RMS-guide

RMS är Vezpas system för dynamisk prishantering. I stället för att ställa in ett fast pris för varje rum definierar du regler per säsong, och systemet räknar automatiskt fram rätt pris för varje enskild dag.

RMS arbetar ovanpå de baspriser som du redan har lagt in i priskalendern. Det ersätter dem inte: det ändrar dem dynamiskt utifrån den säsong som är tilldelad varje dag.

Principen: du bestämmer, motorn utför

Logiken i Vezpas RMS är enkel och sätter dig vid rodret:

• Du sätter gränserna för varje säsong: lägsta och högsta pris, hur mycket priset som mest får höjas, hur mycket det som mest får sänkas, och hur långt motorn får sänka minsta antal nätter.
• Motorn beslutar bara inom de gränserna. Det finns bara en, den slås på för hela anläggningen och den startar avstängd: så länge du inte själv slår på den rör sig inget pris av sig självt. Påslagen beslutar den på egen hand — men den kan inte gå utanför de gränser du har satt.
• Varje beslut går att kontrollera och ångra. Vezpa skriver varje automatiskt drag i en logg med värdet före och efter: du kontrollerar det och ångrar det från sidan Översikt, och ångrandet är förbehållet föreståndaren.

RMS öppnas i appen under Anläggning → Kanaler & priser → RMS. Posten visas bara när RMS-modulen är aktiv för boendet.

• Föreståndare — öppnar RMS, konfigurerar det och kan ångra de automatiska åtgärderna.
• Assistent — öppnar och konfigurerar RMS; ångra de automatiska åtgärderna visas inte.
• Revenue manager — öppnar och konfigurerar RMS. Det är den enda posten i «Kanaler & priser» som hen ser: Booking Engine, OTA-kanaler, skyldigheter och moduler stannar hos föreståndare och assistent. Är RMS-modulen inte aktiv syns inte ens den.
• Wellnessoperatör, användare, husfru och observatör — ser inte RMS.

Om planen inte innehåller RMS hittar direktören under «Kanaler & priser» knappen «Lägg till prisstyrningen — … per månad» i stället för «Aktivera», med månadspriset i abonnemangets valuta. Den visas bara för den som betalar abonnemanget med kort direkt till Vezpa: prisstyrningen blir en andra rad i samma abonnemang, på samma kort. I dag betalar kortet bara för delen av innevarande månad; från nästa förnyelse ingår beloppet i den månatliga debiteringen, och RMS slås på direkt. Den som betalar via App Store eller Google Play kan inte lägga till den: prisstyrningen ingår i planen Pro, som man byter till i samma butik. Om ditt avtal med Vezpa omfattar den hittar du direkt «Aktivera», utan extra kostnad.

Den som har lagt till prisstyrningen tar bort den på samma kort med «Ta bort prisstyrningen»: från nästa förnyelse debiteras tillägget inte längre, och prisstyrningen är aktiv till slutet av den redan betalda månaden. När RMS inte längre ingår (tillägg borttaget, byte till en plan utan RMS) stoppar bara motorn, första natten efter utgången. I slutet av provperioden finns en extra dag, och en avisering meddelar den. Säsongerna på datumen sparas i 7 dagar: slår du på det igen innan dess hittar du dem igen, därefter tas de bort från datumen från den dagen. Priserna i kalendern, tidigare datum och säsongernas inställningar finns alltid kvar. Tillsammans med säsongerna tas även ankomst- och avresedagarna bort: från den dagen kan man anlända och resa alla dagar, och de borttagna stängningarna skickas automatiskt till bokningssidan och de anslutna portalerna.

RMS använder fem säsongsnivåer, var och en med en egen tydlig färg. De är inte knutna till bestämda månader: det är du som bestämmer vilka dagar som hör till vilken säsong.

Varje säsong har sina egna oberoende parametrar för varje rumstyp: pris, gränser, variationer, minimivistelse och rabatter. Det gör att du kan ha helt olika prisstrategier för varje period på året.

RMS-kalendern är en månadsvy där varje dag färgas utifrån den tilldelade säsongen. Dagar utan säsong förblir vita (ingen RMS-regel tillämpas, baspriserna används).

