Ghid Facturare Electronică

Facturarea Electronică este sistemul prin care toate facturile italiene sunt transmise în format XML către Sistema di Interscambio (SDI) (sistemul de interschimb) al Agenzia delle Entrate (administrația fiscală italiană). Din 2024 este obligatorie pentru toți titularii de cod de TVA italian, inclusiv pentru cei din regimul forfettario (regimul fiscal simplificat).

Ce face Vezpa

Vezpa generează XML-ul facturii, îl semnează digital și îl transmite către SDI prin OpenAPI.it, în calitate de intermediar fiscal autorizat. Tu emiți factura din aplicație, restul se face automat.

Costuri: Modulul fiscal

Factura electronică și bonul fiscal se află în «Modul fiscal», care se activează din «Configurare» → «Conformitate fiscală & legală» → secțiunea «Facturare electronică» → «Modul fiscal». Fără modulul activ nu se transmit facturi electronice.

• Taxa este de € 7,90 pe lună (TVA inclus), scăzută din portofel la activare și apoi în fiecare lună la aceeași dată. Dacă îl dezactivați și îl reactivați înainte de sfârșitul lunii plătite, nu plătiți o a doua taxă, iar data reînnoirii rămâne aceeași.
• Include 100 de facturi electronice și 500 de bonuri fiscale pentru fiecare lună a modulului.
• Peste cotă, fiecare factură costă € 0,19 și fiecare bon fiscal € 0,03, din soldul preplătit.
• Pentru volume mari, prețul facturilor și bonurilor fiscale suplimentare este negociabil: scrie-ne și îl stabilim împreună.
• Cota este a unității de cazare: facturile transmise din modulul Wellness consumă aceleași o sută.
• Și nota de credit, și nota de debit contează ca transmitere: costă cât o factură.
• O factură respinsă de SDI nu se plătește: suma este rambursată în portofel, iar cota nu se consumă.
• Chitanța nefiscală nu trece prin SDI și rămâne gratuită, chiar și fără modul.

Bonurile fiscale le transmite Vezpa în numele tău, ca intermediar: nu îți cerem date de acces. Este suficient să acorzi o delegare către Vezpa în portalul «Fatture e Corrispettivi» al Agenzia delle Entrate, în secțiunea delegărilor, pentru gestionarea încasărilor zilnice (corrispettivi); codul fiscal de delegat îl găsești în modul. Apoi atinge «Activează bonurile fiscale». Ai nevoie și de facturarea electronică configurată și de adresa completă a unității (stradă și număr, cod poștal, localitate și provincie). Întreprinderile individuale nu pot delega unui intermediar transmiterea încasărilor zilnice: pentru ele modulul cuprinde doar facturile. Bonurile fiscale se emit din casierie, din Wellness și la închiderea contului rezervării: vezi Ghid Casierie și Ghid Detaliu Rezervare.

Ce NU face Vezpa

Vezpa nu se ocupă de conservarea decenală conform legii. Aceasta este o obligație legală separată (art. 39 DPR 633/72), iar Agenzia delle Entrate o oferă gratuit pe portalul "Fatture e Corrispettivi". Trebuie să o activezi tu, o singură dată, la început — găsești toți pașii în secțiunea următoare.

Activarea se face o singură dată, în asistentul de configurare. Înainte de a începe, verifică datele unității.

Cu serviciul activ, cel mai scurt drum pornește din «Panou de control»: dala «Contabilitate», lângă POS, deschide direct secțiunea «Facturare electronică».

Pasul 1 — Verifică datele unității

Mergi la Configurare → Facturare electronică și verifică dacă sunt corecte:

• Cod de TVA (Partita IVA) (11 cifre)
• Regim fiscal: RF01 (ordinar), RF19 (forfettario), etc. — implicit RF01
• Sediu social: adresă, număr, cod poștal, localitate, provincie
• PEC-ul unității (e-mail certificat, util pentru primirea notificărilor SDI)

Pasul 2 — Deschide asistentul de activare

Fila Structură → Facturare Electronică → Activează. Asistentul are 5 etape:

Pasul 3 — Acceptă contractul

Vezpa furnizează software-ul de gestiune, iar OpenAPI.it este intermediarul fiscal care semnează și transmite fișierele XML către SDI în numele tău. Acceptarea contractului este pasul formal necesar pentru a autoriza transmiterea.

