Ghid de facturare

Această funcție emite o factură pornind de la o rezervare de cazare sau de la o vânzare din modulul Wellness, pentru unitățile din oricare dintre cele 21 de țări UE pe care Vezpa le acoperă pentru acest document. Vezpa completează liniile în limba ta, aplică regulile de TVA ale țării tale, generează PDF-ul și ține numerotarea secvențială.

Ce face, peste tot unde este disponibilă

• Completează factura din rezervare (cazare, taxă turistică, costuri suplimentare), cu descrierile liniilor și etichetele din PDF tipărite în limba implicită a țării tale
• Emite documentul în moneda țării tale — coroană, zlot, forint, leu sau euro, în funcție de locul unde ești înregistrat, nu o singură monedă fixă pentru toată lumea
• Aplică sau exclude TVA în funcție de statutul tău, la cota țării tale
• Tipărește la baza documentului mențiunea legală pe care ai declarat-o: obligatorie dacă nu ești înregistrat în scopuri de TVA, opțională dacă ești
• Generează PDF-ul și ține numerotarea secvențială pe an, fără goluri și fără reutilizare

ARES și QR Platba: două extraopțiuni legate de Cehia

Vezpa are și două extraopțiuni legate de Cehia, dar nu în același fel. Căutarea în registrul public ARES completează un client firmă pornind de la IČO-ul său și apare ori de câte ori clientul de pe factură este o firmă cehă, indiferent de țara în care se află propria ta unitate: o unitate din Austria care facturează unei firme cehe o vede, o unitate cehă care facturează unei firme germane nu. În schimb, codul de plată QR Platba tipărit pe factură chiar este rezervat unităților înregistrate în Cehia. Ambele sunt explicate în secțiunile 4 și 6 — există pentru că ARES și formatul QR Platba sunt sisteme naționale cehe; Vezpa nu construiește (încă) echivalentul pentru celelalte 20 de țări.

Cost

Niciunul. Factura este generată local de Vezpa: nu trece printr-un intermediar, nu consumă credit și nu există un tarif pe document.

Cine o poate folosi

Setările și emiterea sunt limitate la rolurile Director de hotel și Asistent. Intrarea de meniu apare pentru unitățile din oricare dintre cele 21 de țări UE acoperite (Austria, Belgia, Bulgaria, Cehia, Croația, Danemarca, Finlanda, Franța, Germania, Grecia, Irlanda, Luxemburg, Țările de Jos, Polonia, Portugalia, România, Slovacia, Slovenia, Spania, Suedia și Ungaria) — nu și pentru Italia, care folosește în schimb facturarea electronică către SDI.

Ce nu face (încă)

• Transmiterea către autoritatea fiscală: niciuna, în niciuna dintre cele 21 de țări. Vezpa produce documentul și se oprește acolo: tu îl emiți, îl tipărești și îl dai oaspetelui. Orice raportare electronică sau contabilitate cerută de țara ta rămâne în afara acestei funcții și continui să o faci așa cum o faci azi
• Factură de stornare: indisponibilă în oricare dintre cele 21 de țări în această versiune. O factură greșită se anulează în schimb — vezi secțiunea 7
• eTurista (Cehia): transmiterea către portal nu este integrată

Deschide Configurare → Facturare. Sus se află două comutatoare separate, urmate de datele tale ca emitent.

Cele două comutatoare

• Activează facturarea — pornește funcția. Cât timp este oprit, emiterea dintr-o rezervare te avertizează că facturarea nu este activă
• Înregistrat în scopuri de TVA — declară că ești plătitor de TVA. Dacă nu ești, lasă-l oprit: facturile ies fără TVA, iar la bază se tipărește o mențiune legală de scutire (vezi chiar mai jos)

Mențiunea de la baza documentului: obligatorie fără TVA, opțională cu TVA

Câmpul pentru mențiunea legală tipărită la baza facturii este întotdeauna acolo, dar își schimbă natura în funcție de comutatorul Înregistrat în scopuri de TVA.

• Dacă nu ești înregistrat în scopuri de TVA, câmpul se numește Mențiune de scutire și este obligatoriu: fără el, Vezpa refuză să emită. În Cehia îl poți lăsa gol — Vezpa tipărește oricum formularea verificată folosită deja pe facturile cehe, și este singura țară unde face asta. În toate celelalte țări Vezpa nu inventează această formulare în locul tău — o frază legală greșită pe o factură reală este mai rea decât o aplicație care întreabă întâi — așa că o scrii tu, de preferat pe cea pe care contabilul tău o folosește deja. Ce scrii tu are întotdeauna întâietate, inclusiv în Cehia.
• Dacă ești înregistrat în scopuri de TVA, câmpul se numește Mențiune opțională și este, într-adevăr, opțional: lasă-l gol și la baza facturii nu se tipărește nicio linie. Există pentru cine trebuie să afișeze o referință legală pe document deși este plătitor de TVA — de exemplu o mențiune de taxare inversă. Textul îl scrii tu: Vezpa nu îl precompletează în nicio țară, inclusiv Cehia.

