Ghid Configurare

Secțiunea Configurare este centrul de configurare al cazării dumneavoastră. De aici puteți gestiona toate aspectele operaționale și organizaționale.

De aici puteți:

• Gestiona camerele și tipurile de camere
• Configura Booking Engine
• Conecta canalele OTA
• Gestiona echipa și rolurile
• Vizualiza statisticile
• Contacta suportul
• Gestiona contul

Toate setările sunt organizate în secțiuni derulabile.

Antetul din partea de sus afișează:

• Numele proprietății
• Tipul (Hotel, B&B, Apartamente)
• Numărul de tipuri de camere și total camere

Două niveluri: contul și proprietățile sale

Dacă administrați mai multe proprietăți, în partea de sus a paginii sunt două nume și merită să nu le confundați:

• meniul derulant, etichetat Proprietatea selectată, alege o proprietate;
• panoul colorat de dedesubt, marcat Cont, le cuprinde pe toate: numele, tipul și țara activității.

Fiecare grup mai jos spune de cine ascultă: de numele proprietății alese — este cazul Cazări și Canale & prețuri — sau de Toate proprietățile, pentru ceea ce este valabil pentru toată activitatea (Conformitate fiscală & legală, Module, Cont & asistență). În interiorul unui grup, puținele intrări care fac excepție — fusul orar și RMS — poartă singure indicația.

Cu o singură proprietate nu apare nimic din toate acestea: nu este nimic de deosebit.

Adăugare tip de cameră nou

Buton pentru a crea un nou tip de cameră. Poți crea până la 100 de unități de cazare: dacă depășești numărul inclus în planul tău, aplicația te anunță, iar dacă plătești cu cardul, planul trece singur la cel superior la următoarea reînnoire — între timp continui să folosești toate camerele.

Gestionează camerele

Modificați numărul de camere pentru fiecare tip existent.

Plătești prin Google Play sau App Store?

Magazinele știu să încaseze doar planurile din catalog: nu pot încasa o sumă convenită. De aceea, dacă reînnoirea ta prevede o sumă convenită sau are nevoie de aprobarea noastră, ecranul Gestionează camerele arată un card dedicat. Trecerea se face în această ordine:

1. Anulează din magazin — deschide pagina de gestionare a abonamentelor din magazinul tău. Doar tu poți anula un abonament Google Play sau App Store: noi nu o putem face în locul tău.
2. Activează plata cu cardul — din aplicație pe Android și Windows. Pe iPhone și iPad acest buton nu apare, pentru că regulile App Store nu permit trimiterea către o plată externă din aplicație: folosește alt dispozitiv (Android sau Windows) sau site-ul vezpa.it.

Anularea din magazin nu oprește nimic imediat: abonamentul din magazin rămâne valabil până la expirarea sa naturală, iar între timp preia cardul. Nu rămâi niciodată fără serviciu, și nicio cameră nu este niciodată ștearsă sau ascunsă.

Listă extensibilă cu toate tipurile de camere/camerele din proprietate.

• Pentru proprietăți Hotel: afișează tipuri de camere (de ex. "Dublă Standard", "Suite")
• Pentru B&B/Apartamente: afișează unități individuale

Atingeți un tip de cameră pentru a extinde și a vedea detaliile:

• Numărul de camere
• Prețurile de bază
• Serviciile incluse

De aici puteți naviga la configurarea detaliată a fiecărei camere.

Atât camerele, cât și structura în sine au o galerie foto dedicată (până la 20 de fotografii fiecare), care poate fi reordonată prin tragerea miniaturilor: prima fotografie devine coperta afișată în Booking Engine.

Ordonează cazările

Din secțiunea Cazări poți deschide Ordonează cazările pentru a trage camerele/unitățile și a stabili ordinea în care apar în aplicație și calendar. Cu selectorul din partea de sus poți trece în modul Booking Engine pentru a stabili, separat, ordinea afișată oaspeților pe portalul de rezervări (dacă nu este personalizată, urmează ordinea aplicație/calendar).

Cum se citește codul paturilor

Codul descrie paturile din unitate: X este un pat individual, M un pat matrimonial, iar acestea se adună. Este un reper pentru dumneavoastră și pentru personalul de etaj: nu schimbă prețul, capacitatea și nici ceea ce afișează portalurile.

În configurarea fiecărei unități, în secțiunea Detalii, găsiți câmpul Amenajare. Atingeți-l: se deschide lista celor nouă coduri, fiecare cu explicația sa.

