Onboarding Guide

Skapa din fastighet och dina rum på Vezpa PMS på bara några minuter

Innehåll

Välkommen till Vezpa Bekräfta din e-post Steg 1 — Skapa fastighet Steg 2 — Skapa rum Tvåstegsverifiering Slutför din konfiguration Efter onboarding

Välkommen till VezpaDin fastighet är bara 2 steg bort

Efter registreringen guidar appen dig genom en onboarding i 2 steg för att konfigurera din fastighet. På några minuter är du redo att köra igång.

Registrering → Bekräfta e-post → Steg 1: Fastighet → Steg 2: Rum → Dashboard redo

Oroa dig inte för att fylla i allt direkt: du kan alltid ändra fastighetsuppgifterna och lägga till nya rum senare från fliken Fastighet.

Bekräfta din e-postDet första steget, innan du skapar din fastighet

Direkt efter registreringen skickar vi ett bekräftelsemail till dig. Du måste bekräfta din adress innan du kan skapa din fastighet.

  1. Kolla din inkorg — Du får ett mail med en bekräftelselänk inom kort.
  2. Klicka på länken — En webbsida öppnas som bekräftar din e-postadress.
  3. Gå tillbaka till appen — Väntskärmen kontrollerar automatiskt var femte sekund, eller tryck på "Jag har bekräftat, kontrollera nu" för att kontrollera direkt.
  4. Har mailet inte kommit fram? — Tryck på "Skicka mail igen" (tillgängligt var 60:e sekund).
  5. Fel i adressen? — När du registrerar dig och domänen liknar en känd e-postleverantör (till exempel "gmil.com" i stället för "gmail.com") visas "Menade du …?" under fältet: tryck på det så rättas adressen. Till en felaktig adress kan bekräftelsen inte komma fram.
Hittar du inte mailet? Kolla din Skräppost- eller Spam-mapp: automatiska filter fångar det ibland.

Steg 1 — Skapa fastighetGrundläggande uppgifter om din verksamhet

I första steget konfigurerar du grundinformationen för din fastighet.

Vad du behöver ange

  1. Land — Välj det land där din fastighet finns. Detta avgör vilka funktioner som är tillgängliga.
  2. Fastighetstyp — Välj mellan Hotell, Lägenhetsförvaltare eller Enskild enhet.
  3. Namn — Namnet på din fastighet (t.ex. "Hotel Sjöblick", "Semesterlägenheter Solsken").
  4. Adress — Gata, stad, postnummer och region.
  5. Kontaktuppgifter — E-post och telefonnummer för fastigheten. Det internationella landsnumret väljs med flaggan bredvid numret och är obligatoriskt: så visas numret i sin helhet på kvitton, fakturor, e-post till gäster och på webbplatsen.
Landet avgör tillgängliga funktioner. Till exempel: Questura (polisregistrering) är bara tillgänglig för Italien, Meldeschein för Tyskland och Österrike. Välj rätt land för att aktivera rätt moduler.

Fastighetstyper

  • Hotell — En fastighet med flera rum som förvaltas av en enda operatör. Bokningar kan inkludera flera rum.
  • Lägenhetsförvaltare — Förvalta flera lägenheter eller oberoende enheter, var och en med sin egen profil.
  • Enskild enhet — En enskild boendeenhet (B&B, semesterboende, rum). Förenklad konfiguration.

Valde du fel typ?

Så länge du konfigurerar kan du fortfarande rätta till det: på sidan Hur vill du lägga till dina rum hittar du boendenas nuvarande indelning och knappen Ändra. Du kan byta från enskilda boenden till en anläggning indelad efter rumstyper och tillbaka. Den som förvaltar semesterhus kan inte byta: varje enhet har egen adress och egna koder.

Obs: byter du till enskilda boenden blir det en enhet kvar per typ och de övriga tas bort. Vezpa visar dig först exakt vad som försvinner och stoppar åtgärden om något av de rummen redan har bokningar.

