Vodnik za izdajanje računov

Ta funkcija izda račun iz rezervacije nastanitve ali iz prodaje v modulu Dobro počutje, za nastanitve v kateri koli od 21 držav EU, ki jih Vezpa pokriva za ta dokument. Vezpa izpolni postavke v vašem jeziku, uporabi pravila DDV vaše države, izdela PDF in vodi zaporedno oštevilčenje.

Kaj počne, povsod kjer je na voljo

• Izpolni račun iz rezervacije (nastanitev, turistična taksa, dodatni stroški), z opisi postavk in oznakami v PDF-ju, natisnjenimi v privzetem jeziku vaše države
• Izda dokument v valuti vaše države — krona, zlot, forint, lev ali evro, odvisno od tega, kje ste registrirani, ne ena sama fiksna valuta za vse
• Obračuna ali izvzame DDV glede na vaš status, po stopnji vaše države
• Na dno dokumenta natisne pravno opombo, ki ste jo navedli: obvezna, če niste zavezanec za DDV, neobvezna, če ste
• Ustvari PDF in vodi zaporedno oštevilčenje po letih, brez vrzeli in brez ponovne uporabe

ARES in QR Platba: dva dodatka, vezana na Češko

Vezpa ima tudi dva dodatka, vezana na Češko, vendar ne na enak način. Iskanje v javnem registru ARES izpolni podatke poslovne stranke na podlagi njene številke IČO in se pojavi vsakič, ko je stranka na računu češko podjetje, ne glede na to, v kateri državi je vaša nastanitev: avstrijska nastanitev, ki izda račun češkemu podjetju, ga vidi; češka nastanitev, ki izda račun nemškemu podjetju, ga ne vidi. Plačilna koda QR Platba, natisnjena na računu, pa je zares pridržana za nastanitve, registrirane na Češkem. Oba sta pojasnjena v razdelkih 4 in 6 — obstajata, ker sta ARES in oblika QR Platba češka nacionalna sistema; Vezpa (še) ne izdeluje njunega ustreznika za preostalih 20 držav.

Strošek

Nobenega. Račun ustvari Vezpa lokalno: ne gre prek posrednika, ne porablja dobroimetja in ni stroška na dokument.

Kdo ga lahko uporablja

Nastavitve in izdajanje sta omejena na vlogi Vodja in Asistent. Menijska postavka se prikaže za nastanitve v kateri koli od 21 pokritih držav EU (Avstrija, Belgija, Bolgarija, Češka, Danska, Finska, Francija, Grčija, Hrvaška, Irska, Luksemburg, Madžarska, Nemčija, Nizozemska, Poljska, Portugalska, Romunija, Slovaška, Slovenija, Španija in Švedska) — ne za Italijo, ki namesto tega uporablja elektronsko izdajanje računov v SDI.

Česa (še) ne počne

• Pošiljanje davčnemu organu: nobenega, v nobeni od 21 držav. Vezpa izdela dokument in se tam ustavi: vi ga izdate, natisnete in izročite gostu. Vsako elektronsko poročanje ali knjigovodstvo, ki ga zahteva vaša država, ostaja zunaj te funkcije in ga še naprej opravljate tako kot danes
• Dobropis: v tej različici ni na voljo v nobeni od 21 držav. Napačen račun se namesto tega prekliče — glejte razdelek 7
• eTurista (Češka): pošiljanje na portal ni vključeno

Odprite Konfiguracija → Izdajanje računov. Na vrhu sta dve ločeni stikali, pod njima pa vaši podatki kot izdajatelja.

Dve stikali

• Omogoči izdajanje računov — vklopi funkcijo. Dokler je izklopljeno, vas izdaja iz rezervacije opozori, da izdajanje računov ni aktivno
• Zavezanec za DDV — izjavlja, da ste zavezani za DDV. Če niste, pustite izklopljeno: računi izidejo brez DDV, na dno pa se natisne pravna opomba o oprostitvi (glejte takoj spodaj)

Opomba na dnu dokumenta: obvezna brez DDV, neobvezna z njim

Polje za pravno opombo, natisnjeno na dnu računa, je vedno tam, vendar spremeni naravo glede na stikalo Zavezanec za DDV.