Câmpurile

Numărul facturii este prefix + număr de ordine + an, de exemplu FA12/2026. Numărul de ordine o ia de la 1 în fiecare an.

Unificată sau separată

• Unificată — cazarea și spa folosesc amândouă câmpul Prefixul unității, deci o singură serie
• Separată (sejur / spa) — fiecare folosește propriul prefix și are, prin urmare, propria serie

În realitate există o singură regulă: seria urmează prefixul. Două facturi cu același prefix împart contorul; două prefixe diferite au contoare independente. Astfel două documente nu pot purta niciodată același număr.

Fără goluri, fără reutilizare

• Dacă emiterea eșuează pe parcurs, fie și numai la generarea PDF-ului, nu se consumă niciun număr: întreaga operațiune este anulată
• Dacă două persoane emit în același moment, cele două operațiuni sunt puse la coadă și primesc două numere consecutive
• O factură anulată își păstrează numărul, care nu se realocă niciodată

Două forme pentru același număr

În «Formatul numărului» alegi cum se tipărește. «Prefix + număr / an (ex. 54/2026)» este forma implicită, cea descrisă mai sus, și pentru cine emitea deja nu se schimbă nimic. «Prefix + an + număr din 4 cifre (ex. 20260054)» este o formă răspândită în sistemele de facturare cehe: întâi anul, apoi numărul de ordine pe patru cifre — cu prefixul FA, FA20260054. Se schimbă doar tipărirea: seria, prefixul și numărul de ordine rămân aceleași, iar facturile deja emise nu sunt renumerotate.

Continuarea numerotării din sistemul anterior

Dacă vii din alt sistem cu o serie deja începută — de exemplu din sistemul de facturare anterior, oprit la factura 53 —, alege întâi formatul pe care îl foloseai; apoi, pe prima factură emisă din Vezpa, atinge creionul de lângă «Numărul facturii» și scrie 54 în «Număr de ordine». De acolo Vezpa continuă singură: 55, 56…

1. Deschide rezervarea și alege acțiunea de facturare: se deschide ecranul Emite factura
2. Alege tipul de client: Persoană fizică sau Firmă
3. Pentru o firmă, completează Identificatorul fiscal al clientului — obligatoriu doar dacă propria ta unitate este în Cehia, opțional în rest. Dacă clientul este o firmă cehă, lângă câmp apare un buton Încarcă din ARES, indiferent de țara în care se află unitatea ta: apasă-l și denumirea legală, codul de TVA și adresa se completează automat din registrul public al firmelor din Cehia. Dacă nici clientul, nici propria ta unitate nu sunt cehe, butonul nu se afișează — ARES cunoaște doar firme cehe — așa că scrie datele clientului manual
4. Verifică liniile și apasă Emite
5. PDF-ul se deschide imediat: tipărește-l sau trimite-l oaspetelui

Ce ajunge în linii

Fiecare descriere de linie se tipărește în limba implicită a țării tale, iar fiecare sumă în moneda țării tale. Dacă nu ești înregistrat în scopuri de TVA, toate liniile ies fără taxă, iar mențiunea de scutire se tipărește la bază. Vezpa nu recalculează prețurile: preia sumele care sunt deja pe rezervare.

Numărul, înainte de emitere

Sus în «Emite factură» apare «Numărul facturii»: numărul pe care această factură îl va primi, adică următorul din seria ei, deja în formatul ales. De obicei nu e nimic de făcut. Creionul de lângă, «Schimbă numărul», servește unui singur caz — continuarea numerotării sistemului pe care îl foloseai înainte — și deschide un avertisment, câmpul «Număr de ordine», unde scrii doar numărul de ordine (de exemplu 54), și o previzualizare a numărului așa cum va fi tipărit. La confirmare, Vezpa verifică dacă e liber; dacă nu, apare «Acest număr este deja folosit de o factură emisă.»

E-mailul clientului, și trimiterea imediat după

Sub datele clientului este «E-mailul clientului», deja completat cu e-mailul rezervării: intră în factură și decide unde este trimisă. Corectează-l dacă factura merge, de exemplu, la contabilitatea unei firme. După «Emite» se deschide previzualizarea PDF, iar în bara de sus este butonul «Trimite factura».