Aceeași listă se deschide din panoul Sectiuni: atinge unitatea, apoi Amenajare. În ambele locuri alegi un cod din listă: nu este un câmp în care să scrii descrierea paturilor.

Nu le confundați: capacitatea pe care o vindeți este Pax maxim, iar tipul de cameră pe care portalurile îl arată oaspetelui este Tip comercial. Amenajarea se actualizează din configurarea unității sau din panoul Sectiuni: panoul personalului de etaj nu o afișează și nu o modifică.

Ore de check-in și check-out

La finalul grupului Cazări, sub lista camerelor și lângă fusul orar, se află Ore de check-in și check-out: două intrări, Check-in de la și Check-out până la. Atinge una dintre ele și alege ora de pe ceas — valoarea se salvează imediat. Vin deja completate — 14:00 și 10:00 — și dacă îți convin nu ai nimic de făcut. Sunt orele oficiale ale unității, adică cele pe care le declari tu: ora de sosire nu este ora la care oaspetele ajunge cu adevărat, pentru că la intrare nu există niciun moment de înregistrat, iar Vezpa nu o măsoară.

Contează pentru cine trebuie să raporteze oaspeții autorității. Spania, Croația, Slovenia și Bulgaria cer și ora sosirii și a plecării, nu doar ziua: tocmai ora scrisă aici ajunge în raportare. Plecarea face excepție și este singura dintre cele două care poate deveni reală: dacă înregistrezi check-out-ul oaspetelui se raportează ora adevărată a ieșirii; dacă nu îl înregistrezi se raportează ora oficială scrisă aici. Sunt ore locale ale unității și se citesc în fusul ei orar: nu se convertesc.

„Închidere sezonieră”

Pentru un hotel care se închide în extrasezon. În „Configurare”, grupul „Cont & asistență”, directorul găsește cardul „Închidere sezonieră”: cu „Alege perioada de închidere” alege perioada, vede suma și confirmă. Fiecare plată lunară care începe în perioadă costă 30% din plan, cu TVA; la redeschidere, prețul întreg revine singur.

• Perioada este continuă, durează între 3 și 6 luni și începe cel mai devreme mâine. Între sfârșitul unei închideri și începutul următoarei trebuie să treacă cel puțin 6 luni.
• În perioadă nu trebuie să existe rezervări: dacă există, aplicația le enumeră și închiderea nu pornește.
• Datele închise nu pot fi rezervate nicăieri: canale, motor de rezervări sau introducere manuală. În calendar apar ca „Închidere sezonieră” și nu pot fi deblocate. Dacă un canal trimite totuși o rezervare pe acele date, rezervarea rămâne și directorul primește o notificare.
• Disponibilă doar cu plata prin site (card), nu cu abonamentul din magazinul de aplicații.

Odată activată, închiderea nu poate fi anulată din aplicație: pentru modificări scrie la asistență. Restul aplicației funcționează normal, așa că pregătești sezonul și primești rezervări pentru datele deschise.

„Dispozitive de acces”

Pentru oaspeții care intră singuri cu o cutie pentru chei. În „Configurare”, grupul „Camere”, directorul găsește „Dispozitive de acces”: un dispozitiv pe rând, cu nume, cod și camerele pe care le deschide (o cutie poate servi mai multe camere). Deocamdată tipul este „Offline (cod fix)”: codul îl scrii tu și rămâne același până îl schimbi.

• Codul ajunge la oaspete prin automatizarea „Coduri de acces (check-in aprobat)” din „Automatizări”: se trimite doar după ce aprobi check-in-ul online din fișa rezervării, în ziua sosirii la ora aleasă (implicit la 8) sau imediat, dacă aprobi mai târziu în acea zi. O singură dată pe rezervare.
• Dacă schimbi un cod, aplicația îți spune câți oaspeți cu șederea încă neîncheiată au primit deja codul vechi, ca să-i poți anunța.
• Pagina este doar a directorului. Codul unei camere apare și în fișa rezervării, în caseta „Chei”.

„Oaspeți blocați”

Ca să nu mai primești rezervări de la o anumită persoană. În „Configurare”, grupul „Canale & prețuri”, chiar sub Booking Engine, găsești „Oaspeți blocați”: o listă pentru fiecare proprietate. Cu „Blochează un oaspete” alegi dacă blochezi o adresă de email sau un număr de telefon și poți adăuga un motiv, care rămâne intern. Numărul de telefon este recunoscut oricum ar fi scris: spațiile și prefixul internațional (+39, 0039 sau niciunul) nu contează.