• Če niste zavezanec za DDV, se polje imenuje Opomba o oprostitvi in je obvezno: brez njega Vezpa zavrne izdajo. Na Češkem ga lahko pustite prazno — Vezpa vseeno natisne preverjeno besedilo, ki se na čeških računih že uporablja, in to je edina država, kjer to stori. V vseh drugih državah si Vezpa tega besedila ne izmišlja namesto vas — napačen pravni stavek na pravem računu je slabši kot aplikacija, ki najprej vpraša — zato ga napišete sami, po možnosti tistega, ki ga vaš računovodja že uporablja. Kar napišete, vedno prevlada, tudi na Češkem.
• Če ste zavezanec za DDV, se polje imenuje Neobvezna opomba in je res neobvezno: pustite ga prazno in na dnu računa se ne natisne nobena vrstica. Namenjeno je vsem, ki morajo na dokumentu prikazati pravno sklicevanje, čeprav so zavezanci za DDV — na primer opombo o obrnjeni davčni obveznosti. Besedilo napišete sami: Vezpa ga ne izpolni vnaprej v nobeni državi, tudi na Češkem ne.

Polja

Številka računa je predpona + zaporedna številka + leto, na primer FA12/2026. Zaporedna številka se vsako leto začne znova pri 1.

Enotno ali ločeno

• Enotno — nastanitev in spa uporabljata oba polje Predpona objekta, torej eno samo zaporedje
• Ločeno (bivanje / spa) — vsak uporablja svojo predpono in ima zato svoje zaporedje

Pravzaprav obstaja le eno pravilo: zaporedje sledi predponi. Dva računa z isto predpono si delita števec; dve različni predponi imata neodvisna števca. Tako dva dokumenta nikoli ne moreta nositi iste številke.

Brez vrzeli, brez ponovne uporabe

• Če izdaja spodleti na pol poti, tudi če le med izdelavo PDF-ja, se ne porabi nobena številka: celotna operacija se razveljavi
• Če dve osebi izdata račun v istem trenutku, se operaciji uvrstita v vrsto in dobita dve zaporedni številki
• Preklican račun obdrži svojo številko, ki se nikoli več ne dodeli

Dve obliki iste številke

V «Oblika številke» izberete, kako se natisne. «Predpona + številka / leto (npr. 54/2026)» je privzeta oblika, opisana zgoraj, in za tiste, ki so že izdajali, se nič ne spremeni. «Predpona + leto + 4-mestna številka (npr. 20260054)» je oblika, običajna v čeških sistemih za izdajanje računov: najprej leto, nato zaporedna številka na štirih mestih — s predpono FA torej FA20260054. Spremeni se le natis: serija, predpona in zaporedna številka ostanejo enake, že izdani računi pa se ne preštevilčijo.

Nadaljevanje številčenja iz prejšnjega sistema

Če prihajate iz drugega sistema z že začeto serijo — na primer iz prejšnjega sistema za izdajanje računov, ki se je ustavil pri računu 53 —, najprej izberite obliko, ki ste jo uporabljali; nato na prvem računu, izdanem iz Vezpe, tapnite svinčnik ob «Številka računa» in v «Zaporedna številka» vpišite 54. Od tam Vezpa nadaljuje sama: 55, 56…

