Vodnik po podrobnostih rezervacije

Vsaka rezervacija ima nosilca (imetnika rezervacije) in lahko ima enega ali več dodatnih članov. Nosilec je kontaktna oseba za obrat, za prijavo na Questuro in za davčne dokumente.

Kako registrirati gosta

Registracija poteka po preprostem postopku v štirih korakih. Ko je postopek zaključen, ikona ob imenu postane zelena.

Pomen ikon stanja

• Zelena — gost je pravilno registriran, vsi obvezni podatki so izpolnjeni
• Oranžna — registracija je nepopolna, manjkajo obvezni podatki (dokument, datum rojstva itd.)
• Siva — gost še ni registriran, vnesen ni noben podatek

Skeniranje dokumenta in OCR

Med registracijo lahko fotografiraš gostov osebni dokument. Sistem OCR samodejno izlušči ime, priimek, datum rojstva in številko dokumenta ter tako ročno vnašanje zmanjša na najmanjšo možno mero.

Gumb «Gost prispel»

Na dan prihoda se na kartici nastanitve prikaže gumb «Gost prispel», dvojček gumba «Check-out». Pritisk nanj zabeleži, da je gost prispel, in premakne vrstico te nastanitve v koledarju iz «Prihod danes» na «Nastanjen». To je drugačno dejanje kot spodaj opisana spletna prijava: ne sproži nobenega obvestila organom.

Vrstica pod gumbom povzame vse, kar naredi. Pritisk zapre tudi povezavo spletne prijave: od takrat gost svojih podatkov ne more več spreminjati. Če ste ga pritisnili pomotoma, se isti dan prikaže «Obnovi», ki ga razveljavi in izbriše čas prihoda. Če ima nastanitev skrinjico za ključe, prijava velja tudi kot odobritev spletne prijave: če je čas pošiljanja kod že minil, se kode pošljejo takoj.

»Poslovno«: poslovna potovanja

Na vrhu kartice, ob kanalu, je oznaka »Poslovno« z ikono aktovke: označuje poslovna potovanja in rezervacije na ime podjetja. En dotik jo vklopi, drugi izklopi. Je le oznaka: »Turistična taksa« se zaračuna kot vsakemu drugemu gostu, tudi če račun plača podjetje. Pri rezervacijah s portalov se vklopi sama, ko kanal pošlje podatke za obračun podjetja (na primer poslovna rezervacija z Booking.com), in to le ob prejemu rezervacije: kasnejša sprememba s kanala ne spremeni vaše odločitve. Za gosta, ki je res oproščen, glejte vodnik po turistični taksi.

Potek bivanja

Na vrhu rezervacije vrsta korakov pokaže, kje je bivanje: «Potrjeno» → «Check-in» z datumom prihoda → «V hiši» → «Check-out» z datumom odhoda. Opravljeni koraki imajo kljukico, trenutni piko. Na «V hiši» se preide, ko pritisnete «Gost prispel»; ko so vsi koraki odkljukani, je gost odšel. Stanje je stanje sobe, iz katere ste odprli kartico: v rezervaciji z dvema sobama je ena morda že zasedena, druga pa ne. Nepojav nima korakov: prikaže se le oznaka «Nepojav». Pri preklicanih rezervacijah in pri rezervacijah «Na zahtevo» se potek ne prikaže: ostanejo njihova običajna okenca.

«Stalni gost»: gost, ki se vrača

Če je glavni gost že bival pri vas, se pod potekom prikaže zelena značka «Stalni gost · N prejšnjih bivanj». Šteje njegove pretekle nepreklicane rezervacije, prepoznane prek zgodovine strank, brez tiste, ki jo imate odprto. Ne nastavi se ročno: prikaže se in posodablja sama.

Poleg se lahko prikažeta tudi zvezdica «VIP» in barvne oznake glavnega gosta. To so oznake gosta, drugačne od oznak rezervacije: osebo spremljajo od enega bivanja do drugega in se urejajo iz njenega zapisa v zgodovini strank (stran «Podrobnosti gosta», gumba «VIP» in «Oznaka»). Vrstica se prikaže, če je prisotna vsaj ena od teh treh stvari.