Så tilldelar du en säsong

1. Öppna RMS-kalendern
   Tryck på kalenderikonen i den övre listen på RMS-skärmen.
2. Välj perioden
   Tryck på startdagen och sedan på slutdagen. De valda dagarna markeras.
3. Välj säsong
   Längst ned visas de fem säsongsknapparna (på surfplatta och dator i ett fönster). Tryck på den du vill använda för att tilldela den till den valda perioden.

Så länge det finns valda dagar visas en list ovanför kalendern (på datorn, i panelen till höger) med «Tilldela säsong», som öppnar valet igen om du har stängt det, och «Rensa urval», som tar bort urvalet.

Kalendern visar en månad på telefonen, även liggande, två på surfplattan och tre på datorn; när utrymmet inte räcker går rutnätet att rulla.

I samma fönster väljer du, före säsongen, vad som ska hända med priserna:

• «Använd säsongens priser» — Priser och minsta vistelse skrivs över med säsongens värden.
• «Behåll nuvarande priser» — Bara säsongen ändras: priser och minsta vistelse förblir oförändrade.

Med ikonen «Föreslå säsonger» högst upp i kalendern föreslår Vezpa säsongen för varje dag i en period, som standard nästa år. Den räknas fram från vad du sålde och till vilket pris samma dagar tidigare år: de fullaste och dyraste perioderna blir Hög, de tommaste Låg.

Förslaget fyller bara dagar utan säsong: de du redan har tilldelat förblir som de är. Tryck på en dag för att läsa varifrån förslaget kommer; välj innan du tillämpar det, som i kalendern, om säsongens priser ska användas eller «Behåll nuvarande priser».

På samma skärm föreslår «Föreslagna priser per säsong» för varje rumstyp ett pris, ett minimum och ett maximum för var och en av de fem säsongerna, i boendets valuta. De utgår från priserna som typen redan har i kalendern («Utifrån priserna i kalendern») eller, om det inte finns några, från dess grundpris («Utifrån rummets grundpris»). De är bara ett förslag och sparas inte: säsongskorten ändrar du själv. Som för resten av förslaget tillämpas ingenting förrän du bekräftar, och dagar som redan har en säsong förblir som de är.

Det vanligaste fallet är ett annat: dagar utan säsong. En dag utan säsong beslutar motorn ingenting, eftersom det är säsongen som ger den gränserna. Med motorn på visar motorskärmen varningen «Dagar utan säsong» med antalet berörda dagar de kommande tolv månaderna: tilldela dem från «RMS-kalender», även med «Föreslå säsonger».

Varje säsong har oberoende parametrar för varje rumstyp. Du hittar allt på RMS-huvudskärmen, organiserat i kort som är färgade per säsong.

Ankomst- och avresedagar

Varje säsongskort har också avsnittet «Ankomst- och avresedagar», med två rader dagar: «Ankomst» och «Avresa». På de dagar som har den säsongen i RMS-kalendern går det bara att anlända och resa på de valda dagarna.

• Alla dagar valda = ingen regel. Den sista kvarvarande dagen går inte att avmarkera.
• Regeln följer säsongen: byter en dag från «Hög» till «Medel» får den regeln för «Medel».
• Dagarna hör till säsongen, för varje typ: när en dag byter säsong får den den nya säsongens dagar, även med «Behåll nuvarande priser». En säsong utan regel, eller ingen säsong, betyder öppet alla dagar. En stängning som satts manuellt på sidan «Priser» gäller till nästa byte av säsong eller regel för de dagarna.
• När ändringarna har sparats skickas stängningarna av sig själva till bokningssidan och de anslutna portalerna, som stängt för ankomst och avresa.
• «Kopiera RMS-parametrar» kopierar även dessa dagar: måltypen får, säsong för säsong, källtypens regler, och de ändrade stängningarna skickas automatiskt.

För varje säsong kan du ställa in en procentuell variation per veckodag. Det gör att du kan ha högre priser i helgerna och lägre på vardagarna, utan att behöva ändra varje enskilt datum.

De dagliga variationerna gäller per säsong, inte per rumstyp. De tillämpas på alla rumstyper i säsongen.

För att komma åt variationerna trycker du på knappen "Variationer" i den övre listen på RMS-skärmen: på telefonen öppnas de nerifrån, på surfplatta och dator i ett fönster.

