Vodnik po konfiguraciji

Razdelek Konfiguracija je konfiguracijski center vaše nastanitve. Od tod lahko upravljate vse operativne in organizacijske vidike.

Od tod lahko:

• Upravljate sobe in vrste sob
• Konfigurirate rezervacijski sistem
• Povezete OTA kanale
• Upravljate ekipo in vloge
• Pregledujete statistike
• Kontaktirate podporo
• Upravljate svoj račun

Vse nastavitve so urejene v drsnih razdelkih.

Glava na vrhu prikazuje:

• Ime namestitve
• Vrsta (Hotel, B&B, Apartmaji)
• Število vrst sob in skupno število sob

Dve ravni: račun in njegove nepremičnine

Če upravljate več nepremičnin, sta na vrhu strani dve imeni in vredno ju je ločevati:

• spustni meni, označen Izbrana nepremičnina, izbere eno nepremičnino;
• obarvano polje pod njim, označeno Račun, jih zajema vse: ime, vrsto in državo dejavnosti.

Vsaka skupina nižje pove, čemu sledi: imenu izbrane nepremičnine — tako je pri Nastanitev in Kanali & cene — ali Vse nepremičnine, za tisto, kar velja za celotno dejavnost (Davki & pravna skladnost, Moduli, Račun & podpora). Znotraj skupine tistih nekaj izjem — časovni pas in RMS — nosi oznako samo.

Z eno samo nepremičnino se nič od tega ne prikaže: ni česa ločevati.

Dodajanje nove vrste sobe

Gumb za ustvarjanje nove vrste sobe. Ustvariš lahko do 100 nastanitvenih enot: če presežeš tiste, ki jih vključuje tvoj paket, te aplikacija na to opozori, če plačuješ s kartico, pa paket ob naslednjem podaljšanju sam preide na višjega — vmes še naprej uporabljaš vse sobe.

Upravljaj sobe

Spremenite število sob za vsako obstoječo vrsto.

Plačuješ prek Google Playa ali App Stora?

Trgovini znata zaračunati le pakete iz cenika: dogovorjenega zneska ne moreta zaračunati. Zato, če tvoje podaljšanje predvideva dogovorjeni znesek ali potrebuje našo odobritev, zaslon Upravljaj sobe prikaže posebno kartico. Prehod poteka v tem vrstnem redu:

1. Prekliči v trgovini — odpre stran za upravljanje naročnin tvoje trgovine. Naročnino Google Play ali App Store lahko prekličeš samo ti: mi tega ne moremo storiti namesto tebe.
2. Aktiviraj plačilo s kartico — iz aplikacije na Androidu in Windowsih. Na iPhonu in iPadu se ta gumb ne prikaže, ker pravila App Stora ne dovoljujejo usmerjanja na zunanje plačilo iz aplikacije: uporabi drugo napravo (Android ali Windows) ali spletno mesto vezpa.it.

Preklic v trgovini ničesar ne izklopi takoj: naročnina trgovine ostane veljavna do svojega naravnega izteka, vmes pa jo prevzame kartica. Nikoli ne ostaneš brez storitve in nobena soba ni nikoli izbrisana ali skrita.

Razširljiv seznam z vsemi vrstami sob/sobami v namestitvi.

• Za namestitve tipa Hotel: prikazuje vrste sob (npr. "Standardna dvoposteljna", "Suite")
• Za B&B/Apartmaje: prikazuje posamezne enote

Tapnite vrsto sobe za razširitev in ogled podrobnosti:

• Število sob
• Osnovne cene
• Vključene storitve

Od tod se lahko pomaknete v podrobno konfiguracijo vsake sobe.

Tako sobe kot sama nastanitev imajo lastno galerijo fotografij (do 20 fotografij vsaka), ki jo lahko preuredite z vlečenjem sličic: prva fotografija postane naslovnica, prikazana v Booking Engineu.