• Din Booking Engine oaspetele nu poate finaliza rezervarea: vede un mesaj neutru care îl invită să contacteze direct proprietatea și nu află că este blocat.
• Când rezervi manual în aplicație, la confirmare sau la propunere apare un avertisment cu emailul sau telefonul găsit și motivul: ca să continui totuși, confirmi de două ori (vezi ghidul rezervărilor).
• De pe Booking.com, Airbnb și celelalte portaluri rezervarea sosește deja confirmată și nu poate fi refuzată: primești o notificare push despre oaspetele blocat, o dată pentru fiecare rezervare.
• Din calendarele iCal nu există nicio verificare: aceste calendare nu aduc nici email, nici telefon.
• Lista o modifică directorul; asistentul o poate doar consulta. Celelalte roluri nu văd „Configurare”.

Plafon de ocupare pe canal

Unele canale OTA acceptă mai puțini oaspeți decât vindeți efectiv aici. O cameră cu capacitate 3, de exemplu, poate fi rezervabilă doar pentru 2 oaspeți pe un anumit canal: canalul refuză prețul pentru al treilea oaspete de fiecare dată, iar camera ajunge practic nevandabilă la 3 pe acel canal. Dacă unitatea dumneavoastră este conectată la cel puțin un canal OTA, veți găsi Plafon de ocupare pe canal în configurarea camerei, chiar sub Capacitate: câte un rând pentru fiecare canal conectat, fiecare cu plafonul actual (sau «Niciun plafon setat — se vinde la capacitate maximă») și un buton de editare.

Puteți seta, modifica sau elimina plafonul pentru fiecare canal în mod independent. Introduceți numărul maxim de oaspeți acceptat de canalul respectiv; eliminarea lui readuce camera la vânzare la capacitate maximă pe acel canal. Nu trebuie să setați nimic manual: dacă un canal refuză un preț pentru că propria limită de ocupare este mai mică decât ceea ce vindeți, Vezpa învață limita automat prima dată când se întâmplă asta — această corecție este comportamentul așteptat, nu o eroare.

Acest lucru este diferit de mesajul automat, needitabil, Capacitate diferită pe portal din ghidul OTA: acel mesaj doar raportează capacitatea pe care o declară portalul însuși. Plafonul de aici, în schimb, este o limită pe care Vezpa o impune propriilor trimiteri către acel canal, și pe care dumneavoastră o setați, modificați sau eliminați.

«Check-in online»: fotografia actului de identitate

În «Configurare», grupul «Conformitate fiscală & legală», secțiunea «Check-in online» are opțiunea «Fotografia actului de identitate» cu trei variante: «Nesolicitată», «Opțională» și «Obligatorie». O vede doar cine poate configura proprietatea. Dacă o activați, la check-in-ul online fiecare oaspete fotografiază fața și versoul propriului act: nu doar oaspetele principal, ci și ceilalți, care în formular apar ca «Oaspete 1 (principal)», «Oaspete 2» și așa mai departe. Cu «Obligatorie» înregistrarea nu se poate finaliza fără cele două fotografii; cine le-a încărcat deja nu trebuie să le refacă.

Fotografiile sunt micșorate, curățate de metadate (inclusiv poziția GPS) și păstrate criptat: niciun link public nu duce la ele. În aplicație le văd doar rolurile care gestionează rezervările, nu menajera și nici observatorul, în fișa oaspetelui. Se șterg singure la 7 zile după plecare și imediat dacă oaspetele este șters sau anonimizat; le puteți șterge și mai devreme. În formular oaspetele citește o notă care explică la ce servesc și când dispar.

În grupul «Camere», opțiunea «Etichete de rezervare» — doar pentru director de hotel — se gestionează lista de etichete a acestei proprietăți: etichetele colorate pe care apoi le activați și dezactivați pe fișa fiecărei rezervări (vezi ghidul fișei rezervării).

Fiecare etichetă are un nume și o culoare aleasă dintr-o paletă; aici se creează, se redenumesc și se șterg, până la douăzeci de etichete per proprietate.

Lista se trage pentru a-i schimba ordinea, iar acea ordine este prioritatea: determină secvența în care apar etichetele peste tot, atât pe fișa rezervării, cât și în lista rezervărilor.

Etichetele sunt per proprietate: cine gestionează mai multe le configurează una câte una, cu selectorul din partea de sus a paginii.

Locația o setați scriind adresa: pe măsură ce scrieți apar sugestiile, alegeți una și poziția se marchează singură pe hărtița de dedesubt. Dacă punctul nu e exact, trageți harta ca să-l corectați — aplicația o spune: «Poziție determinată din adresă: trageți harta pentru a corecta punctul». În proba din browser harta nu se desenează: adresa o scrii oricum, iar locația se setează singură. În aplicația instalată harta există.

