Vodnik za Računovodstvo

Računovodstvo odprete na strani «Nadzorna plošča» z gumbom «Računovodstvo». Na vrhu so zavihki «Pregled», «Gibanje», «Izkaz poslovnega izida», «Prihodki», «Odhodki», «Dobavitelji» in «Zapadlosti»: katere vidi posamezna vloga, najdete v Kdo vidi kaj.

Obdobje izberete z «Ta mesec», «Prejšnji mesec», «Letos» in «Lani». Pregled ima tri ploščice; ko se dotaknete ene, se odpre zavihek, ki jo pojasni:

• «Dobiček»: prihodki minus odhodki, rdeče, če je negativen. Odpre izkaz poslovnega izida.
• «Za plačilo»: odhodki, ki še niso plačani, in koliko jih je. Odpre zapadlosti.
• «Terjatve v obdobju»: kar je nastalo v izbranih mesecih in še ni plačano. Odpre prihodke.

Spodaj sta grafikon «Odhodki po kategorijah» in «Naslednje zapadlosti».

Na vrhu so tri številke, prihodki, odhodki in dobiček leta, s spremembo glede na prejšnje leto, kadar obstaja prejšnje leto za primerjavo. Grafikon za vsako obdobje prikaže stolpec prihodkov in stolpec odhodkov, nad njima pa črto dobička.

«Mesec», «Četrtletje» in «Leto» spremenijo korak grafikona, puščice spremenijo leto. Če se dotaknete ene ali več kategorij, grafikon prikaže samo njihove odhodke: dobiček ostane pravi, prihodki minus vsi odhodki. «Združene» postavi odhodke v en stolpec, «Posamično» jih razdeli po kategorijah.

Tabela z obdobji v stolpcih (na telefonu se pomika vstran) in s temi vrsticami:

• «Prihodki»: odpre se po postavkah, torej po vrsti nastanitve, oddelku blagajne in Wellnessu;
• «Odhodki»: odpre se po kategorijah;
• «Dobiček», poudarjen;
• «Provizije OTA (zunaj dobička)», kadar so računi za provizije (glej Provizije OTA);
• «Dobiček prejšnjega leta», za primerjavo.

Nad tabelo se pojavijo opombe o številkah, ki jih je treba preveriti: odhodki brez DDV, plačila nad skupnim zneskom rezervacije (postavka «Presežek», običajno neevidentirano vračilo), bivanja, razdeljena med več podjetij.

• Štejejo samo prejeta plačila: predplačila in doplačila rezervacij, plačane prodaje blagajne in Wellnessa. Kartica, dana kot garancija, ni prihodek, dokler je ne bremenite.
• Štejejo v mesecu, ki mu pripadajo: nastanitev se deli noč za nočjo, zato bivanje od 30. aprila do 3. maja da eno noč aprilu in dve maju.
• Turistična taksa ostane zunaj: pobirate jo za občino.
• Vračilo rezervacije, odpovedane prek Booking Engine, zmanjša prihodke.

Zavihek združuje po mesecih in postavkah; vsaka postavka pokaže nastalo (kar pripada tem mesecem) in prejeto. Zneski na tem zavihku so vedno z DDV.

Na dnu je «Izdani dokumenti»: računi, dobropisi, potrdila in blagajniški računi obdobja. Tam so za vpogled in se ne seštevajo s prihodki, ker sta plačilo in njegov račun isti denar.

1. Dotaknite se gumba + «Odhodek».
2. Vpišite «Znesek» in izberite «Kategorija»: ta dva zadostujeta, nato «Shrani».
3. Po potrebi odprite «Več podrobnosti»: dobavitelj (če ga ni, vpišite njegovo ime: Vezpa ponudi, da ga doda), podjetje, «Mesec, ki mu pripada», «Število mesecev», zapadlost, plačano, «Stopnja DDV (%)» (predlaga jo kategorija), «Številka dokumenta» in opombe.

Mesec, ki mu pripada, je mesec, h kateremu spada odhodek, tudi če ga plačate pozneje. S «Število mesecev» se odhodek razdeli na enake dele: letno zavarovanje na 12 mesecev šteje eno dvanajstino na mesec.

