Vodnik za povezavo kanalov OTA

Channel manager je sistem, ki Vezpo poveže s portali, kot so Booking.com, Airbnb, Expedia in vsi drugi. Ko je enkrat aktiviran, deluje popolnoma samodejno:

• Cene: ko spremenite cene v aplikaciji Vezpa, se samodejno posodobijo na vseh povezanih kanalih
• Razpoložljivost: ko je soba rezervirana (prek katerega koli kanala), posodobitev takoj odide na vse druge kanale, da se prepreči overbooking; objava na portalu lahko traja nekaj minut
• Rezervacije: nove rezervacije, ki prispejo s kanalov OTA, se samodejno pojavijo v koledarju Vezpa, skupaj s potisnim obvestilom na telefonu
• Spremembe in odpovedi: če gost rezervacijo spremeni ali odpove na portalu OTA, se ta samodejno posodobi tudi v Vezpi

Odstotkovna razlika pri cenah

Za vsak kanal OTA lahko nastavite odstotkovno razliko glede na lokalne cene. Primer:

• +10% — cene, poslane kanalu, bodo 10 % višje od vaših osnovnih cen
• -5% — ni dovoljeno: pribitek ne more biti negativen, vrednost se zavrne in ta kanal se ne shrani
• 0% — enake cene kot v programu

Razliko lahko kadar koli spremenite v Konfiguracija → OTA kanali.

Pri vsakem kanalu OTA postopek vedno poteka v 4 korakih:

1. Zahtevajte aktivacijo v aplikaciji Vezpa
   Pojdite na Konfiguracija → OTA kanali, izberite kanal in se dotaknite "Aktiviraj". Pri nekaterih kanalih boste morali vnesti nekaj podatkov (šifra nastanitve, ime imetnika itd.). Preden zahtevo potrdite, lahko šifro ali izbrani kanal popravite z «Uredi šifro/kanal», ne da bi morali začeti znova.
2. Odobrite povezavo na portalu OTA
   Prijavite se na portal kanala (Booking Extranet, Airbnb itd.) in izberite pravi channel manager. Vsak kanal ima svoj postopek — posebna navodila najdete v spodnjih razdelkih.
3. Dokončajte Channel Mapping
   V aplikaciji Vezpa odprite Channel Mapping kanala in sobe iz programa povežite s sobami na portalu OTA. Brez tega koraka kanal ne deluje. Podroben vodnik ↓
4. Kanal je aktiven
   Po mapiranju se sinhronizacija zažene samodejno. Cene in razpoložljivost se pošljejo kanalu, rezervacije pa začnejo prihajati v koledar.

Ni se vam treba vračati in preverjati. Dokler je zaslon čakanja odprt, Vezpa vsake pol minute sama preveri, ali je portal odobril povezavo, in takoj nadaljuje z naslednjim korakom. Če aplikacijo zaprete, dobite obvestilo, ko portal odobri; do takrat na vrhu nadzorne plošče ostane opomnik z imenom kanala.

Sobe, izključene s portalov. Če v Upravljanju OTA vidite oranžen okvir z imeni sob, se te sobe ne pošiljajo nobenemu kanalu, tudi če je kanal aktiven. Sobe, uvožene s portala, začnejo tako; če jih želite prodajati, v nastavitvah sobe vklopite »Prodajaj to sobo na portalih«.

Drugi kanali. Tudi kanali pod »Drugi OTA kanali« se povežejo šele po avtorizaciji na portalu. Do takrat je kanal prikazan v skupini »Čakanje na portal« s koraki za izbiro OTASwitch, Vezpa pa to opazi sama, kot pri glavnih kanalih. »Odpri preslikavo kanalov« nadaljuje povezovanje, »Prekliči« ga odstrani iz čakanja.

Po oddaji zahteve se registracija nadaljuje sama pri channel managerju.

Registrirano še ne pomeni v prodaji

Kanal še ne prodaja: ostajata dva koraka. Odobrite povezavo v ekstranetu portala, nato se dotaknite »Odpri preslikavo kanalov«, povežite sobe in se dotaknite »Uporabi«.

Če kaj ne uspe

Aplikacija vedno pove, čigava je težava:

• Naša težava — Težava je na naši strani: do portala ni prišlo nič. Že rešujemo zadevo in vam bomo pisali, takoj ko boste lahko poskusili znova.
• Nekaj za popraviti — Portal ne prepozna vnesene kode. Preverite jo v ekstranetu portala in jo znova vnesite, nato poskusite ponovno.

Poleg 5 glavnih kanalov Vezpa podpira na desetine dodatnih kanalov: regionalne portale, nišne kanale in specializirane platforme.

Kako aktivirati dodatni kanal

1. V aplikaciji Vezpa pojdite na Konfiguracija → OTA kanali
2. Pomaknite se do razdelka "Drugi kanali OTA"
3. Dotaknite se kanala, ki ga želite aktivirati
4. V aplikaciji se odpre stran "Uskladi sobe in cene" — poveži svoje sobe s cenami kanala
5. Vrnite se v aplikacijo in nastavite odstotkovno razliko pri cenah

Kaj je Channel Mapping?

Channel mapping je korak, ki poveže sobe v vašem programu Vezpa z ustreznimi sobami oziroma oglasi na kanalu OTA. Kot bi sistemu rekli: "moja Dvoposteljna soba v Vezpi ustreza Double Room na Booking.com".