Razvrsti sobe

V razdelku Nastanitve lahko odprete Razvrsti sobe in s povlečenjem sob/enot določite vrstni red, v katerem se prikazujejo v aplikaciji in koledarju. S stikalom na vrhu lahko preklopite na način Booking Engine in ločeno določite vrstni red, prikazan gostom na rezervacijskem portalu (če ni prilagojen, sledi vrstnemu redu aplikacija/koledar).

Kako beremo oznako postelj

Oznaka opisuje postelje v sobi: X je enojna postelja, M zakonska, in se seštevata. Je opomnik za vas in za osebje: ne spremeni cene, zmogljivosti niti tega, kar prikazujejo portali.

V nastavitvah vsake nastanitve, v razdelku Podrobnosti, najdete polje Oprema. Dotaknite se ga: odpre se seznam devetih oznak, vsaka s svojo razlago.

Isti seznam se odpre s table Oddelki: dotaknite se nastanitve in nato Oprema. Na obeh mestih izberete oznako s seznama: to ni polje, kamor bi vpisovali opis postelj.

Ne zamenjujte: zmogljivost, ki jo prodajate, je Maks. oseb, tip sobe, ki ga portali pokažejo gostu, pa je Komercialna vrsta. Oprema se posodobi v nastavitvah nastanitve ali s table Oddelki: nadzorna plošča čistilnega osebja je ne prikazuje in ne spreminja.

Čas prijave in odjave

Na dnu skupine Nastanitev, pod seznamom sob in ob časovnem pasu, je Čas prijave in odjave: dve postavki, Prijava od in Odjava do. Dotaknite se ene od njiju in izberite uro — vrednost se shrani takoj. Že sta izpolnjeni — 14:00 in 10:00 — in če vam ustrezata, ni treba storiti ničesar. To je uradni čas nastanitve, torej tisti, ki ga navedete sami: čas prihoda ni ura, ob kateri gost res pride, saj ob vstopu ni trenutka, ki bi se zabeležil, in Vezpa ga ne meri.

Šteje tistemu, ki mora goste prijaviti organu. Španija, Hrvaška, Slovenija in Bolgarija zahtevajo tudi uro prihoda in odhoda, ne le dneva: v prijavo gre prav čas, vpisan tukaj. Odhod je izjema in edini od obojega, ki lahko postane resničen: če zabeležite odjavo gosta, se prijavi pravi čas odhoda; če je ne zabeležite, se prijavi uradni čas, ki ste ga vpisali tukaj. To sta krajevna časa nastanitve in se bereta v njenem časovnem pasu: ne pretvarjata se.

»Sezonsko zaprtje«

Za hotel, ki se zapre izven sezone. V »Konfiguracija«, skupina »Račun & podpora«, vodja najde kartico »Sezonsko zaprtje«: z gumbom »Izberite obdobje zaprtja« izbere obdobje, vidi znesek in potrdi. Vsako mesečno plačilo, ki se začne v obdobju, stane 30 % paketa, z DDV; ob ponovnem odprtju se polna cena vrne sama.

• Obdobje je neprekinjeno, traja od 3 do 6 mesecev in se začne najprej jutri. Med koncem enega zaprtja in začetkom naslednjega mora miniti vsaj 6 mesecev.
• V obdobju ne sme biti rezervacij: če so, jih aplikacija našteje in zaprtje se ne začne.
• Zaprtih datumov ni mogoče rezervirati nikjer: prek kanalov, rezervacijskega sistema ali ročno. V koledarju so prikazani kot »Sezonsko zaprtje« in jih ni mogoče odkleniti. Če kanal vseeno pošlje rezervacijo za te datume, ostane, vodja pa prejme obvestilo.
• Na voljo samo pri plačilu prek spletne strani (s kartico), ne pri naročnini iz trgovine z aplikacijami.

Ko je zaprtje vklopljeno, ga v aplikaciji ni mogoče preklicati: za spremembe pišite podpori. Preostali del aplikacije deluje normalno, tako da pripravite sezono in sprejemate rezervacije za odprte datume.