Dotakni se salda na vrhu rezervacije, da odpreš finančno ploščo. Tu lahko izvedeš tri različna dejanja, od katerih ima vsako drugačen učinek na skupni saldo.

Potek beleženja

Postopek za beleženje bremenitve, vplačila ali popusta je vedno enak:

Načini plačila za vplačila

Ko beležiš vplačilo, moraš navesti način plačila, ki ga je uporabil gost. Ta podatek se pojavi na izpisih in v računovodskih poročilih:

• Gotovina — plačilo z gotovino na recepciji
• Kreditna kartica — plačilo prek POS-terminala ali bremenitev kartice
• Bančno nakazilo — predplačilo ali poravnava salda z nakazilom
• Stripe splet — plačilo, prejeto prek plačilne povezave Stripe (zabeleženo samodejno)

Ko rezervacija prispe iz tvojega Booking Engine z jamstveno kartico ali varščino, ostane gostova kartica varno shranjena pri Stripe brez kakršne koli bremenitve. V podrobnostih rezervacije boš videl razpoložljivo kartico in sam odločiš, ali jo boš bremenil in za koliko.

Bremenitev jamstva (tudi samo delna)

Z gumbom za bremenitev predavtorizacije unovčiš jamstveno kartico. Odpre se polje z zneskom, ki je že izpolnjen na celotno vrednost jamstva: lahko ga potrdiš takšnega ali pa ga zmanjšaš, da bremeniš samo del (na primer pogodbeno kazen za no show). Najvišji možni znesek bremenitve je vedno znesek predavtorizacije.

• Polna bremenitev — unovčiš celotno jamstvo; rezervacija je poravnana.
• Delna bremenitev — unovčiš samo znesek, ki ga navedeš; preostanek ni bremenjen in jamstvo se zapre.

Varščina za škodo

Če rezervacija predvideva varščino, najdeš gumb Bremeni varščino: vnesi znesek škode (do predvidenega najvišjega zneska) in kartica bo bremenjena samo za ta znesek.

Sprostitev kartice

Ničesar nisi dolžan bremeniti. Če jamstva ne uporabiš:

• Ročna sprostitev — z možnostjo “Prekliči jamstvo” takoj sprostiš gostovo kartico.
• Samodejna sprostitev — nikoli uporabljene kartice se sprostijo same 30 dni po check-outu.
• Plačilo gosta — če gost preostanek poravna prek spleta, se jamstvena kartica sprosti samodejno.

Nad opombami o prihodu je plošča z oznakami: obarvane oznake, ki jih vodja nastavi za to nastanitev v Konfiguraciji (glejte vodnik po Konfiguraciji).

Na telefonu in tablici je to predal: zaprt prikazuje le besedo «Oznake», če za to rezervacijo nobena ni vklopljena, ali čipe vklopljenih; dotik na glavi ga odpre in prikaže vse razpoložljive oznake. Na računalniku, pri širokem oknu, predala ni: celoten seznam je vedno viden in vedno dotakljiv.

V obeh primerih je gib enak: dotaknite se oznake, da jo vklopite ali izklopite, brez kakršne koli potrditve.

Iste oznake se prikažejo tudi na seznamu rezervacij, kot čipi na vrsticah in kot filter («Filtriraj po oznaki»).

V podrobnostih rezervacije lahko spremeniš več vidikov bivanja. Vsaka sprememba pred potrditvijo prikaže predogled z novo ceno, tako da lahko brez tveganja preveriš finančni učinek.

Predogled sprememb

Vsaka sprememba gre skozi zaslon predogleda (preview), ki jasno prikazuje:

• Ceno pred spremembo
• Ceno po spremembi
• Razliko v evrih (pozitivno ali negativno)
• Dodane ali odstranjene noči (pri spremembi datumov)

Potrdiš lahko šele, ko preveriš predogled. Če se številke ne ujemajo, se dotakni Prekliči, da se vrneš nazaj brez sprememb.

Če rezervacija po spremembi ostane brez nastanitve

Če rezervacija po spremembi datumov ostane brez fizične nastanitve, ki bi jo bilo mogoče dodeliti, vam aplikacija to pove takoj: ob shranjevanju se prikaže opozorilno okno. Okno se prikaže vsakič, tudi kadar je bilo opozorilno e-poštno sporočilo za to rezervacijo poslano že prej — kdor se je rezervacije pravkar dotaknil, mora vedeti, v kakšnem stanju je ostala.

