Faktureringsguide

Den här funktionen utfärdar en faktura från en boendebokning eller från en försäljning i Wellness-modulen, för boenden i något av de 21 EU-länder som Vezpa täcker för det här dokumentet. Vezpa fyller i raderna på ditt eget språk, tillämpar ditt lands momsregler, bygger PDF:en och håller den löpande numreringen.

Vad den gör, överallt där den finns

• Fyller i fakturan från bokningen (boende, turistskatt, extra avgifter), med radbeskrivningar och PDF-etiketter tryckta på ditt lands standardspråk
• Utfärdar dokumentet i ditt lands valuta — krona, zloty, forint, leu eller euro beroende på var du är registrerad, inte en enda fast valuta för alla
• Lägger till eller utelämnar moms enligt din status, med ditt lands sats
• Trycker längst ned på dokumentet den rättsliga notering du har angett: obligatorisk om du inte är momsregistrerad, valfri om du är det
• Genererar PDF:en och håller den löpande numreringen per år, utan luckor och utan återanvändning

ARES och QR Platba: två extrafunktioner knutna till Tjeckien

Vezpa har också två extrafunktioner knutna till Tjeckien, men inte på samma sätt. Sökningen i det offentliga ARES-registret fyller i en företagskund utifrån dess IČO, och den visas varje gång kunden på fakturan är ett tjeckiskt företag, oavsett vilket land ditt eget boende ligger i: ett österrikiskt boende som fakturerar ett tjeckiskt företag ser den, ett tjeckiskt boende som fakturerar ett tyskt företag gör det inte. Betalkoden QR Platba som trycks på fakturan är däremot verkligen förbehållen boenden registrerade i Tjeckien. Båda förklaras i avsnitt 4 och 6 — de finns eftersom ARES och QR Platba-formatet är tjeckiska nationella system; Vezpa bygger (ännu) inte motsvarigheten för de andra 20 länderna.

Kostnad

Ingen. Fakturan genereras lokalt av Vezpa: den går inte via någon mellanhand, förbrukar inget saldo och det finns ingen avgift per dokument.

Vem som kan använda den

Inställningar och utfärdande är begränsade till rollerna Föreståndare och Assistent. Menyposten visas för boenden i något av de 21 EU-länder som täcks (Belgien, Bulgarien, Danmark, Finland, Frankrike, Grekland, Irland, Kroatien, Luxemburg, Nederländerna, Polen, Portugal, Rumänien, Slovakien, Slovenien, Spanien, Sverige, Tjeckien, Tyskland, Ungern och Österrike) — inte för Italien, som i stället använder elektronisk fakturering till SDI.

Vad den (ännu) inte gör

• Inrapportering till skattemyndigheten: ingen, i inget av de 21 länderna. Vezpa framställer dokumentet och stannar där: du utfärdar det, skriver ut det och lämnar det till gästen. All elektronisk rapportering eller bokföring som ditt land kräver ligger utanför den här funktionen, och den fortsätter du sköta som i dag
• Kreditfaktura: finns inte i något av de 21 länderna i den här versionen. En felaktig faktura makuleras i stället — se avsnitt 7
• eTurista (Tjeckien): inrapportering till portalen är inte integrerad

Öppna Konfiguration → Fakturering. Överst sitter två separata reglage, följda av dina uppgifter som utfärdare.

De två reglagen

• Aktivera fakturering — slår på funktionen. Så länge det är av varnar utfärdandet från en bokning dig om att faktureringen inte är aktiv
• Momsregistrerad — anger att du är skyldig att ta ut moms. Är du inte det, låt reglaget vara av: fakturorna kommer ut utan moms och en rättslig undantagsnotering trycks längst ned (se strax nedan)

Noteringen längst ned på dokumentet: obligatorisk utan moms, valfri med

Fältet för den rättsliga notering som trycks längst ned på fakturan finns alltid där, men det byter karaktär beroende på reglaget Momsregistrerad.

• Om du inte är momsregistrerad heter fältet Undantagsnotering och det är obligatoriskt: utan det vägrar Vezpa att utfärda. I Tjeckien får du lämna det tomt — Vezpa trycker ändå den verifierade formulering som redan används på tjeckiska fakturor, och det är det enda land där det sker. I alla andra länder hittar Vezpa inte på den formuleringen åt dig — en felaktig rättslig mening på en riktig faktura är värre än en app som frågar först — så du skriver den själv, helst den som din revisor redan använder. Det du skriver vinner alltid, också i Tjeckien.
• Om du är momsregistrerad heter fältet Valfri notering och är, mycket riktigt, valfritt: lämna det tomt så trycks ingen rad längst ned på fakturan. Det finns för den som måste visa en rättslig hänvisning på dokumentet trots att hen är momsregistrerad — till exempel en notering om omvänd betalningsskyldighet. Texten skriver du själv: Vezpa förifyller den i inget land, Tjeckien inräknat.