»Naprave za dostop«

Za goste, ki vstopijo sami s škatlo za ključe. V »Konfiguracija«, skupina »Soba«, direktor najde »Naprave za dostop«: ena naprava na vrstico, z imenom, kodo in sobami, ki jih odpira (ena škatla lahko služi več sobam). Zaenkrat je vrsta »Brez povezave (stalna koda)«: kodo vpišete sami in ostane enaka, dokler je ne spremenite.

• Koda pride do gosta prek avtomatizacije »Kode za dostop (prijava odobrena)« v »Avtomatizacije«: pošlje se šele, ko odobrite spletno prijavo v kartici rezervacije, na dan prihoda ob izbrani uri (privzeto ob 8) ali takoj, če odobrite pozneje tisti dan. Enkrat na rezervacijo.
• Če spremenite kodo, vam aplikacija pove, koliko gostov z bivanjem, ki še traja, je že prejelo staro, da jih lahko obvestite.
• Stran je samo za direktorja. Koda sobe je vidna tudi v kartici rezervacije, v okvirju »Ključi«.

»Blokirani gostje«

Da od neke osebe ne prejemate več rezervacij. V »Konfiguracija«, skupina »Kanali & cene«, takoj pod Booking Engine, najdete »Blokirani gostje«: en seznam na nastanitev. Z gumbom »Blokiraj gosta« izberete, ali boste blokirali e-poštni naslov ali telefonsko številko, in lahko dodate razlog, ki ostane interen. Telefonska številka se prepozna ne glede na zapis: presledki in mednarodna klicna koda (+39, 0039 ali nobena) ne štejejo.

• Prek Booking Engine gost ne more dokončati rezervacije: vidi nevtralno sporočilo, ki ga vabi, naj se neposredno obrne na nastanitev, in ne izve, da je blokiran.
• Ko rezervacijo vnesete ročno v aplikaciji, se ob potrditvi ali ponudbi prikaže opozorilo z najdenim e-poštnim naslovom ali telefonom in razlogom: če želite vseeno nadaljevati, potrdite dvakrat (glejte vodnik po rezervacijah).
• Z Booking.com, Airbnb in drugih portalov rezervacija prispe že potrjena in je ni mogoče zavrniti: prejmete potisno obvestilo o blokiranem gostu, enkrat na rezervacijo.
• Iz koledarjev iCal ni nobenega preverjanja: ti koledarji ne prinašajo ne e-pošte ne telefona.
• Seznam ureja vodja; asistent ga lahko le pregleduje. Druge vloge »Konfiguracija« ne vidijo.

Omejitev zasedenosti po kanalu

Nekateri kanali OTA sprejmejo manj gostov, kot jih tukaj dejansko prodajate. Soba z zmogljivostjo 3 je lahko na določenem kanalu na primer rezervabilna le za 2 gosta: kanal vsakič zavrne ceno za tretjega gosta, soba pa na tem enem kanalu praktično ni prodajljiva za tri. Če je vaša nastanitev povezana z vsaj enim kanalom OTA, boste v nastavitvah sobe, tik pod Zmogljivostjo, našli Omejitev zasedenosti po kanalu: eno vrstico za vsak povezan kanal, z njeno trenutno omejitvijo (ali »Omejitev ni nastavljena — prodaja se po polni zmogljivosti«) in gumbom za urejanje.

Omejitev za vsak kanal lahko nastavite, spremenite ali odstranite neodvisno. Vnesite največje število gostov, ki jih ta kanal sprejme; odstranitev omejitve sobo na tem kanalu vrne na prodajo po polni zmogljivosti. Ničesar vam ni treba nastaviti ročno: če kanal zavrne ceno, ker je njegova lastna omejitev zasedenosti nižja od tega, kar prodajate, se Vezpa omejitve nauči samodejno, ko se to prvič zgodi — ta popravek je pričakovano vedenje, ne napaka.