1. Odprite rezervacijo in izberite dejanje za izdajo računa: odpre se zaslon Izdaj račun
2. Izberite vrsto stranke: Fizična oseba ali Podjetje
3. Za podjetje izpolnite Davčni identifikator stranke — obvezen le, če je vaša nastanitev na Češkem, drugod neobvezen. Če je stranka češko podjetje, se ob polju pojavi gumb Naloži iz ARES, ne glede na to, v kateri državi je vaša nastanitev: pritisnite ga in pravno ime, številka za DDV ter naslov se samodejno izpolnijo iz češkega javnega poslovnega registra. Če nista češka ne stranka ne vaša nastanitev, gumb ni prikazan — ARES pozna le češka podjetja — zato podatke stranke vnesite ročno
4. Preverite postavke in pritisnite Izdaj
5. PDF se odpre takoj: natisnite ga ali pošljite gostu

Kaj konča v postavkah

Vsak opis postavke se natisne v privzetem jeziku vaše države, vsak znesek pa v valuti vaše države. Če niste zavezanec za DDV, vse postavke izidejo brez davka, na dno pa se natisne opomba o oprostitvi. Vezpa cen ne preračunava: vzame zneske, ki so že na rezervaciji.

Številka, pred izdajo

Na vrhu «Izdaj račun» se prikaže «Številka računa»: številka, ki jo bo ta račun dobil, torej naslednja v njegovi seriji, že v izbrani obliki. Običajno ni treba storiti ničesar. Svinčnik ob njej, «Spremeni številko», je namenjen enemu samemu primeru — nadaljevanju številčenja sistema, ki ste ga uporabljali prej — in odpre opozorilo, polje «Zaporedna številka», kamor vpišete le zaporedno številko (na primer 54), in predogled številke, kot bo natisnjena. Ob potrditvi Vezpa preveri, ali je prosta; če ni, se prikaže «To številko že uporablja izdani račun.»

E-pošta stranke in pošiljanje takoj zatem

Pod podatki stranke je polje «E-pošta stranke», že izpolnjeno z e-pošto iz rezervacije: pride na račun in določa, kam se pošlje. Popravite ga, če gre račun na primer v računovodstvo podjetja. Po «Izdaj» se odpre predogled PDF, v vrstici na vrhu pa je gumb «Pošlji račun».

Popravljanje postavk in lastno besedilo

Pod podatki stranke najdete «Postavke računa», že izpolnjene iz rezervacije: vsaka postavka ima «Opis», «Količina» in «Cena na enoto», in vse jih lahko popravite pred izdajo. Postavka nastanitve vsebuje datume bivanja, število nočitev, število oseb in ime nastanitvene enote. «Dodaj postavko» doda eno, koš ob postavki jo odstrani, «Skupaj» pa se posodablja med pisanjem. Enako velja za postavko Dobro počutje. Polje «Lastno besedilo na računu» ni obvezno in se natisne na PDF: na primer zahvala ali navodila za plačilo. PDF je razdeljen na bloke — vaši podatki dobavitelja in podatki stranke, datumi dokumenta z rokom plačila, tabela postavk.

Turistična taksa in DDV, če ste zavezanec za DDV. Šteje, kdo takso po zakonu dolguje. Če jo dolguje gost, vi pa jo pobirate v imenu občine ali turistične organizacije, ostane zunaj davčne osnove (Direktiva 2006/112/ES, člen 79, točka (c)) in postavka izide kot ni vključena v davčno osnovo: v PDF-ju je v stolpcu stopnje «–» namesto 0, povzetek DDV ji da lastno vrstico, «Ni vključeno v davčno osnovo», natisnjena osnova pa je ne vključuje; če jo dolguje nastanitev, je del cene in nosi DDV za nastanitev. O tem odloča nastavitev «Turistična taksa in DDV»: privzeto je «Samodejno (glede na državo)», pod menijem pa preberete, kaj zdaj velja za vašo državo.