Fälten

Fakturanumret är prefix + löpnummer + år, till exempel FA12/2026. Löpnumret börjar om på 1 varje år.

Gemensam eller separat

• Gemensam — boende och spa använder båda fältet Anläggningens prefix, alltså en enda serie
• Separat (vistelse / spa) — var och en använder sitt eget prefix och har därmed sin egen serie

Det finns egentligen bara en regel: serien följer prefixet. Två fakturor med samma prefix delar räknare; två olika prefix har oberoende räknare. På så sätt kan två dokument aldrig bära samma nummer.

Inga luckor, ingen återanvändning

• Om utfärdandet misslyckas halvvägs, om så bara medan PDF:en byggs, förbrukas inget nummer: hela åtgärden rullas tillbaka
• Om två personer utfärdar i samma ögonblick köas de två åtgärderna och får två efter varandra följande nummer
• En makulerad faktura behåller sitt nummer, som aldrig tilldelas på nytt

Två former för samma nummer

I «Nummerformat» väljer du hur det skrivs ut. «Prefix + nummer / år (t.ex. 54/2026)» är standardformen, den som beskrivs ovan, och för den som redan utfärdade ändras ingenting. «Prefix + år + 4-siffrigt nummer (t.ex. 20260054)» är en form som är vanlig i tjeckiska faktureringssystem: året först, sedan löpnumret med fyra siffror — med prefixet FA, FA20260054. Bara utskriften ändras: serie, prefix och löpnummer förblir desamma, och redan utfärdade fakturor numreras inte om.

Fortsätta numreringen från ditt tidigare system

Kommer du från ett annat system med en serie som redan pågår — till exempel ditt tidigare faktureringssystem, som stannade vid faktura 53 —, välj först det format du använde; tryck sedan, på den första fakturan du utfärdar från Vezpa, på pennan bredvid «Fakturanummer» och skriv 54 i «Löpnummer». Därifrån fortsätter Vezpa själv: 55, 56…

1. Öppna bokningen och välj faktureringsåtgärden: skärmen Utfärda faktura öppnas
2. Välj kundtyp: Privatperson eller Företag
3. För ett företag fyller du i kundens skatteidentifikation — krävs bara om ditt eget boende ligger i Tjeckien, valfritt i övriga länder. Om kunden är ett tjeckiskt företag visas knappen Hämta från ARES bredvid fältet, oavsett vilket land ditt eget boende ligger i: tryck på den så fylls juridiskt namn, momsnummer och adress i automatiskt från det tjeckiska offentliga företagsregistret. Är varken kunden eller ditt eget boende tjeckiskt visas inte knappen — ARES känner bara till tjeckiska företag — så skriv in kundens uppgifter för hand
4. Kontrollera raderna och tryck på Utfärda
5. PDF:en öppnas direkt: skriv ut den eller skicka den till gästen

Vad som hamnar på raderna

Varje radbeskrivning trycks på ditt lands standardspråk, och varje belopp i ditt lands valuta. Är du inte momsregistrerad kommer alla rader ut utan skatt och undantagsnoteringen trycks längst ned. Vezpa räknar inte om priser: appen tar de belopp som redan finns på bokningen.

Numret, innan du utfärdar

Överst i «Utfärda faktura» visas «Fakturanummer»: numret som den här fakturan kommer att få, alltså nästa i dess serie, redan i det valda formatet. Oftast finns inget att göra. Pennan bredvid, «Ändra nummer», är till för ett enda fall — att fortsätta numreringen från systemet du använde tidigare — och öppnar en varning, fältet «Löpnummer», där du bara skriver löpnumret (till exempel 54), och en förhandsvisning av numret som det skrivs ut. När du bekräftar kontrollerar Vezpa att det är ledigt; om inte visas «Det här numret används redan av en utfärdad faktura.»

Kundens e-post, och utskicket direkt efteråt

Under kunduppgifterna finns «Kundens e-post», redan ifylld med bokningens e-post: den hamnar på fakturan och avgör vart den skickas. Rätta den om fakturan till exempel ska till ett företags ekonomiavdelning. Efter «Utfärda» öppnas PDF-förhandsvisningen, och i fältet högst upp finns knappen «Skicka faktura».

