Vodnik po zgodovini strank

Zgodovina strank je osrednji arhiv vseh gostov, ki so bivali v vašem objektu. Vsakič ko gost opravi prijavo, se njegovi podatki samodejno shranijo v zgodovino, tako da so vam vedno pri roki za prihodnja bivanja.

Kje najdete zgodovino

V navigacijski vrstici aplikacije se dotaknite Rezervacije in izberite zavihek Stranke. Odprl se bo zaslon za iskanje s poljem za vnos besedila, v katerega vnesete iskalne kriterije.

Kriteriji iskanja

Gosta lahko poiščete po različnih kriterijih. Iskanje je prilagodljivo in kombinirano: dovolj je, da vnesete le del podatka, pa boste dobili rezultate.

Kako brati rezultate

Rezultati so prikazani kot seznam kartic. Na vsaki kartici sta navedena ime in priimek gosta, e-poštni naslov (če je na voljo) in število preteklih bivanj v vašem objektu. Dotaknite se kartice, da odprete celoten profil stranke.

Ko se dotaknete stranke med rezultati iskanja, se odpre njen celoten profil. Ta zaslon zbira vse podatke, nabrane med posameznimi bivanji, in ponuja 360-stopinjski pogled na gosta.

Osebni podatki

Zgornji del profila prikazuje osebne podatke gosta, zbrane med prijavami:

• Ime in priimek — osnovni podatki gosta
• Datum rojstva — z navedbo starosti in astrološkega znamenja
• Kraj rojstva in državljanstvo — mesto, pokrajina in država
• Osebni dokument — vrsta, številka in datum veljavnosti
• E-pošta in telefon — kontakti za neposredno komunikacijo
• Naslov prebivališča — ulica, mesto, poštna številka in država

Zgodovina bivanj

Pod osebnimi podatki najdete celoten seznam vseh bivanj gosta v vašem objektu, razvrščen od najnovejšega do najstarejšega. Vsako bivanje prikazuje:

Dotaknite se posameznega bivanja, da odprete njegove celotne podrobnosti z vsemi obremenitvami, plačili in povezanimi opombami.

Zelena oznaka z bivanji

V rezultatih iskanja pod imenom in na vrhu kartice stranke se prikaže zelena oznaka z bivanji osebe v vaši nastanitvi: «1 bivanje» prvič, od dveh naprej pa «Stalni gost · 3 bivanja». Izračuna se sama, ničesar ni treba nastaviti: štejejo rezervacije osebe, ki niso preklicane in so se že začele, osebo pa sistem prepozna prek zgodovine, torej vključno z njej povezanimi preteklimi rezervacijami. Prihodnja rezervacija ne šteje, dokler gost ne pride.

Ista informacija se prikaže tudi na kartici rezervacije: če je glavni gost že bival pri vas, vidite «Stalni gost · 2 prejšnji bivanji», tam pa zadostuje že eno samo prejšnje bivanje. Opisana je v vodniku po rezervaciji.

VIP in oznake gosta

Pod zeleno oznako bivanj ima kartica stranke gumb «VIP»: dotaknite se ga, da ga vklopite, in se ga dotaknite znova, da ga izklopite. Velja za celotno zgodovino osebe: vklopljenega vidijo tudi poznejše rezervacije, ki ob vsakem bivanju ustvarijo novo kartico. Zvezdica se pojavi tudi na seznamu strank in v kartici rezervacije tega gosta.

Poleg so barvne oznake gosta: želje, ki si jih želite zapomniti, na primer «visoko nadstropje» ali «dodatna blazina». x na oznaki jo odstrani; «Oznaka» z znakom + odpre list, v katerem izberete obstoječo ali ustvarite novo z «Nova oznaka»: ime do 30 znakov, barva in «Dodaj». Tudi oznake veljajo za celotno zgodovino, in ko eno odstranite, jo odstranite z vseh kartic, povezanih z osebo.