Corectarea liniilor, și textul tău

Sub datele clientului găsești «Liniile facturii», deja completate din rezervare: fiecare linie are «Descriere», «Cantitate» și «Preț unitar», și le poți corecta pe toate înainte de emitere. Linia de cazare conține datele sejurului, numărul de nopți, numărul de persoane și numele unității. «Adaugă linie» adaugă una, coșul de lângă o linie o elimină, iar «Total» se actualizează în timp ce scrii. La fel și pentru linia Wellness. Câmpul «Textul tău pe factură» este opțional și se tipărește pe PDF: de exemplu un mulțumesc sau instrucțiuni de plată. PDF-ul este organizat pe blocuri — datele tale de furnizor și cele ale clientului, datele documentului cu scadența, tabelul liniilor.

Taxa turistică și TVA, dacă ești plătitor de TVA. Contează cine datorează taxa prin lege. Dacă o datorează oaspetele și tu o încasezi în numele primăriei sau al organizației turistice, rămâne în afara bazei de impozitare (Directiva 2006/112/CE, art. 79 litera (c)) și linia iese ca necuprinsă în baza de impozitare: în PDF coloana cotei arată «–» în loc de 0, recapitulația TVA îi dă un rând propriu, «Nu se cuprinde în baza de impozitare», iar baza tipărită nu o include; dacă o datorează unitatea, face parte din preț și poartă TVA-ul cazării. Hotărăște setarea «Taxa turistică și TVA»: pornește de la «Automat (după țară)», iar sub meniu citești ce se aplică acum pentru țara ta.

• În baza de impozitare, automat: Spania, Belgia și Bulgaria. Linia primește cota cazării și nu poartă niciun motiv. În Spania aceasta este poziția administrației fiscale (decizia DGT V0507-26). În Belgia, dacă alegi «În afara bazei TVA (încasată în numele autorității)», se tipărește motivul cu trimiterea la legea belgiană.
• În afara bazei de impozitare, cu motivul tipărit: Cehia, Slovacia, Polonia, Ungaria, Austria, Luxemburg, Portugalia, Croația, Slovenia și Țările de Jos. Sub linie apare, cu litere mici și cursive, motivul cu trimiterea la legea națională; în PDF este tipărit sub descrierea liniei și pe rândul «Nu se cuprinde în baza de impozitare» din recapitulația TVA. În Țările de Jos taxa rămâne în afara bazei chiar și când o datorează unitatea, cu condiția să fie calculată pe noapte și trecută pe o linie separată (Hoge Raad, 1985).
• Trebuie să alegi: Germania (Kurtaxe sau City-Tax), Franța (taxe de séjour au réel sau forfaitaire) și România, unde depinde de primărie sau de regim. Până alegi, la emiterea facturii pentru o rezervare cu taxa apare cardul «Cum se tratează taxa turistică pentru TVA?» cu două butoane, «În afara bazei TVA (încasată în numele autorității)» și «În baza TVA (cota pentru cazare)», iar «Emite» rămâne dezactivat; și serverul refuză emiterea. Alegerea se salvează în setări și liniile se reîncarcă: cu «În afara bazei TVA (încasată în numele autorității)» se tipărește motivul cu trimiterea legală a țării, cu «În baza TVA (cota pentru cazare)» linia primește cota cazării.
• În celelalte țări linia rămâne în afara bazei de impozitare, fără motiv; dacă taxa o datorează unitatea, alege «În baza TVA (cota pentru cazare)». În Grecia taxa de reziliență climatică nu apare niciodată pe factură: merge pe chitanța specială separată («ειδικό στοιχείο»), pe care o emiți prin furnizorul tău myDATA, cu numărul și data facturii; Vezpa nu o emite și nu pune linia pe factură.

Linia taxei turistice arată unități × tarif — de exemplu 14 × 2,00 — când toate unitățile taxate (nopți pe persoană sau pe cameră) au același tarif; cu tarife diferite rămâne 1 × total. Catalonia cere nopțile și tariful pe factură, iar în Țările de Jos calculul pe noapte ține taxa în afara bazei. Dacă ai dubii, întreabă-ți contabilul: alegerea se aplică facturilor emise de atunci încolo. Dacă nu ești plătitor de TVA, nu se schimbă nimic: meniul nu apare, linia iese fără taxă și mențiunea de scutire din subsol acoperă întregul document.

Aceeași acțiune de emitere este disponibilă dintr-o rezervare la spa sau dintr-o vânzare de produs. Factura iese cu o singură linie Wellness care poartă totalul contului.

