Vodnik po koledarju

Koledar je načrtovalna mreža vaše nastanitve: prikazuje vse sobe v vrsticah in dneve v stolpcih. Vsaka rezervacija je predstavljena z barvno vrstico, ki se razteza od dneva prijave do dneva odjave.

Mreža je odzivna: na mobilnem telefonu prikazuje 7 dni, na tablici 14 dni, na namiznem računalniku 21 ali več dni.

Koledar ponuja dva načina, ki ju izberete z gumbom v vrstici aplikacije:

Prosto drsanje (privzeto)

Drsite vodoravno brez omejitev. Obseg se samodejno razširi, ko se približate robovom (+21 dni naenkrat). Idealno za prosto navigacijo med datumi.

Mesečni pogled

Prikazuje en mesec naenkrat z izbirnikom meseca na vrhu. Primernejše za pregled posameznega meseca.

Ta možnost se imenuje Pogled in gostota in je v meniju s tremi pikami zgornje vrstice, tukaj in v obeh drugih mrežah (Cene in Turistična taksa). Enako izbiro najdete tudi v Konfiguraciji, v razdelku Pogled in gostota; Gospodinja in Opazovalec, ki te strani nimata, jo najdeta v meniju svojega računa. Prva polovica izbire je usmerjenost: vodoravno se dnevi pomikajo vstran in sobe so vrstice; navpično dnevi potekajo navzdol in sobe postanejo stolpci, tako da hkrati vidite več noči — priročno, kadar je sob malo.

Druga polovica je gostota: določa, koliko vrstic ali stolpcev je vidnih največ — širina stolpca ali višina vrstice je posledica tega števila, ne ločena izbira. Vrednosti so 2, 3, 4, 6, 8, 10, 12, 16, 20, 24, 28, 32, 36 in 40, poleg Samodejno kot privzetega načina. Število je največ, ne kvota, ki jo je treba zapolniti: če je sob manj, vidite vse, in noben stolpec ali vrstica se ne razširi nad udobno velikost.

Vrstice segajo do 60 (44, 48, 52, 56 in 60); stolpci navpičnega pogleda še vedno segajo do 40. Z dnevi v vodoravni smeri je na računalniku in na tablici v ležečem položaju na voljo tudi «Dva stolpca»: sobe se razdelijo v dve sosednji mreži, vsaka z izbranimi vrsticami, ki se skupaj pomikata po dnevih; vidi se manj dni. Ko odprete rezervacijo, njena kartica ne prekrije koledarja: potisne ga v levo, stolpca pa si preostali prostor razdelita enakomerno, z manj dnevi a enakimi razmerji.

Da ima vsaka stran polno širino, je na dnu stranskega menija «Skrij meni»: meni izgine, namesto njega pa spodaj levo, nad stranjo, ostane majhen plavajoči meni z ikonami strani; v njem majhen gumb «Prikaži meni» znova odpre celoten meni. Velja na računalniku in na tablici v ležečem položaju, naprava pa si to zapomni. Plavajoči meni ostane zaprt in se odpre, ko se z miško pomaknete nadenj, ali z dotikom na tablici.

Koledar se posodablja sam: tedni, ki jih vidite, se znova preverijo vsako minuto, ko se vrnete na stran in ko prispe obvestilo o rezervaciji, znova pa se prenesejo le tisti, ki so se spremenili. Rezervacija, ki jo sodelavec ali kanal doda, premakne, podaljša, prekliče ali ji spremeni stanje, se prikaže s kratkim učinkom in sijem, ki zbledi; kar spremenite sami, se prikaže takoj, brez učinka. Če je v napravi vklopljeno zmanjšanje gibanja, učinkov ni.

Način Samodejno se namerno obnaša različno na obeh oseh: pri navpičnih dneh izbere širino, udobno za vaš zaslon — na telefonu stolpci zapolnijo širino, na velikem zaslonu se nehajo širiti, ko postanejo udobni za branje; pri vodoravnih dneh pa ohrani udobno višino vrstice, tisto, ki jo je mreža imela vedno.