Rezervacija ostane vidna v vrstici Izjeme koledarja, od koder lahko dodelite nastanitev. Vzporedno opozorilo doseže Vodjo, Pomočnika in Uporabnika (recepcijo) po e-pošti in s potisnim obvestilom.

Razpoložljiva dejanja so odvisna od treh dejavnikov: stanja rezervacije, tekočega dneva in kanala izvora. Aplikacija prikaže samo dejanja, ki so v danem trenutku smiselna.

Check-out: zaključek bivanja

Check-out je zaključno dejanje rezervacije. Pred nadaljevanjem preveri, da je saldo enak nič. Če ostane neporavnan znesek, te aplikacija opozori: lahko zabeležiš zadnje vplačilo ali vseeno nadaljuješ.

No Show: gost se ni pojavil

Prijava No Show izniči zneske za sobo in odstrani rezervacijo iz števcev prihodov/odhodov Vodstva. Če tvoja politika to predvideva, lahko dodaš strošek odpovedi, ki se zabeleži kot bremenitev na rezervaciji.

Odpoved: samo neposredne rezervacije

Odpoved je na voljo izključno za rezervacije, vnesene neposredno (telefon, walk-in, portal, booking engine). Sistem pred nadaljevanjem preveri, da ni zabeleženih vplačil: če vplačila obstajajo, jih moraš najprej odstraniti ali stornirati plačila.

Prijava na Questuro (samo Italija)

Za italijanske obrate dejanje Prijava na Questuro posreduje podatke gostov na portal Alloggiati Web policije Polizia di Stato. Gumb postane aktiven šele, ko imajo vsi gostje v sobi pravilno registriran dokument. Pošiljanje poteka samodejno vsak dan ob 13.00 za rezervacije s check-inom istega dne, lahko pa ga kadar koli ročno sprožiš.

Iz menija dejanj (ikona ⋮ zgoraj desno v podrobnostih rezervacije) lahko ustvarjaš dokumente in jih deliš. Vsi dokumenti samodejno vključujejo glavo obrata z nazivom podjetja, davčno številko in naslovom.

Deljenje prek WhatsAppa

Možnost WhatsApp v meniju dejanj ustvari plačilno povezavo Stripe in jo pošlje neposredno na telefonsko številko gosta, zabeleženo v rezervaciji. Sporočilo vsebuje preostali znesek in povezavo za plačilo s kartico.

Povezava Stripe gostu omogoča, da preostanek plača s kartico kar s telefona. Kaj povezava zajema, je odvisno od nastavitve nastanitve: pri vklopljenem «Vključi davke v spletna plačila» (Konfiguracija → Davki) povezava zahteva preostanek za sobo in turistično takso; pri izklopljenem stikalu zahteva samo preostanek za sobo, taksa pa se še naprej pobira v nastanitvi. Trije načini deljenja:

• WhatsApp — odpre WhatsApp z že napisanim sporočilom, pripravljenim za gostovo številko
• Email — resnično odide z naših strežnikov, v jeziku gosta
• Kopiraj povezavo — kopira besedilo v odložišče, za lepljenje kamor želite

Izbira jezika sporočila v oknu za pošiljanje izhaja iz jezika gosta, ki ga vidite tudi na vrhu kartice, ob kanalu. Ob oznaki «auto» ga je določila Vezpa: glede na jezik, uporabljen na portalu, nato glede na državo gosta, nato glede na jezik nastanitve. Če e-pošte v tem jeziku ni, odide v angleščini. Tapnite ga, da izberete drugega: od takrat ga uporabljajo tudi samodejna e-poštna sporočila. Če izberete «Samodejno», se vrnete k samodejni določitvi.

