Vodnik po elektronskem izdajanju računov

Elektronsko izdajanje računov je sistem, prek katerega se vsi italijanski računi v obliki XML pošljejo v Sistema di Interscambio (SDI) — izmenjevalni sistem italijanske davčne uprave Agenzia delle Entrate. Od leta 2024 je obvezno za vse imetnike italijanske številke za DDV (partita IVA), tudi za pavšaliste.

Kaj počne Vezpa

Vezpa ustvari XML računa, ga digitalno podpiše in ga pošlje v SDI prek OpenAPI.it kot pooblaščenega davčnega posrednika. Ti izdaš račun v aplikaciji, vse ostalo poteka samodejno.

Stroški: Davčni modul

Elektronski račun in potrdilo sta v modulu «Davčni modul», ki ga vklopiš v «Konfiguracija» → «Davki & pravna skladnost» → razdelek «Elektronsko izdajanje računov» → «Davčni modul». Brez aktivnega modula se elektronski računi ne pošiljajo.

• Naročnina znaša € 7,90 na mesec (z DDV), odšteje se iz denarnice ob vklopu in nato vsak mesec na isti datum. Če ga izklopite in znova vklopite, preden se plačani mesec izteče, ne plačate druge naročnine in datum podaljšanja ostane isti.
• Vključuje 100 elektronskih računov in 500 potrdil za vsak mesec modula.
• Nad kvoto stane vsak račun € 0,19 in vsako potrdilo € 0,03, iz vnaprej plačanega stanja.
• Pri velikih količinah se cena dodatnih računov in potrdil dogovori: piši nam in jo skupaj določimo.
• Kvota pripada objektu: računi, poslani iz modula Wellness, porabijo istih sto.
• Kot pošiljka štejeta tudi dobropis in bremepis: staneta toliko kot račun.
• Račun, ki ga SDI zavrne, se ne plača: bremenitev se povrne v denarnico in kvota se ne porabi.
• Nefiskalno potrdilo ne gre skozi SDI in ostane brezplačno, tudi brez modula.

Potrdila v tvojem imenu pošilja Vezpa, kot posrednik: ne zahtevamo tvojih poverilnic. Dovolj je, da podeliš pooblastilo Vezpi na portalu «Fatture e Corrispettivi» agencije Agenzia delle Entrate, v razdelku pooblastil, za upravljanje dnevnih izkupičkov (corrispettivi); davčno številko, ki jo pooblastiš, najdeš v modulu. Nato tapni «Vklopi potrdila». Potrebuješ tudi nastavljeno e-izdajanje računov in popoln naslov nastanitve (ulica in številka, poštna številka, občina in pokrajina). Samostojni podjetniki ne morejo pooblastiti posrednika za pošiljanje dnevnih izkupičkov: zanje modul vključuje samo račune. Potrdila se izdajajo iz blagajne, iz Wellnessa in ob zaključku računa rezervacije: glej Vodnik Blagajna in Vodnik po podrobnostih rezervacije.

Česa Vezpa NE počne

Vezpa ne skrbi za desetletno hrambo v skladu s predpisi. To je ločena zakonska obveznost (art. 39 DPR 633/72), Agenzia delle Entrate pa jo ponuja brezplačno na portalu »Fatture e Corrispettivi«. Aktivirati jo moraš sam, samo enkrat, na začetku — vse korake najdeš v naslednjem poglavju.

Aktivacija se opravi samo enkrat, v čarovniku za nastavitev. Pred začetkom preveri podatke o objektu.

Ko je storitev dejavna, najkrajša pot vodi iz «Nadzorna plošča»: ploščica «Računovodstvo» ob POS neposredno odpre razdelek «Elektronsko izdajanje računov».

1. korak — Preveri podatke objekta

Pojdi v Konfiguracija → Elektronsko izdajanje računov in preveri, da so pravilni:

• Številka za DDV (partita IVA) (11 številk)
• Davčni režim: RF01 (redni), RF19 (pavšalni) itd. — privzeto RF01
• Sedež: naslov, hišna številka, poštna številka, kraj, pokrajina
• PEC objekta (certificirana e-pošta, uporabna za prejemanje obvestil SDI)

2. korak — Odpri čarovnika za aktivacijo

Zavihek Objekt → Elektronsko izdajanje računov → Aktiviraj. Čarovnik ima 5 korakov:

3. korak — Sprejmi pogodbo

Vezpa zagotavlja programsko opremo za upravljanje, OpenAPI.it pa je davčni posrednik, ki v tvojem imenu podpisuje in pošilja datoteke XML v SDI. Sprejem pogodbe je formalni korak, potreben za odobritev prenosa.

