Guide till OTA-meddelanden

Ta emot och svara på meddelanden från gäster på Booking.com, Airbnb, Expedia och VRBO direkt i Vezpa, i en enda inkorg

1. Vad är OTA-meddelanden En enda inkorg för gästernas meddelanden

Med OTA-meddelanden kan du ta emot och svara på meddelanden från gäster på Booking.com, Airbnb, Expedia och VRBO direkt i Vezpa, utan att behöva logga in i extranätet eller portalens app. Alla meddelanden samlas i en enda inkorg inuti Vezpa-appen.

Varför det är användbart

  • Allt på ett ställe: hantera konversationerna tillsammans med resten av anläggningens aktiviteter.
  • Snabba svar: läs och svara utan att byta till en annan applikation.
  • Komplett historik: du har alltid konversationshistoriken med gästen nära till hands.
Kanalerna är fyra: Booking.com, Airbnb, Expedia och VRBO. Det är de enda kanalerna som channel managern vidarebefordrar meddelanden för: en bokning från en annan portal, eller en som du själv tagit emot per telefon, har ingen konversation här, och det är inget fel.

2. Var du hittar den Avsnittet Meddelanden och bokningsdetaljer

Du kan komma åt konversationerna på två sätt:

Från avsnittet Meddelanden

Från Vezpa-appens instrumentpanel öppnar du avsnittet Meddelanden: där finns listan över konversationer.

  • Ordningen: överst ligger konversationen med det senaste meddelandet. Datumet för det sista meddelandet står på varje rad: det är det som bestämmer placeringen, inte vistelsens datum.
  • Vad du inte ser: konversationer från redan avslutade vistelser (utcheckning före idag) hålls utanför listan. Knappen Visa även avslutade vistelser i verktygsraden tar tillbaka dem.
  • En konversation med olästa meddelanden döljs aldrig, inte heller efter avslutad vistelse: skriver gästen efter avresan, om en faktura eller om ett kvarglömt föremål, hittar du den här och räknaren för olästa räknar den.
  • Om bokningen har avbokats står konversationen kvar, och raden säger det med etiketten Avbokad. Ett meddelande som inte gått iväg förblir synligt och är markerat som Sändning misslyckades.

Från bokningsdetaljerna

När du öppnar en bokning från Booking.com, Airbnb, Expedia eller VRBO hittar du knappen Meddelanden: den tar dig direkt till konversationen med den gästen, redan i sammanhanget av dennes bokning.

Knappen Meddelanden i bokningsdetaljerna är det snabbaste sättet att svara en specifik gäst medan du hanterar dennes bokning.
Samma konversation visas också i bokningsdetaljerna, under Konversation, tillsammans med allt du har skickat till gästen från Vezpa (e-post, WhatsApp, automatiseringar): se Guide till bokningsdetaljer.

3. Så fungerar det Mottagning, avisering och svar

Ett nytt meddelande kommer från portalen så snart gästen skriver det, och Vezpa skickar dig en avisering. Listan som redan är öppen på skärmen ritas dock inte om av sig själv: läs in den igen med «Uppdatera» i fältet, eller genom att dra listan nedåt.

  1. Du tar emot aviseringen om ett nytt meddelande
  2. Öppna konversationen från avsnittet Meddelanden eller från bokningsdetaljerna
  3. Läs hela historiken över utbytet med gästen
  4. Svara: meddelandet skickas till gästen via kanalen för den portal som bokningen kommer från

Ett meddelande med en bilaga visar själva filen: ett foto visas i pratbubblan och öppnas i helskärm med ett tryck, där «Dela» för det vidare till den som behöver det; en PDF är en rad som du trycker på för att öppna den. Filerna kommer några sekunder efter meddelandet. Om en fil inte går att få — ett annat format än foton och PDF, eller en fil som portalen inte längre tillhandahåller — säger bubblan det: öppna den på portalen.

Historiken hjälper dig att ta upp tråden i konversationen igen även efter flera dagar, utan att behöva återskapa sammanhanget.

4. Automatiseringar i OTA-kanalen De automatiska meddelandena i portalens chatt

För bokningar från portaler med chatt (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO) kan de automatiska meddelanden som ställts in med Automatiseringar levereras i konversationen. En text utan kontaktuppgifter går helst till chatten; en text med en länk eller en kontaktuppgift försöker först med gästens riktiga e-post. Utan riktig e-post går den till chatten: där tar Vezpa bort e-postadresser, telefonnummer och länkar till andra webbplatser, men behåller sina egna länkar (vezpa.it och din aktiva egna domän) — alltid på Airbnb och på Booking.com.

Booking.com ersätter länkar du inte har godkänt med [Link was removed]: gör steget i extranätet en gång: Boende → Meddelandeinställningar → Säkerhetsinställningar → ”Lägg till en länk” → vezpa.it (och din egen domän, om du använder en — där börjar incheckningslänken). Om chatten skulle ta bort länken (Expedia, VRBO), skickas automatiseringen inte stympad: den hoppas över och orsaken noteras i utskicksloggen.
Vill du fördjupa dig i automatiseringarna? Läs Guiden till e-postautomatiseringar för att upptäcka triggers, flerspråkiga texter och merge-fält.

5. Viktiga anmärkningar Vad du bör tänka på

  • Meddelandefunktionen täcker Booking.com, Airbnb, Expedia och VRBO: en bokning från en annan kanal har ingen chatt.
  • Demokonton kan inte skicka eller ta emot riktiga meddelanden: funktionen är blockerad för testanläggningar.
  • Ett nytt meddelande kommer så snart gästen skriver det, med en avisering; listan som redan är öppen ritas inte om av sig själv: använd «Uppdatera» eller dra listan nedåt.

Behöver du hjälp?

Om du har frågor om OTA-meddelanden, öppna en supportbiljett direkt i Vezpa-appen — vårt team svarar dig så snart som möjligt.