Veliko število vrstic ali stolpcev se ne prilega udobno vsakemu zaslonu: nad približno 24 se vrstice ali stolpci stanjšajo in, da bi ostali berljivi, izpustijo nekaj podrobnosti. Tudi cena lahko pri tem nekaj izgubi: ko v celici ni več prostora za decimalke, cela mreža preide na cela števila — zaokrožena na najbližje celo število, ne odrezana — in številka v celici ni več natančna cena: 120,49 se prikaže kot 120, 120,50 pa kot 121.

Izbira ostane shranjena na napravi, ki jo trenutno uporabljate — tista s telefona vas ne spremlja na prenosnik, in obratno; to velja tako za usmerjenost kot za gostoto.

Združi po tipu

V listu Pogled in gostota je tudi stikalo Združi po tipu, na začetku izklopljeno; tako kot preostanek lista izbira ostane na napravi. Ko je vklopljeno, se sobe v koledarju združijo po tipu in vsaka skupina se začne z vrstico povzetka (pri dnevih navpično s stolpcem): levo ime tipa s številom sob, na primer Dvoposteljna (4); za vsak dan, koliko sob je prostih od skupnega števila, in odstotek zasedenosti, na primer 1/4 · 75%, rdeče, ko ni več nič prostega.

V skupno število se ne štejejo sobe, ki so tisti dan blokirane ali v vzdrževanju, preklicane rezervacije in predlogi pa se ne štejejo kot zasedeni. Vrstica ne prikazuje cen (te ostanejo v povzetku, ki se prikaže ob premiku miške) in se ne odziva na dotik: ne ustvarja rezervacij. Deluje z dnevi vodoravno in navpično; če ste izbrali, koliko vrstic ali stolpcev vidite, se vrstice povzetka štejejo mednje. Filtriraj tipe še naprej velja: združijo se le tipi, ki jih gledate.

Na vrhu vrstice aplikacije je prikazan razpon datumov, ki je trenutno viden na zaslonu (npr. »5.–26. mar. 2026«).

• Levi stolpec: imena/vrste sob, urejene po številki
• Vrstice: ena za vsako sobo v nastanitvi
• Stolpci: en dan na stolpec, z glavo dan/datum
• Barvne vrstice: rezervacije, ki prikazujejo ime gosta

Odmik pol dneva

Vrstice se začnejo na sredini stolpca na dan prijave in končajo na sredini na dan odjave. To odraža hotelsko realnost: prijava poteka popoldne, odjava pa zjutraj.

Tapnite vrstico, da odprete celotne podrobnosti rezervacije.

Nad mrežo ena vrstica pove, do katerega datuma to, kar vpišete, res koga doseže: povezane portale in vašo stran za rezervacije. Dotaknite se je za celotno razlago. Vidijo jo vse vloge, ki lahko odprejo stran.

V mreži so noči onkraj te meje črtkane, označena navpična črta pa kaže, kje se začne še neobjavljeni del. Te noči urejate običajno — cene, zapore in najkrajše bivanje se shranijo — a ostanejo v Vezpi: teh datumov še nihče ne more rezervirati.

Pri modelu Rolling se meja premika sama, en dan vsako noč, in kar ste pripravili, se objavi, ko pride na vrsto: ni treba ponavljati. Pri letnem modelu se premakne z Odprtjem leta, list pa pove, od kdaj to lahko storite.

Barva polnila vrstice zdaj prikazuje status bivanja, ne kanala: pet barv za pet različnih trenutkov.

Kanal rezervacije ohrani svojo barvo, vendar ne polni več vrstice — zdaj je to tanek trak ob spodnjem robu (levem robu, ko je koledar navpičen).

Oznake rezervacije se prikažejo tudi na vrstici, kot majhne zareze na robu nasproti traku kanala, v vrstnem redu prioritete. Ta vrstni red se spremeni samo na enem mestu: na strani Oznake rezervacij, v Nastanitev > Soba, z vlečenjem oznak — ne iz koledarja, ne iz kartice rezervacije. Ko je oznak več, kot jih je prostora, zadnje mesto postane nevtralna siva črtica, enake sive kot tema: ni barva nobene oznake, pomeni le, da jih je še več.