«Naloži XML» prebere italijanski e-račun FatturaPA, kot .xml ali podpisan kot .p7m: dobavitelja, številko, datum, zneske, DDV in zapadlost. Dobropis vstopi negativno. Odhodek gre podjetju, na katerega je račun naslovljen (ID za DDV prejemnika): če to ni nobeno od Vaših, se datoteka zavrne. Vstopi kot za plačilo, s privzeto kategorijo dobavitelja.

V Italiji lahko računi dobaviteljev prihajajo tudi sami. Če ima na strani «Podjetja (ID za DDV)» kartica podjetja vrstico «Računi dobaviteljev», direktor izbere «prek Vezpe»: vsak račun, ki pride iz SDI, postane odhodek tega podjetja za plačilo z oznako «Prejeti račun» in ga ni mogoče izbrisati. Če je že obstajal kot odhodek, vnesen ročno ali iz XML, ga Vezpa poveže z njim, namesto da bi ustvarila drugega. Z «prek računovodje» jih prejema računovodja, tukaj pa jih dodate z «Naloži XML». Kako se vklopi, pojasnjuje vodnik za e-račune.

Seznam filtrirate po kategoriji, dobavitelju in stanju («Vse», «Za plačilo», «Plačani»). Vsak odhodek lahko spremenite, izbrišete, označite z «Označi kot plačan» ali «Označi kot neplačan» in z «Podvoji» kopirate v drug mesec, priročno za položnice. Odhodek brez kategorije je prikazan kot «Brez kategorije»; odhodki v drugi valuti ostanejo zunaj vsote.

Za odhodke, ki se vračajo enaki (plače, kredit, najemnina, naročnine), uporabite «Ponavljaj» na kartici odhodka: «Vsak mesec», «Vsake 3 mesece» ali «Vsako leto», z «Do», če ima ponavljanje konec. Velja za odhodke, vnesene ročno, ne za tiste iz XML. Vezpa sam ustvari odhodek vsakega obdobja, na isti dan v mesecu (31. postane zadnji dan v krajših mesecih), za plačilo, z zneski, dobaviteljem, kategorijo in podjetjem prvega. Na seznamu imajo odhodki ponavljanja ikono s puščicama v krogu. Ustavite ga z «Ustavi ponavljanje», s prvega odhodka ali s katerega koli ustvarjenega; tudi izbris prvega ga ustavi, že ustvarjeni odhodki pa ostanejo. Sprememba zneska ali dobavitelja prvega odhodka spremeni naslednje, ne že ustvarjenih. «Podvoji» ostaja za eno samo kopijo.

Če plačila sprejemate na spletu s Stripe, njegove provizije pridejo same: vsak mesec en odhodek dobavitelja Stripe, v kategoriji «Provizije za plačila», že plačan, z oznako «Samodejni». Vezpa ga vsak dan posodobi, zato ga ni mogoče urediti ali izbrisati.

Vsak dobavitelj pokaže, koliko ste porabili in koliko je še za plačilo v izbranem obdobju. Dobavitelji nastanejo sami, iz odhodka ali iz datoteke XML.

Vodja spremeni «Ime», «ID za DDV» in «Privzeta kategorija»: s privzeto kategorijo jo novi odhodki tega dobavitelja, tudi tisti iz XML, dobijo sami.

«Odhodki za plačilo»: neplačani odhodki, tisti po zapadlosti pa so označeni kot «Zapadel». «Označi kot plačan» se dotaknete kar tukaj. Račun za provizije kanala, ki je še odprt, ima oznako «Za usklajevanje».

«Pričakovani prilivi»: rezervacije s prihodom v zadnjih 12 mesecih ali v naslednjih 30 dneh, ki imajo še odprt saldo. Ko se dotaknete ene, se odpre rezervacija.

Na tem zavihku so zneski vedno z DDV: to so zneski, ki jih plačate in prejmete.

