Guide Bokningar

Sektionen Bokningar samlar tre verktyg, åtkomliga via flikarna högst upp:

• Rum — städ- och beläggningstatus för rummen för vald dag
• Bokningar (standard) — lista över alla bokningar med filter och sök
• Kunder — sök i boendets gästhistorik

Visar statusen för varje rum för ett specifikt datum. Högst upp finns en datumväljare (idag som standard).

För varje rum visas:

• Rumsnamn eller nummer
• Beläggningstatus: ledigt, belagt, ankommande, avresande
• Aktuell städstatus
• Gästens namn (om belagt)

Tryck på ett rum för att se detaljer och ändra status.

Avdelningstavlorna

Varje rum har också en ikon som visar dess situation med en blick, utan att man behöver läsa: kvasten när det finns städning att göra — den går före allt annat, eftersom det är det enda som kräver en åtgärd — den gröna bocken när rummet är ledigt och städat, sängen när det är belagt, och pilarna för ankomst, avresa och byte samma dag, förbudsskylten när det är stängt för försäljning och verktygen när det står stilla för ett arbete.

Varje rum har två textrutor: den ena skriver husfrun, den andra receptionen. En lampa som ska bytas eller en extrasäng som ska bäddas behöver inget svar — den behöver bara synas tills någon tar hand om den. Under varje anteckning står alltid datum och tid då den skrevs.

Reglerna är enkla:

• Din egen anteckning skriver, ändrar och raderar du när du vill.
• Klart kan sättas av alla som ser anteckningen, även den som skrev den: om du påpekar något och sedan åtgärdar det själv sluter du cirkeln utan att radera raden, och spåret av det som gjordes finns kvar.

«Stör ej» och ankomsttid

När gästen ber att inte bli störd, öppna rummets kort och tryck på "Stör ej" för i dag. På rummets kort visas en mörk etikett «Stör ej», synlig även när listan rullas, och husfrun ser den på sitt eget kort: rummet hålls utanför städrundan. Ändrar sig gästen blir valet i samma blad Ta bort "Stör ej".

Det gäller bara i dag: i morgon går rummet tillbaka in i rundan av sig självt, utan att någon behöver ta bort det. På ankomstdagen visar gästens rad också den angivna ankomsttiden, vid klockikonen.

Varje boende har en av fyra städstatusar. Raden under rummets namn visar den, följd av namnet på den som har tilldelats städningen i dag, om det finns någon:

I rummets kort väljer en rad med fyra knappar status med ett tryck. Under den finns «Tilldela till…», där du väljer vem som städar i dag bland användarna med rollen Husfru: tilldelningen gäller bara i dag — i morgon ska rummet tilldelas igen — och «Inga» tar bort den. Om ingen användare har den rollen säger bladet det och visar var du lägger till en.

Listan visar alla bokningar för boendet. Varje kort presenterar:

• Gästens namn
• Datum för in- och utcheckning
• Tilldelat rum
• OTA-kanal med distinkt färg
• Bokningens status

Tryck på ett kort för att öppna bokningens fullständiga detaljer.

Bokningslistan erbjuder flera kombinerbara filter:

Vistelse under perioden

I bladet «Filter», före «Ankomstdatum», finns avsnittet «Vistelse under perioden». De två knapparna «Från» och «Till» öppnar samma kalender, där du väljer start och slut tillsammans. Filtret behåller gäster som sover här minst en natt mellan de två datumen, även om de anländer tidigare eller reser senare: det svarar på frågan «vem är i huset den veckan?».

Det är inte samma sak som «Ankomstdatum» och «Avresedatum», som bara behåller ankomster eller avresor inom intervallet. Efter «Tillämpa» visas filtret bland etiketterna längst ned i listan som «Vistelse under perioden», med sina datum, och tas bort med sitt kryss som de andra.

Typ och behandling

I bladet «Filter», precis före «Vistelse under perioden», finns två avsnitt med knappar att trycka på: «Typ» och «Måltidsplan». Du kan slå på en eller flera: med flera typer behåller listan bokningar med vilken som helst av de valda, och detsamma gäller måltidsalternativen under «Måltidsplan». Knapparna visar bara anläggningens egna rumstyper och de alternativ som faktiskt har sålts; ett avsnitt med bara ett alternativ visas inte.

Typen tittar på bokningens rum: en bokning med två rum av olika typ kommer fram för båda. Efter «Tillämpa» visas filtret bland rutorna längst ned på skärmen som «Typ» eller «Måltidsplan» följt av värdet, och du tar bort det med dess kryss som de andra. Det gäller också för «Exportera lista»: filen innehåller bara de filtrerade bokningarna.

Exportera och skriva ut listan

«Exportera lista» i det övre fältet (eller i menyn med tre punkter när fältet saknar plats) öppnar ett blad med fyra val: CSV, Excel, PDF och «Skriv ut». Det exporterar exakt de bokningar du ser, med de aktiva filtren — sökningen inräknad — och alla rader i resultatet, inte bara sidan som visas.