Zgodovina kot časovnica

«Zgodovina rezervacije» se odpre iz menija ⋮ (na zelo širokem računalniškem zaslonu je lahko v stolpcu kartice). To je časovnica: vnosi so združeni po dnevih, dan je zapisan enkrat na vrhu skupine, pri vsakem vnosu pa le ura. Vsak vnos stoji na navpični črti z barvno ikono za vrsto dejanja: ustvarjanje, sprememba datumov, prehrane ali nastanitve, prihod gosta («Gost prispel»), odhod, neprihod, preklic, plačila, bremenitve, opombe in oznake. Pod vsakim vnosom ostanejo, kdo ga je naredil, kanal in vrednosti prej → potem.

Pod podatki rezervacije je tudi »Pošlji sporočilo«: za sporočila, ki niso ne potrditev ne zahteva za plačilo in ki jih želite imeti pripravljena, ne da bi jih vsakič znova pisali, na primer za goste, ki še niso opravili spletne prijave.

1. Izberite sporočilo med svojimi ali med predlogi: »Opomnik za spletno prijavo« je že pripravljen in ga lahko takoj uporabite.
2. Besedilo pride že izpolnjeno z imenom gosta, datumi, nastanitvijo in povezavami te rezervacije, v jeziku gosta, če ste ga napisali v tem jeziku.
3. Po potrebi ga popravite: sprememba velja samo za to sporočilo.
4. Izberite WhatsApp, »E-pošta« ali »Kopiraj besedilo«.

Sporočila pišete v Nastanitev → Gostje & komunikacija → »Pripravljena sporočila« ali prek »Upravljaj pripravljena sporočila« na dnu seznama. Vsakemu sporočilu daste ime in besedilo v enem ali več jezikih; z »Vstavi polje« dodate podatke, ki se izpolnijo sami, iste kot pri avtomatizacijah. Dovolj je en jezik: če gost govori drugega, se uporabi angleščina, nato italijanščina, nato prvi, ki ste ga napisali.

Pogovor

Poleg je »Pogovor«: odpre stran z vsem, kar je bilo med vami in tem gostom, kot v klepetu, od najstarejšega do najnovejšega sporočila. Vidita jo vlogi Vodja in Pomočnik.

• Levo so sporočila gosta, prejeta v klepetu portalov (Booking.com, Airbnb…), označena z »Prejeto v klepetu portala«.
• Desno je vse, kar je odšlo iz Vezpe: e-pošta, sporočila, pripravljena za WhatsApp, kopirana besedila, samodejna e-pošta z imenom avtomatizacije in odgovori v klepetu portala. Sporočilo, dostavljeno v klepetu portala, se prikaže samo enkrat.
• Vsako sporočilo ima datum in uro, stanje (na primer »Poslano po e-pošti«, »Pripravljeno za WhatsApp« ali »Ni poslano«), ikono kanala in portal.

Na dnu strani je za vsak klepet portala gumb, na primer »Odgovori v klepetu Airbnb«, ki odpre klepet, da gostu odgovorite, in »Pošlji sporočilo« za pošiljanje enega od pripravljenih sporočil. Stran osvežite tako, da jo povlečete navzdol.

• Pri WhatsAppu je besedilo pripravljena različica: če ste ga pred pošiljanjem spremenili v telefonu, je končna različica v vašem klepetu.
• Pri avtomatizacijah se vidi ime, ne besedilo. Besedila ni niti pri pošiljanjih pred to funkcijo.
• Neuspela pošiljanja so prav tako prikazana, kot »Ni poslano«.

Spletna prijava

Povezava za spletno prijavo, ki jo Vezpa pošilja (avtomatizacije, pripravljena sporočila, pošiljanja iz te rezervacije), je ena sama za celotno rezervacijo: gost jo odpre in pride neposredno do obrazca prvega gosta, ki ga je treba prijaviti.

Pod podatki rezervacije okvir »Spletna prijava« prikazuje:

• koliko gostov je že vneslo svoje podatke, na primer »Prijavljenih 2 od 3«;
• »Pošlji povezavo«, ki odpre seznam pripravljenih sporočil, in »Kopiraj povezavo«, ki kopira povezavo, da jo prilepite, kamor želite.

V spletni prijavi gost vidi glavno fotografijo vašega Booking Enginea kot ozadje, povzetek s prihodom, odhodom in prijavljenimi gosti ter na vrhu zavihek za vsakega gosta: en dotik preklopi med njimi. Ko je gost shranjen, zavihek namesto »Gost N« pokaže ime in obrazec sam preide na naslednjega. Na koncu povzetek »Prijava zaključena« navede vse goste, z zamegljenimi sličicami poslanih fotografij dokumenta: niso berljive, služijo le za prepoznavo, katera fotografija je bila poslana.

