Ghid de conectare OTA

Channel manager este sistemul care conectează Vezpa la portaluri precum Booking.com, Airbnb, Expedia și toate celelalte. Odată activat, funcționează complet automat:

• Tarife: când modifici prețurile în aplicația Vezpa, acestea sunt actualizate automat pe toate canalele conectate
• Disponibilitate: când o cameră este rezervată (de pe orice canal), actualizarea pornește imediat către toate celelalte canale, pentru a evita overbooking-ul; publicarea pe portal poate dura câteva minute
• Rezervări: rezervările noi care sosesc de pe canalele OTA apar automat în calendarul Vezpa, cu notificare push pe telefon
• Modificări și anulări: dacă un oaspete modifică sau anulează pe portalul OTA, rezervarea se actualizează automat și în Vezpa

Diferența procentuală la prețuri

Pentru fiecare canal OTA poți seta o diferență % față de prețurile locale. Exemplu:

• +10% — tarifele trimise canalului vor fi cu 10% mai mari decât prețurile tale de bază
• -5% — nu este permis: adaosul nu poate fi negativ, valoarea este respinsă și canalul acela nu se salvează
• 0% — aceleași prețuri ca în sistemul de gestiune

Poți modifica diferența în orice moment din Configurare → Canale OTA.

Pentru fiecare canal OTA procedura urmează întotdeauna 4 pași:

1. Solicită activarea din aplicația Vezpa
   Mergi la Configurare → Canale OTA, selectează canalul și apasă „Activează”. Pentru unele canale ți se vor cere anumite date (codul structurii, numele titularului etc.). Înainte de a confirma solicitarea poți corecta codul sau canalul ales cu «Modifică codul/canalul», fără să reiei totul de la capăt.
2. Aprobă conexiunea pe portalul OTA
   Autentifică-te pe portalul canalului (Booking Extranet, Airbnb etc.) și selectează channel manager-ul corect. Fiecare canal are propria procedură — vezi secțiunile de mai jos pentru instrucțiunile specifice.
3. Finalizează Channel Mapping
   Din aplicația Vezpa, deschide Channel Mapping al canalului și asociază camerele din sistemul de gestiune cu cele de pe portalul OTA. Fără acest pas canalul nu funcționează. Ghid detaliat ↓
4. Canalul este activ
   După mapping, sincronizarea pornește automat. Prețurile și disponibilitatea sunt trimise canalului, iar rezervările încep să sosească în calendar.

Nu trebuie să revii să verifici. Cât timp ecranul de așteptare este deschis, Vezpa verifică singură la fiecare jumătate de minut dacă portalul a autorizat și, imediat ce se întâmplă, trece la pasul următor. Dacă închizi aplicația, primești o notificare când portalul autorizează; până atunci, în partea de sus a panoului rămâne un memento cu numele canalului.

Camere excluse de pe portaluri. Dacă în Gestionare OTA vezi un chenar portocaliu cu nume de camere, acestea nu sunt trimise către niciun canal, chiar dacă acesta este activ. Camerele importate dintr-un portal pornesc așa; pentru a le pune în vânzare, activează „Vinde această cameră pe portaluri” în setările camerei.

Celelalte canale. Și canalele din „Alte canale OTA” se conectează doar după autorizarea pe portal. Până atunci canalul apare în grupul „În așteptarea portalului” cu pașii pentru alegerea OTASwitch, iar Vezpa observă singur, ca la canalele principale. „Deschide Channel Mapping” reia conectarea, „Anulează” o scoate din așteptare.

După trimiterea cererii, înregistrarea continuă singură la channel manager.

Înregistrat nu înseamnă la vânzare

Canalul încă nu vinde: mai sunt doi pași. Autorizează conexiunea din extranetul portalului, apoi atinge „Deschide Channel Mapping”, asociază camerele și atinge „Aplică”.

Dacă ceva eșuează

Aplicația îiți spune mereu a cui este problema:

• Problema noastră — Problema este de partea noastră: la portal nu a ajuns nimic. Ne ocupăm deja de asta și îiți scriem imediat ce poți încerca din nou.
• Ceva de corectat — Portalul nu recunoaște codul introdus. Verifică-l în extranetul portalului și reintrodu-l, apoi încearcă din nou.

Pe lângă cele 5 canale principale, Vezpa acceptă zeci de canale suplimentare: portaluri regionale, canale de nișă și platforme specializate.

Cum activezi un canal suplimentar

1. Din aplicația Vezpa mergi la Configurare → Canale OTA
2. Derulează până la „Alte canale OTA”
3. Apasă pe canalul de activat
4. În aplicație se deschide pagina "Asociază camerele și tarifele" — asociază-ți camerele cu tarifele canalului
5. Revino în aplicație și setează diferența procentuală la prețuri

Ce este Channel Mapping?

Channel mapping este pasul care leagă camerele din sistemul tău de gestiune Vezpa de camerele/anunțurile corespunzătoare de pe canalul OTA. Este ca și cum i-ai spune sistemului: „Cameră dublă din Vezpa corespunde cu Double Room de pe Booking.com”.

