Guide till elektronisk fakturering

Elektronisk fakturering är det system som gör att alla italienska fakturor skickas i XML-format till Sistema di Interscambio (SDI) — utbytessystemet hos Agenzia delle Entrate, den italienska skattemyndigheten. Sedan 2024 är det obligatoriskt för alla med italienskt momsnummer (partita IVA), även för schablonbeskattade.

Vad Vezpa gör

Vezpa skapar fakturans XML-fil, signerar den digitalt och skickar den till SDI via OpenAPI.it som auktoriserad skatteförmedlare. Du utfärdar fakturan i appen, resten sker automatiskt.

Kostnader: Skattemodul

E-faktura och kvitto finns i «Skattemodul», som du slår på under «Konfiguration» → «Skatt & juridisk efterlevnad» → avsnittet «Elektronisk fakturering» → «Skattemodul». Utan aktiv modul skickas inga elektroniska fakturor.

• Avgiften är € 7,90 per månad (inkl. moms) och dras från plånboken vid aktiveringen och sedan varje månad på samma datum. Om du stänger av den och slår på den igen innan den betalda månaden är slut betalar du ingen ny avgift, och förnyelsedatumet förblir detsamma.
• Den omfattar 100 elektroniska fakturor och 500 kvitton för varje månad av modulen.
• Utöver kvoten kostar varje faktura € 0,19 och varje kvitto € 0,03, från förbetalt saldo.
• Vid stora volymer går priset på extra fakturor och kvitton att förhandla: skriv till oss så kommer vi överens.
• Kvoten hör till anläggningen: fakturor som skickas från Wellness-modulen förbrukar samma hundra.
• En kreditnota och en debetnota räknas också som sändningar: de kostar lika mycket som en faktura.
• En faktura som avvisas av SDI betalas inte: beloppet återbetalas till plånboken och kvoten förbrukas inte.
• Det icke-fiskala kvittot går inte via SDI och förblir gratis, även utan modulen.

Kvittona skickar Vezpa åt dig, som mellanhand: vi ber dig inte om några inloggningsuppgifter. Du behöver bara ge fullmakt till Vezpa i portalen «Fatture e Corrispettivi» hos Agenzia delle Entrate, i avsnittet för fullmakter, för hantering av de dagliga intäkterna (corrispettivi); skattekoden som ska få fullmakt hittar du i modulen. Tryck sedan på «Aktivera kvitton». Du behöver också konfigurerad e-faktura och anläggningens fullständiga adress (gata och nummer, postnummer, kommun och provins). Enskilda firmor kan inte delegera inskickandet av de dagliga intäkterna till en mellanhand: för dem omfattar modulen bara fakturor. Kvitton utfärdas från kassan, från Wellness och när bokningens nota stängs: se Guide till kassan och Guide till bokningsdetaljer.

Vad Vezpa INTE gör

Vezpa sköter inte den tioåriga arkiveringen enligt lag. Det är en separat lagstadgad skyldighet (art. 39 DPR 633/72), och Agenzia delle Entrate erbjuder den kostnadsfritt på portalen ”Fatture e Corrispettivi”. Du måste aktivera den själv, en enda gång, i början — alla steg finns i nästa avsnitt.

Aktiveringen görs bara en gång, i installationsguiden. Kontrollera anläggningens uppgifter innan du börjar.

När tjänsten är aktiv går den kortaste vägen via «Översikt»: rutan «Bokföring» bredvid POS öppnar avsnittet «Elektronisk fakturering» direkt.

Steg 1 — Kontrollera anläggningens uppgifter

Gå till Konfiguration → Elektronisk fakturering och kontrollera att följande stämmer:

• Momsnummer (partita IVA) (11 siffror)
• Skatteregim: RF01 (ordinarie), RF19 (schablon) osv. — RF01 som standard
• Säte: adress, gatunummer, postnummer, ort, provins
• Anläggningens PEC (certifierad e-post, användbar för att ta emot aviseringar från SDI)

Steg 2 — Öppna aktiveringsguiden

Fliken Anläggning → Elektronisk fakturering → Aktivera. Guiden har 5 steg:

Steg 3 — Godkänn avtalet

Vezpa tillhandahåller programvaran för administrationen, medan OpenAPI.it är den skatteförmedlare som signerar och skickar XML-filerna till SDI för din räkning. Att godkänna avtalet är det formella steg som krävs för att tillåta överföringen.