To se razlikuje od samodejnega obvestila samo za branje Drugačna zmogljivost na portalu v vodniku OTA: tisto obvestilo le sporoča zmogljivost, ki jo deklarira sam portal. Omejitev tukaj pa je omejitev, ki jo Vezpa uveljavlja za lastne oddaje temu kanalu in ki jo sami nastavite, spremenite ali odstranite.

«Spletna prijava»: fotografija dokumenta

V «Konfiguracija», v skupini «Davki & pravna skladnost», ima razdelek «Spletna prijava» nastavitev «Fotografija osebnega dokumenta» s tremi možnostmi: «Ni zahtevano», «Neobvezno» in «Obvezno». Vidi jo samo, kdor lahko konfigurira nastanitev. Če jo vklopiš, pri spletni prijavi vsak gost fotografira sprednjo in zadnjo stran svojega dokumenta: ne le glavni gost, tudi ostali, ki se v obrazcu imenujejo «Gost 1 (glavni)», «Gost 2» in tako naprej. Z možnostjo «Obvezno» prijave brez obeh fotografij ni mogoče dokončati; kdor ju je že naložil, mu ju ni treba ponavljati.

Fotografije se pomanjšajo, očistijo metapodatkov (vključno s položajem GPS) in shranijo šifrirane: nobena javna povezava ne vodi do njih. V aplikaciji jih vidijo samo vloge, ki upravljajo rezervacije, ne gospodinja in ne opazovalec, na kartici gosta. Same se izbrišejo 7 dni po odhodu, takoj pa, če je gost izbrisan ali anonimiziran; lahko jih izbrišeš tudi prej. V obrazcu gost prebere opombo, ki pojasni, čemu služijo in kdaj izginejo.

V skupini «Soba», postavka «Oznake rezervacij» — samo za vodjo — se upravlja seznam oznak te nastanitve: obarvane oznake, ki jih nato vklapljate in izklapljate na kartici vsake rezervacije (glejte vodnik po kartici rezervacije).

Vsaka oznaka ima ime in barvo, izbrano s palete; tukaj jih ustvarjate, preimenujete in brišete, do dvajset oznak na nastanitev.

Seznam povlečete, da spremenite njegov vrstni red, ta vrstni red pa je prioriteta: določa, v kakšnem zaporedju se oznake pojavljajo povsod, tako na kartici rezervacije kot na seznamu rezervacij.

Oznake so za posamezno nastanitev: kdor upravlja več kot eno, jih nastavi eno za drugo, z izbirnikom na vrhu strani.

Lokacijo nastavite tako, da vpišete naslov: med pisanjem se pojavijo predlogi, izberete enega in položaj se sam označi na zemljevidu spodaj. Če točka ni natančna, povlecite zemljevid in jo popravite — aplikacija to pove: «Položaj določen iz naslova: povlecite zemljevid, da popravite točko». V predstavitvi iz brskalnika se zemljevid ne izriše: naslov vseeno vpišeš, lokacija pa se nastavi sama. V nameščeni aplikaciji je zemljevid na voljo.

Kje se nahaja

• Ko ustvarjate objekt: polje Naslov je že v obrazcu, z majhnim zemljevidom pod njim.
• Pozneje: Konfiguracija → Podatki o nastanitvi, polje «Poišči naslov». Velja za vse sobe nastanitve.
• Upravljavci apartmajev: tudi v nastavitvah vsake posamezne nastanitve, ker ima vsaka svoj naslov.

Če želite točko izbrati ročno

Tapnite «Izberi na zemljevidu»: zemljevid se odpre čez cel zaslon. Premaknite zemljevid — merek ostane na sredini in označi točko — nato potrdite z «Uporabi to lokacijo». Uporabno pri raztresenih hišah, turističnih kmetijah in otokih, kjer hišna številka ne zadošča.

Rezervacijski sistem je portal za neposredne rezervacije vaše namestitve. Gostje lahko rezervirajo neposredno z vaše spletne strani brez OTA provizij.