Unde se găsește

• Când creați unitatea: câmpul Adresa este deja în formular, cu hărtița dedesubt.
• Mai târziu: Configurare → Detalii proprietate, câmpul «Caută adresa». Este valabil pentru toate camerele unității.
• Administratorii de apartamente: și în configurarea fiecărei unități, pentru că fiecare are adresa ei.

Dacă vreți să alegeți punctul manual

Atingeți «Alege pe hartă»: harta se deschide pe tot ecranul. Mutați harta — reticulul rămâne fix în centru și marchează punctul — apoi confirmați cu «Folosește această locație». E util la case răzlețe, pensiuni agroturistice și insule, unde numărul străzii nu ajunge.

Booking Engine este portalul de rezervări directe al proprietății dumneavoastră. Oaspeții pot rezerva direct de pe site-ul dumneavoastră fără comisioane OTA.

Configurare

• Stripe Connect: link pentru primirea plăților (obligatoriu)
• Link de rezervare: URL de adăugat pe site-ul dumneavoastră
• Personalizare: culori, logo, mesaje

Cum să activați Booking Engine

1. Conectați Stripe Connect pentru plăți
2. Configurați setările Booking Engine
3. Copiați link-ul și adăugați-l pe site-ul dumneavoastră
4. Oaspeții pot rezerva direct

Conectarea și gestionarea canalelor OTA prin OTASwitch Channel Manager.

Canale disponibile: Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda și peste 60 de canale suplimentare.

Pentru fiecare canal puteți vizualiza: starea conexiunii, activare/dezactivare, diferențe de preț.

Există un ghid dedicat (Ghid OTA) accesibil din pagina de gestionare OTA.

Gestionarea utilizatorilor care au acces la proprietate.

Roluri disponibile

Cine vede ce opțiuni

În această pagină opțiunile apar doar celor care le pot folosi cu adevărat: astfel nu deschideți un ecran ca să descoperiți, la prima acțiune, că nu vă este permisă.

Schimbarea propriei parole

Parola este un dat personal: fiecare rol — inclusiv menajera și observatorul — și-o poate schimba din meniul de cont din dreapta sus, fără să treacă prin conducere. Resetarea parolei altui membru rămâne însă rezervată proprietarului contului, din pagina Echipă.

Panou cu statisticile proprietății dumneavoastră.

Date disponibile:

• Ocupare pe perioadă
• Venituri pe canal
• Rezervări pe canal OTA
• Tendințe în timp

Util pentru monitorizarea performanței și luarea deciziilor de preț.

Cine o vede: director de hotel, asistent și revenue manager. Revenue managerului secțiunea îi apare doar dacă modulul RMS este activ și este singura secțiune din «Canale & prețuri» pe care o vede: Booking Engine și canalele OTA rămân la director de hotel și asistent. Anularea acțiunilor automate ale RMS-ului este rezervată directorului de hotel.

Acces la RMS pentru gestionarea dinamică a prețurilor.

Disponibil doar dacă este activat pentru proprietatea dumneavoastră.

Există un ghid dedicat (Ghid RMS) accesibil din ecranul RMS.

Sistem de tichete pentru comunicarea cu suportul Vezpa. Puteți crea tichete noi, răspunde la cele existente și vizualiza istoricul.

Tichetele necitite sunt de asemenea semnalate pe Panoul de control (banner).

Cum să creați un tichet

1. Atingeți "Suport" în secțiunea Configurare
2. Atingeți "Tichet nou" pentru a crea o solicitare
3. Descrieți problema sau solicitarea
4. Veți primi o notificare când echipa răspunde

În grupul Cont și asistență găsești acum secțiunea Notificări: comutatorul pornește sau oprește notificările push pe acest dispozitiv. Dacă permisiunea a fost refuzată în setările telefonului, apare un avertisment cu butonul Deschide setările; dacă activarea nu reușește, apare Reîncearcă. Cu comutatorul oprit nu mai primești nicio notificare, nici măcar cele urgente.

Unde te duce atingerea

Atingând o notificare, aplicația deschide acum ecranul potrivit și pentru tichetele de asistență, avizierele de departament, raportările către autorități, domeniul personalizat și importurile sau reîncercările canalelor OTA: înainte, în aceste cazuri nu se întâmpla nimic. Dacă notificarea privește o altă proprietate decât cea deschisă, aplicația te întreabă întâi: Schimbă proprietatea pentru a merge acolo, Rămân aici pentru a nu te muta.