Varje säsong kan ha en egen kortaste vistelse (minimum stay) för varje rumstyp. Följande parametrar finns tillgängliga:

Last minute-rabatten sänker priset automatiskt när det bara är några få dagar kvar till vistelsens datum. Det är användbart för att sälja de rum som är kvar till ett rabatterat pris i stället för att låta dem stå tomma.

När det gäller. Last minute gäller de sista 3 dagarna före ankomst, ankomstdagen inräknad. Det är inget tal man ställer in: det är fast.

På portalerna betalas rabatten bara en gång: kanalen får hela priset och kampanjen sänker det, så gästen betalar samma rabatterade pris som du ser i kalendern.

Den automatiska motorn är den del av RMS som beslutar på egen hand. Det finns bara en: det finns inte längre tre separata automatiseringar att slå på en och en. Motorn ser på alla signaler tillsammans och fattar ett enda beslut per period och per boende, med pris och minsta antal nätter i samma drag och en skriven motivering som du kan läsa.

Var varje beslut börjar

Motorn utgår från det pris som redan står i kalendern för den dagen, inte från säsongens baspris: de priser du själv har satt, även med «Behåll nuvarande priser», förblir utgångspunkten. Den rör sig alltid inom säsongens intervall, alltså baspriset plus eller minus «Får höja högst» och «Får sänka högst»; ett pris från dig som redan ligger utanför intervallet kan motorn bara föra närmare, aldrig längre bort. Faserna i «Sista minuten-rabatt» räknas däremot från säsongens pris, så att två faser inte läggs ihop.

Mer än 30 dagar före ankomst får ett datum med få bokningar ingen rabatt: det är normalt att det är tomt. Fylls det däremot tidigt höjer motorn priset även månader i förväg.

Efter en bokning kan motorn höja priset, men sänker det inte: det sjunker bara när en fas av «Sista minuten-rabatt» är aktiv, alltså de sista dagarna före ankomst.

Med motorn på visas inte fältet «Rabatt %» på Last minute-kortet: rabatten ges av faserna i «Sista minuten-rabatt».

Strömbrytaren

På telefon och surfplatta hittar du den högst upp på RMS-skärmen, i lådan Konfiguration: den börjar stängd, ett tryck på dess rad öppnar den, och även stängd säger den raden om motorn är på eller av. På datorn ligger konfigurationen i stället redan öppen i panelen till höger. Den gäller för hela anläggningen, inte för den enskilda driftenheten eller rumstypen.

• Den startar avstängd och förblir avstängd tills det är du som slår på den. Med motorn avstängd rör sig inget pris av sig självt: de förblir exakt de som du har ställt in.
• Påslagen beslutar den inom de gränser som du har satt för säsongen — och den kan inte gå utanför dem.

Tillägg för datum långt fram

På sidan «Automatisk motor» finns under brytaren «Tillägg för datum långt fram». Datum långt fram i tiden säljer lite för att de ligger långt bort, inte för att efterfrågan saknas: med tillägget höjer motorn deras pris en aning i stället för att låta det stå still. Det startar avstängt; när du slår på det föreslår det 180 dagar och +10 %. Du väljer «Mer än hur många dagar före ankomst» (60 till 730) och «Höjning» (0,5 % till 50 %) och bekräftar med «Spara», samma knapp som sparar resten av sidan.

Tillägget slår inte till på en gång: under de 30 dagarna före tröskeln växer det gradvis från noll. Med tröskeln på 180 dagar har till exempel ett datum 150 dagar före ankomst inget tillägg, ett datum 165 dagar fram ungefär hälften och från 180 dagar och uppåt hela: mellan två närliggande datum finns inget hopp. Det sänker aldrig ett pris och håller sig alltid inom säsongens gränser, det vill säga taket för höjning och maximum. Du ser det i arbete i priscellen, under «Varför detta pris», som en av raderna i «Så blev priset till».