»Ključi«: kode za dostop

Če ima soba škatlo za ključe v »Naprave za dostop« (»Konfiguracija«), se pod spletno prijavo prikaže okvir »Ključi« s kodo. Ko gost zaključi spletno prijavo, preverite podatke in tapnite »Odobri prijavo«: avtomatizacija »Kode za dostop (prijava odobrena)« pošlje kode na dan prihoda ob izbrani uri (privzeto ob 8) ali takoj, če odobrite pozneje tisti dan.

• To ni gumb »Check-in« ob prihodu: odobrite lahko več dni prej, gost pa ni označen kot prispel. Če tapnete »Check-in« brez odobritve, to šteje tudi kot odobritev.
• Z »Prekliči odobritev« odstranite odobritev, dokler kode niso poslane. V vsakem primeru se pošljejo samo enkrat na rezervacijo.
• Ko so poslane, okvir to pokaže z datumom in uro.

Gost pravi, da je na portalu že vse plačal; v vaši beležki pa piše, da se turistična taksa pobere ob odhodu. V meniju dejanj (ikona ⋮) postavka Preveri pri portalu od portala zahteva njegove zneske in jih postavi ob vaše.

Če se zneski ujemajo, to pove zelena vrstica in ni treba nič drugega. Če se ne ujemajo, se pojavi gumb Posodobi s portala: rezervacijo znova prenese in poravna vsote, in je pridržan vodji.

V glavi sobe se, dokler nastanitev ni dodeljena, namesto številke prikaže opozorilo: ikona pozornosti in napis «Soba ni dodeljena» v rdeči barvi. Barva ni edini signal — ikona in besedilo povesta isto.

Ko sobo odprete, najdete tudi razširjeno okno z razlago — «Ta rezervacija nima dodeljene sobe: dodelite jo.» — in gumb «Dodeli sobo».

• Gumb se ne prikaže za vloge samo za branje: opozorilo ostane, dejanje ne.

V kartici gosta je tudi Pošlji potrditev rezervacije: pošlje stran s podrobnostmi bivanja in spletno prijavo, po istih treh kanalih. Najbolj šteje za rezervacije, ki jih vnašate ročno in ne dobijo nobene samodejne e-pošte. Pod gumbom je vidno tudi, ali je potrditev že odšla, z datumom. E-pošta odide z naših strežnikov, zato vrstica pravi «Poslano»; WhatsApp in «Kopiraj povezavo» besedilo predata vašemu telefonu, zato vrstica pravi «Pripravljeno» ali «Kopirano» — naprej ne moremo vedeti, ali ste jo res poslali. Nič ne blokira: potrditev lahko pošljete znova, kolikorkrat je treba.

Goste se šteje po kategorijah: registrirani in pričakovani

Okno sobe se bere kot tisto na vrhu kartice: osebe so razdeljene po kategorijah — Odrasli, Mladina, Dojenčki — vsaka s svojo ikono.

Vsaka kategorija nosi dve številki: registrirane in pričakovane goste. Na primer 2/1 Mladina pomeni dva registrirana mlada tam, kjer je bil napovedan eden, in 0/1 Dojenčki pomeni nobenega registriranega dojenčka tam, kjer je bil napovedan eden. Enotne skupne vsote ni več.

Kadar se številki kategorije ne ujemata, je ta kategorija označena rdeče — v obe smeri: ko registracije manjkajo (0/1) in ko jih je več od napovedanega (2/1). Rdeča je le označitev: razlika se bere v obeh številkah, ki ostaneta izpisani.

• Dojenčki se štejejo med goste za registracijo: iz štetja niso izvzeti.
• Ob razhajanju zmagajo dokumenti: kategorija registriranega gosta izhaja iz njegovega datuma rojstva, ne iz tega, kar je bilo napovedano ob rezervaciji. Zato presežek obstaja in ga je normalno videti: če ste napovedali dojenčka, prišel pa je mlad gost, okno to pove, namesto da bi skrilo.