Guide till Bokföring

Bokföringen öppnar du från sidan «Översikt» med knappen «Bokföring». Överst finns flikarna «Översikt», «Utveckling», «Resultaträkning», «Intäkter», «Utgifter», «Leverantörer» och «Förfallodagar»: vilka varje roll ser står i Vem ser vad.

Perioden väljer du med «Den här månaden», «Förra månaden», «I år» och «Förra året». Översikten har tre kort; tryck på ett så öppnas fliken som förklarar det:

• «Vinst»: intäkter minus utgifter, i rött när den är negativ. Öppnar resultaträkningen.
• «Att betala»: utgifterna som ännu inte är betalda, och hur många de är. Öppnar förfallodagarna.
• «Utestående för perioden»: det som har upparbetats under de valda månaderna och ännu inte betalats. Öppnar intäkterna.

Nedanför finns diagrammet «Utgifter per kategori» och «Nästa förfallodagar».

Överst tre siffror, årets intäkter, utgifter och vinst, med förändringen mot året före när det finns ett år före att jämföra med. Diagrammet visar för varje period en stapel för intäkterna och en för utgifterna, med vinstens linje ovanpå.

«Månad», «Kvartal» och «År» ändrar diagrammets steg, pilarna ändrar år. Trycker du på en eller flera kategorier visar diagrammet bara deras utgifter: vinsten förblir den verkliga, intäkter minus alla utgifter. «Grupperade» lägger utgifterna i en enda stapel, «En i taget» delar upp dem per kategori.

En tabell med perioderna som kolumner (på telefonen rullar den åt sidan) och dessa rader:

• «Intäkter»: öppnas per post, alltså per rumstyp, kassaavdelning och Wellness;
• «Utgifter»: öppnas per kategori;
• «Vinst», markerad;
• «OTA-provisioner (inte i vinsten)», när det finns provisionsfakturor (se OTA-provisioner);
• «Vinst året före», för jämförelse.

Ovanför tabellen visas anmärkningar om siffror att kontrollera: utgifter utan moms, betalningar över bokningens totalbelopp (posten «Överskjutande belopp», oftast en återbetalning som inte registrerats), vistelser fördelade på flera företag.

• Bara mottagna betalningar räknas: förskott och slutbetalningar för bokningar, betalda försäljningar i kassan och i Wellness. Ett kort som lämnats som garanti är ingen intäkt förrän du debiterar det.
• De räknas i den månad de hör till: logiet delas natt för natt, så en vistelse från 30 april till 3 maj ger en natt till april och två till maj.
• Turistskatten hålls utanför: du tar ut den åt kommunen.
• Återbetalningen av en bokning som avbokats via Booking Engine minskar intäkterna.

Fliken grupperar per månad och per post; varje post visar det upparbetade (det som tillkommer för de månaderna) och det mottagna. Beloppen på den här fliken är alltid inkl. moms.

Längst ner finns «Utfärdade dokument»: fakturor, kreditfakturor, kvitton och kassakvitton för perioden. De finns där för att slås upp och läggs inte till intäkterna, eftersom en betalning och dess faktura är samma pengar.

1. Tryck på knappen + «Utgift».
2. Skriv «Belopp» och välj «Kategori»: de två räcker, sedan «Spara».
3. Öppna vid behov «Fler detaljer»: leverantör (finns den inte skriver du namnet: Vezpa erbjuder att lägga till den), företag, «Månad den hör till», «Antal månader», förfallodag, betald, «Momssats (%)» (kategorin föreslår den), «Dokumentnummer» och anteckningar.

Månaden den hör till är den månad utgiften gäller, även om du betalar den senare. Med «Antal månader» delas utgiften i lika delar: en årlig försäkring över 12 månader väger en tolftedel per månad.

«Ladda upp XML» läser en italiensk e-faktura FatturaPA, som .xml eller signerad som .p7m: leverantör, nummer, datum, belopp, moms och förfallodag. En kreditnota kommer in som negativ. Utgiften går till det företag fakturan är ställd till (mottagarens momsnummer): är det inget av dina avvisas filen. Den kommer in som att betala, med leverantörens standardkategori.

I Italien kan leverantörsfakturor också komma av sig själva. Har ett företags kort på sidan «Företag (momsregistreringsnummer)» raden «Leverantörsfakturor», väljer direktören «via Vezpa»: varje faktura som kommer från SDI blir en utgift att betala för det företaget, märkt «Mottagen faktura», och kan inte tas bort. Fanns den redan som utgift, inmatad för hand eller från XML, kopplar Vezpa den till den i stället för att skapa en till. Med «via redovisningskonsulten» tar redovisningskonsulten emot dem och du lägger till dem här med «Ladda upp XML». Hur det aktiveras förklarar guiden till e-fakturering.

Listan filtreras efter kategori, leverantör och status («Alla», «Att betala», «Betalda»). Varje utgift kan ändras, raderas, markeras med «Markera som betald» eller «Markera som obetald» och kopieras till en annan månad med «Duplicera», praktiskt för räkningar. En utgift utan kategori visas som «Utan kategori»; utgifter i en annan valuta hålls utanför totalen.