Kako dostopati do Channel Mappinga

Glavni kanali (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda):

1. Aplikacija Vezpa → Konfiguracija → OTA kanali
2. Razširite kanal → kliknite "Channel Mapping"
3. V aplikaciji se odpre stran "Uskladi sobe in cene"

Drugi kanali OTA:

1. Aplikacija Vezpa → Konfiguracija → OTA kanali → Drugi kanali OTA
2. Dotaknite se imena kanala

1. korak — Poverilnice kanala (Channel Password)

Nekateri kanali zahtevajo poverilnice portala OTA, da lahko s kanala preberejo seznam sob:

• Booking.com: uporabniško ime in geslo za Extranet
• Expedia: poverilnice za Partner Central
• Agoda: poverilnice za YCS
• Airbnb / VRBO: praviloma niso potrebne (povezava je že avtorizirana)

2. korak — Mapiranje sob

Videl boš po eno kartico za vsako sobo iz svojega sistema. V kartici je vrstica za vsako storitev prehrane (Samo nastanitev, Nastanitev z zajtrkom, Polpenzion, Polni penzion):

• Na vrhu kartice: ime sobe v Vezpi, z zeleno kljukico, ko je že povezana
• Spodaj, za vsako storitev: polje, ki odpre seznam cen kanala

Dotakni se polja: odpre se seznam, ki v celoti prikaže ime sobe na kanalu, ime cenovnega načrta in šifre kanala — šifre pomagajo ločiti dve sobi s skoraj enakim imenom. Prepričaj se, da je vsak tip povezan s pravo sobo.

Cena, ki je že izbrana za drugo storitev, se na seznamu ne pojavi več: vsaka cena kanala se poveže z eno samo storitvijo. Na Airbnbju in VRBO, kjer je vsaka nastanitev samostojen oglas, namesto cene vpišeš šifro oglasa; seznam oglasov odpre puščica na desni strani polja.

Če je soba že povezana, se na dnu njene kartice pojavi "Odklopi iz kanala": sobo odstrani samo s tega kanala, drugih kanalov in cen pa ne spremeni.

3. korak — Mapiranje cenovnih načrtov (Rate Plans)

Vsaka vrstica kartice sobe je storitev prehrane s svojim cenovnim načrtom. Na kanalu imajo cenovni načrti Vezpa obliko "Tip-storitev-kanal":

• pe = Samo prenočišče (Room Only)
• bb = Bed & Breakfast
• mp = Polpenzion (Half Board)
• pc = Polni penzion (Full Board)

Primer: "Double-bb-booking" = cena z zajtrkom (B&B) za tip sobe "Double" na Booking.com.

4. korak — Uporabi in preveri

1. Preglejte vse povezave sob in cenovnih načrtov
2. Dotakni se "Uporabi" v vrstici na dnu strani
3. Počakaj na izid: pri vsaki vrstici piše, ali je povezava uspela
4. Zaprite stran in se vrnite v aplikacijo Vezpa

Če ste imeli aktiven oglas na Booking.com ali Airbnb že pred povezavo z Vezpo, sob ni treba znova ročno ustvarjati: Vezpa lahko prebere sobe in fotografije, ki so že objavljene na kanalu, ter jih samodejno ustvari v programu.

Kaj naredi uvoz

• S kanala prebere ime in kapaciteto vsake sobe oziroma oglasa, ki ga v Vezpi še ni, in ga ustvari
• Prenese fotografije, ki so že objavljene, in jih doda v galerijo (pri Airbnb v galerijo sobe, pri Booking.com v galerijo nastanitve)
• Deluje po načelu create-only: sob, ki v Vezpi že obstajajo, ne spremeni in ne podvoji. Če uvoz pozneje znova zaženete, preskoči vse, kar je bilo že uvoženo

Kje se nahaja

Na voljo je samo za kanala Booking.com in Airbnb, in sicer šele potem, ko je kanal na OTASwitch resnično povezan (Channel Mapping dokončan):

• Takoj po povezavi kanala — na zadnjem zaslonu vodene povezave se pojavi gumb "Uvozi sobe in fotografije"
• Pozneje — Aplikacija Vezpa → Konfiguracija → OTA kanali → razširite kanal (Booking.com ali Airbnb) → gumb "Uvozi iz OTA"

Začetna sinhronizacija

Takoj ko je Channel Mapping dokončan, sistem zažene prvo sinhronizacijo:

• Trenutne cene se pošljejo kanalu OTA (to lahko traja nekaj minut)
• Razpoložljivost se uskladi: že rezervirani datumi bodo na kanalu zaprti
• Omejitve (najkrajše bivanje, stop sell itd.) se sinhronizirajo

Vsakodnevno upravljanje

Po aktivaciji vam ni treba delati nič drugače kot prej:

• Spremenite cene v aplikaciji Vezpa → samodejno se posodobijo na vseh povezanih kanalih
• Ustvarite ročno rezervacijo (po telefonu, walk-in) → razpoložljivost se posodobi na vseh kanalih
• Prispe rezervacija OTA → pojavi se v koledarju s potisnim obvestilom, drugi kanali pa se posodobijo
• Blokirate ali odblokirate sobo → blokada se odrazi na vseh kanalih

Rezervacije OTA v koledarju

Rezervacije, ki prispejo s kanalov OTA, se v koledarju prikažejo z drugačno barvo za vsak kanal:

• Booking.com — temno modra
• Airbnb — roza
• Expedia — rumena
• VRBO — modra
• Agoda — svetlo modra

Rezervacij OTA ni mogoče odpovedati iz aplikacije — odpoved mora biti izvedena na portalu kanala ali s strani gosta samega. Spremembe in odpovedi s portala se samodejno odrazijo tudi v Vezpi.

