Vodnik po rezervacijah

Razdelek Rezervacije združuje tri orodja, dostopna prek zavihkov na vrhu:

• Sobe — status čiščenja in zasedenost sob za izbrani dan
• Rezervacije (privzeto) — seznam vseh rezervacij s filtri in iskanjem
• Gostje — iskanje po zgodovini gostov namestitve

Prikazuje status vsake sobe za določen datum. Na vrhu najdete izbirnik datuma (privzeto danes).

Za vsako sobo vidite:

• Ime ali številko sobe
• Status zasedenosti: prosta, zasedena, prihod, odhod
• Trenutni status čiščenja
• Ime gosta (če je zasedena)

Tapnite sobo za ogled podrobnosti in spremembo statusa.

Oglasne deske oddelkov

Vsaka soba nosi tudi ikono, ki na prvi pogled pove njeno stanje, brez branja: metla, ko je treba počistiti — ima prednost pred vsem drugim, saj je edino, kar zahteva ukrepanje — zelena kljukica, ko je soba prosta in čista, postelja, ko je zasedena, in puščice za prihod, odhod ter menjavo istega dne, znak prepovedi, ko je zaprta za prodajo, in orodje, ko stoji zaradi del.

Vsaka soba ima dve besedilni polji: eno piše gospodinja, drugo recepcija. Žarnica, ki jo je treba zamenjati, ali dodatna postelja, ki jo je treba pripraviti, nimata odgovora — ostati morata le vidni, dokler se kdo ne loti. Pod vsako beležko sta vedno datum in ura, ko je bila napisana.

Pravila so preprosta:

• Svojo beležko pišeš, spreminjaš in brišeš, kadar hočeš.
• Opravljeno lahko označi vsak, ki vidi beležko, tudi tisti, ki jo je napisal: če nekaj javiš in nato sam urediš, zaključiš krog, ne da bi izbrisal vrstico, in sled o tem, kaj je bilo narejeno, ostane.

«Ne moti» in čas prihoda

Ko gost prosi, naj ga ne motijo, odprite kartico sobe in tapnite »Ne moti« za danes. Na kartici sobe se prikaže temna oznaka «Ne moti», vidna tudi med drsenjem po seznamu, gospodinja pa jo vidi na svoji kartici: soba ostane zunaj kroga čiščenja. Če si gost premisli, v istem listu možnost postane Odstrani »Ne moti«.

Velja samo za danes: jutri se soba sama vrne v krog, ne da bi jo moral kdo odstraniti. Na dan prihoda vrstica gosta pokaže tudi prijavljeni čas prihoda, poleg ikone ure.

Vsaka nastanitev ima eno od štirih stanj čiščenja. Prikazuje ga vrstica pod imenom sobe, za njo pa ime osebe, ki ji je bilo danes dodeljeno čiščenje, če obstaja:

Na kartici sobe vrsta štirih gumbov izbere stanje z enim dotikom. Pod njo je «Dodeli…», s katerim izberete, kdo danes čisti, med uporabniki z vlogo Gospodinja: dodelitev velja samo za danes — jutri je treba sobo znova dodeliti — «Brez» pa jo odstrani. Če noben uporabnik nima te vloge, list to pove in pokaže, kje ga dodati.

Seznam prikazuje vse rezervacije za namestitev. Vsaka kartica predstavlja:

• Ime gosta
• Datuma prijave in odjave
• Dodeljena soba
• OTA kanal z značilno barvo
• Status rezervacije

Tapnite kartico za odprtje celotnih podrobnosti rezervacije.

Seznam rezervacij ponuja več filtrov, ki jih je mogoče kombinirati:

Bivanje v obdobju

V listu «Filtri», pred «Datum prihoda», je razdelek «Bivanje v obdobju». Gumba «Od» in «Do» odpreta isti koledar, v katerem izberete začetek in konec hkrati. Filter obdrži goste, ki tu prespijo vsaj eno noč med datumoma, tudi če prispejo prej ali odidejo pozneje: odgovori na vprašanje «kdo je ta teden v hiši?».

