portalen.

Med en enda enhet är det här inte undantaget utan det normala. Om kalendern innehåller en enda bokning och portalen tar bort den blir kalendern tom: det är exakt den tvetydiga situationen ovan, och beslutet är ditt varje gång. Med flera kopplade boenden händer det mer sällan, eftersom en annan bokning räcker för att hålla kalendern fylld.

Att avboka på portalen stänger inte ärendet. Om en bokning har hamnat i «Att avgöra» var den redan borttagen från portalen — det är just därför vi frågade dig. Att ta bort den igen ändrar ingenting: ärendet stängs från Vezpa, med en av de två knapparna.

De stängda datumen, om portalen publicerar dem. Vissa portaler exporterar också de datum du har stängt till kalendern, inte bara bokningarna — ofta är det en kryssruta som måste slås på i deras egna inställningar. När de kommer in behandlar Vezpa dem som stängningar: de nätterna står som stängda i kalendern, de blir inte bokningar. Var en av de nätterna redan såld stannar den hos gästen och du får en avisering. Skickar portalen dig senare en bokning just på de datumen har bokningen företräde och natten öppnas av sig själv igen; en bokning som du själv lägger in för hand går däremot inte före något: på en natt som portalen har stängt måste du först ta bort stängningen i kalendern, med «Ta bort blockering».

Inget av detta är en ursäkt: det är beskrivningen av ett verktyg med en legitim användning — de portaler som en channel manager inte når — och som ska användas med vetskap om vad det gör och inte gör. Om portalen du bryr dig om talar med en channel manager, koppla den därifrån: den vägen är snabbare och har ingen av dessa tvetydigheter.

Vi läser kalendern från varje kopplad portal varje halvtimme och behandlar den som en kanal à la Booking.com: försvinner en bokning från den kalendern avbokar vi den, och ändras dess datum ändrar vi dem, även om du redan har arbetat med den eller gästen redan har kommit. Men «borta» betyder inte alltid «avbokad»: en kalender kan komma tom för att nyckeln har gått ut eller för att portalen har haft ett avbrott, och att avboka just då vore en katastrof. De fall vi inte kan avsluta själva hamnar i en lista som väntar på dig: «Att avgöra».

Du hittar den högst upp under Konfiguration → OTA-kanaler → iCal-kalendrar, och den visas bara när det verkligen finns något som väntar. Du kommer också dit genom att trycka på aviseringen som ber dig kontrollera bokningar.

Vad som händer om du inte gör något

• Portalens kalender kom tillbaka helt tom. Vi avbokar ingenting förrän den kalendern svarar igen, hur många uppdateringar som än går: datumen förblir upptagna.
• Portalen svarar fortfarande, men mer än hälften av de kända bokningarna försvann på en gång. Den här gången avbokar vi ingenting; saknas den även vid nästa avläsning avbokas den.

Äldre rader kan bära en generisk anledning — flaggade innan vi började registrera varför. Där lovar vi ingenting: titta på portalen. Och står det under namnet «Inget boende tilldelat» har den bokningen inte landat i något boende och lever i kalenderns rad Undantag.

De två handlingarna

• «Behåll den» — ändrar ingenting. Bokningen ligger kvar exakt som den är och fallet lämnar listan; ändrar portalen något igen på den bokningen kommer fallet tillbaka.
• «Acceptera avbokningen» — bokningen avbokas som en kanal gör det: raden ligger kvar i historiken markerad som avbokad, summorna går till noll och nätterna blir lediga igen.

«Behållna av mig»: beslutet går att ångra

När du trycker på «Behåll den» försvinner inte bokningen: den flyttas till listans andra vy, «Behållna av mig», som du öppnar med reglaget högst upp i avsnittet. Där ligger den kvar tills vistelsen är över, och den har en enda knapp: «Avboka den ändå», som gör exakt det som «Acceptera avbokningen» skulle ha gjort. Det är det enda sätt du har att avboka en bokning som kommit från en portal: den vanliga avbokningen på bokningen nekar, och att ta bort den igen på portalen hjälper inte — därifrån var den redan borttagen, och det var därför vi frågade dig.

