Ghid Contabilitate

Contabilitatea se deschide din pagina «Panou de control» cu butonul «Contabilitate». Sus sunt filele «Prezentare generală», «Evoluție», «Cont de profit și pierdere», «Venituri», «Cheltuieli», «Furnizori» și «Scadențe»: pe care le vede fiecare rol găsiți în Cine ce vede.

Perioada se alege cu «Luna aceasta», «Luna trecută», «Anul acesta» și «Anul trecut». Prezentarea generală are trei carduri; atingând unul se deschide fila care îl explică:

• «Profit»: venituri minus cheltuieli, cu roșu când este negativ. Deschide contul de profit și pierdere.
• «De plătit»: cheltuielile încă neplătite și câte sunt. Deschide scadențele.
• «De încasat în perioadă»: ce se cuvine pentru lunile alese și încă nu a fost plătit. Deschide veniturile.

Dedesubt sunt graficul «Cheltuieli pe categorii» și «Următoarele scadențe».

Sus, trei cifre, veniturile, cheltuielile și profitul anului, cu variația față de anul anterior când există un an anterior de comparat. Graficul arată pentru fiecare perioadă o bară a veniturilor și una a cheltuielilor, cu linia profitului deasupra.

«Lună», «Trimestru» și «An» schimbă pasul graficului, săgețile schimbă anul. Atingând una sau mai multe categorii, graficul arată doar cheltuielile lor: profitul rămâne cel real, venituri minus toate cheltuielile. «Grupate» pune cheltuielile într-o singură bară, «Una câte una» le împarte pe categorii.

Un tabel cu perioadele pe coloane (pe telefon se derulează lateral) și aceste rânduri:

• «Venituri»: se deschide pe poziții, adică pe tip de cameră, departament al casieriei și Wellness;
• «Cheltuieli»: se deschide pe categorii;
• «Profit», evidențiat;
• «Comisioane OTA (în afara profitului)», când există facturi de comisioane (vezi Comisioane OTA);
• «Profitul anului anterior», pentru comparație.

Deasupra tabelului apar avertismente despre cifrele de verificat: cheltuieli fără TVA, plăți peste totalul rezervării (poziția «Excedent», de obicei o rambursare neînregistrată), șederi împărțite între mai multe companii.

• Contează doar plățile primite: avansurile și soldurile rezervărilor, vânzările plătite ale casieriei și ale Wellness. Un card lăsat drept garanție nu este venit până nu îl debitați.
• Contează în luna de referință: cazarea se împarte noapte cu noapte, deci o ședere de la 30 aprilie la 3 mai dă o noapte lui aprilie și două lui mai.
• Taxa turistică rămâne în afară: o încasați pentru primărie.
• Rambursarea unei rezervări anulate din Booking Engine reduce veniturile.

Fila grupează pe luni și pe poziții; fiecare poziție arată suma cuvenită pentru acele luni și suma încasată. Sumele din această filă sunt întotdeauna cu TVA.

Jos se află «Documente emise»: facturi, facturi de stornare, chitanțe și bonuri din perioadă. Sunt acolo pentru consultare și nu se adună la venituri, pentru că o plată și factura ei sunt aceiași bani.

1. Atingeți butonul + «Cheltuială».
2. Scrieți «Sumă» și alegeți «Categorie»: acestea două ajung, apoi «Salvează».
3. Dacă e nevoie, deschideți «Mai multe detalii»: furnizor (dacă nu există, scrieți-i numele: Vezpa propune să îl adauge), companie, «Luna de referință», «Număr de luni», scadență, plătită, «Cota TVA (%)» (o propune categoria), «Număr document» și note.

Luna de referință este luna căreia îi aparține cheltuiala, chiar dacă o plătiți mai târziu. Cu «Număr de luni» cheltuiala se împarte în părți egale: o asigurare anuală pe 12 luni cântărește o douăsprezecime pe lună.

«Încarcă XML» citește o factură electronică italiană FatturaPA, în .xml sau semnată în .p7m: furnizor, număr, dată, sume, TVA și scadență. O notă de credit intră cu minus. Cheltuiala merge la compania căreia îi este adresată factura (codul de TVA al destinatarului): dacă nu este niciuna dintre ale dumneavoastră, fișierul este refuzat. Intră ca de plătit, cu categoria implicită a furnizorului.

În Italia facturile furnizorilor pot ajunge și singure. Pe pagina «Companii (coduri de TVA)», dacă fișa unei companii are rândul «Facturile furnizorilor», directorul alege «prin Vezpa»: fiecare factură care sosește din SDI devine o cheltuială de plătit a acelei companii, cu eticheta «Factură primită», și nu se poate șterge. Dacă exista deja ca cheltuială, introdusă manual sau din XML, Vezpa o leagă de aceea în loc să creeze alta. Cu «prin contabil» le primește contabilul, iar aici le adăugați cu «Încarcă XML». Cum se activează explică ghidul de facturare electronică.

Lista se filtrează după categorie, furnizor și stare («Toate», «De plătit», «Plătite»). Fiecare cheltuială se poate modifica, șterge, marca cu «Marchează ca plătită» sau «Marchează ca de plătit» și copia în altă lună cu «Duplică», util pentru facturile de utilități. O cheltuială fără categorie apare ca «Fără categorie»; cheltuielile în altă monedă rămân în afara totalului.