To ni isto kot «Datum prihoda» in «Datum odhoda», ki obdržita samo prihode ali odhode v intervalu. Po «Uporabi» se filter prikaže med oznakami na dnu seznama kot «Bivanje v obdobju», z datumi, in se odstrani s svojim križcem kot ostali.

Tip in oskrba

V listu «Filtri», tik pred «Bivanje v obdobju», sta dva razdelka z gumbi za dotik: «Tip» in «Oskrba». Vklopite lahko enega ali več: pri več tipih seznam obdrži rezervacije s katerim koli od izbranih, enako velja za oskrbo. Gumbi kažejo le tipe namestitev vašega objekta in vrste oskrbe, ki ste jih res prodali; razdelek, ki bi imel eno samo možnost, se ne prikaže.

Tip gleda namestitvene enote rezervacije: rezervacija z dvema enotama različnega tipa se pokaže pri obeh. Po «Uporabi» se filter prikaže med ploščicami na dnu zaslona kot «Tip» ali «Oskrba» z vrednostjo in se odstrani s svojim križcem kot drugi. Velja tudi za «Izvozi seznam»: datoteka vsebuje le filtrirane rezervacije.

Izvoz in tiskanje seznama

«Izvozi seznam» v zgornji vrstici (ali v meniju s tremi pikami, ko v vrstici ni prostora) odpre list s štirimi možnostmi: CSV, Excel, PDF in «Natisni». Izvozijo se natanko rezervacije, ki jih vidite, z aktivnimi filtri — vključno z iskanjem — in vse vrstice rezultata, ne le prikazana stran.

Zneski so v valuti nastanitve, s kodo v glavi stolpca. Datoteko pripravi strežnik in se odpre v meniju za deljenje naprave: od tam jo shranite ali pošljete. Nad 10.000 rezervacijami se izvoz ne zažene in vas prosi, da zožite filtre, na primer na krajše obdobje.

Izbira več rezervacij

Dolg pritisk na rezervacijo ali gumb «Izberi» v zgornji vrstici (ali v meniju s tremi pikami) vklopi večkratni izbor. Vsaka kartica pokaže potrditveno polje, dotik pa ga označi, namesto da odpre rezervacijo; izbor ostane tudi ob menjavi strani. Na dnu se prikaže vrstica, ki šteje izbrane — na primer «5 izbranih» — s tremi gumbi:

Oznake pripadajo enemu objektu: če jih imate več, najprej izberite enega v izbirniku nad seznamom, sicer list pokaže le obvestilo «Oznake pripadajo eni nastanitvi. Izberite določeno nastanitev za filtriranje po oznaki.». Množične odpovedi ali množične prijave namenoma ni: to se dela rezervacijo za rezervacijo, iz njene kartice.

S tapom na rezervacijo se odprejo celotne podrobnosti s: podatki o gostu, datumi, sobo, prehrano, vsotami in plačili, OTA kanalom, statusom.

Dejanja za neposredne rezervacije

• Spremenite datume, spremenite sobo, spremenite prehrano
• Odpoved
• Upravljajte stroške in plačila
• Prijava / Odjava

Dejanja za OTA rezervacije

• Spremenite datume (samo podaljšanje — dodajte noči)
• Ogled podrobnosti
• Nepojav, predčasna odjava

Rezervacij s portalov ne odpovedujete od tu

Rezervacijo, ki je prispela s portala, lahko odprete, preberete in podaljšate (dodate noči), iz aplikacije pa je ni mogoče odpovedati ali skrajšati: odpoved se opravi na portalu in se samodejno sinhronizira. Neposredne rezervacije — Telefon, Agencija, Walk-IN, E-pošta, Neposredno / spletna stran, Stalni gost, Booking Engine — se odpovedo običajno.

Zavihek Gostje vam omogoča iskanje po zgodovini vseh gostov, ki so bivali v namestitvi.

Ko je iskalno polje prazno, seznam prikazuje nedavne goste. Če želite najti koga drugega, iščite po priimku ali telefonu in potrdite. Dotaknite se gosta, da odprete njegovo celotno kartico.

Pod imenom zelena oznaka šteje bivanja pri vas: «1 bivanje» za tistega, ki je prišel enkrat, od dveh naprej pa «Stalni gost · 3 bivanja». Vezpa to izračuna sam iz zgodovine: ničesar ni treba nastaviti ali ročno označiti.