Konfiguracija

• Stripe Connect: povezava za prejemanje plačil (obvezno)
• Povezava za rezervacije: URL za dodajanje na vaso spletno stran
• Prilagoditev: barve, logotip, sporočila

Kako aktivirati rezervacijski sistem

1. Povez ite Stripe Connect za plačila
2. Konfigurirajte nastavitve rezervacijskega sistema
3. Kopirajte povezavo in jo dodajte na svojo spletno stran
4. Gostje lahko rezervirajo neposredno

Povezovanje in upravljanje OTA kanalov prek upravitelja kanalov OTASwitch.

Razpoložljivi kanali: Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda in več kot 60 dodatnih kanalov.

Za vsak kanal si lahko ogledate: status povezave, aktivacijo/deaktivacijo, cenovne razlike.

Na voljo je namenski vodnik (Vodnik za OTA), dostopen s strani za upravljanje OTA.

Upravljanje uporabnikov, ki imajo dostop do namestitve.

Razpoložljive vloge

Kdo vidi katere postavke

Na tej strani se postavke prikažejo samo tistim, ki jih res lahko uporabljajo: tako ne odprete zaslona, da bi ob prvem dejanju ugotovili, da vam ni dovoljeno.

Sprememba lastnega gesla

Geslo je osebni podatek: vsaka vloga — vključno z gospodinjo in opazovalcem — lahko spremeni svoje iz menija računa zgoraj desno, brez posredovanja vodstva. Ponastavitev gesla drugega člana pa ostaja pridržana lastniku računa, s strani Ekipa.

Nadzorna plošča s statistikami vaše namestitve.

Razpoložljivi podatki:

• Zasedenost po obdobju
• Prihodki po kanalu
• Rezervacije po OTA kanalu
• Časovni trendi

Uporabno za spremljanje uspešnosti in sprejemanje odločitev o cenah.

Kdo jo vidi: vodja, pomočnik in revenue manager. Revenue managerju se postavka prikaže samo, če je modul RMS aktiven, in je edina postavka iz «Kanali & cene», ki jo vidi: Booking Engine in kanali OTA ostajata vodji in pomočniku. Razveljavitev samodejnih dejanj RMS je pridržana vodji.

Dostop do RMS za dinamično upravljanje cen.

Na voljo le, če je omogočeno za vaso namestitev.

Na voljo je namenski vodnik (Vodnik RMS), dostopen z zaslona RMS.

Sistem zahtevkov za komunikacijo s podporo Vezpa. Ustvarjate lahko nove zahtevke, odgovarjate na obstoječe in pregledujete zgodovino.

Neprebrani zahtevki so prav tako označeni na nadzorni plošči (pasica).

Kako ustvariti zahtevek

1. Tapnite "Podpora" v razdelku Konfiguracija
2. Tapnite "Nov zahtevek" za ustvarjanje zahteve
3. Opisite težavo ali zahtevo
4. Prejeli boste obvestilo, ko ekipa odgovori

V skupini Račun in podpora je zdaj razdelek Obvestila: stikalo vklopi ali izklopi potisna obvestila na tej napravi. Če je bilo dovoljenje v nastavitvah telefona zavrnjeno, se pojavi opozorilo z gumbom Odpri nastavitve; če aktivacija ne uspe, se pojavi Poskusi znova. Z izklopljenim stikalom ne prejmete nobenega obvestila več, tudi nujnega ne.

Kam vodi dotik

Ob dotiku obvestila aplikacija zdaj odpre pravi zaslon tudi za zahtevke podpore, oglasne deske oddelkov, prijave oblastem, lastno domeno ter uvoze ali ponovne poskuse kanalov OTA: prej se v teh primerih ni zgodilo nič. Če se obvestilo nanaša na drugo nastanitev od odprte, aplikacija najprej vpraša: Zamenjaj nastanitev za prehod tja, Ostani tukaj za ostanek.