Vad den tittar på

Motorn går inte igenom allt varje natt: den ser över ett datum på nytt när den framförhållning som återstår till ankomsten passerar en milstolpe. Milstolparna är 180, 90, 30, 10 och 5 dagar plus last minute-gränsen: en regel ska träda i kraft när den börjar gälla, inte vid nästa milstolpe. På det datumet väger den fem signaler:

Nära datumet

Motorns rabatt nära datumet arbetar i faser per säsong («från 3 dagar innan: -10% och minst 1 natt»), och det är alltid den närmaste fasen bland dem som trätt i kraft som gäller: de läggs inte ihop. Faserna börjar tomma: så länge det inte finns någon ger den påslagna motorn ingen rabatt nära datumet. Och om datumet under de dagarna fyller sig självt drar sig fasen undan: att rabattera skulle ge bort marginal på rum som säljs ändå. Faserna tillhör varje enskilt boende: driver du flera har vart och ett sina egna, eftersom vart och ett fylls längs sin egen kurva.

Faserna går från 1 till 3 dagar: sista minuten gäller bara de sista 3 dagarna före ankomst. En fas som sparats med en längre tröskel läses som en enda fas på 3 dagar.

Så syns det på portalerna

Varje natt som en fas rabatterar går också ut till de anslutna portalerna som kampanj och hamnar bland erbjudandena. Typen avgörs av hur långt det är till ankomsten – inte av fasens tröskel.

• Upp till 3 dagar före ankomst: Last Minute

Faserna gäller bara de sista 3 dagarna, så de går alltid ut som Last Minute: sök på det namnet i portalens extranät.

Sista ordet är fortfarande ditt

På samma skärm som motorn hittar du listan över undantagna rumstyper. Motorn rör varken priset eller minimivistelsen för de typer som du lägger in där: de förblir precis som du själv ställer in dem.

• Man undantar per rumstyp, inte per enskilt boende. Rum av samma typ delar pris, och ett boende som du lägger till i morgon i en undantagen typ blir undantaget det också.
• Namnet räknas precis som du har skrivit det. Jämförelsen bortser från stora bokstäver och dubbla mellanslag, men om du byter namn på en typ ändras inte namnet i listan av sig självt.
• Den lista du sparar ersätter den föregående, den läggs inte till: det du tar bort återgår omedelbart till de rum som motorn beslutar om.
• Det är ett undantag för hela anläggningen: har två driftenheter en typ med samma namn undantar du båda.

De två varningarna

Ett undantag som går sönder i tysthet är farligt på det värsta sättet: motorn börjar igen att flytta priser som du trodde var skyddade. Därför säger skärmen till i två fall, och Vezpa upprepar det med en avisering om situationen består.

Motorns gränser är de gränser motorn beslutar inom. Du hittar dem högst upp på RMS-skärmen, i lådan Konfiguration, bredvid motorns strömbrytare (på datorn i panelen till höger, redan öppen). Du ställer in dem per säsong: du kan vara försiktig i högsäsong och friare i lågsäsong. Motorn kan inte gå utanför dem, och inte heller utanför säsongens lägsta och högsta pris.

Strategin: den korta vägen

Du behöver inte börja med tomma fält. Välj en strategi för säsongen så fylls de två gränserna med värden som redan är rimliga; sedan finjusterar du dem om du vill.

De är asymmetriska med flit: satsar du på Beläggning måste du kunna skära djupt och höja lite; satsar du på Avkastning är det tvärtom.

De två talen, och hur de läses

De är båda två positiva, de skrivs utan tecken, och vart och ett säger hur mycket motorn får röra sig i sin egen riktning.

När en bokning avbokas

En avbokning frigör ett rum. Här bestämmer du vad motorn ska göra med det.

Golvet för minsta antal nätter

Motorn kan också flytta minimivistelsen, men bara nedåt: den utgår från de minsta antal nätter du ställt in för säsongen och förlänger dem aldrig — att förlänga dem vore motsatsen till vad motorn finns till för. Hur långt ner bestämmer du, rumstyp för rumstyp, på RMS-sidan bredvid säsongens minimivistelse: det är samma beslut och det står i samma ruta.

Luckor mellan bokningar

När bara några få nätter är lediga mellan två bokningar kan ingen boka dem om minsta vistelse är längre än luckan. Med «Sänk minsta vistelse i luckor» i rutan «Luckor mellan bokningar» för säsongen sänker motorn minsta vistelse bara de nätterna, precis så mycket att en ankomst får plats. Priset ändras aldrig: en rabatt bestämmer du själv.

Välj hur lågt den får gå (1 betyder att även enstaka nätter kan säljas) och upp till hur många dagar före ankomst den gäller, högst 90. Regeln höjer aldrig minsta vistelse, och i registret står hur många nätter luckan var. Den är avstängd i varje säsong från början.