Plačana rezervacija — obstaja znesek za plačilo in preostanek je padel na nič, ne glede na to, ali je plačilo šlo prek plačilnega prehoda Booking Engine ali je bilo vpisano ročno — ima majhen zelen kot s kljukico v kotu, kjer se začnejo zareze oznak, zareze pa se začnejo takoj za njim. Ime gosta se ne premakne. Šteje skupni saldo: bivanje, dodatne postavke in turistična taksa; dokler turistična taksa ni plačana, se kljukica ne prikaže. Sam predujem ne zadošča, kartica, zadržana kot jamstvo, ne šteje kot plačilo, rezervacije, uvožene iz koledarja iCal, pa nimajo cene, zato kljukice nikoli ne pokažejo.

Novo rezervacijo lahko ustvarite na dva načina:

• Iz menija vrstice aplikacije: tapnite ⋮ → »Nova rezervacija« za odprtje obrazca
• Izbira z vlečenjem na mreži: tapnite in povlečite na mreži za izbiro datumskega razpona. Obrazec se odpre z vnaprej izpolnjenimi datumi

1. Izberite datume
   Povlečite na mreži ali uporabite obrazec za ustvarjanje.
2. Preverite razpoložljivost
   Sistem samodejno preveri razpoložljive sobe.
3. Izpolnite podrobnosti
   Vnesite podatke o gostu in podrobnosti rezervacije.
4. Potrdite
   Rezervacija se takoj pojavi v koledarju.

Na seznamu prostih sob ima tip namestitve, ki mu manjka cena vsaj ene noči v obdobju, oznako Manjkajo cene in ga ni mogoče izbrati; na vrhu seznama obvestilo pove, koliko jih je. Cene ni mogoče vpisati ročno: najprej nastavite tarifo v Cene. Enako velja, ko rezervacijo premaknete na drug tip namestitve s ponovnim izračunom cene.

Iz menija vrstice aplikacije (⋮ → »Vzdrževanje«) lahko ustvarite blokado sobe za določeno obdobje.

Blokada vzdrževanja zapre sobo in prepreči nove rezervacije. Na mreži je prikazana kot posebna vrstica. Uporabno za:

• Obnovitvena dela
• Načrtovano vzdrževanje
• Sobe, začasno izven uporabe

Upravljanje razpoložljivosti ni isto kot vzdrževanje: izberite obdobje v mreži (ali v Cenah), izberite »Upravljanje razpoložljivosti« in zaprite prodajo želenih noči, brez navajanja razloga.

Če so v obdobju že rezervacije, se blokada vseeno izvede: Vezpa zapre proste noči pred vsako rezervacijo in za njo, prodane pa pusti nedotaknjene; pri več rezervacijah zapre vse vrzeli med njimi. Pred potrditvijo in znova na koncu vam pove, na katerih nastanitvah so v obdobju rezervacije.

• Delno: v obdobju so rezervacije, a ostajajo proste noči; pod imenom vidite, koliko jih je mogoče zapreti.
• Zasedena: vsaka noč je že prodana, tam ni ničesar za blokirati.
• Noči v vzdrževanju blokada nikoli ne prizadene, »Obnovi« pa sprosti vse blokirane noči — vaše in tiste, ki jih je zaprl portal, povezan prek iCala — nikoli pa prodanih. Pozor: zaprtje, ki je prišlo s portala, se po odstranitvi ne vrne samo. Ko se to zgodi, vam Vezpa pove, koliko znova odprtih noči je bilo zaprtij portala.

Tapnite na vrstico nalog (na vrhu mreže), da odprete ploščo nalog za ta datum.

Naloge so opombe in opomniki, povezani z določenim dnem. Uporabno za beleženje dogodkov, rokov ali opravkov, vezanih na natančen datum.