Na dnu strani najdete možnosti računa:

• Prikazano uporabniško ime
• Gumb za odjavo: prekinitev povezave računa z napravo
• Povezava "Izbriši račun": postopek za trajno izbris računa

Varnost

• Dvostopenjska avtentikacija (2FA) vedno aktivna
• Vezava naprave: račun je vezan na napravo, uporabljeno ob prvi prijavi
• Biometrična prijava: po prvem dostopu lahko omogočite prstni odtis ali Face ID

Pogled in gostota

V skupini Račun & podpora najdete tudi Pogled in gostota: določa, ali so Koledar, Cene in Turistična taksa prikazani vodoravno ali navpično, in koliko vrstic ali stolpcev je vidnih največ — nastavitev, ki ostane na napravi, ki jo trenutno uporabljate. Podrobnosti najdete v razdelku Pogled in gostota vodnika po Koledarju. Opazovalec in Gospodinja, ki nimata te strani, jo najdeta v meniju svojega računa.

Preklop med svetlo/temno temo v glavi namestitve (ikona sonca/lune).

Temna tema je lažja za oci, zlasti v temnih okoljih.

Nastavitev je shranjena in se ohranja med sejami.

Z Vezpa lahko upravljate več namestitev iz istega računa: vsaka nepremičnina ima lastni rezervacijski sistem, lastne OTA kanale, cene, koledar in goste, popolnoma neodvisno.

• Izbirnik nepremičnine: če imate 2 ali več nepremičnin, povezanih z vašim dostopom, na vrhu razdelka Konfiguracija najdete izbirnik za preklop z ene na drugo z enim dotikom.
• Prikaz nalaganja: preklop traja nekaj trenutkov (aplikacija znova naloži vaš profil in ponovno zažene čitalnik kartic). Med postopkom se prikaže indikator, drugi dotik pa se prezre, da se ne sproži dvojni preklop.
• Kaj se posodobi: ob koncu koledar, cene, RMS, kanali OTA, rezervacije in blagajna prikazujejo podatke nove nepremičnine, aplikacija pa vas vrne na koledar.
• Popolna neodvisnost: koledarji, cene, OTA kanali in gostje vsake nepremičnine so ločeni in se ne vplivajo drug na drugega.
• Potekla naročnina: nepremičnine s poteklo naročnino so označene z oranžno oznako. Izbirnik se prikaže tudi na zaslonu potekle naročnine: od tam lahko preklopite na nepremičnino, ki je še aktivna, in nadaljujete delo, namesto da bi morali plačati ali zapustiti aplikacijo.
• Dodajanje nove nepremičnine: je pridržano lastniku računa, torej tistemu, ki je registriral namestitev in na katerega se glasita pogodba in plačila. Sodelavec, ki to poskusi, prejme sporočilo o zavrnitvi: da bi delal na nepremičnini, ga mora lastnik povabiti s strani Ekipa.
• Obvestila druge nastanitve: če se dotaknete obvestila, ki se nanaša na drugo nastanitev od odprte, aplikacija najprej vpraša, ali želite zamenjati nastanitev ali ostati — glejte razdelek Obvestila.

Na dnu tega zaslona, pod «Spremeni geslo», je «Povezane naprave»: seznam telefonov in računalnikov, na katerih je odprt vaš račun, z imenom naprave, zadnjo uporabo in naslovom, s katerega je prišla. Naprava, ki jo uporabljate, je označena kot «Ta naprava».

• «Odjavi» zapre napravo: v nekaj sekundah ne more več ničesar, za vrnitev pa sta znova potrebna geslo in koda. To storite, če izgubite telefon ali računalnik.
• «Odjava iz vseh drugih naprav» jih zapre vse razen tiste, ki jo imate v roki.
• Ko se nekdo prijavi v vaš račun z nove naprave, prejmete obvestilo in e-pošto. Če to niste bili vi, jo odjavite od tu in spremenite geslo.
• Pri občutljivih dejanjih aplikacija znova zahteva kodo iz aplikacije za preverjanje pristnosti: brisanje računa, dodajanje ali odstranjevanje ljudi iz ekipe, sprememba vloge, sprememba podatkov za račune z IBAN, povezava računa za izplačila, izvoz knjige gostov. Koda velja nekaj minut, nato se zahteva znova.