Check-in online pentru pensiuni și apartamente
Oaspeții își completează datele înainte de sosire, printr-un link protejat cu PIN. Tu le verifici, aprobi check-in-ul, iar codul cutiei cu chei le ajunge singur în ziua sosirii. Datele rămân în rezervare: nu mai copiezi nimic de două ori.
Demo-ul se deschide imediat, fără înregistrare. Perioada de probă nu cere card bancar.
Cum funcționează, pas cu pas
- Linkul pleacă odată cu rezervarea. Printre automatizările gata făcute, pe care doar le pornești, este un mesaj cu două zile înainte de sosire, cu linkul spre înregistrarea online. Sau îl trimiți oricând cu un memento gata făcut, pe e-mail sau WhatsApp. Dacă textul are linkul, dar nu și PIN-ul, Vezpa adaugă singur PIN-ul lângă link.
- Oaspetele deschide linkul și introduce PIN-ul. PIN-ul are 6 caractere, fără litere și cifre care se confundă pe telefon. După 8 încercări greșite linkul se blochează o oră.
- Completează datele fiecărui oaspete. Dacă ceri, adaugă și poza actului de identitate. Până la check-in poate reveni și corecta.
- Tu verifici și aprobi. În rezervare, butonul „Aprobă check-in” confirmă că datele sunt în regulă, chiar cu zile înainte de sosire.
- Codul cutiei cu chei pleacă singur. În ziua sosirii, la ora aleasă de tine.
Linkul se închide când apeși Check-in în rezervare, altfel a doua zi după plecare.
Poza actului, semnătura și fișa de înregistrare
Poza actului de identitate
Decizi tu: nu se cere, opțională sau obligatorie. Pozele sunt micșorate, curățate de datele EXIF și criptate; oaspetele vede doar o miniatură încețoșată. Se șterg singure la 7 zile după plecare.
Semnătura oaspetelui
Vezpa nu o cere în România. Câmpul pentru semnătură apare doar în Germania, Austria, Franța și Spania, și acolo e opțional.
Din datele oaspeților, Vezpa pregătește „Fișă de înregistrare a turistului” în PDF, gata de tipărit și de păstrat.
Cutia cu chei și codurile de acces
Dacă folosești o cutie cu chei sau o ușă cu cod fix, înregistrezi fiecare dispozitiv în Vezpa cu codul lui și unitățile pe care le deschide. Codul rămâne criptat și nu se copiază în rezervări: se citește în momentul trimiterii, deci dacă îl schimbi, pleacă cel nou.
- Mesajul cu codurile e o automatizare gata făcută, pe care o pornești: implicit pleacă la 8:00 în ziua sosirii.
- Pleacă doar după ce ai aprobat check-in-ul online. Dacă aprobi după acea oră, pleacă imediat.
- Cu mai multe dispozitive, oaspetele primește toate codurile într-un singur mesaj, de exemplu „Cutia 6: 1123, Poarta: 9876”.
- Fiecare rezervare primește codurile o singură dată.
Datele oaspeților și autoritățile
Datele introduse de oaspete devin oaspeții rezervării, gata pentru evidențele și facturile tale. Vezpa nu trimite datele oaspeților niciunei autorități în România: raportările automate funcționează azi doar pentru Italia și Cehia.
Check-in-ul online e inclus în orice plan, de la 199 lei pe lună, împreună cu PMS-ul, channel managerul și sistemul de rezervări. Detaliile sunt pe pagina Prețuri.
Întrebări frecvente
Cum primește oaspetele linkul de check-in online?
Printr-un mesaj: automatizarea cu două zile înainte de sosire sau un mesaj gata făcut pe e-mail ori WhatsApp. Linkul conține un cod ascuns, iar pagina cere un PIN de 6 caractere, care pleacă mereu împreună cu linkul.
La ce folosește PIN-ul dacă există deja linkul?
E o protecție în plus împotriva unui link redirecționat sau ajuns în conversația greșită. După 8 PIN-uri greșite linkul se blochează o oră.
Poate oaspetele să-și corecteze datele după trimitere?
Da. Poate reveni la link și corecta până când îl marchezi ca sosit cu butonul Check-in din rezervare. Dacă nu-l apeși, linkul se închide a doua zi după plecare.
Poza actului de identitate e obligatorie?
Decizi tu: nu se cere, opțională sau obligatorie. Pozele sunt criptate, oaspetele vede doar o previzualizare încețoșată și se șterg la 7 zile după plecare.
Când pleacă codul cutiei cu chei?
În ziua sosirii, la ora aleasă (implicit 8:00), și doar după ce ai aprobat check-in-ul online. Dacă aprobi mai târziu, mesajul pleacă imediat.
Vezi cum funcționează înainte să decizi
Demo-ul din browser este o proprietate de exemplu deja configurată: calendar, rezervări și canale, de explorat fără cont. Prețurile celor trei planuri sunt pe pagina Prețuri.