Steg 2 — Skapa rumKonfigurera dina rum eller lägenheter

I andra steget skapar du din första rumstyp eller lägenhet.

Vad du behöver ange

  1. Namn — en kort kod, högst 8 tecken, med versaler eller gemener (sparas exakt som den skrivs): det är så du känner igen rumstypen i kalendern och i priserna. Appen föreslår ”DBL”, ”SGL”, ”APT1”. Inte ”Dubbelrum”: det får inte plats.
  2. Antal — hur många identiska enheter som skapas på en gång (bara för boenden med rumstyper). Med antal 3 blir DBL: DBL1, DBL2, DBL3. Högst 99 åt gången.
  3. Max antal gäster — hur många gäster som får plats att sova.
  4. Priset — anges inte här: formuläret frågar inte efter det och boendet skapas utan pris. Du sätter det senare under fliken Priser, där du också ställer in skillnaderna mellan måltider.
  5. Vad som ingår i priset — endast rum, B&B, halvpension, helpension: slå på det du säljer. Slår du inte på något aktiverar appen endast rum och säger till.
  6. Plats — Tryck på «Välj på kartan» och sök adressen: hårkorset står kvar i mitten och markerar den exakta platsen. OTA:erna behöver den för att publicera dig. Har du den inte nu kan du ange den senare under Boendets detaljer — den krävs direkt bara för lägenhetsförvaltare. I demon från webbläsaren ritas kartan inte: du skriver ändå adressen och platsen ställer in sig själv. I den installerade appen finns kartan. I slutet av konfigurationen säger appen till om den saknas och tar dig dit den ställs in.
Datum utan pris förblir stängda. Ett rum (eller ett enskilt datum) utan angivet pris går inte att boka — varken på Booking Engine eller på OTA-kanalerna — förrän du anger ett pris. När du slutför onboardingen varnar appen dig om det fortfarande finns datum som saknar pris, så att du kan komplettera dem från avsnittet Priser.
Du skapar hur många du vill, direkt. Efter varje sparning frågar appen om du vill lägga till en till eller om du är klar. Du behöver inte gå ut och in igen: du kan ändå lägga till fler senare under Konfiguration > Hantera boenden.
Ansluter du Booking eller Airbnb? Du kan importera rum och foton direkt från kanalen istället för att skapa dem manuellt. Ordningen spelar roll. För att läsa dina rum från portalen måste vi först ansluta den, och från det ögonblick du godkänner anslutningen slutar portalen sälja tills priser och tillgänglighet är kompletta här: portalen raderar sin egen kalender och publicerar vår. Om du hellre vill att den aldrig står stilla, skapa boendena för hand och anslut portalen sist — då hittar den allt klart. Det lönar sig främst med många boenden: två eller tre skriver du in snabbare för hand. Är portalen Booking.com finns också vägen «Skapa boendet från en portal»: boendets nummer på portalen räcker, och innan något skapas ser du en förhandsvisning av rum, kapaciteter, måltidsalternativ och foton.
Valet stänger inga vägar för dig. Om du trycker på «Importera från Booking eller Airbnb» ber appen dig bekräfta och registrerar boendet hos channel managern: boendena kommer från portalen, så det är normalt att inte se några i början. Anslutningen startar dock inte av sig själv — den sista gesten är din, på portalen: på Booking.com går du in i extranätet och väljer OTASwitch som Channel manager; på Airbnb accepterar du anslutningsförfrågan. Under tiden kan du ändå skapa boenden för hand («Jag skapar dem för hand»): när portalens annonser kommer blir de inga dubbletter — du får frågan om de ska skapas som nya boenden eller kopplas till dem du redan har, och namnen behöver inte stämma överens.
Importerade rum börjar utan priser. I förhandsgranskningen av importen och i resultatet av importen kan rutan «Booking.com står stilla tills du är klar» visas: när du godkänner anslutningen på portalen raderar portalen sin egen kalender och publicerar den som Vezpa har i det ögonblicket. Nyss importerade rum har ännu inga priser: godkänner du anslutningen medan kalendern fortfarande är tom visas boendet utan tillgänglighet på portalen tills du gör den klar. Lägg in priserna under Priser innan du godkänner anslutningen på portalen.
Om rutan inte visas är det inte en bekräftelse. Antingen är kalendern redan klar, eller så är informationen inte tillgänglig (servern inte uppdaterad, avläsningen misslyckades). Att du inte ser den betyder inte att allt är i sin ordning: kontrollera ändå priserna under Priser innan du godkänner anslutningen.
Väntar du fortfarande på OTA-godkännande? Om anslutningsförfrågan ännu inte har godkänts på portalen visar appen stegen «Så här godkänner du» och låter dig fortsätta manuellt under tiden, och ansluta OTA:n senare. Du kan också redigera koden eller den valda kanalen innan du bekräftar. Om du precis har godkänt från portalen, ge den ett tiotal minuter: aktiveringen sker på deras sida, och tills den är klar säger appen det i stället för att lämna dig i ovisshet.