Vsak objekt začne z desetimi privzetimi kategorijami, med njimi «Provizije kanalov». Vodja jih ureja z gumbom «Kategorije» na zavihku Odhodki:

• «Preimenuj» in «Privzeta stopnja DDV (%)», ki se predlaga pri novih odhodkih;
• «Skrij» in «Prikaži»: skrita kategorija se za nove odhodke ne predlaga več;
• «Dodaj kategorijo» za Vaše postavke.

Privzetih kategorij ni mogoče izbrisati; tiste, ki ste jih dodali, pa lahko, če jih ne uporablja noben odhodek.

Ikona % na vrhu preklaplja med «Zneski z DDV» in «Zneski brez DDV». Velja za Gibanje in izkaz poslovnega izida ter v Pregledu za dobiček s podrobnostmi pod njim in za grafikon «Odhodki po kategorijah».

• Brez DDV so prihodki zmanjšani za svojo stopnjo: v Italiji nastanitev brez 10 %, drugje s stopnjo objekta. Odhodki štejejo z davčno osnovo.
• Odhodek, katerega DDV ni znan, ali plačilo, ki ni vezano na rezervacijo, šteje v celoti tudi brez DDV: na to opozori opomba.
• «Za plačilo» in «Terjatve v obdobju» so vedno z DDV, kot zavihek Prihodki: to je denar, ki res odide in pride.

Provizije portalov se izračunajo iz rezervacij: vstopijo med odhodke, v kategorijo «Provizije kanalov», razdeljene noč za nočjo kot bivanje.

Račun za provizije, ki Vam ga pošlje kanal, je «Za usklajevanje»: evidentirate ga v isti kategoriji, ročno ali iz XML, da preverite, koliko je kanal zadržal, vendar se od dobička ne odšteje drugič. Dokler ni plačan, se prikazuje v «Za plačilo» in med zapadlostmi, ker je pravi dolg. V izkazu poslovnega izida ima svojo vrstico, «Provizije OTA (zunaj dobička)».

Če ima račun več podjetij (glej vodnik za e-račune), se na vrhu pojavi izbirnik «Podjetje»: «Vsa podjetja» ali samo eno. Z enim samim podjetjem izbirnika ni.

• Prihodek gre podjetju sobe ali oddelka; bivanje v sobah različnih podjetij se med njimi deli noč za nočjo.
• Odhodek iz XML gre podjetju, na čigar ID za DDV je naslovljen; ročno vnesen odhodek podjetju, izbranemu v «Več podrobnosti», sicer običajnemu podjetju dobavitelja, sicer glavnemu podjetju.
• Vsako poročilo berete za eno podjetje ali za vsa skupaj: zneski enega podjetja nikoli ne pristanejo na ID za DDV drugega.

• Vodja: vsi zavihki, stikalo DDV, kategorije in urejanje dobaviteljev.
• Pomočnik: samo «Odhodki» in «Dobavitelji». Vnaša odhodke in nalaga XML, ustvarja nove dobavitelje iz odhodka in spreminja odhodke, ki jih je sam vnesel ročno; ne vidi prihodkov ne dobička in ne spreminja kategorij ne dobaviteljev.
• Druge vloge nimajo gumba «Računovodstvo».

Statistika šteje promet po datumu odhoda: vse, kar je gost porabil, s provizijo portala, v mesecu, ko odide, plačano ali ne. Računovodstvo šteje prejeti denar, v mesecu, ki mu pripada vsaka noč. Isti meseci lahko zato dajo različne vsote in tako je prav: Statistika pove, koliko ste prodali, Računovodstvo, koliko ste prejeli in porabili.

Pod grafikonom prometa v Statistiki vodja najde opombo «Zakaj Statistika kaže drugačen promet».

Ikona «Davčni dokumenti» na vrhu odpre strani dokumentov, ki jih izdaja Vaš objekt, na primer e-račune in račune: pojavi se, ko je vsaj eden od njih aktiven.

Računovodstvo ne izdaja dokumentov in ničesar ne pošilja davčni upravi: navede jih na zavihku Prihodki, pod «Izdani dokumenti», ne da bi jih prištelo k prihodkom.