În partea de jos a paginii găsiți opțiunile contului:

• Numele de utilizator afișat
• Buton deconectare: deconectează contul de pe dispozitiv
• Link "Șterge contul": procedura pentru ștergerea permanentă a contului

Securitate

• Autentificare cu doi factori (2FA) mereu activă
• Legarea dispozitivului: contul este legat de dispozitivul folosit la prima conectare
• Login biometric: după primul acces, puteți activa amprenta digitală sau Face ID

Vizualizare și densitate

În grupul Cont & asistență se găsește și Vizualizare și densitate: stabilește dacă Calendar, Tarife și Taxa turistică afișează zilele orizontal sau vertical, și câte rânduri (sau coloane) se văd cel mult — dacă sunt mai puține cazări, se văd toate, și nimic nu se lărgește peste o dimensiune comodă. Aceeași opțiune se află și în meniul cu trei puncte al acestor trei grile, și rămâne pe dispozitivul folosit: nu urmează de pe telefon pe laptop. Pentru detalii, vezi Vizualizare și densitate din ghidul Calendarului. Observator și Menajera, care nu au această pagină, găsesc aceeași opțiune în meniul propriului cont.

Comutator temă luminoasă/întunecată în antetul proprietății (pictogramă soare/lună).

Tema întunecată este mai ușor de privit, mai ales în medii cu lumină slabă.

Preferința este salvată și menținută între sesiuni.

Cu Vezpa puteți gestiona mai multe proprietăți din același cont: fiecare proprietate are propriul său Booking Engine, propriile canale OTA și propriile tarife, calendar și oaspeți, complet independente.

• Selector de proprietate: dacă aveți 2 sau mai multe proprietăți asociate accesului dumneavoastră, în partea de sus a secțiunii Configurare găsiți selectorul pentru a trece de la una la alta dintr-o atingere.
• Indicator de încărcare: schimbarea durează câteva momente (aplicația reîncarcă profilul și repornește cititorul de carduri). În timpul operațiunii apare un indicator, iar a doua atingere este ignorată, ca să nu pornească o dublă schimbare.
• Ce se actualizează: la final calendarul, tarifele, RMS, canalele OTA, rezervările și casa afișează datele noii proprietăți, iar aplicația vă readuce pe calendar.
• Independență totală: calendarele, tarifele, canalele OTA și oaspeții fiecărei proprietăți sunt separate și nu se influențează reciproc.
• Abonament expirat: proprietățile cu abonamentul expirat sunt semnalate cu o etichetă portocalie. Selectorul apare și în ecranul de abonament expirat: de acolo puteți trece la o proprietate încă activă și continua lucrul, în loc să fiți nevoit să plătiți sau să ieșiți.
• Adăugarea unei noi proprietăți: este rezervată proprietarului contului, adică celui care a înregistrat unitatea și pe numele căruia sunt contractul și plățile. Un colaborator care încearcă primește un mesaj de refuz: pentru a lucra pe o proprietate trebuie ca proprietarul să îl invite din pagina Echipă.
• Notificări de la altă proprietate: dacă atingi o notificare privind o altă proprietate decât cea deschisă, aplicația întreabă întâi dacă vrei să schimbi sau să rămâi — vezi secțiunea Notificări.

În partea de jos a acestui ecran, sub «Schimbă parola», găsești «Dispozitive conectate»: lista telefoanelor și computerelor pe care este deschis contul tău, cu numele dispozitivului, ultima utilizare și adresa de la care a venit. Cel pe care îl folosești este marcat «Acest dispozitiv».

• «Deconectează» închide un dispozitiv: în câteva secunde nu mai poate face nimic, iar pentru a reveni sunt din nou necesare parola și codul. Este pasul de făcut dacă pierzi un telefon sau un computer.
• «Ieșire de pe toate celelalte dispozitive» le închide pe toate în afară de cel pe care îl ții în mână.
• Când cineva intră în contul tău de pe un dispozitiv nou primești o notificare și un e-mail. Dacă nu ai fost tu, deconectează-l de aici și schimbă parola.
• Pentru operațiunile sensibile aplicația îți cere din nou codul din aplicația de autentificare: ștergerea contului, adăugarea sau eliminarea persoanelor din echipă, schimbarea unui rol, schimbarea datelor de facturare cu IBAN, conectarea contului de plăți, exportul registrului de oaspeți. Codul este valabil câteva minute, apoi se cere din nou.