Registreringens resultat

Efter att du skickat begäran fortsätter registreringen av sig själv hos channel managern.

Det brukar ta några minuter: vi hör av oss så snart registreringen är klar. Kanalen säljer inte än: sedan måste du godkänna den på portalen och koppla rummen.

Registrerad betyder inte till salu än — Kanalen säljer inte än: två steg återstår. Godkänn anslutningen i portalens extranät, tryck sedan på ”Öppna Channel Mapping”, koppla dina rum och tryck på ”Använd”.

Om något misslyckas — Appen talar alltid om vems problemet är:

  • Vårt problem — Problemet ligger hos oss: inget nådde portalen. Vi tar redan hand om det och hör av oss så snart du kan försöka igen.
  • Något att rätta till — Portalen känner inte igen koden du angav. Kontrollera den i portalens extranät och ange den igen, försök sedan på nytt.

TvåstegsverifieringSista steget, bara en gång

Sista steget, bara en gång: tvåstegsverifiering skyddar dina gästers uppgifter och dina betalningar. Du behöver en autentiseringsapp på telefonen: den skapar en 6-siffrig kod som du får ange när du loggar in.

  1. Installera en autentiseringsapp på telefonen — Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy. Har du redan en, gå till steg 2. De är gratis och skapar en 6-siffrig kod som byts var 30:e sekund. Vilken app som helst som skapar 6-siffriga koder fungerar.
  2. Koppla Vezpa till appen — Tryck på ÖPPNA AUTENTISERINGSAPP på telefonen: Vezpa lägger till sig själv i appen, utan att du skannar något. Du behöver inte installera något på datorn: autentiseringsappen ska på telefonen. Öppna den, tryck på + och välj ”Skanna QR-kod”, och rikta den mot QR-koden på datorskärmen.
  3. Ange den 6-siffriga koden — Tryck på Fortsätt och ange koden (på datorn Jag har skannat QR-koden, fortsätt) och skriv de 6 siffrorna. Öppna autentiseringsappen på telefonen och leta upp ”Vezpa”: bredvid står en 6-siffrig kod som byts var 30:e sekund. Ange den som visas just då; hinner den bytas medan du skriver använder du nästa.

Om skanningen inte fungerar ligger Hemlig kod under eller ange manuellt. Välj ”Ange installationsnyckel” i autentiseringsappen, klistra in koden och låt typen vara ”Tidsbaserad”.

Så snart verifieringen är på visar Vezpa en återställningskod: spara den på ett säkert ställe. Det är vägen in igen om du blir av med telefonen, och du kan använda den i stället för appens kod när du loggar in.
Att rikta telefonens kamera mot QR-koden gör ingenting: koden fungerar bara inne i en autentiseringsapp. Från telefonen behöver du inte skanna alls — knappen sköter allt.

Slutför din konfigurationListan som visar vad som saknas

När boendet är skapat har du redan en fungerande uppsättning, men ännu inte en komplett. Överst i Ledning visas en påminnelse med antalet steg som återstår: tryck på den för att öppna listan. Du hittar den alltid under Profil > Konfigurationsstatus.