Cum accesezi Channel Mapping

Canale principale (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda):

1. Aplicația Vezpa → Configurare → Canale OTA
2. Extinde canalul → apasă pe „Channel Mapping”
3. În aplicație se deschide pagina "Asociază camerele și tarifele"

Alte canale OTA:

1. Aplicația Vezpa → Configurare → Canale OTA → Alte canale OTA
2. Apasă pe numele canalului

Pasul 1 — Credențialele canalului (Channel Password)

Unele canale solicită credențialele portalului OTA pentru a citi lista camerelor de pe canal:

• Booking.com: numele de utilizator și parola Extranet
• Expedia: credențialele Partner Central
• Agoda: credențialele YCS
• Airbnb / VRBO: în general nu sunt solicitate (conexiunea este deja autorizată)

Pasul 2 — Mapping-ul camerelor

Vei vedea câte un card pentru fiecare cameră din sistemul tău. În card există un rând pentru fiecare regim de masă (Doar cazare, Cazare cu mic dejun, Demipensiune, Pensiune completă):

• În partea de sus a cardului: numele camerei Vezpa, cu bifă verde când este deja asociată
• Dedesubt, pentru fiecare regim: un câmp care deschide lista tarifelor canalului

Atinge câmpul: se deschide o listă care arată în întregime numele camerei pe canal, numele planului tarifar și codurile canalului — codurile ajută la deosebirea a două camere cu nume aproape identice. Asigură-te că fiecare tip este asociat camerei potrivite.

Un tarif deja ales pentru alt regim nu mai apare în listă: fiecare tarif al canalului se asociază unui singur regim. Pe Airbnb și VRBO, unde fiecare unitate este un anunț de sine stătător, în locul tarifului se introduce codul anunțului; lista anunțurilor se deschide din săgeata din dreapta câmpului.

Dacă o cameră este deja asociată, la baza cardului apare "Deconectează de la canal": scoate acea cameră doar de pe acest canal, fără să atingă celelalte canale sau prețurile.

Pasul 3 — Mapping-ul planurilor tarifare (Rate Plans)

Fiecare rând al cardului camerei este un regim de masă cu planul său tarifar. Pe canal, planurile tarifare Vezpa au formatul "Tip-regim-canal":

• pe = Doar cazare (Room Only)
• bb = Bed & Breakfast
• mp = Demipensiune (Half Board)
• pc = Pensiune completă (Full Board)

Exemplu: „Double-bb-booking” = tarif B&B pentru tipologia „Double” pe Booking.com.

Pasul 4 — Aplică și verifică

1. Revizuiește toate asocierile de camere și rate plan
2. Atinge "Aplică" în bara din partea de jos a paginii
3. Așteaptă rezultatul: pentru fiecare rând se indică dacă asocierea a reușit
4. Închide pagina și revino în aplicația Vezpa

Dacă aveai deja un anunț activ pe Booking.com sau Airbnb înainte de a te conecta la Vezpa, nu este nevoie să recreezi camerele manual: Vezpa poate citi camerele și fotografiile deja publicate pe canal și le poate crea automat în sistemul de gestiune.

Ce face importul

• Citește de pe canal numele și capacitatea fiecărei camere/anunț care nu există încă în Vezpa și o creează
• Descarcă fotografiile deja publicate și le adaugă în galerie (a camerei pentru Airbnb, a structurii pentru Booking.com)
• Este create-only: camerele deja existente în Vezpa nu sunt modificate și nici duplicate. Relansarea importului mai târziu sare peste tot ce a fost deja importat

Unde se găsește

Disponibil doar pentru canalele Booking.com și Airbnb, numai după ce canalul este cu adevărat conectat pe OTASwitch (Channel Mapping finalizat):

• Imediat după conectarea canalului — pe ultimul ecran al conectării ghidate apare butonul „Importă camere și fotografii”
• Mai târziu — Aplicația Vezpa → Configurare → Canale OTA → extinde canalul (Booking.com sau Airbnb) → butonul „Importă din OTA”

Sincronizarea inițială

Imediat ce Channel Mapping este finalizat, sistemul pornește prima sincronizare:

• Tarifele actuale sunt trimise canalului OTA (poate dura câteva minute)
• Disponibilitatea este aliniată: datele deja rezervate vor apărea închise pe canal
• Restricțiile (sejur minim, stop sell etc.) sunt sincronizate

Gestiunea zilnică

După activare, nu trebuie să faci nimic diferit față de înainte:

• Modifici prețurile din aplicația Vezpa → se actualizează automat pe toate canalele conectate
• Creezi o rezervare manuală (telefon, walk-in) → disponibilitatea se actualizează pe toate canalele
• Sosește o rezervare OTA → apare în calendar cu notificare push, iar celelalte canale se actualizează
• Blochezi/deblochezi o cameră → blocarea se reflectă pe toate canalele

Rezervările OTA în calendar

Rezervările care sosesc de pe canalele OTA apar în calendar cu o culoare diferită pentru fiecare canal:

• Booking.com — albastru închis
• Airbnb — roz
• Expedia — galben
• VRBO — albastru
• Agoda — albastru deschis

Rezervările OTA nu pot fi anulate din aplicație — anularea trebuie făcută de pe portalul canalului sau de către oaspete. Modificările și anulările făcute pe portal se reflectă automat în Vezpa.