Ob oznaki se prikažejo tudi zvezdica «VIP» pri gostih, označenih kot VIP, in njihove barvne oznake.

Filtriranje gostov

Pod iskalnim poljem je vrsta filtrov:

• «VIP» — samo gostje, označeni kot VIP.
• «Stalni gost» — samo tisti z vsaj dvema bivanjema.
• «Oznaka» — meni z oznakami gostov; «Vse» odstrani filter. Prikaže se, ko obstaja vsaj ena oznaka.
• «Državljanstvo» — vpišite državo; «Vse» odstrani filter.

Filtri delujejo na nedavnih gostih (do nekaj sto), ne na celotnem arhivu: gosta izpred dolgega časa najdete z iskanjem po priimku ali telefonu.

Kako gosta označite kot VIP in mu dodate oznake, pojasnjuje Vodnik po zgodovini strank.

S tapom na gosta se odpre celotna zgodovina njegovih bivanj: kronolosk seznam z datumi, sobo, kanalom in vsoto za vsako bivanje.

Uporabno za:

• Prepoznavanje rednih gostov
• Preverjanje preferenc (priljubljena soba, prehrana)
• Pregled zgodovine plačil

Iz zavihka Rezervacije tapnite gumb + (FAB spodaj desno) za ustvarjanje nove rezervacije.

1. Izberite datume
   Izberite datum prijave in odjave iz izbirnika datumov.
2. Preverite razpoložljivost
   Sistem samodejno preveri razpoložljive sobe.
3. Izpolnite podatke o gostu
   Samodejno dopolnjevanje isce po zgodovini gostov: če je gost že bival, se podatki samodejno izpolnijo. V obrazcu najdete tudi «Kanal» (Telefon, Agencija, Walk-IN, E-pošta, Neposredno / spletna stran ali Stalni gost) in «Jezik gosta». «Jezik gosta» določa, v katerem jeziku odhajajo e-poštna in druga sporočila, ter ponuja vse jezike: najprej jezik vaše nastanitve, nato drugi po abecedi: če ostane na «Samodejno», Vezpa uporabi jezik, v katerem je gost rezerviral na portalu, nato jezik njegove države in nazadnje jezik nastanitve. Če e-pošte v tem jeziku ni, odide v angleščini.
4. Izberite sobo in prehrano
   Izberite sobo in vrsto prehrane. Če ima soba na te datume zaprt prihod ali odhod («Dnevi prihoda in odhoda» v cenikih), se prikaže oranžna oznaka «Prihod zaprt» ali «Odhod zaprt»: vseeno jo je mogoče rezervirati, to je opozorilo, ne blokada.
5. Potrdite
   Rezervacija je ustvarjena in koledar se posodobi.

Če rezervacija nastane brez nastanitve

Zgodi se lahko, da pravkar ustvarjena rezervacija ostane brez fizične nastanitve, ki bi jo bilo mogoče dodeliti: takrat jo najdete v vrstici Izjeme v koledarju. Ni vam treba tega opaziti samemu — takoj gre opozorilo Vodji, Pomočniku in Uporabniku (recepciji), po e-pošti v jeziku vsakega od njih z neposredno povezavo do rezervacije in kot potisno obvestilo. Enako velja, kadar rezervacijo brez kritja pusti sprememba s kanala OTA ali dodana soba. Podrobnosti so v vodniku za Koledar.

Poleg takojšnje rezervacije lahko ustvarite poslovno ponudbo — ponudbo z rokom, do katerega mora stranka potrditi in plačati.

Kako deluje

1. Ustvarite rezervacijo kot običajno
   Izberite datume, sobo, prehrano in vnesite podatke stranke.
2. Tapnite „Ustvari ponudbo“
   Namesto „Potrdi rezervacijo“ tapnite gumb Ustvari ponudbo spodaj.
3. Izberite rok veljavnosti
   Odpre se izbirnik datuma, kjer določite, do kdaj mora stranka potrditi. Sistem privzeto predlaga dan pred prijavo (check-in).
4. Potrdite
   Rezervacija se ustvari z določenim rokom. Soba je blokirana do izteka roka.