Nätter utan säsong hålls utanför: motorn rör dem inte och rapporterar dem inte. Om en avbokning gör luckan större eller får den att försvinna, eller om du stänger av eller ändrar regeln i säsongen, går den sänkta minsta vistelsen tillbaka till det värde som motorn ändå skulle sätta, oftast säsongens, och en egen rad i loggen säger det. Stängs luckan i stället för att någon bokar ändras ingenting: natten är såld. Har du annullerat luckans åtgärd går motorn inte tillbaka till den.

Varje gång motorn ändrar ett pris eller en minimivistelse skriver Vezpa in det i loggen RMS-åtgärder. Den öppnas från sidan Översikt, på den första raden med genvägar, och via en direktlänk från RMS-kalendern.

Åtgärderna listas inte en och en: varje kort är ett beslut av motorn, alltså en körning, en rumstyp och ett skäl. Två olika beslut för samma typ, till exempel en sänkning i november och en höjning i december, är två kort: så läser du aldrig ett pris som verkar stiga och sjunka samtidigt. Högst upp ser du när motorn senast körde och hur många priser den höjde och sänkte. På varje kort står:

• Hur mycket — pilen och procentsatsen: grön om priset steg, orange om det sjönk;
• När — datumen och hur många dagar beslutet berörde;
• Priset före och efter, i anläggningens valuta;
• Varför — en mening som säger vilken signal som drev och, om en säsongsgräns stoppade priset, vilken;
• Detaljerna — tryck på kortet för att se typens rum och dag för dag, rum för rum, med knappen för att ångra.

På telefonen glider detaljerna upp underifrån; på surfplattan ligger korten i två kolumner och detaljerna öppnas i ett fönster; på datorn ligger listan till vänster och detaljerna för det valda beslutet förblir öppna till höger. Detaljerna visar också var beslutet kommer ifrån: för motorn «Priser uppdaterade automatiskt».

Vad motorn gjorde, även när inget ändras

Överst i registret ser du vad den senaste körningen gjorde och vad som hände efter den senaste bokningen: hur många celler som beslutades, ändrades, lämnades oförändrade och hoppades över, med orsaken (aldrig prissatt, veto, utanför kalendern, spärr). Ett oförändrat pris är ett beslut, inte en stillastående motor.

Att ångra en åtgärd sätter också ett veto: motorn återvänder inte till den cellen före datumet. Aktiva veton ser du under «Aktiva veton» i registrets översta fält, och med «Återkalla» beslutar motorn igen om den dagen från nästa kontroll.

Samma förklaring finns också direkt i priscellen under «Priser»: den som får redigera priser öppnar cellen för ett pris och hittar uppe till höger knappen med frågetecknet, som öppnar «Varför detta pris» med motorns beslut för den dagen eller skälet till att den inte ändrade det. Därifrån ångras ingenting: det görs i det här registret.

Förslag och senaste åtgärder

Överst på RMS-sidan visar lådan «Förslag» vad du kan åtgärda: luckor där ingen kan anlända (med orsaken: regeln avstängd, luckan för långt bort, minimum för högt), datum utan säsong och uteslutna rumstyper som inte längre finns. Varje punkt har sin knapp, till exempel «Öppna säsongen».

Föreståndaren ser också «Senaste åtgärder» bredvid, med samma kort som i det här registret: på dator och surfplatta står de två rutorna sida vid sida, på telefonen är det två flikar. Inga aviseringar skickas: du tittar på sidan.

På knappen «RMS» på sidan «Översikt» visar ett tal hur många förslag du ännu inte har sett; samma tal syns på knappen «RMS» högst upp i «RMS-åtgärder». Räkningen är din och är densamma på alla enheter: den nollställs när du öppnar lådan «Förslag» på RMS-sidan, och stiger igen först när ett nytt förslag kommer.

För varje OTA-kanal kan du ställa in en ytterligare procentuell skillnad jämfört med det pris som RMS har räknat fram. Den fungerar som de vanliga OTA-skillnaderna, men tillämpas på det pris som RMS redan har bearbetat.