1. Preverite cene na portalu OTA

1. Odprite portal OTA (npr. Extranet Booking.com) in pojdite v razdelek s cenami oziroma koledarjem
2. Preverite, ali se cene ujemajo s tistimi, ki ste jih nastavili v Vezpi (upoštevajte odstotkovno razliko, če je nastavljena)
3. Preverite različne datume: danes, naslednji teden, naslednji mesec

2. Preverite razpoložljivost

1. Če imate v Vezpi sobe že rezervirane, preverite, ali so za iste datume na kanalu OTA zaprte oziroma nerazpoložljive
2. Če imate datume blokirane ročno, preverite, ali so blokirani tudi na kanalu

3. Naredite poskusno spremembo

1. V aplikaciji Vezpa spremenite ceno sobe za prihodnji datum
2. Počakajte 2-3 minute
3. Na portalu OTA preverite, ali se je cena posodobila

4. Orodja za spremljanje

V aplikaciji Vezpa lahko v razdelku Konfiguracija → OTA kanali za vsak aktiven kanal dostopate do:

• Cene in razpoložljivost (ARR) — prikaz tega, kar je bilo poslano kanalu
• Podrobnosti rezervacij — seznam rezervacij, prejetih s kanala
• Poročilo o prihodkih — statistika prometa po kanalih

Ko vas portal OTA vpraša po channel managerju, izberite naslednje:

Povezan, čakanje na portal, za dokončanje, v preverjanju, ni povezan. Stanje ni vaše stikalo: vprašamo kanalskega upravitelja, saj kanal, vklopljen tukaj, tam morda ni zares povezan. Čakanje na portal pomeni, da je zahteva odšla in manjka le še vaša odobritev v ekstranetu kanala. Za dokončanje pomeni nasprotno: do portala ni nikoli nič prišlo, povezavo pa od tu nadaljujete v minuti. Med preverjanjem aplikacija ponuja le Poskusi znova in skrije operativna dejanja: pošiljanje cen v negotovo povezavo je slabše od čakanja. Ponovno pošlji cene se prikaže šele ob potrjeni povezavi.

Na kanalu, ki še ni povezan — pa tudi v predogledu in izidu uvoza s portala — se lahko prikaže opozorilno okno, na primer z naslovom «Booking.com bo miroval, dokler ne končate». Razlog: ko na portalu sprejmete povezavo, portal izbriše svoj koledar in objavi Vezpinega takšnega, kakršen je v tistem trenutku. Okno našteje, kaj vašemu še manjka — nastanitve v prodaji, razpoložljivost, cene, valuta: to so točke, ki jih je treba dokončati pred sprejemom, da portal nikoli ne miruje.

Ničesar ne zapira: povežete se lahko vseeno, opozorilo vam pomaga le izbrati pravi vrstni red. Toda če okna ni, to ni potrditev: ali je vaš koledar že popoln, ali pa podatek ni na voljo — neposodobljena aplikacija, neuspelo branje. Da ga ne vidite, ne pomeni «vse je v redu».

Soba brez ene same cene v prodajnem obdobju bi po povezavi s portalom ostala zaprta celotno obdobje: za dneve brez cene channel manager pošlje zaprtje. Zato Vezpa ne aktivira kanala in ne poveže oglasa na Airbnbju, dokler soba nima cene: opozorilo navede sobe, »Pojdi urediti« pa vas pelje v Cene. Če manjka le nekaj dni, se lahko vseeno povežete – ti dnevi ostanejo zaprti tudi na portalih.

Okvir zahteva tudi rezervacije, ki ste jih na tem portalu že prejeli: pojavi se, ko vidimo znake, da je vaš oglas tam že aktiven, mi pa ne poznamo nobene vaše prihodnje rezervacije s tega kanala. To je najdražji primer: če so ti datumi v Vezpi prosti, jih portal ob povezavi znova da v prodajo in dobite drugo rezervacijo za isto sobo. Vnesite jih pred povezavo — prek iCal koledarja portala ali ročno — in opozorilo izgine samo od sebe. Prek upravitelja kanalov jih ni mogoče pridobiti: dostavi samo rezervacije, ki pridejo po povezavi.

Na vsaki kartici kanala je zdaj gumb «Prikaži podrobnosti». Odpre lestev povezave: sedem korakov, s tistimi, ki so že potrjeni, s korakom, na katerem se je povezava ustavila — s tem, kaj smo prebrali in kaj storiti — in s tem, kdo je na vrsti: «Vi ste na vrsti», «Vezpa poskrbi za to» ali «Čakanje na kanal». Najdete ga tudi v stanju v preverjanju, kjer je bilo prej mogoče samo osvežiti.

Dve stvari, ki ju velja zapomniti. Koraki nad ustavljenim so neznani, ne neuspeli: preprosto jih še nismo mogli preveriti, in to ne pomeni, da so šli narobe. In gre samo za pogled: odpiranje kanalu ne pošlje ničesar in ničesar ne spremeni, zato ga lahko odprete, kolikorkrat želite.

Na kartici kanala se lahko ob povezanem Booking.comu prikaže informativno okno z naslovom «Drugačna zmogljivost na portalu». Našteje nastanitve, za katere portal uporablja drugačno zmogljivost od tiste, nastavljene v Vezpi: nastanitev na primer sprejme največ 2 odrasli osebi, čeprav v Vezpi gosti 3 goste.