1. Verifică prețurile pe portalul OTA

1. Deschide portalul OTA (ex. Extranet Booking.com) și mergi la secțiunea tarife/calendar
2. Verifică dacă prețurile corespund cu cele setate în Vezpa (ținând cont de diferența procentuală, dacă a fost setată)
3. Verifică mai multe date: astăzi, săptămâna viitoare, luna viitoare

2. Verifică disponibilitatea

1. Dacă ai camere deja rezervate în Vezpa, verifică dacă apar închise/indisponibile pe canalul OTA pentru aceleași date
2. Dacă ai date blocate manual, verifică dacă apar blocate și pe canal

3. Fă o modificare de probă

1. Din aplicația Vezpa, modifică prețul unei camere pentru o dată viitoare
2. Așteaptă 2-3 minute
3. Verifică pe portalul OTA dacă prețul s-a actualizat

4. Instrumente de monitorizare

Din aplicația Vezpa, în secțiunea Configurare → Canale OTA, pentru fiecare canal activ poți accesa:

• Tarife și disponibilitate (ARR) — vizualizează ce a fost trimis canalului
• Detalii rezervări — lista rezervărilor primite de pe canal
• Raport venituri — statistici de încasări pe canal

Când portalul OTA îți cere channel manager-ul, iată ce trebuie să selectezi:

Conectat, în așteptarea portalului, de finalizat, în verificare, neconectat. Starea nu este comutatorul tău: o cerem channel managerului, pentru că un canal pornit aici poate să nu fie cu adevărat legat acolo. În așteptarea portalului înseamnă că cererea a plecat și mai lipsește doar autorizarea ta în extranetul canalului. De finalizat înseamnă opusul: la portal nu a ajuns niciodată nimic, iar conectarea se reia de aici într-un minut. În verificare aplicația oferă doar Reîncearcă și ascunde acțiunile operative: a trimite tarife către o conexiune incertă e mai rău decât a aștepta. Retrimite tarifele apare doar cu conexiunea confirmată.

Pe un canal încă neconectat — și în previzualizarea și în rezultatul importului dintr-un portal — poate apărea o casetă de avertizare, intitulată de exemplu «Booking.com va rămâne oprit până când terminați». Motivul: când accepți conexiunea pe portal, portalul își șterge propriul calendar și îl publică pe cel din Vezpa așa cum arată în acel moment. Caseta enumeră ce îi mai lipsește celui tău — unități la vânzare, disponibilitate, prețuri, monedă: sunt punctele de completat înainte de a accepta, ca portalul să nu rămână niciodată oprit.

Nu blochează nimic: te poți conecta oricum, iar avertizarea te ajută doar să alegi ordinea potrivită. Dar dacă nu apare caseta, aceasta nu este o confirmare: fie calendarul tău este deja complet, fie informația nu este disponibilă — aplicație neactualizată, citire nereușită. Faptul că nu o vezi nu înseamnă «totul e în regulă».

O cameră fără niciun preț în perioada de vânzare ar rămâne închisă toată perioada după conectarea la un portal: pentru zilele fără preț channel managerul trimite o închidere. De aceea Vezpa nu activează canalul și nu asociază un anunț Airbnb până când acea cameră nu are preț: avertismentul arată camerele lipsă, iar „Mergi la configurare” te duce la Tarife. Dacă lipsesc doar câteva zile te poți conecta oricum, știind că în acele zile camera rămâne închisă și pe portaluri.

Caseta cere și rezervările pe care le-ați primit deja pe acel portal: apare când vedem semne că anunțul dumneavoastră este deja activ acolo și nu cunoaștem nicio rezervare viitoare de-a dumneavoastră de pe acel canal. Este cazul care costă cel mai mult: dacă acele date sunt libere în Vezpa, la conectare portalul le pune din nou în vânzare și vă alegeți cu o a doua rezervare pentru aceeași cameră. Introduceți-le înainte de a conecta — din calendarul iCal al portalului sau manual — iar avertismentul dispare singur. Din channel manager nu pot fi recuperate: livrează doar rezervările sosite după conectare.

În fiecare fișă de canal există acum butonul «Vezi detalii». Deschide scara conexiunii: șapte pași, cu cei deja confirmați, cu pasul la care conexiunea s-a oprit — cu ce am citit și ce este de făcut — și cu al cui este rândul: «E rândul tău», «Vezpa se ocupă» sau «În așteptarea canalului». Îl găsești și în starea în verificare, unde înainte singurul gest posibil era reîmprospătarea.

Două lucruri de reținut. Pașii de deasupra celui oprit sunt necunoscuți, nu eșuați: pur și simplu nu i-am putut verifica încă, iar asta nu înseamnă că au mers prost. Și este doar o citire: deschiderea nu trimite nimic canalului și nu schimbă nimic, deci o poți deschide de câte ori vrei.

În fișa canalului, cu Booking.com conectat, poate apărea o casetă informativă intitulată «Capacitate diferită pe portal». Enumeră unitățile de cazare pentru care portalul aplică o capacitate diferită de cea setată în Vezpa: unitatea acceptă, de exemplu, cel mult 2 adulți, deși în Vezpa găzduiește 3 oaspeți.

Nu este o eroare: este o informație, iar caseta este albastră intenționat. Vânzarea și sincronizarea merg mai departe ca înainte; caseta îți spune doar că cele două numere nu coincid, ca să nu afli asta dintr-o rezervare care nu încape.