Beloppen är i anläggningens valuta, med koden i kolumnrubriken. Filen förbereds av servern och öppnas i enhetens delningsmeny: därifrån sparar eller skickar du den. Över 10 000 bokningar startar inte exporten, utan ber dig att snäva in filtren, till exempel till en kortare period.

Välja flera bokningar

Ett långt tryck på en bokning, eller knappen «Välj» i det övre fältet (eller i menyn med tre punkter), slår på flerval. Varje kort visar en kryssruta, och ett tryck kryssar i den i stället för att öppna bokningen; valet ligger kvar när du byter sida. Längst ned visas ett fält som räknar de valda — till exempel «5 valda» — med tre knappar:

Etiketter hör till en anläggning: har du flera, välj först en i väljaren ovanför listan, annars visar bladet bara meddelandet «Etiketter hör till en anläggning. Välj en specifik anläggning för att filtrera efter etikett.». Det finns med avsikt ingen avbokning eller incheckning av flera på en gång: det görs en bokning i taget, från dess kort.

När du trycker på en bokning öppnas fullständiga detaljer med: gästdata, datum, rum, behandling, summor och betalningar, OTA-kanal, status.

Åtgärder för direkta bokningar

• Ändra datum, byte av rum, byte av pension
• Avbokning
• Hantering av avgifter och betalningar
• Incheckning / Utcheckning

Åtgärder för OTA-bokningar

• Ändra datum (bara tillägg — lägga till nätter)
• Visa detaljer
• Utebliven ankomst (no-show), tidig utcheckning

Bokningar från portaler avbokas inte härifrån

En bokning som kommit från en portal kan öppnas, läsas och förlängas (nätter kan läggas till), men den kan inte avbokas eller förkortas från appen: avbokningen görs på portalen och synkroniseras automatiskt. Direkta bokningar — Telefon, Byrå, Walk-IN, E-post, Direkt / webbplats, Återkommande gäst, Booking Engine — avbokas som vanligt.

Fliken Kunder gör det möjligt att söka i historiken för alla gäster som har bott på boendet.

Med tomt sökfält visar listan de senaste kunderna. För att hitta någon annan söker du på efternamn eller telefon och bekräftar. Tryck på en kund för att öppna hela kortet.

Under namnet räknar en grön etikett vistelserna här: «1 vistelse» för den som kom en gång, och från två och uppåt «Stamgäst · 3 vistelser». Vezpa räknar fram det själv ur historiken: det finns inget att ställa in eller bocka i för hand.

Bredvid vistelsemärket syns också stjärnan «VIP» för kunder markerade som VIP, och deras färgade etiketter.

Filtrera kunderna

Under sökfältet finns en rad filter:

• «VIP» — bara kunder markerade som VIP.
• «Stamgäst» — bara de som har minst två vistelser.
• «Etikett» — en meny med gästetiketterna; «Alla» tar bort filtret. Den visas när det finns minst en etikett.
• «Medborgarskap» — skriv landet; «Alla» tar bort filtret.

Filtren arbetar på de senaste kunderna (upp till några hundra), inte på hela arkivet: en kund från länge sedan hittar du genom att söka på efternamn eller telefon.

Hur du markerar en kund som VIP och ger hen etiketter förklaras i Guide till kundhistorik.

När du trycker på en kund öppnas den fullständiga historiken över vistelser: kronologisk lista med datum, rum, kanal och summa för varje vistelse.

Användbart för:

• Känna igen stamgäster
• Kontrollera preferenser (föredraget rum, behandling)
• Kontrollera betalningshistorik

Från fliken Bokningar, tryck på knappen + (FAB längst ner till höger) för att skapa en ny bokning.

1. Välj datum
   Välj in- och utcheckning från datumväljaren.
2. Kontrollera tillgänglighet
   Systemet kontrollerar automatiskt lediga rum.
3. Fyll i gästuppgifter
   Autokompletteringen söker i historiken: om gästen har bott förut förifyller sig uppgifterna automatiskt. I formuläret finns också «Kanal» (Telefon, Byrå, Walk-IN, E-post, Direkt / webbplats eller Återkommande gäst) och «Gästens språk». «Gästens språk» avgör på vilket språk e-post och meddelanden skickas, och erbjuder alla språk: först din anläggnings språk, sedan de övriga i alfabetisk ordning: står det på «Automatiskt» använder Vezpa det språk gästen bokade på i portalen, sedan språket i gästens land och sist boendets språk. Finns ett e-postmeddelande inte på det språket, skickas det på engelska.
4. Välj rum och behandling
   Välj rum och pensionstyp. Är rummet stängt för ankomst eller avresa de datumen («Ankomst- och avresedagar» under Priser), visas den orange etiketten «Ankomst stängd» eller «Avresa stängd»: det går ändå att boka, det är en varning, inte en spärr.
5. Bekräfta
   Bokningen skapas och kalendern uppdateras.