Steg 4 — Aktivera den kostnadsfria arkiveringen hos AdE

1. Öppna portalen ”Fatture e Corrispettivi” på https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/
2. Logga in med SPID, CIE eller inloggningsuppgifter för Entratel/Fisconline (samma som till skattekontot)
3. Välj ”Conservazione” → ”Aderisci al servizio di conservazione” (Arkivering → Anslut dig till arkiveringstjänsten) i menyn
4. Fyll i formuläret med anläggningens uppgifter (partita IVA, adress, PEC-adress) och signera digitalt
5. Skicka in anslutningen: aktiveringen är kostnadsfri och sker nästan omedelbart

Från och med då arkiveras varje faktura som skickas till SDI automatiskt i 10 år på Agenzia delle Entrates servrar, utan att du behöver göra något mer.

Steg 5 — Första påfyllningen av plånboken

Minst € 10 för att täcka de första fakturorna. Påfyllningen görs med kreditkort via Stripe, betalningen är säker och inga kortuppgifter sparas hos Vezpa.

Föreslagna paket:

Fakturan utfärdas direkt från gästens bokning. Systemet fyller i alla uppgifter i förväg (rum, nätter, debiteringar, turistskatt) genom att läsa dem från bokningen: du kontrollerar och bekräftar.

Standardflöde

1. Öppna gästens bokning: fliken Bokningar → Bokningslista → tryck
2. Öppna åtgärdsmenyn (ikonen ⋮ uppe till höger) eller använd knappen på bokningskortet
3. Tryck på ”Utfärda elektronisk faktura”
4. Välj mål:
   • Hela bokningen — om fakturamottagaren är densamma som bokningens huvudperson
   • Separat konto — om du redan har skapat separata konton för olika gäster (se avsnitt 4)
5. Kontrollera de förifyllda uppgifterna om kunden (se tabellen nedan)
6. Tryck på ”Utfärda och skicka till SDI”
7. Vänta på bekräftelsedialogen: ”Faktura skickad, nummer VZP-2026-0001”

Kunduppgifter

Mottagarkod för företag

Företaget lämnar en av två uppgifter:

• Unik kod med 7 tecken (t.ex. M5UXCR1) → fakturan levereras direkt till kundens ekonomisystem
• Certifierad e-post (PEC) → fakturan levereras via certifierad e-post

Om företaget inte lämnar något, använd 0000000 (sju nollor): fakturan läggs ändå i kundens skattekonto på AdE-portalen, där kunden hittar den tillsammans med sin revisor.

Privatperson utan skattekod

För italienska gäster är codice fiscale obligatorisk (16 alfanumeriska tecken). För utländska gäster används den italienska skattekoden om de har en (t.ex. personer bosatta i Italien), annars kontaktar du Vezpas support för den särskilda rutinen för utländska kunder.

Vad som händer efter sändningen

Med «Skattemodul» ingår 100 fakturor per månad; därutöver € 0,19 per styck från förbetalt saldo. Fakturans status syns i fliken Anläggning → Fakturering → Fakturalista och följer dessa steg:

I «Utfärdade fakturor» finns «Sök» («Nummer, kund, org.nr eller gäst»): sökningen gäller numret, kundens namn eller företagsnamn, partita IVA, codice fiscale och gästens namn i bokningen. Under finns filtren efter status — «Alla», «Utkast», «Skickade», «Arkiverade», «Avvisade» — som ersätter den gamla filtermenyn i fältet; när fakturorna sträcker sig över mer än ett år, årsmenyn med «Alla år» (ett utkast räknas till det år det skapades). I fältet erbjuder «Sortera efter» «Nyaste först», «Äldsta först», «Nummer: högsta först», «Nummer: lägsta först», «Belopp: högsta först», «Belopp: lägsta först», «Kund (A–Ö)»; standard är «Nyaste först». Varje kort visar kundens namn. Listan läser in 50 fakturor åt gången: längst ner «Ladda fler».

Övergången från transmitted till archived sker när SDI bekräftar leveransen, vanligtvis inom 1-2 minuter.

Typiskt fall: en bokning har två eller flera fakturamottagare som vill ha separata fakturor. Exempel: ett par på affärsresa där Mario Rossi (privatperson) betalar rum och frukost medan Acme Srl (företag) betalar affärsmötet och extratjänsterna.

Så skapar du separata konton

1. Öppna bokningen → åtgärdsmenyn → ”Separata konton”
2. Tryck på FAB-knappen ”Dela notan” (knappen + nere till höger)
3. Välj fakturamottagare bland de befintliga, eller tryck på ”+ Ny fakturamottagare” för att skapa en direkt
4. Ange beloppen: Rum, Pension, Turistskatt
5. Markera de debiteringar i bokningen som ska flyttas till det här kontot (t.ex. ”Middag 2 personer”)
6. Spara: det separata kontot visas i listan
7. Skapa fler separata konton för de övriga fakturamottagarna
8. Tryck på varje konto → ”Utfärda faktura” → fortsätt som vanligt

När du INTE kan använda separata konton

En kreditnota makulerar en redan utfärdad faktura, helt eller delvis. En faktura som skickats till SDI går inte att ”annullera”: det enda sättet är att utfärda en kreditnota på samma (eller del av) belopp.