Rätta raderna, och din egen text

Under kunduppgifterna hittar du «Fakturarader», redan ifyllda från bokningen: varje rad har «Beskrivning», «Antal» och «Á-pris», och du kan rätta alla innan du utfärdar. Raden för boende visar vistelsens datum, antal nätter, antal personer och enhetens namn. «Lägg till rad» lägger till en, papperskorgen bredvid en rad tar bort den, och «Totalt» uppdateras medan du skriver. Detsamma gäller raden för Wellness. Fältet «Egen text på fakturan» är valfritt och skrivs ut på PDF:en: till exempel ett tack eller betalningsinstruktioner. PDF:en är uppbyggd i block — dina leverantörsuppgifter och kundens, dokumentets datum med förfallodagen, tabellen med raderna.

Turistskatt och moms, om du är momsregistrerad. Det som avgör är vem som är skyldig avgiften enligt lag. Är gästen skyldig den och du tar ut den för kommunens eller turistorganisationens räkning, ligger den utanför beskattningsunderlaget (direktiv 2006/112/EG, art. 79 c) och raden kommer ut som utanför beskattningsunderlaget: i PDF:en visar momssatskolumnen «–» i stället för 0, momssammanställningen ger den en egen rad, «Ingår inte i beskattningsunderlaget», och det utskrivna beskattningsunderlaget omfattar den inte; är boendet skyldigt den, är den en del av priset och bär momsen för boendet. Det avgör inställningen «Turistskatt och moms»: den börjar på «Automatiskt (efter land)», och under menyn läser du vad som gäller nu för ditt land.

• Automatiskt i beskattningsunderlaget: Spanien, Belgien och Bulgarien. Raden får boendets momssats och bär inget skäl. I Spanien är det skattemyndighetens hållning (förhandsbesked DGT V0507-26). I Belgien skrivs skälet med hänvisning till belgisk lag ut om du väljer «Utanför momsunderlaget (uppbärs för myndigheten)».
• Utanför beskattningsunderlaget, med skälet utskrivet: Tjeckien, Slovakien, Polen, Ungern, Österrike, Luxemburg, Portugal, Kroatien, Slovenien och Nederländerna. Under raden visas skälet med liten kursiv stil, med hänvisning till nationell lag; i PDF:en skrivs det ut under radens beskrivning och på raden «Ingår inte i beskattningsunderlaget» i momssammanställningen. I Nederländerna ligger avgiften utanför underlaget även när boendet är skyldigt den, om den beräknas per natt och står på en egen rad (Hoge Raad, 1985).
• Du måste välja: Tyskland (Kurtaxe eller City-Tax), Frankrike (taxe de séjour au réel eller forfaitaire) och Rumänien, där det beror på kommunen eller ordningen. Tills du har valt visar utfärdandet av en faktura för en bokning med avgiften kortet «Hur behandlas turistskatten för moms?» med två knappar, «Utanför momsunderlaget (uppbärs för myndigheten)» och «I momsunderlaget (skattesats för logi)», och «Utfärda» förblir inaktiverad; servern avvisar också. Valet sparas i inställningarna och raderna laddas om: med «Utanför momsunderlaget (uppbärs för myndigheten)» skrivs skälet ut med landets lagrumshänvisning, med «I momsunderlaget (skattesats för logi)» får raden boendets momssats.
• I andra länder stannar raden utanför beskattningsunderlaget, utan skäl; är boendet skyldigt avgiften, välj «I momsunderlaget (skattesats för logi)». I Grekland hamnar klimatresiliensavgiften aldrig på fakturan: den ska på det separata specialkvittot («ειδικό στοιχείο»), som du utfärdar via din myDATA-leverantör med fakturans nummer och datum; Vezpa utfärdar det inte och sätter inte raden på fakturan.

Raden med turistskatten visar enheter × taxa — till exempel 14 × 2,00 — när alla skattepliktiga enheter (nätter per person eller per rum) har samma taxa; med olika taxor blir den 1 × totalt. Katalonien kräver nätter och taxa på fakturan, och i Nederländerna är beräkningen per natt det som håller avgiften utanför underlaget. Är du osäker, fråga din redovisningskonsult: valet gäller fakturorna du utfärdar från och med då. Är du inte momsregistrerad ändras ingenting: menyn visas inte, raden kommer ut utan moms och undantagstexten längst ner gäller hela dokumentet.

Samma utfärdandeåtgärd finns från en spabokning eller en produktförsäljning. Fakturan kommer ut med en enda rad Wellness som bär notans totalsumma.