• Samodejno v davčni osnovi: Španija, Belgija in Bolgarija. Postavka dobi stopnjo nastanitve in nima razloga. V Španiji je to stališče davčne uprave (mnenje DGT V0507-26). V Belgiji se ob izbiri «Zunaj davčne osnove DDV (pobrana za organ)» natisne razlog s sklicem na belgijski zakon.
• Zunaj davčne osnove, z natisnjenim razlogom: Češka, Slovaška, Poljska, Madžarska, Avstrija, Luksemburg, Portugalska, Hrvaška, Slovenija in Nizozemska. Pod postavko se z drobnim ležečim tiskom prikaže razlog s sklicem na nacionalni zakon — na primer Prehodna postavka, pobrana v imenu in za račun občine oz. STO; ni vključena v davčno osnovo za DDV (3. točka 6. odstavka 36. člena ZDDV-1).; v PDF-ju je natisnjen pod opisom postavke in v vrstici «Ni vključeno v davčno osnovo» v povzetku DDV. Na Nizozemskem ostane taksa zunaj osnove tudi, ko jo dolguje nastanitev, če je obračunana na noč in navedena v ločeni postavki (Hoge Raad, 1985).
• Izbrati morate: Nemčija (Kurtaxe ali City-Tax), Francija (taxe de séjour au réel ali forfaitaire) in Romunija, kjer je to odvisno od občine ali režima. Dokler ne izberete, se ob izdaji računa za rezervacijo s takso prikaže kartica «Kako se turistična taksa obravnava pri DDV?» z dvema gumboma, «Zunaj davčne osnove DDV (pobrana za organ)» in «V davčni osnovi DDV (stopnja za nastanitev)», «Izdaj» pa ostane onemogočen; izdajo zavrne tudi strežnik. Izbira se shrani v nastavitvah in postavke se znova naložijo: z «Zunaj davčne osnove DDV (pobrana za organ)» se natisne razlog s pravnim sklicem države, z «V davčni osnovi DDV (stopnja za nastanitev)» postavka dobi stopnjo nastanitve.
• V drugih državah ostane postavka zunaj davčne osnove, brez razloga; če takso dolguje nastanitev, izberite «V davčni osnovi DDV (stopnja za nastanitev)». V Grčiji pristojbina za podnebno odpornost nikoli ni na računu: gre na ločeno posebno potrdilo («ειδικό στοιχείο»), ki ga izdate prek svojega ponudnika myDATA s sklicem na številko in datum računa; Vezpa ga ne izdaja in postavke ne doda na račun.

Postavka turistične takse prikaže enote × znesek — na primer 14 × 2,00 — ko imajo vse obdavčene enote (nočitve na osebo ali na sobo) enak znesek; pri različnih zneskih ostane 1 × skupaj. Katalonija zahteva nočitve in znesek na računu, na Nizozemskem pa takso zunaj osnove ohranja ravno obračun na noč. V dvomih vprašajte knjigovodjo: izbira velja za račune, ki jih izdate od tedaj naprej. Če niste zavezanec za DDV, se nič ne spremeni: meni se ne prikaže, postavka izide brez davka in za ves dokument velja opomba o oprostitvi na dnu.

Isto dejanje izdaje je na voljo iz rezervacije v spa centru ali iz prodaje izdelka. Račun izide z eno samo postavko Dobro počutje, ki nosi skupni znesek.

Preostali potek je enak: vrsta stranke, iskanje ARES tam, kjer se uporablja, izdaja, PDF.

IBAN, ki ga nastavite v Nastavitvah, se natisne na vsakem računu, v vseh 21 državah, kot preprosta vrstica s sklicem za plačilo, da lahko gost plača z bančnim nakazilom. Brez IBAN-a se ne natisne nobena plačilna vrstica.

Katera številka služi kot variabilní symbol, je odvisno od oblike. Pri «Predpona + številka / leto (npr. 54/2026)», ali s predpono, ki vsebuje črke, je to ločen števec, edinstven za nastanitev in nikoli ponovno uporabljen, ki se ne ujema s številko računa. Pri «Predpona + leto + 4-mestna številka (npr. 20260054)» in številki samo iz števk (največ 10) je VS kar številka računa — račun 20260054, VS 20260054, tudi v kodi QR — kot v čeških računovodskih sistemih: plačnik najde račun na izpisku brez druge številke.