• +10% — på Booking.com blir priset 10% högre än det lokala priset
• -5% — inte tillåtet: påslaget kan inte vara negativt, värdet avvisas och den kanalen sparas inte
• 0% — samma pris som i systemet

Du ställer in en skillnad för var och en av de fem huvudkanalerna (Booking.com, Airbnb, Expedia, Vrbo, Agoda) och en enda skillnad för "Övriga kanaler" som gäller alla andra anslutna kanaler. Du kan ändra dem direkt från RMS-skärmen, i det särskilda kortet under säsongerna.

När en dag har en RMS-säsong tilldelad beräknas priset i den här ordningen:

1. Säsongens baspris
   Man utgår från det pris som är inställt i RMS-säsongen för den rumstypen.
2. Fast pris
   Om det är aktiverat beräknas priset för rummets maxkapacitet, oavsett det faktiska antalet gäster. Priset förblir identiskt vid vilken beläggning som helst.
3. Daglig variation
   Veckodagens procentuella variation tillämpas (t.ex. +15% på lördag).
4. Automatisk motor
   Bara om den är påslagen och rumstypen inte är bland de undantagna. Motorn väger sina signaler och begär en justering, uppåt eller nedåt; nära datumet kan den, om det finns konfigurerade faser, begära rabatten från den närmaste fasen. Det är en begäran, ännu inte det slutliga priset.
5. Motorns gränser
   Begäran förs tillbaka inom dina gränser: hur mycket den får höja, hur mycket den får sänka och alltid säsongens lägsta och högsta värde. Det här steget vinner över alla de föregående.
6. OTA-skillnad
   För OTA-kanalerna tillämpas kanalens procentuella skillnad. Om det redan finns en kampanj på kanalen räknar Vezpa fram priset i förväg så att den slutliga rabatten för gästen blir exakt den avsedda, utan dubbla rabatter.

Om ditt boende har flera driftenheter (till exempel ett hotell med flera byggnader eller en förvaltare med flera semesterhus) har varje driftenhet sina egna oberoende RMS-parametrar.

Högst upp på RMS-skärmen finns en väljare för att byta driftenhet. Parametrarna, säsongerna och OTA-skillnaderna är åtskilda för varje driftenhet.

Börja i liten skala

Du behöver inte konfigurera allt på en gång. Börja med 2-3 säsonger (t.ex. Låg, Medel, Hög) och lägg till mellannivåerna när du känner dig bekväm med systemet.

Först gränserna, sedan slår du på motorn

Välj en strategi för varje säsong och kontrollera de två tal som den fyller i, innan du slår på motorn. De är ditt skyddsnät: även om signalerna trycker på hårt kommer priset aldrig att gå utanför det intervall du har bestämt. Kom ihåg att båda är positiva: «får sänka högst 5» betyder «skär inte mer än 5%».

Slå på den en säsong i taget

Motorn är bara en och slås på för hela anläggningen, men gränserna är per säsong: håll dem snäva för de säsonger du ännu inte vill röra (eller sätt dem till noll, vilket låser dem helt) och ge utrymme bara åt den du vill prova på. Titta sedan på RMS-åtgärder under några dagar: varje rad talar om vad som ändrades och varför.

Skydda de rum du inte vill låta röras

Har en rumstyp ett pris som bara du bestämmer (en svit, en särskild lägenhet) lägger du den bland de undantagna rumstyperna. Och byter du namn på den, kom ihåg att uppdatera listan också: Vezpa varnar dig, men under tiden återgår de rummen till dem som motorn beslutar om.

Håll marknadsdatan färsk

Signalen Marknad arbetar med Booking.com-datan i avsnittet Marknad. Den flyttar aldrig ett pris på egen hand, men den förstärker de beslut som fattats på din egen data: ju färskare datan är, desto mer vettiga blir justeringarna.

Använd de dagliga variationerna

Skillnaden mellan vardag och helg är ofta betydande. +10/15% på lördagen och -5/10% på måndag-onsdag kan göra stor skillnad för intäkterna.

Kontrollera kalendern regelbundet

Se till att alla framtida dagar har en tilldelad säsong. Dagar utan säsong använder baspriserna utan RMS-optimeringarna.

Ångra utan rädsla

Varje drag som motorn gör finns i loggen RMS-åtgärder och kan ångras med en knapptryckning från sidan Översikt. Om en justering inte övertygar dig kan du återställa det tidigare värdet: du har alltid sista ordet.