Kaj se zgodi ob izteku roka

• Na dan izteka roka stranka prejme opomnik po e-pošti s povezavo za plačilo.
• Po izteku roka se rezervacija samodejno prekliče: zneski se ponastavijo na nič, soba se sprosti, stranka pa je obveščena po e-pošti.

Če se cena pozneje spremeni (datumi, prehrana, odstranjena enota, ponovno izračunana taksa), se znesek, zahtevan do roka, sam posodobi za enako razliko. Pri predplačilu ostane enak odstotek bivanja.

Dan pred vsakim rokom, ob 11. uri po krajevnem času nastanitve, vodja in pomočnik prejmeta obvestilo z imenom gosta, zneskom in namenom; dotik nanj odpre rezervacijo. Ko je plačilo prispelo ali je rezervacija vseeno potrjena, se dotaknite vrstice roka in izberite «Odstrani rok»: rezervacija ostane, na rok pa vas ne opominjamo več. Plačilo se tam ne zabeleži: prejeto plačilo se zabeleži kot polog.

Stran s povzetkom za stranko

Stranka prejme povezavo do strani za potrditev, kjer vidi povzetek rezervacije z jasno vidnim rokom ponudbe na gumbu za plačilo (npr. „Izvedite plačilo do ponedeljka 15. 06. 2026“). Postopek je enak kot pri Booking Engine.

Ko je gost med »Blokirani gostje«

Če sta vneseni e-poštni naslov ali telefon na seznamu »Blokirani gostje« nastanitve, se ob potrditvi ali ponudbi prikaže opozorilo »Blokiran gost« z najdenim e-poštnim naslovom ali telefonom in razlogom. Lahko ga zaprete in odnehate ali nadaljujete: »Vseeno nadaljuj« in nato, v drugem oknu, »Da, potrdi rezervacijo«. Rezervacija se ustvari šele po drugi potrditvi.

Iz zgodovine strank lahko ustvarite novo rezervacijo s podatki gosta, ki so že vnaprej izpolnjeni, brez ponovnega ročnega vnosa.

Kako postopati

1. Poiščite stranko
   Pojdite na zavihek Stranke in poiščite gosta po priimku ali telefonski številki.
2. Odprite podrobnosti
   Tapnite ime stranke, da si ogledate celoten profil.
3. Tapnite „Nova rezervacija s tem gostom“
   Sistem samodejno preveri popolnost registracijskih podatkov glede na državo vaše namestitve.
4. Izberite datume in potrdite
   Izberite prijavo, odjavo in sobo kot običajno. Ime, priimek, dokument, kontakti in vsi osebni podatki so že izpolnjeni.

Preverjanje podatkov

Pred nadaljevanjem sistem preveri, ali so obvezna polja za vašo državo izpolnjena. Zahteve se razlikujejo glede na lokalne predpise.

Če podatki manjkajo, se prikaže opozorilo s seznamom manjkajočih polj. Kljub temu lahko nadaljujete z rezervacijo — podatke je mogoče dopolniti pozneje med registracijo gosta.

Število rezervacij in skupni znesek se izračunata na celotnem filtriranem rezultatu, ne na strani, ki jo gledate. Pri več straneh bo skupni znesek zato višji od vsote vidnih kartic: tako je prav. Če spremenite filter, se spremenita oba.

Rezervacije in enote lahko pregleduje več vlog, spreminjajo pa se le z operativno vlogo.

Z vlogo Revenue je razdelek samo za branje: gumb »Nova rezervacija« se ne prikaže, kartica enote pa ne prikazuje dejanj urejanja. To je namerna odločitev — vloga služi branju povpraševanja in upravljanju cen, ne pa premikanju planiranja.

Na seznamu ima vsaka rezervacija oznako s sobo. Če nastanitev ni dodeljena, ta oznaka postane opozorilo: ikona pozornosti in napis «Soba ni dodeljena» v rdeči barvi, namesto številke. Ikona in besedilo povesta isto kot barva, zato se prepozna tudi brez razlikovanja rdeče.

Namenjeno je temu, da rezervacijo, ki jo je treba urediti, prepoznate brez odpiranja. Za rešitev odprite rezervacijo in uporabite gumb «Dodeli sobo».