Če ste na Češkem, imajo Nastavitve tudi polje Številka računa (češka oblika): zapišite jo kot predpona-številka/koda banke (na primer 19-2000145399/0800). Prav to se natisne na računu, ker je to oblika, ki jo češka podjetja iščejo; IBAN ostane natisnjen pod njo, za tiste, ki plačujejo iz tujine. QR Platba pa sprejema le IBAN, zato ga Vezpa izpelje iz številke, ki ste jo vnesli, in ga pokaže pod poljem — takoj vidite, na kateri račun bo koda vodila. Če izpolnite obe polji in kažeta na dva različna računa, Vezpa zavrne shranjevanje in vam to pove.

Na strani Izdajanje računov ikona na vrhu odpre seznam Izdani računi. Vsaka vrstica prikazuje številko, datum, znesek in stanje: Izdan, Plačan, Preklican.

Najkrajša pot vodi iz «Nadzorna plošča»: ploščica «Računovodstvo» ob POS neposredno odpre «Izdani računi».

Na vrhu seznama je «Iskanje» («Številka, stranka, davčna št. ali gost»): išče po številki, imenu stranke, njeni davčni številki ali ID za DDV in imenu gosta rezervacije. Spodaj so filtri po stanju — «Vse», «Izdan», «Plačan», «Preklican» — in, ko računi zajemajo več kot eno leto, meni leta z možnostjo «Vsa leta». V vrstici na vrhu «Razvrsti po» ponuja «Najnovejši najprej», «Najstarejši najprej», «Številka: od najvišje», «Številka: od najnižje», «Znesek: od najvišjega», «Znesek: od najnižjega», «Stranka (A–Ž)»; privzeto je «Najnovejši najprej». Seznam naloži 50 računov naenkrat: na dnu «Naloži več» prinese naslednje.

Plačan se prikaže, ko stranka plača prek povezave, natisnjene na računu. Potrditev pa pride v trenutku, ko se ta stran znova odpre: če stranka plača in se ne vrne, račun še nekaj časa ostane Izdan, čeprav je denar že na vašem računu Stripe. V primeru dvoma je resnica na vaši nadzorni plošči Stripe.

Ponovno odpiranje PDF-ja

Pritisnite Odpri PDF: dokument je shranjen natanko takšen, kakršen je bil v trenutku izdaje, in se ne ustvari znova.

Pošiljanje računa po e-pošti

Gumb «Pošlji račun» je v vrstici predogleda PDF, takoj po izdaji in tudi ko račun znova odprete s seznama, možnost pa ostane tudi v meniju vrstice. Odpre list za pošiljanje, samo po e-pošti: «Naslov prejemnika» je mogoče urediti in se začne z e-pošto stranke na računu, če je ni, pa z e-pošto gosta. Vezpa preveri, ali je naslov veljaven, in res pošlje tja, s shranjenim PDF-jem v prilogi.

Besedilo e-pošte napišete v «Besedilo e-pošte z računom» v nastavitvah izdajanja računov: izberite «Jezik besedila», nato «Zadeva» in «Besedilo». V praznem polju vidite privzeto besedilo, ki velja, dokler ne napišete svojega, in lahko uporabite {ospite_nome}, {struttura_nome}, {numero_fattura}; «Obnovi privzeto besedilo» vrne privzeto. E-pošta odide v jeziku gosta, podpis pa je ime nastanitve, ki ga gost pozna, ne vaše ime podjetja.

Preklic

1. Odprite račun s seznama in izberite Prekliči račun
2. Potrdite: račun preide v stanje Preklican
3. Številka ostane rezervirana in se nikoli več ne dodeli

Za tehnične težave ali vprašanja o delovanju aplikacije:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• E-pošta: [email protected]

Za vprašanja o predpisih (status glede DDV, stopnje, posebni davčni primeri v vaši državi) se obrnite na svojega računovodjo.