Vezpa nu o poate corecta. Capacitatea de pe portal se corectează în extranetul Booking.com: Vezpa nu o poate modifica. Nu căuta setarea în Vezpa: schimbarea capacității unității aici nu atinge capacitatea de pe portal.

Dacă lipsește caseta, aceasta nu este o confirmare. Nu apare atunci când cele două capacități coincid, dar nici atunci când Vezpa nu reușește să le citească de pe portal — citire nereușită, canal care nu le expune, nicio unitate comparabilă. Faptul că nu o vezi nu înseamnă deci că «totul se potrivește»: dacă un număr contează, verifică-l în extranet.

Airbnb nu se conectează ca celelalte patru canale: nu cere un cod de unitate, ci o autorizare din contul tău Airbnb. În Integrări găsești un singur buton, Conectează Airbnb: te duce pe Airbnb, te autentifici, autorizezi și te întorci cu un cod de lipit. De acolo îți vezi anunțurile și le asociezi cu camerele tale. Un anunț care așteaptă aprobarea pe Airbnb este semnalat: stă pe loc și nu primește rezervări până când Airbnb nu îl aprobă. De aceea la Airbnb nu găsești acțiunile celorlalte canale: nu sunt necesare și nu ar funcționa. Același buton apare și în timpul înregistrării, dacă alegeți să importați camerele din Airbnb.

Cele patru canale clasice (Booking, Expedia, VRBO, Agoda) au o procedură în trei pași: cerere, asocierea camerelor, confirmare. Cele peste șaizeci de canale de mai jos se activează imediat și sunt împărțite în Active, Disponibile, Recomandate și Altele.

Nu toate portalurile se conectează automat. La unele channel managerul nu deschide nicio conexiune: în lista de canale le recunoști după nota «Fără conectare automată» și după butonul «Cere activarea» în locul lui «Activează». Scrie-ne menționând canalul: ne ocupăm noi și îți spunem ce e nevoie.

Alte canale se conectează singure, dar cer credențiale API — un nume de utilizator, o parolă sau o cheie. Le emite portalul, nu Vezpa: caută-le în zona lui de parteneri, de obicei la «Connectivity», «API» sau «Channel manager». Dacă nu le găsești, cere-le asistenței portalului.

Comparatoarele (Trivago, TripAdvisor, Google) nu sunt portaluri de vânzare: aduc vizitatori pe site-ul tău în loc să vândă camere. Se configurează din aceeași pagină, dar cer doar diferența de preț.

Channel managerul conectează portalurile principale — Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda și zeci de canale dinamice — dar nu toate portalurile comunică cu un channel manager. Unele, precum penziony.cz sau megaubytko.cz, acceptă doar o adresă iCal: un link care publică calendarul cazării, pe care portalul îl reciteste singur, la intervale regulate.

Găsești lista cazărilor tale în Configurare → Canale OTA → Calendare iCal.

Când sosește o rezervare nouă te anunțăm, la fel ca pentru portalurile conectate prin channel manager: o notificare per verificare, nu una per rezervare — dacă portalul publică cinci deodată, notificarea este una singură și spune câte sunt. Atingând-o se deschide fila «Calendar», care între timp s-a actualizat deja singură. Dacă însă rezervarea este una singură, notificarea o numește: datele sejurului, plus numele și numărul de oaspeți când portalul le publică în calendar. Prețul nu, și nu este o alegere a noastră: un calendar iCal nu transportă sume. Atingând notificarea unei singure rezervări se deschide direct acea rezervare.

Te anunțăm și când o rezervare dispare de pe portal și o anulăm. Dacă o rezervare nu mai este în calendarul portalului, o anulăm ca pe o anulare de pe Booking.com, chiar dacă cineva lucrase deja la ea sau sejurul a început deja, iar nopțile ei revin la vânzare: primești o notificare după aceeași regulă ca pentru cele noi — una per verificare, care numește rezervarea dacă este una singură și spune câte sunt dacă sunt mai multe — iar același mesaj rămâne în «Rezumat acțiuni». Atingând-o se deschide fila «Calendar», unde vezi nopțile din nou libere. Cazurile pe care nu le putem închide singuri nu trec pe aici: ajung în «De decis», cu o notificare proprie.

Prima citire a unui calendar abia conectat este mută, și este intenționat. Acea primă trecere nu aduce o rezervare: aduce tot istoricul portalului dintr-o dată, iar a te anunța pentru fiecare ar însemna o rafală de notificări în ziua în care îl conectezi. Notificările încep de la verificarea următoare, adică de când o rezervare este cu adevărat o noutate.

Publicarea unei cazări

Atinge «Publică» la cazarea pe care vrei să o partajezi: pagina generează două linkuri.

Copierea și folosirea linkului

Lângă fiecare link se află un buton de copiere. Lipește linkul de bază în câmpul «iCal URL» (sau «Importă calendar») al portalului; lipește linkul complet în calendarul tău personal, cu funcția «Adaugă prin URL». Portalul reciteste singur calendarul, la intervale regulate: nu mai trebuie să-l lipești din nou după aceea.