Pasul 4 — Activează conservarea gratuită la AdE

1. Deschide portalul "Fatture e Corrispettivi" la adresa https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/
2. Autentifică-te cu SPID, CIE sau cu credențialele Entratel/Fisconline (aceleași ca la cassetto fiscale, spațiul fiscal personal)
3. Din meniu alege "Conservazione" → "Aderisci al servizio di conservazione" (aderarea la serviciul de conservare)
4. Completează formularul cu datele unității (cod de TVA, adresă, e-mail PEC) și semnează digital
5. Trimite aderarea: activarea este gratuită și aproape imediată

Din acel moment, fiecare factură trimisă la SDI este conservată automat timp de 10 ani pe serverele Agenzia delle Entrate, fără să mai faci nimic.

Pasul 5 — Reîncărcarea inițială a portofelului

Cel puțin € 10 pentru a acoperi primele emiteri. Reîncărcarea se face cu cardul de credit prin Stripe, plata este sigură și niciun dat al cardului nu este salvat de partea Vezpa.

Pachete sugerate:

Emiterea se face direct din rezervarea clientului. Sistemul precompletează toate datele (camere, nopți, debitări, taxa de ședere) citindu-le din rezervare: tu doar verifici și confirmi.

Fluxul standard

1. Deschide rezervarea clientului: Fila Rezervări → Lista rezervărilor → atinge
2. Deschide meniul de acțiuni (pictograma ⋮ din dreapta sus) sau folosește butonul de pe cardul rezervării
3. Atinge "Emite Factură Electronică"
4. Alege ținta:
   • Toată rezervarea — dacă titularul facturii coincide cu titularul rezervării
   • Cont separat — dacă ai creat deja conturi distincte pentru oaspeți diferiți (vezi secțiunea 4)
5. Verifică datele cumpărătorului precompletate (vezi tabelul de mai jos)
6. Atinge "Emite și transmite la SDI"
7. Așteaptă fereastra de confirmare: "Factură transmisă, numerotare VZP-2026-0001"

Datele cumpărătorului

Codul Destinatar pentru firme

Firma furnizează una dintre cele două variante:

• Cod unic de 7 caractere (ex. M5UXCR1) → factura ajunge direct în software-ul de gestiune al clientului
• PEC certificat → factura ajunge prin poșta electronică certificată

Dacă firma nu furnizează nimic, folosește 0000000 (șapte zerouri): factura va fi oricum depusă în cassetto fiscale (spațiul fiscal personal) al clientului pe portalul AdE, unde o va găsi împreună cu contabilul său.

Persoană fizică fără Codice Fiscale

Pentru oaspeții italieni, Codice Fiscale este obligatoriu (16 caractere alfanumerice). Pentru străini folosește codul fiscal italian dacă au unul (ex. rezidenții în Italia), altfel contactează asistența Vezpa pentru procedura specifică clientului străin.

Ce se întâmplă după trimitere

Cu «Modul fiscal» sunt incluse 100 de facturi pe lună; peste, € 0,19 fiecare din soldul preplătit. Starea facturii este vizibilă în Fila Structură → Facturare → Lista facturilor și urmează aceste etape:

În «Facturi emise» este «Caută» («Număr, client, CUI sau oaspete»): caută în număr, în numele sau denumirea clientului, în partita IVA, în codice fiscale și în numele oaspetelui din rezervare. Dedesubt, filtrele după stare — «Toate», «Ciorne», «Transmise», «Arhivate», «Respinse» —, care înlocuiesc vechiul meniu de filtre din bară; când facturile acoperă mai mult de un an, meniul anului cu «Toți anii» (o ciornă contează în anul în care a fost creată). În bară, «Sortează după» oferă «Cele mai noi întâi», «Cele mai vechi întâi», «Număr: de la cel mai mare», «Număr: de la cel mai mic», «Sumă: de la cea mai mare», «Sumă: de la cea mai mică», «Client (A–Z)»; implicit, «Cele mai noi întâi». Fiecare card arată numele clientului. Lista încarcă câte 50 de facturi: jos, «Încarcă mai multe».

Trecerea de la transmitted la archived are loc atunci când SDI confirmă livrarea, de obicei în 1-2 minute.

Caz tipic: o rezervare are doi sau mai mulți titulari care vor factură separată. Exemplu: un cuplu în călătorie de afaceri, în care Mario Rossi (persoană fizică) plătește camera și micul dejun, iar Acme Srl (firmă) plătește ședința de lucru și extrele.

Cum creezi conturi separate

1. Deschide rezervarea → meniul de acțiuni → "Conturi separate"
2. Atinge butonul FAB "Împarte nota" (butonul + din dreapta jos)
3. Selectează titularul dintre cei existenți sau atinge "+ Titular nou" pentru a-l crea pe loc
4. Introdu sumele: Cameră, Pensiune, Taxă de ședere
5. Bifează debitările rezervării pe care vrei să le muți în acest cont (ex. "Cină 2 persoane")
6. Salvează: contul separat apare în listă
7. Creează și celelalte conturi separate pentru ceilalți titulari
8. Pentru fiecare cont, atinge → "Emite Factură" → continuă ca de obicei

Când NU poți folosi conturile separate

O notă de credit stornează o factură deja emisă, integral sau parțial. O factură trimisă la SDI nu poate fi "anulată": singura cale este emiterea unei note de credit de aceeași valoare (sau parțială).