To ni napaka: je informacija, in okno je namenoma modro. Prodaja in sinhronizacija tečeta naprej kot prej; okno vam pove le, da se števili ne ujemata, da tega ne izveste iz rezervacije, ki ne gre noter.

Vezpa je ne more popraviti. Zmogljivost na portalu se popravi v extranetu Booking.coma: Vezpa je ne more spremeniti. Te nastavitve ne iščite v Vezpi: sprememba zmogljivosti nastanitve tukaj ne vpliva na tisto na portalu.

Če okna ni, to ni potrditev. Ne pojavi se, kadar se zmogljivosti ujemata, pa tudi ne, kadar jih Vezpa s portala ne more prebrati — neuspelo branje, kanal, ki jih ne razkriva, nobena primerljiva nastanitev. Da ga ne vidite, torej ne pomeni «vse se ujema»: če je kakšna številka pomembna, jo poglejte v extranetu.

Airbnb se ne poveže kot ostali štirje kanali: ne zahteva kode nastanitve, temveč odobritev z vašega računa Airbnb. V Integracijah najdete en sam gumb, Poveži Airbnb: popelje vas na Airbnb, prijavite se, odobrite in se vrnete s kodo, ki jo prilepite. Od tam vidite svoje oglase in jih povežete s svojimi sobami. Oglas, ki čaka na odobritev na Airbnb, je označen: stoji in ne sprejema rezervacij, dokler ga Airbnb ne odobri. Zato pri Airbnb ni dejanj drugih kanalov: niso potrebna in ne bi delovala. Isti gumb se prikaže tudi med registracijo, če izberete uvoz sob iz Airbnbja.

Štirje klasični kanali (Booking, Expedia, VRBO, Agoda) imajo postopek v treh korakih: zahtevek, povezava sob, potrditev. Več kot šestdeset kanalov spodaj se vklopi takoj in so razdeljeni na Aktivne, Razpoložljive, Priporočene in Druge.

Vsi portali se ne povežejo samodejno. Pri nekaterih channel manager sploh ne odpre povezave: na seznamu kanalov jih prepoznate po opombi «Ni samodejne povezave» in po gumbu «Zahtevajte aktivacijo» namesto «Aktiviraj». Pišite nam in navedite kanal: uredimo mi in vam povemo, kaj je potrebno.

Drugi kanali se povežejo sami, a zahtevajo poverilnice API — uporabniško ime, geslo ali ključ. Izda jih portal, ne Vezpa: poiščite jih v njegovem partnerskem delu, običajno pod «Connectivity», «API» ali «Channel manager». Če jih ne najdete, jih zahtevajte pri podpori portala.

Primerjalniki (Trivago, TripAdvisor, Google) niso prodajni portali: obiskovalce pošiljajo na vašo spletno stran, namesto da bi prodajali sobe. Nastavijo se na isti strani, a vprašajo le za razliko v ceni.

Channel manager povezuje glavne portale — Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda in na desetine dinamičnih kanalov — vendar ne komunicirajo vsi portali s channel managerjem. Nekateri, kot sta penziony.cz ali megaubytko.cz, sprejmejo le naslov iCal: povezavo, ki objavi koledar nastanitve in jo portal sam znova prebere v rednih presledkih.

Seznam svojih nastanitev najdete pod Konfiguracija → OTA kanali → Koledarji iCal.

Ko pride nova rezervacija, te obvestimo, enako kot pri portalih, povezanih prek channel managerja: eno obvestilo na preverjanje, ne eno na rezervacijo — če portal objavi pet naenkrat, je obvestilo eno samo in pove, koliko jih je. Dotik odpre zavihek «Koledar», ki se je medtem že sam osvežil. Če pa je rezervacija samo ena, jo obvestilo poimenuje: datume bivanja, poleg tega ime in število gostov, ko jih portal objavi v koledarju. Cene ne, in to ni naša izbira: koledar iCal ne prenaša zneskov. Dotik obvestila o eni sami rezervaciji odpre neposredno to rezervacijo.

Obvestimo te tudi, ko rezervacija izgine s portala in jo prekličemo. Če rezervacije ni več v koledarju portala, jo prekličemo tako kot preklic z Booking.com, tudi če je na njej že kdo delal ali se je bivanje že začelo, in njene nočitve se vrnejo v prodajo: prejmeš obvestilo po istem pravilu kot za nove — eno na preverjanje, ki rezervacijo poimenuje, če je ena sama, in pove, koliko jih je, če jih je več — isto sporočilo pa ostane v «Povzetek dejanj». Dotik odpre zavihek «Koledar», kjer vidiš spet proste nočitve. Primeri, ki jih ne moremo zapreti sami, ne gredo po tej poti: končajo v «Za odločitev», s svojim obvestilom.

Prvo branje pravkar povezanega koledarja je nemo, in to je namerno. Ta prvi krog ne prinese ene rezervacije: prinese celotno zgodovino portala naenkrat, obveščanje za vsako pa bi pomenilo plaz obvestil na dan, ko ga povežeš. Obvestila se začnejo pri naslednjem preverjanju, torej takrat, ko je rezervacija res novost.

Objava nastanitve

Dotaknite se «Objavi» pri nastanitvi, ki jo želite deliti: stran ustvari dve povezavi.

Kopiranje in uporaba povezave

Poleg vsake povezave je gumb za kopiranje. Osnovno povezavo prilepite v polje «iCal URL» (ali «Uvozi koledar») portala; popolno povezavo prilepite v svoj osebni koledar s funkcijo «Dodaj prek URL-ja». Portal koledar znova prebere sam, v rednih presledkih: pozneje ga ni treba znova lepiti.