Regenerarea unei chei

Butonul de regenerare de lângă fiecare link creează o cheie nouă și dezactivează imediat pe cea anterioară: cine avea linkul vechi nu mai poate citi calendarul. Folosește-l dacă bănuiești că un link a ajuns la cineva care nu trebuia, sau dacă ai încetat să lucrezi cu un portal. Regenerarea linkului de bază nu afectează linkul complet, și invers.

Citește de la alte portaluri

Poți parcurge și drumul invers: să citești calendarul unui portal care nu trece prin channel manager. Pe aceeași pagină, sub fiecare cazare, găsești blocul «Citește de la alte portaluri».

Pe portal caută adresa propriului calendar iCal — de obicei sub o intrare precum «Export calendar», «iCal export» sau «Calendar URL» — și copiaz-o. În Vezpa atinge «Adaugă calendar» și completează «Numele portalului» și «Adresa calendarului (.ics)»: din acel moment îl citim noi pentru tine.

Dacă o rezervare dispare din calendarul portalului, o anulăm, iar dacă portalul îi mută datele, le mutăm și în Vezpa: la fel ca la Booking.com, chiar dacă ai lucrat deja la ea (oaspeți înregistrați, încasări, taxă, modificări manuale). Regimul de masă și prețurile pe care le-ai setat rămân pe nopțile care nu se schimbă. Dacă în schimb portalul returnează brusc un calendar gol, nu anulăm nimic și tot te alertăm: de obicei înseamnă că legătura a expirat sau a fost resetată de portal, nu că rezervările au dispărut cu adevărat.

O rezervare care ajunge pe date deja vândute nu suprascrie nimic: ajunge în rândul Excepții al calendarului, ca s-o vezi și să decizi cum rezolvi conflictul.

Dacă pentru aceste date introduseseși deja manual rezervările acestui portal, e normal să le găsești printre Excepții la prima actualizare de după conectare: e aceeași rezervare văzută de două ori — cea introdusă manual și cea tocmai citită din calendar — păstreaz-o doar pe una.

Poți dezactiva sau șterge un calendar conectat oricând: rezervările deja importate rămân unde sunt, nu sunt șterse.

Un calendar .ics știe să spună un singur lucru: ocupat din ziua cutare până în ziua cutare. Nu spune câte camere mai rămân libere, nu poartă prețurile, nu confirmă nimic și nici măcar nu are un mod de a spune «această rezervare a fost anulată»: pur și simplu rândul nu mai există. E o legătură mai lentă și mai oarbă decât un channel manager, iar a o alege înseamnă un schimb: ajungi la un portal care altfel ar rămâne pe dinafară și, în schimb, renunți la tot restul.

Nu e instantaneu, e temporizat. Citim fiecare calendar legat la fiecare jumătate de oră: până la treizeci de minute, o rezervare tocmai făcută pe portal încă nu există pentru noi, iar acele nopți apar libere. Cu un channel manager rezervarea ajunge în momentul în care este făcută.

Un calendar gol e ambiguu și rămâne ambiguu. Când portalul răspunde cu un calendar fără nicio ocupare, cele două explicații posibile — «au anulat tot» și «legătura s-a rupt» — produc exact același fișier, iar noi nu avem cum să le deosebim. De aceea nu anulăm nimic și te întrebăm pe tine, care poți deschide portalul.

Cu o singură unitate acesta nu e cazul rar, ci cel obișnuit. Dacă în calendar e o singură rezervare și portalul o scoate, acel calendar devine gol: e exact situația ambiguă de mai sus, iar decizia îți revine de fiecare dată. Cu mai multe unități legate se întâmplă mai rar, pentru că e de ajuns o altă rezervare ca să țină calendarul plin.

Anularea pe portal nu închide cazul. Dacă o rezervare a ajuns în «De decis», de pe portal fusese deja scoasă — tocmai de aceea te-am întrebat. Să o scoți din nou nu schimbă nimic: cazul se închide din Vezpa, cu unul dintre cele două butoane.

Datele închise, dacă portalul le publică. Unele portaluri exportă în calendar și datele pe care le-ai închis, nu doar rezervările — adesea e o bifă care trebuie activată în setările lor. Când sosesc, Vezpa le tratează ca închideri: acele nopți apar închise în calendar, nu devin rezervări. Dacă una dintre acele nopți era deja vândută, rămâne la oaspete și primești o avertizare. Dacă mai târziu portalul îți trimite o rezervare exact pe acele date, rezervarea are prioritate și noaptea se redeschide singură; o rezervare pe care o introduci tu de mână, în schimb, nu sare peste nimic: pe o noapte închisă de portal trebuie mai întâi să scoți închiderea din calendar, cu «Șterge blocarea».

Nimic din toate acestea nu e o scuză: e descrierea unui instrument cu o utilizare legitimă — portalurile la care un channel manager nu ajunge — și care trebuie folosit știind ce face și ce nu face. Dacă portalul care te interesează vorbește cu un channel manager, leagă-l de acolo: acea cale e mai rapidă și nu are niciuna dintre aceste ambiguități.

Citim calendarul fiecărui portal conectat la fiecare jumătate de oră și îl tratăm ca pe un canal de tipul Booking.com: dacă o rezervare dispare din acel calendar, o anulăm, iar dacă i se schimbă datele, le schimbăm, chiar dacă ai lucrat deja la ea sau oaspetele a sosit deja. Dar «dispărută» nu înseamnă întotdeauna «anulată»: un calendar poate sosi gol pentru că cheia a expirat sau pentru că portalul a avut o defecțiune, iar a anula în acel moment ar fi un dezastru. Cazurile pe care nu le putem închide singuri ajung într-o listă care te așteaptă: «De decis».