4. korak — Aktiviraj brezplačno hrambo pri AdE

1. Odpri portal »Fatture e Corrispettivi« na naslovu https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/
2. Prijavi se s SPID, CIE ali poverilnicami Entratel/Fisconline (istimi kot za davčni predal)
3. V meniju izberi »Conservazione« → »Aderisci al servizio di conservazione« (Hramba → Pristopi k storitvi hrambe)
4. Izpolni obrazec s podatki objekta (partita IVA, naslov, e-naslov PEC) in ga digitalno podpiši
5. Pošlji pristopno izjavo: aktivacija je brezplačna in skoraj takojšnja

Od tega trenutka se vsak račun, poslan v SDI, samodejno hrani 10 let na strežnikih Agenzia delle Entrate, brez kakršnega koli dodatnega opravila.

5. korak — Prvo polnjenje denarnice

Vsaj € 10 za kritje prvih izdaj. Polnjenje poteka s kreditno kartico prek Stripe, plačilo je varno in noben podatek o kartici se ne shrani na strani Vezpa.

Priporočeni paketi:

Račun se izda neposredno iz rezervacije gosta. Sistem vnaprej izpolni vse podatke (sobe, noči, bremenitve, turistična taksa), tako da jih prebere iz rezervacije: ti jih samo preveriš in potrdiš.

Standardni potek

1. Odpri rezervacijo gosta: zavihek Rezervacije → Seznam rezervacij → tapni
2. Odpri meni dejanj (ikona ⋮ zgoraj desno) ali uporabi gumb na kartici rezervacije
3. Tapni na »Izdaj elektronski račun«
4. Izberi cilj:
   • Celotna rezervacija — če se prejemnik računa ujema z nosilcem rezervacije
   • Ločen obračun — če si za različne goste že ustvaril ločene obračune (glej poglavje 4)
5. Preveri vnaprej izpolnjene podatke naročnika (glej tabelo spodaj)
6. Tapni na »Izdaj in pošlji v SDI«
7. Počakaj na potrditveno okno: »Račun poslan, številka VZP-2026-0001«

Podatki naročnika

Koda prejemnika za podjetja

Podjetje priskrbi eno od dveh možnosti:

• Enolična koda s 7 znaki (npr. M5UXCR1) → račun je dostavljen neposredno v poslovni program stranke
• Certificirana pošta PEC → račun je dostavljen po certificirani pošti

Če podjetje ne priskrbi ničesar, uporabi 0000000 (sedem ničel): račun bo vseeno shranjen v davčnem predalu stranke na portalu AdE, kjer ga bo našla skupaj s svojim računovodjo.

Fizična oseba brez davčne številke

Za italijanske goste je codice fiscale obvezen (16 alfanumeričnih znakov). Za tujce uporabi italijansko davčno številko, če jo imajo (npr. rezidenti v Italiji), sicer se obrni na podporo Vezpa za poseben postopek za tujo stranko.

Kaj se zgodi po pošiljanju

Z «Davčnim modulom» je vključenih 100 računov na mesec; nad tem € 0,19 vsak iz vnaprej plačanega stanja. Stanje računa je vidno v zavihku Objekt → Izdajanje računov → Seznam računov in poteka skozi te faze:

V «Izdani računi» je «Iskanje» («Številka, stranka, davčna št. ali gost»): išče po številki, imenu ali nazivu podjetja stranke, partita IVA, codice fiscale in imenu gosta rezervacije. Spodaj so filtri po stanju — «Vsi», «Osnutki», «Poslani», «Arhivirani», «Zavrnjeni» —, ki nadomeščajo stari meni filtrov v vrstici; ko računi zajemajo več kot eno leto, meni leta z možnostjo «Vsa leta» (osnutek šteje v leto, ko je nastal). V vrstici «Razvrsti po» ponuja «Najnovejši najprej», «Najstarejši najprej», «Številka: od najvišje», «Številka: od najnižje», «Znesek: od najvišjega», «Znesek: od najnižjega», «Stranka (A–Ž)»; privzeto je «Najnovejši najprej». Vsaka kartica prikaže ime stranke. Seznam naloži 50 računov naenkrat: na dnu «Naloži več».

Prehod iz transmitted v archived se zgodi, ko SDI potrdi dostavo, običajno v 1-2 minutah.

Tipičen primer: rezervacija ima dva ali več prejemnikov, ki želijo ločen račun. Primer: par na službenem potovanju, kjer Mario Rossi (fizična oseba) plača sobo in zajtrk, Acme Srl (podjetje) pa poslovni sestanek in dodatne storitve.

Kako ustvariti ločene obračune

1. Odpri rezervacijo → meni dejanj → »Ločeni obračuni«
2. Tapni na FAB »Razdeli račun« (gumb + spodaj desno)
3. Izberi prejemnika med obstoječimi ali tapni na »+ Nov prejemnik«, da ga ustvariš sproti
4. Vnesi zneske: Soba, Pansion, Turistična taksa
5. Označi bremenitve rezervacije, ki jih želiš prenesti na ta obračun (npr. »Večerja za 2 osebi«)
6. Shrani: ločen obračun se prikaže na seznamu
7. Ustvari dodatne ločene obračune za druge prejemnike
8. Za vsak obračun tapni → »Izdaj račun« → nadaljuj po običajnem postopku

Kdaj ločenih obračunov NE moreš uporabiti

Dobropis stornira že izdan račun, v celoti ali delno. Računa, poslanega v SDI, ni mogoče »preklicati«: edini način je izdaja dobropisa v enakem (ali delnem) znesku.

