Guide Kalender

Kalendern är boendets planeringsrutnät: den visar alla rum på raderna och dagarna på kolumnerna. Varje bokning representeras av en färgad stapel som sträcker sig från incheckningsdagen till utcheckningsdagen.

Rutnätet är responsivt: på mobil visar det 7 dagar, på surfplatta 14 dagar, på dator 21 eller fler dagar.

Kalendern erbjuder två lägen, väljbara från knappen i AppBar:

Fri scrollning (standard)

Scrolla horisontellt utan begränsningar. Omfanget utökas automatiskt när du närmar dig kanterna (+21 dagar åt gången). Perfekt för att navigera fritt mellan datum.

Månadsvy

Visar en månad i taget med en månadsväljare högst upp. Mer ordnad för att få en översikt av en enskild månad.

Alternativet heter Vy och täthet och finns i trepunktsmenyn i den övre raden, här och i de andra två rutnäten (Priser och Turistskatt). Samma val finns även i Konfiguration, i avsnittet Vy och täthet; Husfrun och Observatören, som inte har den sidan, hittar det i sin egen kontomeny. Den första halvan av valet är orienteringen: horisontellt löper dagarna i sidled och boendena är rader; vertikalt löper dagarna nedåt och boendena blir kolumner — du ser fler nätter samtidigt, praktiskt när det finns få boenden.

Den andra halvan är tätheten: den avgör hur många rader eller kolumner du högst ser — bredden på en kolumn, eller höjden på en rad, är en följd av det talet, inte ett mått du väljer för sig. Värdena är 2, 3, 4, 6, 8, 10, 12, 16, 20, 24, 28, 32, 36 och 40, plus Automatisk, standardläget. Är boendena färre ser du alla, utan att de blir bredare eller högre än bekvämt.

Raderna går upp till 60 (44, 48, 52, 56 och 60); kolumnerna i den lodräta vyn stannar fortfarande vid 40. Med dagarna vågrätt finns på dator och liggande surfplatta även «Två kolumner»: rummen delas upp i två rutnät sida vid sida, vart och ett med de valda raderna, som rullar tillsammans genom dagarna; färre dagar syns. När du öppnar en bokning täcker kortet inte kalendern: det skjuter den åt vänster och de två kolumnerna delar lika på det återstående utrymmet – färre dagar, samma proportioner.

För att ge varje sida full bredd finns «Dölj meny» nederst i sidomenyn: menyn försvinner och i stället finns en liten flytande meny med sidornas ikoner nere till vänster, ovanpå sidan; i den öppnar en liten «Visa meny» hela menyn igen. Det gäller på dator och liggande surfplatta, och enheten kommer ihåg det. Den flytande menyn förblir stängd och öppnas när du för musen över den, eller med ett tryck på surfplattan.

Kalendern uppdaterar sig själv: veckorna du ser kontrolleras igen varje minut, när du kommer tillbaka till sidan och när en bokningsavisering kommer, och bara de som ändrats hämtas på nytt. En bokning som en kollega eller en kanal lägger till, flyttar, förlänger, avbokar eller ändrar status på visas med en kort effekt och ett sken som bleknar; det du själv ändrar visas direkt, utan effekt. Om minskad rörelse är påslaget på enheten visas inga effekter.

Automatisk beter sig medvetet olika på de två axlarna: med dagarna lodrätt väljer den en bredd som passar din skärm — på telefonen fyller kolumnerna bredden, på en stor skärm slutar de bli bredare när de är bekväma att läsa; med dagarna vågrätt behåller den i stället den bekväma radhöjden.

Att be om många rader eller kolumner gör dem inte bekväma på vilken skärm som helst: över omkring 24 blir raden (eller kolumnen) tunn och tappar, för att förbli läsbar, en del detaljer. Även priset kan förlora något här: räcker inte utrymmet till decimalerna, växlar hela rutnätet till hela tal — avrundat till närmaste värde, inte trunkerat — och talet du ser i cellen är då inte längre det exakta priset: 120,49 visas som 120, och 120,50 visas som 121.

Valet hör till den enhet du använder: det du väljer på telefonen följer inte med till den bärbara datorn, och tvärtom — det gäller orienteringen såväl som tätheten.

Gruppera efter typ

I bladet Vy och täthet finns också reglaget Gruppera efter typ, avstängt från början; precis som resten av bladet stannar valet på enheten. När det är på samlas kalenderns rum efter typ, och varje grupp börjar med en sammanfattningsrad (med dagarna lodrätt en kolumn): till vänster typens namn med antalet rum, till exempel Dubbelrum (4); för varje dag hur många rum som är lediga av totalen och beläggningsgraden, till exempel 1/4 · 75%, i rött när inget är ledigt längre.