O găsești în partea de sus din Configurare → Canale OTA → Calendare iCal și apare doar când chiar este ceva în așteptare. Ajungi acolo și atingând notificarea care îți cere să verifici niște rezervări.

Ce se întâmplă dacă nu faci nimic

• Calendarul portalului a sosit complet gol. Nu vom anula nimic până când acel calendar nu răspunde din nou, oricâte actualizări ar trece: datele rămân ocupate.
• Portalul răspunde încă, dar mai mult de jumătate dintre rezervările cunoscute au dispărut dintr-o dată. De data aceasta nu anulăm nimic; dacă lipsește și la citirea următoare, va fi anulată.

Rândurile mai vechi pot purta un motiv generic — semnalate înainte să începem să înregistrăm de ce. Acolo nu promitem nimic: uită-te pe portal. Iar dacă sub nume citești «Fără unitate atribuită», acea rezervare nu a aterizat în nicio unitate și trăiește în rândul Excepții al calendarului.

Cele două gesturi

• «Păstreaz-o» — nu schimbă nimic. Rezervarea rămâne exact așa cum este, iar cazul iese din listă; dacă portalul mai schimbă ceva la acea rezervare, cazul revine.
• «Acceptă anularea» — rezervarea este anulată așa cum face un canal: rândul rămâne în istoric marcat ca anulat, totalurile ajung la zero, iar nopțile redevin libere.

«Păstrate de mine»: decizia se poate desface

Când apeși «Păstreaz-o» rezervarea nu dispare: trece în a doua vedere a listei, «Păstrate de mine», pe care o deschizi cu comutatorul din capul secțiunii. Acolo rămâne până se încheie sejurul și poartă un singur buton: «De fapt, anuleaz-o», care face exact ce ar fi făcut «Acceptă anularea». E singurul mod pe care îl ai de a anula o rezervare venită de la un portal: anularea obișnuită din fișa rezervării o refuză, iar scoaterea ei din nou de pe portal nu ajută — de acolo fusese deja scoasă, și tocmai de aceea te-am întrebat.

Cine poate decide

Cele două butoane sunt rezervate directorului de hotel și asistentului, aceiași care primesc notificarea. Celelalte roluri care ajung pe pagină văd lista și motivele, dar în locul butoanelor citesc a cui este decizia. Observatorul nu ajunge pe această pagină.

Când conectezi primul canal — Booking.com, Expedia, Agoda, VRBO sau unul dintre celelalte canale, ori Airbnb — înainte de conectare se deschide ecranul «Perioadă de vânzare». Te întreabă de când vrei să vinzi și apoi închide nopțile care nu trebuie vândute. La canalele următoare, după ce a fost aleasă o perioadă de vânzare, același ecran revine ca memento: îți spune în ce perioadă vinzi deja, iar tu îl confirmi sau atingi «Modifică». «Modifică» pornește de la perioada în vigoare și nu redeschide nopțile deja blocate: dacă unele dintre ele au un preț, ecranul îți spune, iar tu le redeschizi din «Calendar». Alegerea este valabilă pentru întreaga proprietate, nu pentru un singur canal. Modificarea diferenței procentuale a unui canal deja activ nu îl afișează.

• «Vinde de la»: Vezpa propune prima zi cu preț de mâine încolo, iar tu o poți schimba. Nopțile dinaintea acestei date sunt închise, chiar dacă au preț.
• În interiorul perioadei, nopțile fără preț sunt închise: o noapte se vinde doar dacă are preț.
• Calendar cu an fix: te întreabă și «Vinde până la». Limita de publicare devine atunci 10 ianuarie al anului următor (niciodată mai departe de aproximativ doi ani de azi, niciodată mai scurtă decât cea actuală). Zilele dintre data ta de sfârșit și această limită rămân închise; când le redeschizi din «Calendar», sunt publicate imediat.
• Calendar continuu: sfârșitul nu se cere. Limita se prelungește singură în fiecare noapte.

Înainte să confirmi cu «Închide și continuă», vezi o previzualizare pentru fiecare cameră: câte nopți vor fi închise și de ce. Nopțile rezervate și cele în mentenanță nu sunt atinse niciodată.

Dacă în perioadă există nopți fără preț, foaia îți spune cu portocaliu: pe portal vor rămâne închise. Cu „Mergi la Tarife” amâni conectarea și setezi întâi prețurile; dacă nicio cameră nu are preț, Vezpa nu conectează canalul.

Nimic nu este definitiv. Nopțile închise sunt blocaje identice cu cele pe care le faci manual, iar le redeschizi din «Calendar» cu «Restabilește disponibilitatea».

La asociere alegi, pentru fiecare cameră și fiecare masă, tariful care îi corespunde pe portal. Când apeși Aplică, trimitem asocierile către portal împreună cu prețul de pornire și, din acel moment, canalul poate vinde.

