Online-incheckning för stugor, lägenheter och B&B
Gästerna fyller i sina uppgifter före ankomst via en länk skyddad med PIN-kod. Du kontrollerar dem, godkänner incheckningen, och koden till nyckelboxen kommer av sig själv på ankomstdagen. Uppgifterna stannar i bokningen: du skriver inget två gånger.
Demon öppnas direkt, utan registrering. Gratisperioden kräver inget kreditkort.
Så fungerar det, steg för steg
- Länken går ut med bokningen. Bland de färdiga automationerna som du bara slår på finns ett meddelande två dagar före ankomst med länken till onlineregistreringen. Eller skicka den när du vill med en färdig påminnelse, via e-post eller WhatsApp. Har texten länken men inte PIN-koden lägger Vezpa själv till PIN-koden bredvid länken.
- Gästen öppnar länken och anger PIN-koden. PIN-koden har 6 tecken, utan bokstäver och siffror som lätt förväxlas i mobilen. Efter 8 felaktiga försök låses länken i en timme.
- Gästen fyller i uppgifterna för varje gäst. Om du ber om det bifogas ett foto av legitimationen. Fram till incheckningen går det att komma tillbaka och rätta.
- Du kontrollerar och godkänner. I bokningen bekräftar knappen ”Godkänn incheckning” att uppgifterna stämmer, även flera dagar före ankomst.
- Nyckelboxens kod skickas av sig själv. På ankomstdagen, vid den tid du valt.
Länken stängs när du trycker på Check-in i bokningen, annars dagen efter avresan.
Foto av legitimation och underskrift
Foto av legitimationen
Du bestämmer: efterfrågas inte, frivilligt eller obligatoriskt. Fotona förminskas, rensas från EXIF-data och krypteras; gästen ser bara en suddig miniatyr. De raderas automatiskt 7 dagar efter avresan.
Gästens underskrift
Vezpa ber inte om den i Sverige. Fältet för underskrift visas bara i Tyskland, Österrike, Frankrike och Spanien, och även där är det frivilligt.
Nyckelbox och åtkomstkoder
Använder du en nyckelbox eller en dörr med fast kod registrerar du varje enhet i Vezpa med dess kod och de boenden den öppnar. Koden förblir krypterad och kopieras inte in i bokningarna: den läses när meddelandet skickas, så om du byter den går den nya ut.
- Meddelandet med koderna är en färdig automation att slå på: som standard går det ut kl. 8.00 på ankomstdagen.
- Det går ut först när du har godkänt online-incheckningen. Godkänner du efter den tiden går det ut direkt.
- Med flera enheter får gästen alla koder i ett meddelande, till exempel ”Box 6: 1123, Entré: 9876”.
- Varje bokning får koderna en gång.
Gästuppgifter och myndigheter
Uppgifterna gästen fyller i blir bokningens gäster, redo för ditt register och dina fakturor. Vezpa skickar inga gästuppgifter till någon myndighet i Sverige: automatisk rapportering fungerar i dag bara för Italien och Tjeckien.
Online-incheckning ingår i alla paket, från 449 kr i månaden tillsammans med PMS, channel manager och bokningsmotor. Detaljer på sidan Priser.
Vanliga frågor
Hur får gästen länken till online-incheckningen?
Via ett meddelande: automationen två dagar före ankomst eller ett färdigt meddelande via e-post eller WhatsApp. Länken har en dold kod och sidan frågar efter en PIN-kod på 6 tecken, som alltid följer med länken.
Varför en PIN-kod när det redan finns en länk?
Det är ett extra skydd mot en vidarebefordrad länk eller en som hamnat i fel chatt. Efter 8 felaktiga PIN-koder låses länken i en timme.
Kan gästen rätta sina uppgifter efter att ha skickat dem?
Ja. Gästen kan gå tillbaka till länken och rätta tills du markerar ankomsten med knappen Check-in i bokningen. Trycker du aldrig stängs länken dagen efter avresan.
Är foto av legitimationen obligatoriskt?
Du bestämmer: efterfrågas inte, frivilligt eller obligatoriskt. Fotona är krypterade, gästen ser bara en suddig förhandsvisning och de raderas 7 dagar efter avresan.
När skickas nyckelboxens kod?
På ankomstdagen vid den tid du väljer (standard kl. 8.00), och först när du har godkänt online-incheckningen. Godkänner du senare går meddelandet ut direkt.
Se hur det fungerar innan du bestämmer dig
Demon i webbläsaren är ett färdigt exempelboende: kalender, bokningar och kanaler, att utforska utan konto. Priserna för de tre paketen finns på sidan Priser.