När den ska utfärdas

• Bokningen avbokad efter att fakturan utfärdats
• Felaktigt belopp (t.ex. kunden betalar mindre på grund av en brist i servicen)
• Retroaktiv rabatt som tillämpas i efterhand
• Delvis makulering (t.ex. ett rum som blev no-show)

Så utfärdar du den

1. Fliken Anläggning → Fakturering → Fakturalista
2. Tryck på den ursprungliga fakturan (den måste ha status archived)
3. Tryck på ”Utfärda kreditnota (TD04)”
4. Ange orsak och belopp (delvis eller helt)
5. Bekräfta: kreditnotan skickas till SDI och kopplas till ursprungsfakturan

Vezpa skapar två typer av utskrifter som kompletterar den officiella fakturan (XML till SDI). Båda är kostnadsfria och debiterar inte plånboken.

Proforma — så skriver du ut den

• Från bokningen → åtgärdsmenyn → ”Skriv ut proforma” (proforma för hela notan)
• Från Separata konton (skrivarikonen på varje kort) → proforma för just det kontot
• Från skärmen ”Utfärda faktura” (knappen ”Skriv ut proforma” under Utfärda) → förhandsgranskning innan du bekräftar sändningen till SDI

Artighetskopia — så skriver du ut den

Öppna Fakturadetaljer från listan → ”Skriv ut kopia”. Systemets dialogruta öppnas där du väljer skrivare eller sparar som PDF.

SDI kan avvisa en faktura på grund av formella fel: fel skattekod för kunden, ofullständiga uppgifter om anläggningen, momskod som inte är förenlig med skatteregimen osv. När det händer:

1. Fakturan får status rejected i Fakturadetaljer
2. Fakturor som avvisas av SDI återbetalas
3. I detaljvyn visas orsaken till avvisningen med röd text
4. Rätta uppgifterna (t.ex. kundens skattekod) och utfärda fakturan på nytt genom att klicka på ”Utfärda” igen

Typisk tid mellan sändning och avvisning: 5-15 minuter.

Avsnittet «Elektronisk fakturering» öppnas från «Översikt» med rutan «Bokföring», eller från «Konfiguration» → «Plånbok och fakturor». Det har fem flikar i den här ordningen:

• «Aktivitet», fliken det öppnas på. Överst månaden i siffror: «Skickade fakturor» och «Utfärdade kvitton» med beloppet, «Utkast att skicka» och «Avvisade av SDI». Ett tryck på en ruta öppnar listan redan filtrerad. Under den «Senaste aktivitet»: fakturor och kvitton tillsammans, per dag, en rad per dokument med dess senaste status. Ett tryck på en rad öppnar dokumentet.
• «Fakturor»: hela listan, med sökning, filter på status och år och sortering.
• «Kvitton»: de icke-skattemässiga kvittona med kundens namn, filtrerbara per år. Listan hämtar 50 kvitton åt gången: längst ner «Ladda fler».
• «Fakturamottagare»: adressboken med kundernas skatteuppgifter.
• «Plånbok», den sista. Överst «Skattemodul» med avgift, nästa förnyelse och de fakturor och kassakvitton som använts under perioden («Hantera modulen» öppnar dess sida), sedan saldot, «Snabb påfyllning» och «Senaste transaktioner».

På en dator lägger «Aktivitet» månadens rutor i en kolumn till vänster och den senaste aktiviteten bredvid; även «Plånbok» lägger saldo och påfyllning bredvid transaktionerna.

Den förbetalda plånboken fungerar så här:

• Den finns i fliken Anläggning → Fakturering → Plånbok
• Den upphör inte att gälla — saldot finns alltid kvar
• Enda återkommande debiteringen — avgiften för «Skattemodul», om du har slagit på den
• Den fylls på med kort via Stripe, när som helst
• Den visar saldo, påfyllningstransaktioner och utgiftstransaktioner

Lågt saldo

Inom de hundra inkluderade fakturorna kontrolleras inte plånboken. Utöver kvoten stoppas utfärdandet om saldot inte täcker fakturans € 0,19. Om saldot vid förnyelsen inte räcker till avgiften stoppas fakturorna tills du fyller på, medan kvittona fortsätter, eftersom de är obligatoriska: deras kostnad tar saldot under noll och täcks vid nästa påfyllning.

Vid tekniska problem eller frågor om hur appen fungerar:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• E-post: [email protected]

Vid frågor om regelverket (skatteregim, momskoder, särskilda skattefall): rådfråga din revisor.