Vem får avgöra

De två knapparna är förbehållna föreståndaren och assistenten, samma personer som får aviseringen. Övriga roller som når sidan ser listan och anledningarna, men i stället för knapparna läser de vems beslutet är. Observatören når inte den här sidan.

När du kopplar din första kanal — Booking.com, Expedia, Agoda, VRBO eller någon av de andra kanalerna, eller Airbnb — öppnas en skärm «Försäljningsperiod» före kopplingen. Den frågar från när du vill sälja och stänger sedan de nätter som inte får säljas. För de följande kanalerna, när en försäljningsperiod väl har valts, kommer samma skärm tillbaka som en påminnelse: den visar vilken period du redan säljer, och du bekräftar den eller trycker på «Ändra». «Ändra» utgår från den period som gäller och öppnar inte nätter som redan är blockerade: om några av dem har ett pris säger skärmen det, och du öppnar dem igen från «Kalender». Valet gäller hela boendet, inte en enskild kanal. Om du ändrar procentskillnaden för en redan aktiv kanal visas den inte.

• «Sälj från»: Vezpa föreslår den första dagen med pris från och med imorgon, och du kan ändra den. Nätterna före det datumet stängs, även om de har ett pris.
• Inom perioden stängs nätter utan pris: en natt säljs bara om den har ett pris.
• Kalender med fast år: den frågar också efter «Sälj till». Publiceringsgränsen blir då 10 januari nästa år (aldrig längre än ungefär två år från idag, aldrig kortare än den nuvarande). Dagarna mellan ditt slutdatum och den gränsen förblir stängda; när du öppnar dem igen från «Kalender» publiceras de direkt.
• Löpande kalender: slutet efterfrågas inte. Gränsen förlängs av sig själv varje natt.

Innan du bekräftar med «Stäng och fortsätt» ser du en förhandsvisning för varje rum: hur många nätter som stängs och varför. Bokade nätter och nätter under underhåll rörs aldrig.

Finns det nätter utan pris i perioden visar bladet det i orange: de förblir stängda på portalen. Med ”Gå till Priser” skjuter du upp anslutningen och anger priserna först; har inget rum ett pris kopplar Vezpa inte kanalen.

Inget är slutgiltigt. De stängda nätterna är blockeringar precis som de du gör för hand, och du öppnar dem igen från «Kalender» med «Återställ tillgänglighet».

I kopplingen väljer du, för varje rum och varje måltid, den taxa som motsvarar den på portalen. När du trycker Använd skickar vi kopplingarna till portalen tillsammans med startpriset, och från det ögonblicket kan kanalen sälja.

Ett rum utan koppling är inget fel: det läggs helt enkelt inte ut till försäljning i den kanalen. Till sist listar sammanfattningen de boenden som blev utanför, så att du vet vad som saknas. Du kan slutföra kopplingarna när du vill, genom att öppna dem igen från kanalsidan.

Om en rad inte går igenom hittar du den markerad i rött under den måltid den hör till, med orsaken: rätta den och försök igen. Det som redan gick igenom står kvar som det är.

Varje rum som säljs på en portal har ett id som portalen använder när den skickar en bokning. Om det id:t inte står på rätt rum kan bokningarna hamna i fel boende: det drabbar framför allt den som skapade rummen innan kanalen kopplades, eftersom portalens kod inte säger Vezpa någonting. Skärmen «Koppla rummen» ställer allt till rätta: du öppnar den med knappen med samma namn från Konfiguration → OTA-kanaler, inne i kanalens sektion (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda). Funktionen är förbehållen föreståndaren.

Systemet föreslår, du bekräftar

Där de redan mottagna bokningarna ger tillräckliga belägg hittar du under «Förslag att bekräfta» en föreslagen koppling. För varje förslag ser du hur säkert det är (stark, medel eller svag träff), skälen — pris, kapacitet, namn — och de prövade och förkastade alternativen, vart och ett med sitt varför. Inget är förvalt: ingen kod skrivs förrän du bekräftar med «Spara kopplingar (n)».

Du kan alltid göra det för hand

Även utan förslag — inga bokningar, eller för svaga signaler («Att koppla manuellt») — har du de två listorna att para ihop: portalens rum med sina belägg (sedda bokningar, datum, gäster, snittpris per natt) och, under «Dina rum», dina rum med kapacitet, baspris och kod som finns eller saknas.