Când o emiți

• Rezervare anulată după emiterea facturii
• Greșeală de sumă (ex. clientul plătește mai puțin din cauza unei deficiențe de serviciu)
• Reducere retroactivă aplicată ulterior
• Stornare parțială (ex. o cameră în no-show)

Cum o emiți

1. Fila Structură → Facturare → Lista facturilor
2. Atinge factura originală (trebuie să fie în starea archived)
3. Atinge "Emite Notă de Credit (TD04)"
4. Introdu motivul și suma (parțială sau totală)
5. Confirmă: nota de credit este transmisă la SDI și legată de factura de origine

Vezpa generează două tipuri de tipăriri accesorii facturii oficiale (XML SDI). Amândouă sunt gratuite și nu debitează portofelul.

Proforma — cum o tipărești

• Din rezervare → meniul de acțiuni → "Tipărește proforma" (proforma totală)
• Din Conturi separate (pictograma imprimantei de pe fiecare card) → proforma pentru acel cont anume
• Din ecranul "Emite Factură" (butonul "Tipărește proforma" de sub Emite) → previzualizare înainte de a confirma trimiterea la SDI

Copia de curtoazie — cum o tipărești

Deschide Detaliul facturii din listă → "Tipărește copia". Se deschide fereastra de sistem pentru a alege imprimanta sau a salva în PDF.

SDI poate refuza o factură din cauza unor erori formale: cod fiscal greșit al clientului, date incomplete ale unității, cod de TVA incompatibil cu regimul, etc. Când se întâmplă:

1. Factura trece în starea rejected în Detaliul facturii
2. Facturile respinse de SDI sunt rambursate
3. În detaliu apare motivul respingerii, cu roșu
4. Corectează datele (ex. codul fiscal al clientului) și reemite factura apăsând din nou pe "Emite"

Timpul obișnuit între trimitere și respingere: 5-15 minute.

Secțiunea «Facturare electronică» se deschide din «Panou de control» cu caseta «Contabilitate» sau din «Configurare» → «Portofel și facturi». Are cinci file, în această ordine:

• «Activitate», fila pe care se deschide. Sus, luna în cifre: «Facturi trimise» și «Chitanțe emise» cu suma, «Ciorne de trimis» și «Respinse de SDI». Atingerea unei casete deschide lista deja filtrată. Dedesubt, «Activitate recentă»: facturi și chitanțe împreună, pe zile, un rând pe document cu ultima sa stare. Atingerea unui rând deschide documentul.
• «Facturi»: lista completă, cu căutare, filtre după stare și an și sortare.
• «Chitanțe»: chitanțele nefiscale cu numele clientului, filtrabile după an. Lista încarcă câte 50 de chitanțe: jos, «Încarcă mai multe».
• «Titulari»: agenda datelor fiscale ale clienților.
• «Portofel», ultima. Sus «Modul fiscal» cu abonamentul, următoarea reînnoire și facturile și bonurile folosite în perioadă («Gestionează modulul» îi deschide pagina), apoi soldul, «Reîncărcare rapidă» și «Tranzacții recente».

Pe calculator, «Activitate» pune casetele lunii într-o coloană în stânga și activitatea recentă alături; și «Portofel» pune soldul și reîncărcarea lângă mișcări.

Portofelul preplătit funcționează astfel:

• Se găsește în Fila Structură → Facturare → Portofel
• Nu expiră — creditul rămâne mereu disponibil
• Singura debitare recurentă — taxa pentru «Modul fiscal», dacă l-ai activat
• Se reîncarcă cu cardul prin Stripe, în orice moment
• Afișează soldul, tranzacțiile de reîncărcare și tranzacțiile de consum

Sold scăzut

În limita celor o sută de facturi incluse, portofelul nu este verificat. Peste cotă, emiterea se oprește dacă soldul nu acoperă cei € 0,19 ai facturii. Dacă la reînnoire soldul nu ajunge pentru taxă, facturile se opresc până reîncarci, în timp ce bonurile fiscale continuă, pentru că sunt obligatorii: costul lor duce soldul sub zero și se recuperează la următoarea reîncărcare.

Pentru probleme tehnice sau întrebări despre funcționarea aplicației:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• E-mail: [email protected]

Pentru nelămuriri normative (regim fiscal, coduri de TVA, cazuri fiscale particulare): consultă-ți contabilul.