Na seznamu strank se pri praznem iskanju prikažejo najnovejše stranke, nad seznamom pa so filtri «VIP», «Stalni gost», «Oznaka» in «Državljanstvo». Podrobnosti so v vodniku po rezervacijah.

Vklop in izklop «VIP» ter dodajanje ali odstranjevanje oznak sledita istemu dovoljenju kot pisanje rezervacij: kdor odpre kartico brez tega dovoljenja, vidi zvezdico in oznake, vendar jih ne more spreminjati.

Rojstni dan

Če je datum rojstva na voljo, sistem izpostavi rojstni dan gosta. Kadar je gost v objektu na dan svojega rojstnega dne, se na strani Vodstvo prikaže posebno obvestilo, tako da lahko pripravite darilce ali voščilo — malenkost, ki naredi razliko.

Opombe in spomini

Profil stranke lahko vsebuje osebne opombe, ki jih vnese osebje objekta. Opombe uporabite za zapis:

• Želja gosta (soba v višjem nadstropju, stran od dvigala, dodatna blazina)
• Alergij ali prehranskih intoleranc
• Ponavljajočih se posebnih zahtev
• Morebitnih težav iz preteklosti

Nova rezervacija s tem gostom

Na dnu profila najdete gumb »Nova rezervacija s tem gostom«. Ko se ga dotaknete, sistem:

1. Preveri popolnost podatkov
   Preveri, ali so izpolnjena vsa obvezna polja za prijavo v vaši državi (zahteve se od države do države razlikujejo: v Italiji so potrebni dokumenti, na Irskem zadostujeta priimek in državljanstvo).
2. Prikaže izid preverjanja
   Če so vsi podatki prisotni, se pojavi zeleno potrditveno sporočilo. Če katero od polj manjka, opozorilo natančno pokaže, kateri podatki manjkajo — kljub temu lahko nadaljujete z »Vseeno rezerviraj«.
3. Odpre ustvarjanje rezervacije
   Odpre se zaslon Nova rezervacija z že vnaprej izpolnjenimi podatki gosta: ime, priimek, dokument, kontakti, državljanstvo, prebivališče. Ničesar ni treba vnašati znova.

Splošna uredba o varstvu podatkov (Uredba EU 2016/679, znana kot GDPR) vsaki osebi zagotavlja pravico do pozabe: gost lahko kadar koli zahteva izbris svojih osebnih podatkov iz vašega arhiva.

Vezpa PMS vam omogoča, da tej zahtevi ugodite preprosto in varno, neposredno iz aplikacije.

Kako izvesti izbris

1. Pojdite na Rezervacije > Stranke in poiščite gosta, ki je podal zahtevo
2. Dotaknite se njegovega imena, da odprete celoten profil
3. Podrsajte do dna in se dotaknite gumba Izbriši podatke GDPR
4. Preberite povzetek tega, kar bo izbrisano, in se dotaknite Potrdi izbris

Kaj se izbriše

Postopek iz sistema odstrani vse osebne podatke gosta:

• Ime in priimek — nadomeščena z anonimnim identifikatorjem
• Datum in kraj rojstva — v celoti odstranjena
• Osebni dokument — vrsta, številka in datum veljavnosti izbrisani
• E-pošta in telefon — odstranjena iz profila
• Naslov prebivališča — izbrisan
• Osebne opombe — morebitni zapiski o stranki se izbrišejo

Kaj ostane v sistemu

Za zagotavljanje skladnosti računovodskih in statističnih podatkov se nekateri podatki ohranijo v anonimizirani obliki:

• Statistični podatki — število bivanj, skupni zneski in kanali izvora rezervacij (brez navedbe imena gosta)
• Obvezne prijave — že izvedeni prenosi na Questuro (italijansko policijsko upravo) ali na ISTAT ostanejo v arhivih organov, kot določa zakon
• Računovodski podatki — izdani računi in potrdila se hranijo zaradi davčnih obveznosti