Väsentligt

Utan dessa två steg kan boendet inte sälja.

  1. Slutför dina rum — Kontrollera rum, gäster och måltidsplaner för dina boenden.
  2. Ställ in dina priser — Kopiera priser från en OTA eller ställ in dem på sidan Priser.

Rekommenderat

Det är dörrarna som bokningarna kommer in genom: de är inte obligatoriska, men så länge de är stängda kommer ingenting.

  1. Aktivera Booking Engine — Ta emot direktbokningar från din webbplats.
  2. Uppgifter om boendet — Adress, telefon, e-post och plats: de behövs för att koppla OTA-kanalerna.
  3. Anslut en OTA-kanal — Publicera på Booking, Airbnb och andra portaler.

Valfritt

De beror på hur du arbetar och var du finns. Dynamiska priser visas bara om din plan innehåller dem.

  1. Turistskatt — Konfigurera turistskatten om den gäller.
  2. E-postautomatiseringar — Skicka automatiska meddelanden till dina gäster.
  3. Statliga anslutningar — Anslut Alloggiati/PayTourist eller ditt lands system.
  4. Dynamisk prissättning (RMS) — Aktivera automatisk säsongsbaserad prishantering.

Varje steg har två knappar. Konfigurera tar dig direkt till rätt sida, redan öppnad på den del som ska fyllas i. Senare tar bort det från räkningen utan att radera det: det ligger kvar i listan som Uppskjutet och du kan ta tillbaka det när du vill. Valet gäller bara detta boende.

Så länge boendet inte säljer någonstans ligger de två stegen som öppnar en försäljning — din egen bokningssida och kopplingen till en portal — inte under Rekommenderat utan under Väsentligt, och på väsentliga steg visas inte knappen Senare: ingen av de två vägarna är obligatorisk, men frågan går inte att tysta. Så snart en av dem är aktiv flyttar de tillbaka till Rekommenderat. Av samma skäl frågar appen, så snart du har publicerat boendet, var du vill sälja och öppnar den väg du väljer.

Varje steg har ett läsbart namn, och knappen tar dig till rätt sida. Det står inte längre interna koder i listan: varje rad förklarar sig själv. Och Konfigurera öppnar exakt det ställe som ska fyllas i — Uppgifter om boendet öppnar redigeraren för adress, telefon, e-post och plats, inte en allmän sida där du fortfarande måste leta. Listan är inte längre något att tolka: den är något att beta av.

Aktiveringstiden beror på kanalen: från några minuter till några dagar. Det slutgiltiga godkännandet kommer inte från Vezpa.
Ett steg är Klart först när det verkligen fungerar, inte när du har börjat: priser bara om inga dagar saknar pris under perioden som säljs, en OTA-kanal först när den är aktiv (enbart en förfrågan räcker inte), turistskatt bara om beloppet är större än noll.

Efter onboardingRekommenderade första steg

När de 2 stegen är klara är din dashboard redo. Här är vad vi rekommenderar för att få ut det mesta av Vezpa PMS:

  1. Konfigurera priser — Gå till fliken Priser för att ställa in säsongspriser, dagliga priser och rabatter.
  2. Anslut OTA:er — Från Konfiguration > OTA-kanaler aktiverar du distributionskanaler (Booking.com, Airbnb, Expedia, etc.) för att automatiskt ta emot bokningar.
  3. Aktivera bokningsmotor — I Konfiguration > Bokningsmotor konfigurerar du bokningsmotorn för att ta emot direktbokningar från din webbplats.
  4. Bjud in ditt team — Från Konfiguration > Team lägger du till teammedlemmar med lämpliga roller (assistent, husfru, observatör).
Varje sektion i appen har sin egen dedikerade guide. Utforska menyn Guider för att lära dig mer om varje funktion.

Behöver du hjälp?

Kontakta oss från appen via det inbyggda supportsystemet i sektionen Konfiguration.