Restul parcursului este identic: tipul de client, căutarea ARES acolo unde se aplică, emiterea, PDF-ul.

IBAN-ul pe care îl setezi în Setări se tipărește pe fiecare factură, în toate cele 21 de țări, ca simplă linie de referință de plată, pentru ca oaspetele să poată plăti prin transfer bancar. Fără IBAN nu se tipărește nicio linie de plată.

Numărul care servește drept variabilní symbol depinde de format. Cu «Prefix + număr / an (ex. 54/2026)», sau cu un prefix care conține litere, este un contor separat, unic pentru unitate și niciodată refolosit, care nu coincide cu numărul facturii. Cu «Prefix + an + număr din 4 cifre (ex. 20260054)» și un număr doar din cifre (cel mult 10), VS este chiar numărul facturii — factura 20260054, VS 20260054, și în codul QR — ca în sistemele contabile cehe: cine plătește găsește factura în extras fără un al doilea număr.

Dacă ești în Cehia, Setările au și un câmp Număr de cont (format ceh): scrie-l ca prefix-număr/cod bancă (de exemplu 19-2000145399/0800). Asta se tipărește pe factură, pentru că este forma pe care o caută firmele cehe; IBAN-ul rămâne tipărit dedesubt, pentru cine plătește din străinătate. QR Platba acceptă însă doar un IBAN, așa că Vezpa îl derivă din numărul pe care l-ai scris și îl afișează sub câmp — vezi imediat către ce cont va duce codul. Dacă completezi ambele câmpuri și ele indică două conturi diferite, Vezpa refuză să salveze și îți spune.

În pagina Facturare, pictograma de sus deschide lista Facturi emise. Fiecare rând arată numărul, data, suma și starea: Emisă, Plătită, Anulată.

Cel mai scurt drum pornește din «Panou de control»: dala «Contabilitate», lângă POS, deschide direct «Facturi emise».

Sus în listă este «Caută» («Număr, client, CUI sau oaspete»): caută în număr, în numele clientului, în codul său fiscal sau de TVA și în numele oaspetelui din rezervare. Dedesubt, filtrele după stare — «Toate», «Emisă», «Plătită», «Anulată» — și, când facturile acoperă mai mult de un an, meniul anului cu «Toți anii». În bara de sus, «Sortează după» oferă «Cele mai noi întâi», «Cele mai vechi întâi», «Număr: de la cel mai mare», «Număr: de la cel mai mic», «Sumă: de la cea mai mare», «Sumă: de la cea mai mică», «Client (A–Z)»; implicit, «Cele mai noi întâi». Lista încarcă câte 50 de facturi: jos, «Încarcă mai multe» aduce următoarele.

Plătită apare când clientul plătește din linkul tipărit pe factură. Confirmarea sosește însă în momentul în care acea pagină este redeschisă: dacă clientul plătește și nu mai revine, factura rămâne Emisă încă o vreme, chiar dacă banii sunt deja în contul tău Stripe. În caz de dubiu, adevărul este în panoul tău Stripe.

Redeschiderea PDF-ului

Apasă Deschide PDF: documentul este păstrat exact cum era în momentul emiterii, nu este regenerat.

Trimiterea facturii pe e-mail

Butonul «Trimite factura» se află în bara previzualizării PDF, atât imediat după emitere, cât și când redeschizi o factură din listă, iar opțiunea rămâne și în meniul rândului. Deschide foaia de trimitere, doar pe e-mail: «Adresa destinatarului» se poate modifica și pornește de la e-mailul clientului scris pe factură, iar dacă lipsește, de la cel al oaspetelui. Vezpa verifică dacă adresa este validă și trimite chiar acolo, cu PDF-ul arhivat atașat.

Textul e-mailului îl scrii în «Textul e-mailului cu factura», în setările de facturare: alege «Limba textului», apoi «Subiect» și «Text». În câmpul gol vezi textul implicit, valabil până scrii unul al tău, și poți folosi {ospite_nome}, {struttura_nome}, {numero_fattura}; «Restabilește textul implicit» revine la cel implicit. E-mailul pleacă în limba oaspetelui, iar semnătura este numele unității pe care oaspetele îl cunoaște, nu denumirea ta legală.

Anularea

1. Deschide factura din listă și alege Anulează factura
2. Confirmă: factura trece în starea Anulată
3. Numărul rămâne rezervat și nu se realocă niciodată

Pentru probleme tehnice sau întrebări despre modul de funcționare al aplicației:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• E-mail: [email protected]

Pentru întrebări de reglementare (statut TVA, cote, cazuri fiscale speciale din țara ta) consultă-ți contabilul.