Ändra eller koppla från en koppling

Under «Redan kopplade (n)» hittar du de befintliga kopplingarna: «Välj ett annat rum» flyttar kopplingen till ett annat rum, «Koppla från» tar bort den och frigör portalens rum, som då kan kopplas till en annan rumstyp. Innan du bekräftar ser du alltid från vilket rum koden kommer att tas bort. Kryssrutan «Skriv över befintliga koder» finns för att ersätta en befintlig kod: utan den rörs inte rum som redan bär en annan kod. Rum markerade som «redan automatiskt igenkänd» (matchade på namn eller typ) har ingen ändra-knapp: där skulle en kod inte avgöra något.

Det handlar om rumstyper, inte enskilda boenden

Portalen säljer inte «rum 3»: den säljer «ett dubbelrum». Kopplingen gäller därför alla boenden av typen, och därför hittar en bokning ett ledigt boende även om det första är upptaget. Undantaget är anläggningar där varje enhet säljs för sig: där gäller kopplingen den enskilda enheten.

Kontrollvyn

Längst ner på skärmen ser du för varje portalrum i vilket Vezpa-rum dess bokningar landar; och i listan över dina rum ser du vilka som ännu är otäckta, alltså utan portalkod.

Finns ditt boende redan på en portal finns det inget att skriva in igen: vi frågar kanalen vad den vet om dig. Under Konfiguration → OTA-kanaler trycker du på «Skapa ditt boende från en portal».

Så går det till, steg för steg

1. Ange bara numret i fältet «Boendets nummer på portalen». På Booking.com hittar du det i extranätet, bredvid boendets namn, högst upp (boende-ID / Hotel ID). Inget mer: inget lösenord, ingen rumslista.
2. Vi registrerar boendet hos channel managern och begär kopplingen. Det är den begäran du sedan godkänner från ditt extranät.
3. Tryck på «Läs från kanalen». Vi läser rum, kapaciteter, måltidsalternativ och foton.
4. Du tittar på förhandsvisningen: «Det här skulle skapas», med Rum, Måltidsalternativ, Foton, Koppling av rummen och Skillnader att kontrollera.
5. Du bekräftar med «Skapa allt». Först då skapas något — och varje värde går att ändra efteråt.

Anslutningen startar först när du godkänner den

Efter förfrågan fortsätter registreringen hos channel managern av sig själv, men portalen skickar oss ingenting förrän du godkänner anslutningen från dess extranät: på Booking.com väljer du OTASwitch som Channel manager; på Airbnb accepterar du anslutningsförfrågan. Tills du gör det är det normalt att inget boende kommer. Och valet binder dig inte: under tiden kan du skapa boenden för hand — när annonserna kommer bestämmer du om de ska skapas som nya eller kopplas till dina.

Rummen skapas som utkast att gå igenom

De skapade rummen går inte direkt ut till försäljning: de startar uteslutna från portalerna, så att du kan fylla i priser och detaljer i lugn och ro. När de är klara tar du bort uteslutningen och de går ut till försäljning. Rum som redan fanns i Vezpa varken rörs eller dubbleras.

«Annonser utan motsvarighet»: skapa dem som nya eller koppla dem till dina?

Om portalen har annonser som inte motsvarar något av dina boenden och du har boenden som ännu inte kopplats till den kanalen, stannar förhandsgranskningen och frågar dig innan något skapas: skapa annonserna som nya boenden, eller koppla dem till de boenden du redan har. Om du skapar dem som nya kan du få två boenden för samma lägenhet; om du kopplar dem ansluts portalen till de boenden du redan har. Namnen behöver inte stämma överens: portalen bryr sig om kopplingen, inte om vad du kallar dina rum.

Två olika väntetider, och ingen av dem är ett fel

• Godkännandet av kopplingen: vanligtvis räcker 5–10 minuter; vissa kanaler kan ta timmar eller dagar. Det är ingen fast eller garanterad tid, och det är portalen som godkänner, inte Vezpa. Du behöver inte stanna kvar på skärmen: begäran ligger kvar och du kan komma tillbaka när du vill.
• Kopplingen av rummen efter att priserna skickats: när prisplanerna precis har skapats behöver kanalen oftast 1–2 minuter för att binda dem till rummen. Läser du «Försök igen om ett par minuter» är det just en väntetid: det som redan skapats dubbleras inte.