Om bokningen skapas utan boende

Det kan hända att en nyss skapad bokning blir utan ett fysiskt boende att tilldela: då hittar du den i raden Undantag i kalendern. Du behöver inte upptäcka det själv — en varning går genast till Föreståndare, Assistent och Användare (receptionen), via e-post på var och ens språk med direktlänk till bokningen och som push-avisering. Detsamma gäller när det är en ändring från OTA-kanalen eller ett tillagt rum som lämnar bokningen otäckt. Detaljerna finns i Kalender-guiden.

Förutom omedelbar bokning kan du skapa ett kommersiellt förslag — ett erbjudande med en frist inom vilken kunden måste bekräfta och betala.

Så fungerar det

1. Skapa bokningen som vanligt
   Välj datum, rum, behandling och fyll i kundens uppgifter.
2. Tryck på "Skapa förslag"
   Istället för "Bekräfta bokning", tryck på knappen Skapa förslag nedan.
3. Välj fristdatum
   En datumväljare öppnas där du anger fristen för när kunden senast måste bekräfta. Som standard föreslår systemet dagen före incheckning.
4. Bekräfta
   Bokningen skapas med den angivna fristen. Rummet är blockerat fram till fristens utgång.

Vad händer vid fristens utgång

• På fristdagen får kunden ett påminnelsemejl med en betalningslänk.
• Efter fristen avbokas bokningen automatiskt: summorna nollställs, rummet frigörs och kunden meddelas via e-post.

Om priset ändras efteråt (datum, kost, en borttagen enhet, omräknad skatt) uppdateras beloppet som begärs före förfallodagen av sig självt med samma skillnad. Vid handpenning behålls samma procentandel av vistelsen.

Dagen före varje förfallodag, klockan 11 lokal tid för boendet, får föreståndaren och assistenten en avisering med gästens namn, beloppet och orsaken; trycker du på den öppnas bokningen. När betalningen har kommit in, eller bokningen ändå är bekräftad, tryck på förfallodagens rad och välj «Ta bort förfallodagen»: bokningen finns kvar och förfallodagen påminns det inte längre om. Betalningen registreras inte därifrån: en inbetalning registreras som deposition.

Sammanfattningssida för kunden

Kunden får en länk till en bekräftelsesida där bokningssammanfattningen visas med erbjudandets frist tydligt synlig på betalningsknappen (t.ex. "Betala senast måndag 15-06-2026"). Flödet är identiskt med Booking Engine.

När gästen finns i ”Blockerade gäster”

Om e-posten eller telefonnumret du skrev finns i anläggningens lista ”Blockerade gäster”, visas vid bekräftelse eller förslag varningen ”Blockerad gäst”, med den hittade e-posten eller telefonnumret och skälet. Du kan stänga den och avbryta, eller fortsätta: ”Fortsätt ändå” och sedan, i ett andra fönster, ”Ja, bekräfta bokningen”. Bokningen skapas först efter den andra bekräftelsen.

Från gästhistoriken kan du skapa en ny bokning med all gästdata redan förifylld, utan att behöva ange dem manuellt igen.

Så här gör du

1. Sök efter kunden
   Gå till fliken Kunder och sök på efternamn eller telefonnummer.
2. Öppna detaljerna
   Tryck på kundens namn för att se den fullständiga profilen.
3. Tryck på "Ny bokning med denna gäst"
   Systemet kontrollerar automatiskt om registreringsuppgifterna är kompletta enligt ditt land.
4. Välj datum och bekräfta
   Välj incheckning, utcheckning och rum som vanligt. Namn, dokument, kontaktuppgifter och alla personuppgifter är redan förifyllda.

Datavalidering

Innan du fortsätter kontrollerar systemet att de obligatoriska fälten för ditt land är ifyllda. Kraven varierar beroende på lokal lagstiftning.

Om uppgifter saknas visas en varning med listan över saknade fält. Du kan ändå fortsätta — uppgifterna kan kompletteras senare under gästens registrering.

Antalet bokningar och summan beräknas på hela det filtrerade resultatet, inte på sidan du tittar på. Med flera sidor blir summan därför högre än summan av de synliga korten: det är rätt. Ändrar du ett filter ändras båda.

Bokningar och boenden kan ses av flera roller, men de ändras bara med en operativ roll.

Med rollen Revenue är avsnittet skrivskyddat: knappen ”Ny bokning” visas inte och boendekortet visar inga redigeringsåtgärder. Det är ett medvetet val — rollen finns till för att läsa efterfrågan och styra priserna, inte för att flytta runt i planeringen.

I listan har varje bokning en etikett med rummet. Är boendet inte tilldelat blir den etiketten en varning: en varningsikon och texten «Rum ej tilldelat» i rött, i stället för numret. Ikon och text säger samma sak som färgen, så det känns igen utan att särskilja rött.

Det gör att du hittar bokningen som behöver åtgärdas utan att öppna den. För att lösa det öppnar du bokningen och använder knappen «Tilldela rum».