Resten av flödet är identiskt: kundtyp, ARES-sökningen där den gäller, utfärdande, PDF.

Den IBAN du anger i Inställningar trycks på varje faktura, i alla 21 länder, som en enkel betalningsreferensrad så att gästen kan betala med banköverföring. Utan IBAN trycks ingen betalningsrad alls.

Vilket nummer som fungerar som variabilní symbol beror på formatet. Med «Prefix + nummer / år (t.ex. 54/2026)», eller med ett prefix som innehåller bokstäver, är det en separat räknare, unik för boendet och aldrig återanvänd, som inte motsvarar fakturanumret. Med «Prefix + år + 4-siffrigt nummer (t.ex. 20260054)» och ett nummer av enbart siffror (högst 10) är VS själva fakturanumret — faktura 20260054, VS 20260054, även i QR-koden — som i tjeckiska bokföringssystem: den som betalar hittar fakturan på kontoutdraget utan ett andra nummer.

Om du är i Tjeckien har Inställningar också ett fält Kontonummer (tjeckiskt format): skriv det som prefix-nummer/bankkod (till exempel 19-2000145399/0800). Det är det som trycks på fakturan, eftersom det är den form tjeckiska företag letar efter; IBAN:en står kvar under, för dem som betalar från utlandet. QR Platba accepterar dock bara en IBAN, så Vezpa härleder den ur numret du skrev in och visar den under fältet — du ser direkt vilket konto koden leder till. Fyller du i båda fälten och de pekar på två olika konton vägrar Vezpa att spara och säger till.

På sidan Fakturering öppnar ikonen överst listan Utfärdade fakturor. Varje rad visar nummer, datum, belopp och status: Utfärdad, Betald, Makulerad.

Den kortaste vägen går via «Översikt»: rutan «Bokföring» bredvid POS öppnar «Utfärdade fakturor» direkt.

Överst i listan finns «Sök» («Nummer, kund, org.nr eller gäst»): sökningen gäller numret, kundens namn, kundens organisations- eller momsnummer och gästens namn i bokningen. Under finns filtren efter status — «Alla», «Utfärdad», «Betald», «Makulerad» — och, när fakturorna sträcker sig över mer än ett år, årsmenyn med «Alla år». I fältet högst upp erbjuder «Sortera efter» «Nyaste först», «Äldsta först», «Nummer: högsta först», «Nummer: lägsta först», «Belopp: högsta först», «Belopp: lägsta först», «Kund (A–Ö)»; standard är «Nyaste först». Listan läser in 50 fakturor åt gången: längst ner hämtar «Ladda fler» nästa.

Betald visas när kunden betalar via länken som står på fakturan. Bekräftelsen kommer dock i det ögonblick sidan öppnas igen: betalar kunden och aldrig kommer tillbaka, förblir fakturan Utfärdad ett tag till, även om pengarna redan finns på ditt Stripe-konto. Vid tvekan är din Stripe-panel sanningen.

Öppna PDF:en igen

Tryck på Öppna PDF: dokumentet sparas exakt som det såg ut i utfärdandeögonblicket, det genereras inte om.

Skicka fakturan med e-post

Knappen «Skicka faktura» finns i fältet i PDF-förhandsvisningen, både direkt efter utfärdandet och när du öppnar en faktura igen från listan, och valet finns kvar i radens meny. Den öppnar utskicksbladet, bara e-post: «Mottagarens adress» går att ändra och börjar med kundens e-post på fakturan, annars gästens. Vezpa kontrollerar att adressen är giltig och skickar verkligen dit, med den sparade PDF:en bifogad.

Texten i e-postmeddelandet skriver du i «E-posttext med fakturan», i faktureringsinställningarna: välj «Textens språk», sedan «Ämne» och «Text». Det tomma fältet visar standardtexten, som gäller tills du skriver en egen, och du kan använda {ospite_nome}, {struttura_nome}, {numero_fattura}; «Återställ standardtexten» återgår till standarden. Meddelandet skickas på gästens språk, och signaturen är boendets namn som gästen känner, inte ditt företagsnamn.

Makulera

1. Öppna fakturan från listan och välj Makulera faktura
2. Bekräfta: fakturan går över till status Makulerad
3. Numret förblir reserverat och tilldelas aldrig på nytt

Vid tekniska problem eller frågor om hur appen fungerar:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• E-post: [email protected]

Vid regelfrågor (momsstatus, satser, särskilda skattefall i ditt land) vänder du dig till din revisor.