O cameră lăsată fără asociere nu este o eroare: pur și simplu nu este pusă la vânzare pe acel canal. La final, ecranul de rezumat enumeră unitățile rămase pe dinafară, ca să știi ce lipsește. Poți finaliza asocierile oricând, redeschizându-le din pagina canalelor.

Dacă un rând nu trece, îl găsești marcat cu roșu sub masa de care aparține, cu motivul: corectează-l pe acela și încearcă din nou. Ce trecuse deja rămâne așa cum e.

Fiecare cameră vândută pe un portal are un identificator cu care portalul o numește când trimite o rezervare. Dacă acel identificator nu este scris pe camera potrivită, rezervările pot ajunge în cazarea greșită: li se întâmplă mai ales celor care au creat camerele înainte de a conecta canalul, pentru că acel cod al portalului nu îi spune nimic lui Vezpa. Ecranul «Conectează camerele» pune lucrurile la locul lor: îl deschizi cu butonul cu același nume din Configurare → Canale OTA, în secțiunea canalului (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda). Funcția este rezervată directorului de hotel.

Sistemul propune, tu confirmi

Acolo unde rezervările deja primite oferă destule dovezi, în «Propuneri de confirmat» găsești o asociere propusă. Pentru fiecare propunere vezi cât de sigură este (potrivire puternică, medie sau slabă), motivele — preț, capacitate, nume — și alternativele evaluate și respinse, fiecare cu motivul ei. Nimic nu vine preselectat: niciun cod nu este scris până când nu confirmi tu cu «Salvează conexiunile (n)».

Poți oricând să o faci manual

Chiar și fără propuneri — nicio rezervare sau semnale prea slabe («De conectat manual») — ai în față cele două liste de împerecheat: camerele portalului cu dovezile lor (rezervări văzute, date, oaspeți, preț mediu pe noapte) și, în «Camerele tale», camerele tale cu capacitate, preț de bază și cod prezent sau absent.

Modificarea sau deconectarea unei conexiuni

În «Deja conectate (n)» găsești conexiunile existente: «Alege altă cameră» mută conexiunea pe altă cameră, «Deconectează» o elimină și eliberează camera portalului, care poate fi astfel conectată la altă tipologie. Înainte de a confirma vezi întotdeauna de pe ce cameră va fi scos codul. Bifa «Suprascrie codurile deja prezente» servește la înlocuirea unui cod existent: fără ea, camerele care poartă deja alt cod nu sunt atinse. Camerele marcate ca «deja recunoscută automat» (împerecheate după nume sau tipologie) nu au buton de schimbare: acolo un cod nu ar decide nimic.

Se judecă pe tipologie, nu pe cazare individuală

Portalul nu vinde «camera 3»: vinde «o dublă». Conexiunea este deci valabilă pentru toate cazările tipologiei, și de aceea o rezervare găsește o cazare liberă chiar dacă prima este ocupată. Excepția o fac structurile în care fiecare unitate se vinde separat: acolo conexiunea privește unitatea individuală.

Vederea de control

În partea de jos a ecranului, pentru fiecare cameră a portalului vezi în ce cameră Vezpa ajung rezervările ei; iar în lista camerelor tale vezi care sunt încă neacoperite, adică fără cod de portal.

Dacă unitatea dvs. este deja pe un portal, nu e nimic de retastat: întrebăm canalul ce știe despre dvs. Din Configurare → Canale OTA atingeți «Creați-vă proprietatea dintr-un portal».

Cum funcționează, pas cu pas

1. Introduceți doar numărul în câmpul «Numărul proprietății pe portal». Pe Booking.com îl găsiți în extranet, lângă numele proprietății, sus (ID proprietate / Hotel ID). Nimic altceva: nici parolă, nici lista camerelor.
2. Înregistrăm unitatea la channel manager și cerem conectarea. Este cererea pe care apoi o autorizați din extranetul dvs.
3. Atingeți «Citește din canal». Citim camerele, capacitățile, mesele și fotografiile.
4. Vedeți previzualizarea: «Iată ce ar fi creat», cu Camere, Mese, Fotografii, Asocierea camerelor și Diferențe de verificat.
5. Confirmați cu «Creează tot». Abia acum se creează ceva — iar fiecare valoare rămâne modificabilă după aceea.

Conectarea pornește doar când o autorizați dumneavoastră

După cerere, înregistrarea la channel manager continuă singură, dar portalul nu ne trimite nimic până când nu autorizați conectarea din extranetul lui: pe Booking.com selectați OTASwitch ca Channel manager; pe Airbnb acceptați cererea de conectare. Până o faceți, e normal să nu sosească nicio cazare. Iar alegerea nu vă leagă: între timp puteți crea cazări manual — când anunțurile sosesc, decideți dumneavoastră dacă le creați ca noi sau le asociați cu ale dumneavoastră.

Camerele se nasc ca ciorne de revizuit

Camerele create nu intră imediat la vânzare: se nasc excluse de pe portaluri, ca să completați prețurile și detaliile în liniște. Când sunt gata, scoateți excluderea și intră la vânzare. Camerele deja prezente în Vezpa nu sunt atinse și nici duplicate.

«Anunțuri fără corespondență»: le creați ca noi sau le asociați cu ale dvs.?