Totalen räknar inte rum som är blockerade eller under underhåll den dagen, och avbokade bokningar och förslag räknas inte som upptagna. Raden visar inga priser (de finns kvar i sammanfattningen som visas när du för musen över) och reagerar inte på tryck: den skapar inga bokningar. Det fungerar med dagarna vågrätt och lodrätt; har du valt hur många rader eller kolumner du ser räknas sammanfattningsraderna in bland dem. Filtrera typer gäller fortfarande: bara de typer du tittar på grupperas.

Högst upp i AppBar visas det datumomfang som för närvarande är synligt på skärmen (t.ex. "5-26 mar 2026").

• Vänsterkolumnen: rumsnamn/typer, sorterade efter nummer
• Rader: en för varje rum på boendet
• Kolumner: en dag per kolumn, med dag/datum-rubrik
• Färgade staplar: bokningar, med gästens namn

Halvdagsförskjutning

Staplarna börjar mitt i kolumnen för incheckningsdagen och slutar mitt i kolumnen för utcheckningsdagen. Detta återger hotellverkligheten: incheckning sker på eftermiddagen och utcheckning på morgonen.

Tryck på en stapel för att öppna bokningens fullständiga detaljer.

Ovanför rutnätet talar en rad om till vilket datum det du skriver verkligen når någon: de anslutna portalerna och din bokningswebbplats. Tryck på den för hela förklaringen. Alla roller som kan öppna sidan ser den.

I rutnätet är nätterna bortom den gränsen skrafferade, och en markerad lodrät linje visar var den ännu inte publicerade delen börjar. De nätterna ändrar du som vanligt — priser, stängningar och minsta vistelse sparas — men de stannar i Vezpa: ingen kan ännu boka de datumen.

Med Rolling-modellen flyttas gränsen fram av sig själv, en dag varje natt, och det du har förberett publiceras när turen kommer: du behöver inte göra om det. Med årsmodellen flyttas den med Årsöppningen, och bladet talar om från när du kan köra den.

Fyllningsfärgen på raden visar nu vistelsestatus, inte kanalen: fem färger för fem olika tillfällen.

Bokningskanalen behåller sin egen färg, men fyller inte längre raden — den är nu ett smalt band längs underkanten (vänsterkanten när kalendern är vertikal).

Bokningens etiketter visas också på raden, som små skåror på kanten mittemot kanalbandet, i prioritetsordning. Den ordningen ändras bara på ett ställe: sidan Bokningsetiketter, under Boende > Rum, genom att dra etiketterna — inte från kalendern, inte från bokningens skärm. När det finns fler etiketter än det får plats, blir den sista platsen ett neutralt grått streck, samma grå som temat: det är inte färgen på någon etikett, det betyder bara att det finns fler.

En betald bokning — det finns ett belopp att betala och restbeloppet har nått noll, oavsett om betalningen gick via Booking Engines betalningslösning eller registrerades för hand — får ett litet grönt hörn med en bock i hörnet där etiketternas skåror börjar, och skårorna börjar direkt efter det. Gästens namn flyttas inte. Det är det totala saldot som räknas: vistelse, tillägg och turistskatt; så länge turistskatten inte är betald visas inte bocken. En handpenning räcker inte, ett kort som hålls som garanti räknas inte som betalning, och bokningar som importerats från en iCal-kalender har inget pris och visar därför aldrig bocken.

Du kan skapa en ny bokning på två sätt:

• Från AppBar-menyn: tryck ⋮ → "Ny bokning" för att öppna formuläret
• Dra-och-välj på rutnätet: tryck och dra på rutnätet för att välja ett datumintervall. Formuläret öppnas med förifylla datum

1. Välj datum
   Dra på rutnätet eller använd skapandeformuläret.
2. Kontrollera tillgänglighet
   Systemet kontrollerar automatiskt lediga rum.
3. Fyll i uppgifterna
   Ange gästens uppgifter och bokningsdetaljer.
4. Bekräfta
   Bokningen visas omedelbart i kalendern.

I listan över lediga rum får en rumstyp som saknar pris för en enda natt i perioden etiketten Priser saknas och kan inte väljas; överst i listan står hur många det gäller. Priset kan inte skrivas in för hand: ange först priset under Priser. Detsamma gäller när du flyttar en bokning till en annan rumstyp och räknar om priset.

Från AppBar-menyn (⋮ → "Underhåll") kan du skapa en rumsblockering för en specificerad period.

En underhållsblockering stänger ett rum och förhindrar nya bokningar. Den visas i rutnätet som en speciell stapel. Användbart för:

• Renoveringsarbeten
• Planerat underhåll
• Rum tillfälligt ur bruk

Tillgänglighetshantering är något annat än underhåll: markera en period i rutnätet (eller under Priser), välj "Tillgänglighetshantering" och stäng de nätter du vill för försäljning, utan att ange någon orsak.