Ponovno ustvarjanje ključa

Gumb za ponovno ustvarjanje poleg vsake povezave ustvari nov ključ in takoj izklopi prejšnjega: kdor je imel staro povezavo, ne more več brati koledarja. Uporabite ga, če sumite, da je povezava prišla do koga, ki je ne bi smel imeti, ali če ste prenehali sodelovati s portalom. Ponovno ustvarjanje osnovne povezave ne vpliva na popolno povezavo in obratno.

Beri z drugih portalov

Lahko greste tudi v obratno smer: brati koledar portala, ki ne poteka prek channel managerja. Na isti strani pod vsako nastanitvijo najdete blok «Beri z drugih portalov».

Na portalu poiščite naslov njegovega koledarja iCal — ponavadi pod postavko, kot je «Export calendar», «iCal export» ali «Calendar URL» — in ga kopirajte. V Vezpi se dotaknite «Dodaj koledar» in izpolnite «Ime portala» ter «Naslov koledarja (.ics)»: od takrat ga beremo namesto vas.

Če rezervacija izgine iz koledarja portala, jo prekličemo, in če portal premakne njene datume, jih premaknemo tudi v Vezpi: tako kot pri Booking.com, tudi če ste na njej že delali (registrirani gostje, plačila, taksa, ročne spremembe). Prehrana in cene, ki ste jih nastavili, ostanejo na nočitvah, ki se ne spremenijo. Če pa portal nenadoma vrne prazen koledar, ne prekličemo ničesar in vas kljub temu opozorimo: to običajno pomeni, da je povezava potekla ali jo je portal ponastavil, ne da so rezervacije res izginile.

Rezervacija, ki prispe na že prodane datume, ničesar ne prepiše: znajde se v vrstici Izjeme koledarja, da jo vidite in sami odločite, kako rešiti spor.

Če ste za te datume že ročno vnesli rezervacije tega portala, je normalno, da jih pri prvi posodobitvi po povezavi najdete med Izjemami: gre za isto rezervacijo, vidno dvakrat — tisto, ročno vneseno, in tisto, ki je bila pravkar prebrana iz koledarja — obdržite samo eno.

Povezan koledar lahko kadar koli onemogočite ali izbrišete: že uvožene rezervacije ostanejo tam, kjer so, ne izbrišejo se.

Koledar .ics zna povedati samo eno: zasedeno od dneva do dneva. Ne pove, koliko sob je še prostih, ne nosi cen, ničesar ne potrdi in nima niti načina, da bi rekel «ta rezervacija je bila preklicana»: vrstice preprosto ni več. To je počasnejša in bolj slepa povezava od channel managerja, in izbrati jo pomeni menjavo: dosežete portal, ki bi sicer ostal zunaj, v zameno pa se odpoveste vsemu drugemu.

Ni takojšnje, je časovno določeno. Vsak povezan koledar beremo vsake pol ure: do trideset minut rezervacija, ki je bila pravkar sprejeta na portalu, za nas še ne obstaja in te noči so videti proste. S channel managerjem rezervacija prispe v trenutku, ko nastane.

Prazen koledar je dvoumen in tak ostane. Ko portal odgovori s koledarjem brez ene same zasedenosti, obe mogoči razlagi — «vse so preklicali» in «povezava se je pretrgala» — dasta popolnoma enako datoteko, mi pa ju nimamo kako ločiti. Zato ne prekličemo ničesar in vprašamo vas, ki lahko odprete portal.

Pri eni sami enoti to ni redek primer, ampak običajen. Če je v koledarju ena sama rezervacija in jo portal odstrani, ta koledar postane prazen: to je natanko dvoumni položaj od zgoraj, odločitev pa je vsakič vaša. Pri več povezanih nastanitvah se to zgodi redkeje, saj je dovolj ena druga rezervacija, da koledar ostane poln.

Preklic na portalu primera ne zapre. Če je rezervacija končala v «Za odločitev», je bila s portala že odstranjena — prav zato smo vas vprašali. Če jo odstranite še enkrat, se ne spremeni nič: primer se zapre iz Vezpe, z enim od obeh gumbov.

Zaprti datumi, če jih portal objavlja. Nekateri portali v koledar izvozijo tudi datume, ki ste jih zaprli, ne le rezervacij — pogosto gre za kljukico, ki jo je treba vklopiti v njihovih lastnih nastavitvah. Ko prispejo, jih Vezpa obravnava kot zaprtja: tiste noči so v koledarju videti zaprte, ne postanejo rezervacije. Če je bila katera od teh noči že prodana, ostane gostu, vi pa dobite obvestilo. Če vam portal pozneje pošlje rezervacijo prav na tiste datume, ima rezervacija prednost in noč se sama znova odpre; rezervacija, ki jo vnesete ročno, pa ne preskoči ničesar: na noči, ki jo je zaprl portal, morate najprej odstraniti zaprtje v koledarju, z gumbom «Izbriši blokado».

Nič od tega ni izgovor: to je opis orodja z legitimno uporabo — portali, do katerih channel manager ne seže — ki ga je treba uporabljati z vednostjo, kaj zna in česa ne. Če portal, ki vas zanima, govori s channel managerjem, ga povežite od tam: ta pot je hitrejša in nima nobene od teh dvoumnosti.