Kdaj ga izdati

• Rezervacija preklicana po izdaji računa
• Napaka v znesku (npr. stranka plača manj zaradi motnje v storitvi)
• Naknadno uveljavljen retroaktivni popust
• Delni storno (npr. ena soba no-show)

Kako ga izdati

1. Zavihek Objekt → Izdajanje računov → Seznam računov
2. Tapni na izvirni račun (biti mora v stanju archived)
3. Tapni na »Izdaj dobropis (TD04)«
4. Vnesi razlog in znesek (delni ali celotni)
5. Potrdi: dobropis se pošlje v SDI in se poveže z matičnim računom

Vezpa ustvari dve vrsti izpisov, ki dopolnjujeta uradni račun (XML za SDI). Oba sta brezplačna in ne bremenita denarnice.

Predračun — kako ga natisniti

• Iz rezervacije → meni dejanj → »Natisni predračun« (predračun za celoto)
• Iz Ločenih obračunov (ikona tiskalnika na vsaki kartici) → predračun za ta določen obračun
• Z zaslona »Izdaj račun« (gumb »Natisni predračun« pod gumbom Izdaj) → predogled pred potrditvijo pošiljanja v SDI

Vljudnostna kopija — kako jo natisniti

Odpri Podrobnosti računa s seznama → »Natisni kopijo«. Odpre se sistemsko okno za izbiro tiskalnika ali shranjevanje v PDF.

SDI lahko račun zavrne zaradi formalnih napak: napačna davčna številka stranke, nepopolni podatki objekta, stopnja DDV, ki ni združljiva z režimom, itd. Ko se to zgodi:

1. Račun preide v stanje rejected v Podrobnostih računa
2. Računi, ki jih SDI zavrne, se povrnejo
3. V podrobnostih se prikaže razlog zavrnitve, izpisan rdeče
4. Popravi podatke (npr. davčno številko stranke) in račun izdaj znova s ponovnim klikom na »Izdaj«

Običajen čas med pošiljanjem in zavrnitvijo: 5-15 minut.

Razdelek «Elektronsko izdajanje računov» se odpre iz «Nadzorna plošča» s ploščico «Računovodstvo» ali iz «Konfiguracija» → «Denarnica in računi». Ima pet zavihkov v tem vrstnem redu:

• «Dejavnost», na katerem se odpre. Zgoraj mesec v številkah: «Poslani računi» in «Izdana potrdila» z zneskom, «Osnutki za pošiljanje» in «Zavrnjeni v SDI». Dotik ploščice odpre že filtriran seznam. Spodaj «Zadnja dejavnost»: računi in potrdila skupaj, po dnevih, ena vrstica na dokument z zadnjim stanjem. Dotik vrstice odpre dokument.
• «Računi»: celoten seznam z iskanjem, filtri po stanju in letu ter razvrščanjem.
• «Potrdila»: nedavčna potrdila z imenom stranke, s filtrom po letu. Seznam naloži po 50 potrdil: na dnu «Naloži več».
• «Prejemniki»: imenik davčnih podatkov vaših strank.
• «Denarnica», zadnji. Zgoraj «Davčni modul» z naročnino, naslednjim podaljšanjem ter računi in blagajniškimi računi, porabljenimi v obdobju («Upravljaj modul» odpre njegovo stran), nato stanje, «Hitra polnitev» in «Nedavne transakcije».

Na računalniku «Dejavnost» postavi ploščice meseca v stolpec na levi in zadnjo dejavnost zraven; tudi «Denarnica» postavi stanje in polnitev zraven gibanj.

Predplačniška denarnica deluje takole:

• Najdeš jo v zavihku Objekt → Izdajanje računov → Denarnica
• Ne poteče — dobroimetje ostane vedno na voljo
• Edina ponavljajoča se bremenitev — naročnina za «Davčni modul», če si ga vklopil
• Napolniš jo s kartico prek Stripe, kadar koli
• Prikazuje stanje, transakcije polnjenja in transakcije porabe

Nizko stanje

V okviru sto vključenih računov se denarnica ne preverja. Nad kvoto se izdajanje ustavi, če stanje ne pokrije € 0,19 za račun. Če ob podaljšanju stanje ne zadošča za naročnino, se računi ustavijo, dokler ne napolniš denarnice, potrdila pa se izdajajo naprej, ker so obvezna: njihov strošek spravi stanje pod ničlo in se poravna z naslednjim polnjenjem.

Za tehnične težave ali vprašanja o delovanju aplikacije:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• E-pošta: [email protected]

Za vprašanja o predpisih (davčni režim, stopnje DDV, posebni davčni primeri): posvetuj se s svojim računovodjo.