Finns det redan bokningar i perioden blockeras det ändå: Vezpa stänger de lediga nätterna före och efter varje bokning och lämnar de sålda orörda; med flera bokningar stängs alla luckor mellan dem. Före bekräftelsen, och en gång till efteråt, visas vilka boenden som har bokningar under perioden.

• Delvis: det finns bokningar i perioden men lediga nätter återstår; under namnet ser du hur många som kan stängas.
• Upptagen: varje natt är redan såld, där finns inget att blockera.
• Underhållsnätter berörs aldrig av blockeringen, och "Återställ" frigör alla blockerade nätter — dina egna och de som en portal kopplad via iCal har stängt — men aldrig de sålda. Observera: en stängning som kommit från en portal kommer inte tillbaka av sig själv när den väl tagits bort. När det händer talar Vezpa om hur många av de återöppnade nätterna som var portalstängningar.

Tryck på uppgiftsraden (högst upp i rutnätet) för att öppna uppgiftspanelen för det datumet.

Uppgifter är anteckningar och påminnelser kopplade till ett specifikt datum. Praktiska för att markera evenemang, förfallodatum eller saker att göra knutna till ett visst datum.

Längst ner i rutnätet finns en speciell rad kallad "Undantag". Den innehåller:

• Bokningar som saknar tilldelat fysiskt rum redan för en enda natt: en otäckt natt räcker (osynligt rum)

Hit hamnar också avbokade bokningar, i rött: de lämnar raden för sitt rum, som blir ledig för den som bokar de nätterna igen. Det röda skiljer dem från bokningar utan rum: en avbokad bokning kräver ingenting av dig, du kan ignorera den.

Överlappande bokningar i denna rad delas vertikalt i platser för att förbli läsliga.

Vem som varnas när en bokning blir utan boende

Vezpa väntar inte på att någon ska upptäcka det: så snart en bokning blir utan ett fysiskt boende att tilldela går en varning till Föreståndare, Assistent och Användare (receptionen), alltså de roller som kan åtgärda det direkt genom att tilldela ett boende. Wellnessmedarbetare, Revenue Manager, Husfru och Observatör får den inte.

• Ett e-postmeddelande på språket hos den som läser det, med direktlänk till bokningen.
• En push-avisering med detaljerna inne i appen: gästens namn, datumen och rummet visas nu också på låsskärmen.

Varningen går ut vid fyra tillfällen: när bokningen skapas, efter en datumändring, efter en ändring som kommit från OTA-kanalen och efter att ett rum lagts till som blir utan boende.

Om boendet har flera rumstyper visas en filterknapp i AppBar.

1. Tryck på filterikonen
   Väljbara chips för varje typ visas.
2. Välj typer
   Tryck på en eller flera typer för att filtrera rutnätet.
3. Avmarkera alla
   För att se alla rum igen.

Filtret för boendetyp syns även med panelen stängd: trattikonen förblir fylld, och under raden står hur många boenden du ser av hur många, med «Ta bort filter» för att se alla igen. Döljer filtret alla rader står det i stället för rutnätet att det inte finns något rum med det filtret. Vid byte av anläggning börjar filtret om från noll, så att du inte tar med dig en typ som inte finns där. Och när det inte finns någon bokning i perioden säger kalendern det — med andra ord än dem den använder när den inte kunde läsa data.

Om din roll får hantera dem finns euro-genvägen i den övre raden: den leder till priserna utan att gå via menyn. Den som saknar behörigheten ser den inte, och det är normalt.

I rumskolumnen kan städindikatorn visas, uppdaterad av husfrun: den finns bara på rum där städning är relevant. Ett tryck på rummet växlar mellan städat och ostädat, med en bekräftelse innan det sparas. Statusen uppdateras av sig själv varannan minut och kan därför ändras medan du tittar, utan att du gjort något. Färgerna på staplarna förklaras i Teckenförklaringen i AppBar-menyn.

Kalendern uppdateras i realtid tack vare push-notiser (FCM):

• När en ny bokning anländer via OTA eller bokningsmotor uppdateras kalendern automatiskt
• Om du tittar på fliken Kalender är uppdateringen omedelbar
• Om du är på en annan flik blir data ogiltigförklarade och laddas om när du återgår till Kalendern

Raden Undantag är oförändrad: den samlar fortfarande bokningar utan tilldelat fysiskt boende. Det som har ändrats är resten av appen: samma bokning känns nu igen även utanför kalendern.

• I Ledning: rutan med nya bokningar, listorna över ankomster och avresor, födelsedagslistan.
• I bokningslistan och på kortet för den enskilda bokningen.
• Vid försäljningsstället, på bokningsraden i disken.

Var den än visas är signalen densamma: en varningsikon och texten «Rum ej tilldelat» i rött i stället för rumsnumret. Tidigare stod det på de ställena en intern sifferkod, som inte sa något just när man behövde förstå.