Om det saknas boendeuppgifter

För att registrera boendet kräver channel managern några uppgifter: namn, adress, e-post, telefon och platsen på kartan. Saknas en av dem startar inte registreringen — och appen räknar upp dem åt dig, en och en, med knappen «Se uppgifterna som saknas». Den tar dig till Boendeuppgifter, där du fyller i allt i en enda vända; så snart inget saknas startar begäran av sig själv och du står där du var.

«Det här boendet är redan kopplat till en annan channel manager-koppling»

Numret du har angett är rätt. Boendet på portalen hänger fortfarande på en tidigare koppling i channel managern: ett annat boende, eller ett gammalt konto. Den kopplingen måste lösas upp först; så länge den är aktiv slutar varje nytt försök likadant. Att försöka igen utan att lösa upp den ändrar ingenting.

Rummets kapacitet hos channel managern

Hos channel managern är rummet ett enda, delat av alla anslutna portaler. Dess kapacitet är det största av de platser som de olika portalerna säljer: den kan alltså överstiga en enskild portals, och det är helt i sin ordning — varje portal fortsätter sälja för de platser den känner till. Stämmer siffran inte med någon av portalerna du kopplat är den värd en titt för hand.

Priserna på OTA-kanalen uppdateras inte

• Kontrollera att du har slutfört Channel Mapping (både rum OCH rate plans)
• Kontrollera att kanalen visas som "Aktiv" i Vezpa-appen (Konfiguration → OTA-kanaler)
• Vänta minst 5-10 minuter efter en prisändring — spridningen är inte omedelbar på alla kanaler
• Kontrollera på OTA-portalen att du har valt rätt channel manager (OTASwitch)

OTA-bokningarna kommer inte in i kalendern

• Kontrollera att kanalen är aktiv och mappad
• Kontrollera att push-aviseringarna är aktiverade på telefonen
• Prova att göra en manuell uppdatering av kalendern (dra nedåt)
• Om bokningen har hamnat på raden "Undantag" betyder det att det inte fanns tillgänglighet i det tilldelade rummet — kontakta supporten för att lösa det

Överbokning (dubbelbokning av samma rum)

• Vanligaste orsaken: felaktig mappning — ett Vezpa-rum har kopplats till fel rum på OTA-kanalen
• Annan orsak: channel managern hade inte valts på OTA-portalen, så kanalen fick inga uppdateringar av tillgängligheten
• Lösning: korrigera mappningen, kontrollera CM-valet på portalen och kontakta supporten om problemet kvarstår

Channel Mapping visar inte OTA-kanalens rum

• För Booking.com, Expedia och Agoda: kontrollera att du har angett rätt inloggningsuppgifter till portalen
• Kontrollera att rummen är aktiva och publicerade på OTA-portalen (inte utkast)
• Kontrollera att channel managern har valts på OTA-portalen (utan detta steg kan systemet inte läsa rummen)

Kanalen visas som "Väntar på aktivering"

• Om kanalen inte ens når hit, kontrollera först registreringens resultat: appen talar om för dig om problemet är vårt eller om det finns något att rätta till
• Det betyder att begäran har skickats men att godkännandet på OTA-portalen saknas
• Logga in på kanalens portal och slutför godkännandeproceduren (se de specifika instruktionerna för varje kanal ovan)
• Vissa kanaler (VRBO) kan behöva upp till 5 arbetsdagar för att slutföra aktiveringen
• Medan du väntar hittar du i appen avsnittet «Så auktoriserar du» med snabbstegen för kanalen, och du kan välja att fortsätta manuellt: du ansluter OTA:n senare, när auktoriseringen är klar

En portals bokningar hamnar i fel boende

• Det händer nästan alltid när rummen skapades innan kanalen kopplades: portalens kod står inte på rätt rum
• Öppna «Koppla rummen» från kanalens sektion och bekräfta eller rätta kopplingarna
• Redan mottagna bokningar flyttas inte: kopplingen rättar de kommande