Koledar vsakega povezanega portala beremo vsake pol ure in z njim ravnamo kot s kanalom, kakršen je Booking.com: če rezervacija izgine iz tega koledarja, jo prekličemo, in če se ji spremenijo datumi, jih spremenimo, tudi če ste na njej že delali ali je gost že prispel. A «izginila» ne pomeni vedno «preklicana»: koledar lahko prispe prazen, ker je ključ potekel ali ker je imel portal okvaro, in preklic v tistem trenutku bi bil katastrofa. Primeri, ki jih ne moremo zapreti sami, končajo na seznamu, ki čaka vas: «Za odločitev».

Najdete ga na vrhu pod Konfiguracija → OTA kanali → Koledarji iCal in prikaže se samo, kadar res kaj čaka. Tja pridete tudi z dotikom obvestila, ki vas prosi, da preverite rezervacije.

Kaj se zgodi, če ne naredite nič

• Koledar portala je prispel popolnoma prazen. Ničesar ne bomo preklicali, dokler ta koledar spet ne odgovori, ne glede na to, koliko posodobitev mine: datumi ostanejo zasedeni.
• Portal še odgovarja, a več kot polovica znanih rezervacij je izginila naenkrat. Tokrat ne prekličemo ničesar; če je ne bo tudi ob naslednjem branju, bo preklicana.

Starejše vrstice lahko nosijo splošen razlog — označene, preden smo začeli beležiti zakaj. Tam ne obljubljamo ničesar: poglejte na portalu. In če pod imenom piše «Ni dodeljene nastanitve», ta rezervacija ni pristala v nobeni nastanitvi in živi v vrstici Izjeme koledarja.

Dve dejanji

• «Obdrži» — ne spremeni ničesar. Rezervacija ostane natanko taka, kot je, primer pa izgine s seznama; če portal spet kaj spremeni na tej rezervaciji, se primer vrne.
• «Sprejmi preklic» — rezervacija se prekliče tako, kot to stori kanal: vrstica ostane v zgodovini označena kot preklicana, zneski gredo na nič, noči pa se spet sprostijo.

«Obdržane»: odločitev je mogoče razveljaviti

Ko pritisnete «Obdrži», rezervacija ne izgine: preide v drugi pogled seznama, «Obdržane», ki ga odprete s stikalom na vrhu razdelka. Tam ostane, dokler se bivanje ne konča, in nosi en sam gumb: «Vseeno prekliči», ki naredi natanko to, kar bi naredilo «Sprejmi preklic». To je edini način, da prekličete rezervacijo, ki je prišla s portala: običajen preklic na kartici rezervacije jo zavrne, ponovna odstranitev na portalu pa ne pomaga — od tam je bila že odstranjena, in prav zato smo vas vprašali.

Kdo lahko odloča

Gumba sta pridržana za vodjo in pomočnika, ista, ki prejmeta obvestilo. Druge vloge, ki pridejo na stran, vidijo seznam in razloge, a namesto gumbov preberejo, čigava je odločitev. Opazovalec na to stran ne pride.

Ko povežeš prvi kanal — Booking.com, Expedia, Agoda, VRBO ali enega od drugih kanalov oziroma Airbnb — se pred povezavo odpre zaslon «Obdobje prodaje». Vpraša, od kdaj želiš prodajati, nato pa zapre noči, ki se ne smejo prodajati. Pri naslednjih kanalih, ko je obdobje prodaje že izbrano, se isti zaslon vrne kot opomnik: pokaže, v katerem obdobju že prodajaš, ti pa ga potrdiš ali se dotakneš «Spremeni». «Spremeni» začne pri veljavnem obdobju in ne odpre znova že blokiranih noči: če imajo nekatere od njih ceno, ti zaslon to pove, znova pa jih odpreš v razdelku «Koledar». Izbira velja za celotno nastanitev, ne za posamezen kanal. Sprememba odstotne razlike že aktivnega kanala ga ne prikaže.

• «Prodajajte od»: Vezpa predlaga prvi dan s ceno od jutri naprej, ti pa ga lahko spremeniš. Noči pred tem datumom se zaprejo, tudi če imajo ceno.
• Znotraj obdobja se noči brez cene zaprejo: noč se proda le, če ima ceno.
• Koledar s stalnim letom: vpraša tudi «Prodajajte do». Meja objave nato postane 10. januar naslednjega leta (nikoli dlje kot približno dve leti od danes, nikoli krajša od trenutne). Dnevi med tvojim končnim datumom in to mejo ostanejo zaprti; ko jih znova odpreš iz «Koledar», se objavijo takoj.
• Neprekinjeni koledar: konec se ne vpraša. Meja se vsako noč podaljša sama.

Preden potrdiš z «Zapri in nadaljuj», vidiš predogled za vsako sobo: koliko noči bo zaprtih in zakaj. Rezerviranih noči in noči v vzdrževanju se nikoli ne dotakne.

Če so v obdobju noči brez cene, vam list to pokaže oranžno: na portalu ostanejo zaprte. Z »Pojdi na Cenike« povezavo preložite in najprej nastavite cene; če nobena soba nima cene, Vezpa kanala ne poveže.

Nič ni dokončno. Zaprte noči so blokade, enake tistim, ki jih nastaviš ročno, ponovno pa jih odpreš iz «Koledar» z «Obnovi razpoložljivost».

Pri povezovanju za vsako sobo in vsako storitev izberete tarifo, ki ji ustreza na portalu. Ko pritisnete Uporabi, povezave pošljemo portalu skupaj z začetno ceno in od tedaj lahko kanal prodaja.