För utgifter som återkommer likadana (löner, lån, hyra, avgifter) använder du «Upprepa» på utgiften: «Varje månad», «Var 3:e månad» eller «Varje år», med «Till och med» om upprepningen har ett slut. Det gäller utgifter som läggs in för hand, inte de från XML. Vezpa skapar själv utgiften för varje period, samma dag i månaden (den 31:a blir sista dagen i kortare månader), att betala, med belopp, leverantör, kategori och företag från den första. I listan har utgifterna i en upprepning ikonen med pilarna i en cirkel. Du stoppar den med «Sluta upprepa», från den första utgiften eller från någon av de skapade; tar du bort den första stoppas den också, medan de redan skapade utgifterna finns kvar. Ändrar du belopp eller leverantör på den första utgiften ändras de kommande, inte de redan skapade. «Duplicera» finns kvar för en enda kopia.

Om du tar emot betalningar online med Stripe kommer avgifterna in av sig själva: varje månad en utgift från leverantören Stripe, i kategorin «Betalningsavgifter», redan betald, med etiketten «Automatisk». Vezpa uppdaterar den varje dag, så den kan inte ändras eller tas bort.

Varje leverantör visar hur mycket du har spenderat och hur mycket som återstår att betala under den valda perioden. Leverantörer skapas av sig själva, från en utgift eller en XML-fil.

Föreståndaren ändrar «Namn», «Momsnummer» och «Standardkategori»: med en standardkategori får nya utgifter från den leverantören, även de från XML, den av sig själva.

«Utgifter att betala»: de obetalda utgifterna, där de som passerat förfallodagen är markerade «Förfallen». «Markera som betald» trycker du på direkt här. En provisionsfaktura från kanalen som fortfarande är öppen har etiketten «För avstämning».

«Förväntade inbetalningar»: bokningar med ankomst de senaste 12 månaderna eller de kommande 30 dagarna som fortfarande har ett öppet saldo. Tryck på en för att öppna bokningen.

På den här fliken är beloppen alltid inkl. moms: det är de belopp du betalar och tar emot.

Varje anläggning börjar med tio standardkategorier, bland dem «Kanalprovisioner». Föreståndaren hanterar dem med knappen «Kategorier» på fliken Utgifter:

• «Byt namn» och «Standardmomssats (%)», som föreslås i nya utgifter;
• «Dölj» och «Visa»: en dold kategori föreslås inte längre för nya utgifter;
• «Lägg till kategori» för dina egna poster.

Standardkategorier kan inte raderas; de du har lagt till kan det, om ingen utgift använder dem.

Ikonen % överst växlar mellan «Belopp inkl. moms» och «Belopp exkl. moms». Den gäller för Utveckling och resultaträkningen och i översikten för vinsten med detaljerna under och för diagrammet «Utgifter per kategori».

• Utan moms är intäkterna netto efter sin sats: i Italien logiet netto efter 10 %, på andra håll med anläggningens sats. Utgifter räknas med sitt belopp exkl. moms.
• En utgift vars moms inte är känd, eller en betalning som inte hör till en bokning, räknas fullt ut även utan moms: en anmärkning visar det.
• «Att betala» och «Utestående för perioden» är alltid inkl. moms, precis som fliken Intäkter: det är pengar som verkligen går ut och kommer in.

Portalernas provisioner beräknas utifrån bokningarna: de hamnar bland utgifterna, i kategorin «Kanalprovisioner», fördelade natt för natt som vistelsen.

Provisionsfakturan som kanalen skickar dig är «För avstämning»: du registrerar den i samma kategori, för hand eller från XML, för att kontrollera vad kanalen har behållit, men den dras inte av från vinsten en andra gång. Så länge den är obetald syns den under «Att betala» och bland förfallodagarna, eftersom den är en verklig skuld. I resultaträkningen har den en egen rad, «OTA-provisioner (inte i vinsten)».

Har kontot flera företag (se guiden till e-fakturering) visas väljaren «Företag» överst: «Alla företag» eller ett enda. Med bara ett företag finns väljaren inte.

• En intäkt går till rummets eller avdelningens företag; en vistelse i rum från olika företag delas mellan dem natt för natt.
• En utgift från XML går till företaget med det momsnummer den är ställd till; en utgift som matats in för hand till företaget som valts under «Fler detaljer», annars till leverantörens vanliga företag, annars till huvudföretaget.
• Varje rapport läses för ett företag eller för alla tillsammans: ett företags belopp hamnar aldrig på ett annat företags momsnummer.

• Föreståndare: alla flikar, momsreglaget, kategorierna och redigering av leverantörer.
• Assistent: bara «Utgifter» och «Leverantörer». Matar in utgifter och laddar upp XML, skapar nya leverantörer från utgiften och ändrar de utgifter hen själv har matat in för hand; ser inte intäkter eller vinst och ändrar inte kategorier eller leverantörer.
• Övriga roller har inte knappen «Bokföring».

Statistik räknar omsättningen efter avresedatum: allt gästen har spenderat, portalens provision inräknad, i den månad gästen reser, betalt eller inte. Bokföringen räknar de mottagna pengarna, i den månad varje natt hör till. Samma månader kan därför ge olika totaler, och så ska det vara: Statistik visar vad du har sålt, Bokföring vad du har tagit emot och spenderat.

Under omsättningsdiagrammet i Statistik hittar föreståndaren noten «Varför Statistik visar en annan omsättning».

Ikonen «Skattedokument» överst öppnar sidorna för de dokument din anläggning utfärdar, till exempel e-fakturering och fakturor: den visas när minst ett av dem är aktivt.

Bokföringen utfärdar inga dokument och skickar ingenting till Skatteverket: den listar dem på fliken Intäkter, under «Utfärdade dokument», utan att lägga dem till intäkterna.