Dacă portalul are anunțuri care nu corespund niciunei cazări de-ale dvs. și aveți cazări încă neasociate cu acel canal, previzualizarea se oprește și vă întreabă înainte de a crea orice: creați anunțurile ca noi cazări sau le asociați cu cazările pe care le aveți deja. Dacă le creați ca noi, ați putea ajunge cu două cazări pentru același apartament; dacă le asociați, portalul se leagă de cazările pe care le aveți deja. Numele nu trebuie să coincidă: portalul este interesat de asociere, nu de cum vă numiți cazările.

Două așteptări diferite, și niciuna nu este o eroare

• Autorizarea conectării: de obicei sunt suficiente 5–10 minute; unele canale pot dura ore sau zile. Nu este un timp fix sau garantat, iar cel care aprobă este portalul, nu Vezpa. Nu trebuie să rămâneți pe ecran: cererea rămâne în curs și puteți reveni oricând.
• Asocierea camerelor după trimiterea prețurilor: când planurile tarifare tocmai s-au creat, canalul are de obicei nevoie de 1–2 minute ca să le lege de camere. Dacă citiți «Încercați din nou peste câteva minute», este exact o așteptare: ce s-a creat deja nu se dublează.

Dacă lipsesc date ale unității

Pentru a înregistra unitatea, channel managerul cere câteva date: nume, adresă, email, telefon și poziția pe hartă. Dacă lipsește una, înregistrarea nu pornește — iar aplicația vi le enumeră una câte una, cu butonul «Vezi datele lipsă». Vă duce la Detalii proprietate, unde le completați pe toate dintr-o singură trecere; imediat ce nu mai lipsește nimic, cererea repornește singură și vă regăsiți unde erați.

«Această unitate este deja legată de altă conexiune a channel managerului»

Numărul introdus este corect. Unitatea de pe portal este încă agățată de o conexiune anterioară a channel managerului: altă unitate sau un cont vechi. Acea conexiune trebuie desfăcută mai întâi; cât timp rămâne activă, fiecare nouă încercare va da același rezultat. A reîncerca fără a o desface nu schimbă nimic.

Capacitatea camerei la channel manager

La channel manager camera este una singură, comună tuturor portalurilor conectate. Capacitatea ei este maximul dintre locurile pe care le vând diferitele portaluri: poate deci să o depășească pe cea a unui singur portal, și e în regulă așa — fiecare portal continuă să vândă pentru locurile pe care le cunoaște. Dacă numărul nu se potrivește cu niciunul dintre portalurile conectate, merită o privire manuală.

Prețurile de pe canalul OTA nu se actualizează

• Verifică dacă ai finalizat Channel Mapping (camere ȘI rate plan)
• Verifică dacă acest canal apare ca „Activ” în aplicația Vezpa (Configurare → Canale OTA)
• Așteaptă cel puțin 5-10 minute după o modificare tarifară — propagarea nu este instantanee pe toate canalele
• Pe portalul OTA, verifică dacă ai selectat channel manager-ul corect (OTASwitch)

Rezervările OTA nu ajung în calendar

• Verifică dacă acest canal este activ și mapat
• Verifică dacă notificările push sunt activate pe telefon
• Încearcă o reîmprospătare manuală a calendarului (trage în jos)
• Dacă rezervarea a ajuns pe rândul „Excepții”, înseamnă că nu exista disponibilitate în camera atribuită — contactează asistența pentru rezolvare

Overbooking (rezervare dublă pe aceeași cameră)

• Cauza cea mai frecventă: mapping greșit — o cameră Vezpa a fost asociată cu camera greșită de pe canalul OTA
• Altă cauză: channel manager-ul nu fusese selectat pe portalul OTA, deci canalul nu primea actualizările de disponibilitate
• Soluție: corectează mapping-ul, verifică selecția CM pe portal și contactează asistența dacă problema persistă

Channel Mapping nu afișează camerele canalului OTA

• Pentru Booking.com, Expedia și Agoda: verifică dacă ai introdus credențialele corecte ale portalului
• Verifică dacă camerele sunt active și publicate pe portalul OTA (nu în ciornă)
• Verifică dacă channel manager-ul a fost selectat pe portalul OTA (fără acest pas sistemul nu reușește să citească camerele)

Canalul apare ca „În așteptarea activării”

• Dacă canalul nici măcar nu ajunge în acest stadiu, verifică mai întâi rezultatul înregistrării: aplicația îiți spune dacă problema este a noastră sau dacă există ceva de corectat
• Înseamnă că solicitarea a fost trimisă, dar lipsește aprobarea pe portalul OTA
• Autentifică-te pe portalul canalului și finalizează procedura de aprobare (vezi instrucțiunile specifice pentru fiecare canal, mai sus)
• Unele canale (VRBO) pot avea nevoie de până la 5 zile lucrătoare pentru a finaliza activarea
• În aplicație, cât timp aștepți, găsești secțiunea «Cum se autorizează» cu pașii rapizi pentru canal și poți alege să continui manual: conectezi OTA mai târziu, când autorizarea va fi finalizată

Rezervările unui portal ajung în cazarea greșită

• Se întâmplă aproape întotdeauna când camerele au fost create înainte de conectarea canalului: codul portalului nu este scris pe camera potrivită
• Deschide «Conectează camerele» din secțiunea canalului și confirmă sau corectează asocierile
• Rezervările deja primite nu se mută: conexiunea le corectează pe următoarele