Soba brez povezave ni napaka: preprosto na tem kanalu ni dana v prodajo. Na koncu zaslon s povzetkom našteje nastanitve, ki so ostale zunaj, da veste, kaj manjka. Povezave lahko dokončate, kadar želite, tako da jih znova odprete s strani kanalov.

Če katera vrstica ne uspe, jo najdete označeno rdeče pod storitvijo, ki ji pripada, skupaj z razlogom: popravite tisto in poskusite znova. Kar je že uspelo, ostane, kot je.

Vsaka soba, ki se prodaja na portalu, ima identifikator, s katerim jo portal poimenuje, ko pošlje rezervacijo. Če ta identifikator ni zapisan na pravi sobi, lahko rezervacije pristanejo v napačni nastanitvi: to se zgodi predvsem tistim, ki so sobe ustvarili pred povezavo kanala, ker koda portala Vezpi nič ne pove. Zaslon «Poveži sobe» stvari postavi na svoje mesto: odpreš ga z istoimenskim gumbom v Konfiguracija → OTA kanali, znotraj razdelka kanala (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda). Funkcija je pridržana za vodjo.

Sistem predlaga, ti potrdiš

Kjer že prejete rezervacije dajejo dovolj dokazov, v «Predlogi za potrditev» najdeš predlagano ujemanje. Pri vsakem predlogu vidiš, kako zanesljiv je (močno, srednje ali šibko ujemanje), razloge — cena, kapaciteta, ime — in preučene ter zavrnjene alternative, vsako z razlogom. Nič ni vnaprej izbrano: nobena koda se ne zapiše, dokler ne potrdiš z «Shrani povezave (n)».

Vedno lahko ročno

Tudi brez predlogov — ni rezervacij ali so signali prešibki («Za ročno povezavo») — imaš pred sabo dva seznama za združevanje: sobe portala z njihovimi dokazi (videne rezervacije, datumi, gostje, povprečna cena na noč) in, v «Tvoje sobe», svoje sobe s kapaciteto, osnovno ceno in prisotno ali manjkajočo kodo.

Sprememba ali odklop povezave

V «Že povezane (n)» najdeš obstoječe povezave: «Izberi drugo sobo» premakne povezavo na drugo sobo, «Odklopi» jo odstrani in sprosti sobo portala, ki jo je tako mogoče povezati z drugo tipologijo. Pred potrditvijo vedno vidiš, s katere sobe bo koda odstranjena. Kljukica «Prepiši obstoječe kode» je namenjena zamenjavi obstoječe kode: brez nje se sobe, ki že nosijo drugo kodo, ne dotaknejo. Sobe, označene kot «že samodejno prepoznana» (ujete po imenu ali tipologiji), nimajo gumba za spremembo: tam koda ne bi ničesar odločala.

Razmišlja se po tipologiji, ne po posamezni nastanitvi

Portal ne prodaja «sobe 3»: prodaja «dvoposteljno». Povezava zato velja za vse nastanitve te tipologije, in prav zato rezervacija najde prosto nastanitev, tudi če je prva zasedena. Izjema so objekti, kjer se vsaka enota prodaja posebej: tam se povezava nanaša na posamezno enoto.

Kontrolni pogled

Na dnu zaslona za vsako sobo portala vidiš, v katero Vezpa sobo prihajajo njene rezervacije; na seznamu svojih sob pa vidiš, katere so še nepokrite, torej brez kode portala.

Če je vaš objekt že na portalu, ni ničesar za znova vnašati: kanal vprašamo, kaj ve o vas. V Konfiguracija → OTA kanali tapnite «Ustvarite objekt po podatkih portala».

Kako deluje, korak za korakom

1. Vnesite samo številko v polje «Številka objekta na portalu». Na Booking.com jo najdete v extranetu, ob imenu objekta, zgoraj (ID objekta / Hotel ID). Nič drugega: brez gesla, brez seznama sob.
2. Objekt registriramo pri channel managerju in zaprosimo za povezavo. To je prošnja, ki jo nato odobrite v svojem extranetu.
3. Tapnite «Preberi s kanala». Preberemo sobe, kapacitete, obroke in fotografije.
4. Pogledate predogled: «To bi bilo ustvarjeno», s Sobami, Obroki, Fotografijami, Povezovanjem sob in Razlikami za preverjanje.
5. Potrdite z «Ustvari vse». Šele zdaj kaj nastane — vsako vrednost pa lahko spremenite tudi pozneje.

Povezava se začne šele, ko jo odobrite vi

Po zahtevi se registracija pri channel managerju nadaljuje sama, a portal nam ne pošlje ničesar, dokler povezave ne odobrite iz njegovega extraneta: na Booking.com izberite OTASwitch kot Channel manager; na Airbnb sprejmite zahtevo za povezavo. Dokler tega ne storite, je normalno, da nobena nastanitev ne prispe. In izbira vas ne zavezuje: medtem lahko nastanitve ustvarjate ročno — ko oglasi prispejo, sami odločite, ali naj se ustvarijo kot novi ali povežejo z vašimi.

Sobe nastanejo kot osnutki za pregled

Ustvarjene sobe ne gredo takoj v prodajo: nastanejo izključene s portalov, da v miru dopolnite cene in podrobnosti. Ko so pripravljene, odstranite izključitev in gredo v prodajo. Sobe, ki so že bile v Vezpi, se ne spreminjajo in ne podvajajo.

«Oglasi brez ujemanja»: jih ustvariti kot nove ali povezati z vašimi?