Pentru cheltuielile care revin la fel (salarii, credit, chirie, abonamente) folosiți «Repetă» în fișa cheltuielii: «În fiecare lună», «La fiecare 3 luni» sau «În fiecare an», cu «Până la» dacă repetarea are un sfârșit. Se aplică cheltuielilor introduse manual, nu celor din XML. Vezpa creează singur cheltuiala fiecărei perioade, în aceeași zi a lunii (ziua 31 devine ultima zi în lunile mai scurte), de plătit, cu sumele, furnizorul, categoria și firma primei cheltuieli. În listă, cheltuielile unei repetări au pictograma cu săgețile în cerc. O opriți cu «Oprește repetarea», din prima cheltuială sau din oricare dintre cele create; și ștergerea primei o oprește, iar cheltuielile deja create rămân. Dacă schimbați suma sau furnizorul primei cheltuieli, se schimbă următoarele, nu cele deja create. «Duplică» rămâne pentru o singură copie.

Dacă încasezi online cu Stripe, comisioanele lui intră singure: în fiecare lună o cheltuială de la furnizorul Stripe, în categoria «Comisioane de plată», deja plătită, cu eticheta «Automată». Vezpa o actualizează în fiecare zi, de aceea nu poate fi modificată sau ștearsă.

Fiecare furnizor arată cât ați cheltuit și cât mai este de plătit în perioada aleasă. Furnizorii se creează singuri, dintr-o cheltuială sau dintr-un fișier XML.

Directorul de hotel modifică «Nume», «Cod de TVA» și «Categorie implicită»: cu o categorie implicită, cheltuielile noi ale acelui furnizor, inclusiv cele din XML, o primesc singure.

«Cheltuieli de plătit»: cheltuielile neplătite, cele trecute de scadență marcate «Restantă». «Marchează ca plătită» se atinge direct aici. O factură de comisioane a canalului încă deschisă are eticheta «Reconciliere».

«Încasări așteptate»: rezervările cu sosire în ultimele 12 luni sau în următoarele 30 de zile care au încă un sold deschis. Atingând una se deschide rezervarea.

În această filă sumele sunt întotdeauna cu TVA: sunt cele pe care le plătiți și le primiți.

Fiecare unitate pornește cu zece categorii standard, printre care «Comisioane ale canalelor». Directorul de hotel le gestionează cu butonul «Categorii» din fila Cheltuieli:

• «Redenumește» și «Cota TVA implicită (%)», propusă la cheltuielile noi;
• «Ascunde» și «Afișează»: o categorie ascunsă nu mai este propusă pentru cheltuielile noi;
• «Adaugă o categorie» pentru pozițiile dumneavoastră.

Categoriile standard nu se șterg; cele adăugate de dumneavoastră da, dacă nicio cheltuială nu le folosește.

Pictograma % de sus comută între «Sume cu TVA» și «Sume fără TVA». Se aplică la Evoluție și la contul de profit și pierdere și, în prezentarea generală, la profit cu detaliul de dedesubt și la graficul «Cheltuieli pe categorii».

• Fără TVA veniturile sunt nete de cota lor: în Italia cazarea netă de 10%, în alte țări cu cota unității. Cheltuielile contează cu baza impozabilă.
• O cheltuială al cărei TVA nu este cunoscut, sau o plată care nu ține de o rezervare, contează integral și fără TVA: un avertisment o semnalează.
• «De plătit» și «De încasat în perioadă» sunt întotdeauna cu TVA, ca fila Venituri: sunt bani care ies și intră cu adevărat.

Comisioanele portalurilor se calculează din rezervări: intră la cheltuieli, în categoria «Comisioane ale canalelor», împărțite noapte cu noapte ca șederea.

Factura de comisioane pe care v-o trimite canalul este pentru «Reconciliere»: o înregistrați în aceeași categorie, manual sau din XML, ca să verificați cât a reținut canalul, dar nu se scade din profit a doua oară. Cât timp este de plătit, apare la «De plătit» și în scadențe, pentru că este o datorie reală. În contul de profit și pierdere are propriul rând, «Comisioane OTA (în afara profitului)».

Dacă contul are mai multe companii (vezi ghidul de facturare electronică), sus apare selectorul «Companie»: «Toate companiile» sau una singură. Cu o singură companie selectorul nu apare.

• Un venit merge la compania camerei sau a departamentului; o ședere în camere ale unor companii diferite se împarte între ele noapte cu noapte.
• O cheltuială din XML merge la compania al cărei cod de TVA figurează ca destinatar; o cheltuială introdusă manual la compania aleasă în «Mai multe detalii», altfel la compania obișnuită a furnizorului, altfel la cea principală.
• Fiecare raport se citește pentru o companie sau pentru toate împreună: sumele unei companii nu ajung niciodată pe codul de TVA al alteia.

• Director de hotel: toate filele, comutatorul de TVA, categoriile și editarea furnizorilor.
• Asistent: doar «Cheltuieli» și «Furnizori». Introduce cheltuieli și încarcă XML, creează furnizori noi din cheltuială și modifică cheltuielile introduse chiar de el manual; nu vede veniturile și profitul și nu schimbă categorii sau furnizori.
• Celelalte roluri nu au butonul «Contabilitate».

Statisticile numără cifra de afaceri după data plecării: tot ce a cheltuit oaspetele, cu comisionul portalului inclus, în luna în care pleacă, plătit sau nu. Contabilitatea numără banii încasați, în luna căreia îi aparține fiecare noapte. Aceleași luni pot da deci totaluri diferite, și așa trebuie să fie: Statisticile spun cât ați vândut, Contabilitatea cât ați încasat și cheltuit.

Sub graficul cifrei de afaceri din Statistici, directorul de hotel găsește nota «De ce Statisticile arată o cifră de afaceri diferită».

Pictograma «Documente fiscale» de sus deschide paginile documentelor pe care le emite unitatea dumneavoastră, de exemplu facturarea electronică și facturile: apare când cel puțin una este activă.

Contabilitatea nu emite documente și nu transmite nimic la fisc: le enumeră în fila Venituri, la «Documente emise», fără să le adune la venituri.