Guide till kundhistorik

Kundhistoriken är det centrala arkivet över alla gäster som har bott på din anläggning. Varje gång en gäst genomför en incheckning sparas hens uppgifter automatiskt i historiken, så att du alltid har dem till hands inför framtida vistelser.

Var du hittar historiken

Tryck på Bokningar i appens navigeringsfält och välj fliken Kunder. Söksidan öppnas med ett textfält där du skriver in dina sökkriterier.

Sökkriterier

Du kan söka efter en gäst utifrån flera olika kriterier. Sökningen är flexibel och kombinerad: det räcker att skriva in bara en del av uppgiften för att få träffar.

Så läser du resultaten

Resultaten visas som en lista med kort. Varje kort visar gästens för- och efternamn, e-postadressen (om den finns) och antalet tidigare vistelser på din anläggning. Tryck på ett kort för att öppna kundens fullständiga profil.

När du trycker på en kund bland sökresultaten öppnas hens fullständiga profil. Den här sidan samlar all information som har samlats in under vistelserna och ger dig en 360-gradersbild av gästen.

Personuppgifter

Den övre delen av profilen visar gästens personuppgifter som har samlats in vid registreringarna:

• För- och efternamn — gästens huvudsakliga uppgifter
• Födelsedatum — med uppgift om ålder och stjärntecken
• Födelseort och medborgarskap — stad, provins och land
• Identitetshandling — typ, nummer och giltighetstid
• E-post och telefon — kontaktuppgifter för direkt kommunikation
• Bostadsadress — gata, ort, postnummer och land

Vistelsehistorik

Under personuppgifterna hittar du den fullständiga listan över gästens alla vistelser på din anläggning, sorterade från den senaste till den äldsta. Varje vistelse visar:

Tryck på en enskild vistelse för att öppna dess fullständiga detaljer med alla debiteringar, betalningar och tillhörande anteckningar.

Den gröna etiketten med vistelserna

I sökresultaten, under namnet, och högst upp på kundkortet visas en grön etikett med personens vistelser på ditt boende: «1 vistelse» första gången och från två och uppåt «Stamgäst · 3 vistelser». Den räknas fram av sig själv, det finns inget att ställa in: personens bokningar som inte är avbokade och redan har börjat räknas, och personen känns igen via historiken, alltså inklusive de tidigare bokningar som är kopplade till hen. En framtida bokning räknas inte förrän gästen anländer.

Samma uppgift visas på en boknings kort: om huvudgästen har bott hos dig förut ser du «Stamgäst · 2 tidigare vistelser», och där räcker det med en enda tidigare vistelse. Det beskrivs i guiden för bokningen.

VIP och gästens etiketter

Under den gröna etiketten med vistelserna har kundkortet knappen «VIP»: tryck på den för att slå på den, och tryck igen för att slå av den. Den gäller för personens hela historik: även senare bokningar, som skapar ett nytt kort för varje vistelse, ser den påslagen. Stjärnan visas också i kundlistan och på kortet för en bokning av den gästen.

Bredvid finns gästens färgade etiketter: preferenserna du vill komma ihåg, till exempel «högt våningsplan» eller «extra kudde». Krysset på en etikett tar bort den; «Etikett» med plustecknet öppnar ett blad där du väljer en befintlig eller skapar en med «Ny etikett»: ett namn på högst 30 tecken, en färg och «Lägg till». Även etiketterna gäller för hela historiken, och tar du bort en försvinner den från alla kort som är kopplade till personen.

I kundlistan visas de senaste kunderna när sökningen är tom, och ovanför listan finns filtren «VIP», «Stamgäst», «Etikett» och «Medborgarskap». Detaljerna finns i guiden för bokningarna.

Att slå på eller av «VIP» och att sätta eller ta bort etiketter följer samma behörighet som att skriva i bokningar: den som öppnar kortet utan den behörigheten ser stjärnan och etiketterna men kan inte ändra dem.

Födelsedag

Om födelsedatumet finns tillgängligt lyfter systemet fram gästens födelsedag. När en gäst befinner sig på anläggningen på sin födelsedag visas en särskild avisering på sidan Ledning, så att du hinner förbereda en liten present eller en gratulation — en detalj som gör hela skillnaden.

Anteckningar och minnen

Kundprofilen kan innehålla personliga anteckningar som lagts in av anläggningens personal. Använd anteckningarna för att notera:

• Gästens önskemål (rum högt upp, långt från hissen, extra kudde)
• Allergier eller födoämnesintoleranser
• Återkommande specialönskemål
• Eventuella problem som uppstått tidigare

Ny bokning med den här gästen

Längst ned i profilen hittar du knappen "Ny bokning med den här gästen". När du trycker på den gör systemet följande:

1. Kontrollerar att uppgifterna är kompletta
   Systemet kontrollerar att alla fält som är obligatoriska för registrering i ditt land är ifyllda (kraven varierar mellan länder: i Italien krävs handlingar, i Irland räcker efternamn och nationalitet).
2. Visar resultatet av kontrollen
   Om alla uppgifter finns visas ett grönt bekräftelsemeddelande. Om det saknas fält visar en varning exakt vilka uppgifter som saknas — du kan ändå gå vidare med "Boka ändå".
3. Öppnar skapandet av bokningen
   Sidan Ny bokning öppnas med alla gästens uppgifter redan ifyllda: förnamn, efternamn, handling, kontaktuppgifter, medborgarskap, bostadsadress. Du behöver inte skriva in något på nytt.

Den allmänna dataskyddsförordningen (EU-förordning 2016/679, känd som GDPR) ger varje person rätten att bli bortglömd: gästen kan när som helst begära att hens personuppgifter raderas ur ditt arkiv.

Vezpa PMS gör det möjligt för dig att tillmötesgå en sådan begäran på ett enkelt och säkert sätt, direkt i appen.

Så här gör du raderingen

1. Gå till Bokningar > Kunder och sök efter den gäst som har lämnat begäran
2. Tryck på hens namn för att öppna den fullständiga profilen
3. Skrolla längst ned och tryck på knappen Radera GDPR-uppgifter
4. Läs sammanfattningen av det som kommer att raderas och tryck på Bekräfta radering

Vad som raderas

Processen tar bort alla gästens personuppgifter från systemet:

• För- och efternamn — ersätts med en anonym identifierare
• Födelsedatum och födelseort — tas bort helt
• Identitetshandling — typ, nummer och giltighetstid raderas
• E-post och telefon — tas bort från profilen
• Bostadsadress — raderas
• Personliga anteckningar — eventuella noteringar om kunden tas bort

Vad som blir kvar i systemet

För att säkerställa att bokförings- och statistikuppgifterna hänger ihop bevaras viss anonymiserad information:

• Statistiska uppgifter — antal vistelser, totalbelopp och ursprungskanaler (utan koppling till gästens namn)
• Obligatoriska registreringar — de inrapporteringar som redan har gjorts till Questura (den italienska polismyndigheten) eller till ISTAT ligger kvar i myndigheternas arkiv, så som lagen föreskriver
• Bokföringsuppgifter — utfärdade fakturor och kvitton sparas för att uppfylla de skattemässiga skyldigheterna