Na dnu mreže je posebna vrstica, imenovana »Izjeme«. Vsebuje:

• Rezervacije, ki nimajo dodeljene fizične sobe že za eno samo noč: dovolj je ena nepokrita noč (nevidna soba)
• Preklicane rezervacije

Prekrivajoče se rezervacije v tej vrstici so navpično razdeljene v reže za boljšo berljivost.

Kdo prejme opozorilo, ko rezervacija ostane brez nastanitve

Vezpa ne čaka, da kdo opazi: takoj ko rezervacija ostane brez fizične nastanitve, ki bi jo bilo mogoče dodeliti, gre opozorilo Vodji, Pomočniku in Uporabniku (recepciji), torej vlogam, ki lahko težavo takoj odpravijo z dodelitvijo nastanitve. Wellness sodelavec, Revenue Manager, Gospodinja in Opazovalec ga ne prejmejo.

• E-pošta v jeziku tistega, ki jo bere, z neposredno povezavo do rezervacije.
• Potisno obvestilo s podrobnostmi v aplikaciji: ime gosta, datumi in soba se zdaj prikažejo tudi na zaklenjenem zaslonu.

Opozorilo se sproži v štirih trenutkih: ob ustvarjanju rezervacije, po spremembi datumov, po spremembi, ki pride s kanala OTA, in po dodajanju sobe, ki ostane brez nastanitve.

Če ima vaša nastanitev več vrst sob, se v vrstici aplikacije pojavi gumb za filter.

1. Tapnite ikono filtra
   Pojavijo se izbirni žetoni za vsako vrsto sobe.
2. Izberite vrste
   Tapnite eno ali več vrst za filtriranje mreže.
3. Odznačite vse
   Za ponovni prikaz vseh sob.

Filter po tipu nastanitve je viden tudi pri zaprti plošči: ikona lijaka ostane polna, pod vrstico pa se pojavi zapis, koliko nastanitev vidite od koliko, z «Odstrani filtre» za vrnitev vseh. Če filter skrije vse vrstice, namesto mreže piše, da s tem filtrom ni nobene sobe. Ob zamenjavi nepremičnine se filter začne znova, da v drug objekt ne prenesete tipa, ki ga tam ni. In ko v obdobju ni nobene rezervacije, koledar to pove — z drugimi besedami kot takrat, ko podatkov ni mogel prebrati.

Če jih vaša vloga sme urejati, je v zgornji vrstici bližnjica z evrom: pelje na cene brez menija. Kdor tega dovoljenja nima, je ne vidi, in to je v redu.

V stolpcu sob se lahko prikaže kazalnik čiščenja, ki ga vzdržuje gospodinja: obstaja le pri sobah, kjer je čiščenje pomembno. Dotik sobe preklopi med čisto in umazano, s potrditvijo pred zapisom. Stanje se samo osveži vsaki dve minuti, zato se lahko spremeni, medtem ko gledate zaslon, ne da bi karkoli storili. Barve stolpcev pojasnjuje Legenda v meniju vrstice aplikacije.

Koledar se posodablja v realnem času zahvaljujoč potisnim obvestilom (FCM):

• Ko prispe nova rezervacija OTA ali rezervacijskega sistema, se koledar samodejno posodobi
• Če si ogledujete zavihek Koledar, je osvežitev takojšnja
• Če ste na drugem zavihku, se podatki razveljavljajo in znova naložijo, ko se vrnete na Koledar

Vrstica Izjeme se ni spremenila: še naprej zbira rezervacije brez dodeljene fizične nastanitve. Spremenila se je preostala aplikacija: isto rezervacijo zdaj prepoznate tudi zunaj koledarja.

• V Vodstvu: okno novih rezervacij, seznama prihodov in odhodov, seznam rojstnih dni.
• Na seznamu rezervacij in na kartici posamezne rezervacije.
• Na prodajnem mestu, v vrstici rezervacije za pultom.

Kjer koli se pojavi, je signal isti: ikona pozornosti in napis «Soba ni dodeljena» v rdeči barvi namesto številke sobe. Prej se je na teh mestih prikazovala notranja številčna oznaka, ki ni povedala nič prav takrat, ko je bilo treba razumeti.