Če ima portal oglase, ki ne ustrezajo nobeni od vaših nastanitev, in imate nastanitve, ki še niso povezane s tem kanalom, se predogled ustavi in vas vpraša, preden se karkoli ustvari: ustvariti oglase kot nove nastanitve ali jih povezati z nastanitvami, ki jih že imate. Če jih ustvarite kot nove, lahko dobite dve nastanitvi za isto stanovanje; če jih povežete, se portal poveže z nastanitvami, ki jih že imate. Imena se ne rabijo ujemati: portalu je pomembna povezava, ne kako imenujete svoje sobe.

Dve različni čakanji, in nobeno ni napaka

• Odobritev povezave: običajno zadostuje 5–10 minut; nekateri kanali lahko potrebujejo ure ali dneve. To ni fiksen ali zagotovljen čas, odobri pa portal, ne Vezpa. Ni vam treba ostati na zaslonu: prošnja teče naprej in se lahko vrnete, kadar želite.
• Povezovanje sob po pošiljanju cen: ko so cenovni načrti šele nastali, kanal običajno potrebuje 1–2 minuti, da jih poveže s sobami. Če preberete «Poskusite znova čez nekaj minut», je to prav čakanje: kar je že ustvarjeno, se ne podvoji.

Če manjkajo podatki o nastanitvi

Za registracijo nastanitve channel manager zahteva nekaj podatkov: ime, naslov, e-pošto, telefon in lokacijo na zemljevidu. Če eden manjka, se registracija ne začne — aplikacija pa vam jih našteje enega za drugim, z gumbom «Poglej manjkajoče podatke». Pripelje vas na Podatke o nastanitvi, kjer jih izpolnite vse naenkrat; takoj ko nič več ne manjka, se prošnja sama zažene in znajdete se tam, kjer ste ostali.

«Ta nastanitev je že povezana z drugo povezavo channel managerja»

Vnesena številka je pravilna. Objekt na portalu je še vedno pripet na prejšnjo povezavo channel managerja: drug objekt ali star račun. To povezavo je treba najprej razvezati; dokler ostaja aktivna, se bo vsak nov poskus končal enako. Ponoven poskus brez razveze ne spremeni ničesar.

Kapaciteta sobe pri channel managerju

Pri channel managerju je soba ena sama, skupna vsem povezanim portalom. Njena kapaciteta je največja med mesti, ki jih prodajajo posamezni portali: lahko torej presega kapaciteto enega portala, in to je v redu — vsak portal še naprej prodaja za mesta, ki jih pozna. Če se to število ne ujema z nobenim povezanim portalom, ga je vredno pogledati ročno.

Cene na kanalu OTA se ne posodabljajo

• Preverite, ali ste dokončali Channel Mapping (sobe IN cenovne načrte)
• Preverite, ali je kanal v aplikaciji Vezpa označen kot "Aktiven" (Konfiguracija → OTA kanali)
• Po spremembi cen počakajte vsaj 5-10 minut — razširjanje na vse kanale ni takojšnje
• Na portalu OTA preverite, ali ste izbrali pravi channel manager (OTASwitch)

Rezervacije OTA ne prihajajo v koledar

• Preverite, ali je kanal aktiven in mapiran
• Preverite, ali so na telefonu omogočena potisna obvestila
• Poskusite ročno osvežiti koledar (povlecite navzdol)
• Če je rezervacija prispela v vrstico "Izjeme", to pomeni, da v dodeljeni sobi ni bilo razpoložljivosti — za rešitev se obrnite na podporo

Overbooking (dvojna rezervacija iste sobe)

• Najpogostejši vzrok: napačno mapiranje — soba Vezpa je bila povezana z napačno sobo na kanalu OTA
• Drug vzrok: channel manager ni bil izbran na portalu OTA, zato kanal ni prejemal posodobitev razpoložljivosti
• Rešitev: popravite mapiranje, preverite izbiro CM na portalu in se obrnite na podporo, če težava ne izgine

Channel Mapping ne prikaže sob s kanala OTA

• Za Booking.com, Expedio in Agodo: preverite, ali ste vnesli pravilne poverilnice portala
• Preverite, ali so sobe na portalu OTA aktivne in objavljene (in ne v osnutku)
• Preverite, ali je bil channel manager izbran na portalu OTA (brez tega koraka sistem sob ne more prebrati)

Kanal je označen kot "Čaka na aktivacijo"

• Če kanal ne pride niti do te faze, najprej preverite izid registracije: aplikacija vam pove, ali je težava naša ali obstaja nekaj za popraviti
• To pomeni, da je bila zahteva poslana, vendar manjka odobritev na portalu OTA
• Prijavite se na portal kanala in dokončajte postopek odobritve (glejte zgornja navodila za posamezne kanale)
• Nekateri kanali (VRBO) lahko za dokončanje aktivacije potrebujejo do 5 delovnih dni
• Medtem ko čakate, v aplikaciji najdete razdelek «Kako avtorizirati» s hitrimi koraki za kanal, izberete pa lahko tudi, da nadaljujete ročno: OTA povežete pozneje, ko bo avtorizacija dokončana

Rezervacije s portala pristanejo v napačni nastanitvi

• Zgodi se skoraj vedno, kadar so bile sobe ustvarjene pred povezavo kanala: koda portala ni zapisana na pravi sobi
• Odpri «Poveži sobe» iz razdelka kanala in potrdi ali popravi ujemanja
• Že prejete rezervacije se ne premikajo: povezava popravi naslednje