Ghid Mesagerie OTA

Primește și răspunde la mesajele oaspeților de pe Booking.com, Airbnb, Expedia și VRBO direct din Vezpa, într-o singură căsuță

1. Ce este Mesageria OTA O singură căsuță pentru mesajele oaspeților

Mesageria OTA îți permite să primești și să răspunzi la mesajele oaspeților de pe Booking.com, Airbnb, Expedia și VRBO direct din Vezpa, fără a fi nevoie să intri în extranet sau în aplicația portalului. Toate mesajele converg într-o căsuță unică în interiorul aplicației Vezpa.

De ce este util

  • Totul într-un singur loc: gestionezi conversațiile alături de restul activităților unității.
  • Răspunsuri rapide: citești și răspunzi fără a trece printr-o altă aplicație.
  • Istoric complet: ai mereu la îndemână istoricul conversației cu oaspetele.
Canalele sunt patru: Booking.com, Airbnb, Expedia și VRBO. Sunt singurele canale pentru care channel managerul transmite mesajele: o rezervare venită de pe alt portal, sau luată de tine la telefon, nu are o conversație aici, și nu este un defect.

2. Unde o găsești Secțiunea Mesaje și detaliul rezervării

Poți accesa conversațiile în două moduri:

Din secțiunea Mesaje

Din tabloul de bord al aplicației Vezpa deschide secțiunea Mesaje: găsești lista conversațiilor.

  • Ordinea: sus este conversația cu cel mai recent mesaj. Data acelui ultim mesaj este scrisă pe fiecare rând: ea decide poziția, nu perioada sejurului.
  • Ce nu vezi: conversațiile sejururilor deja încheiate (plecare înainte de azi) rămân în afara listei. Butonul Afișează și sejururile încheiate din bară le aduce înapoi.
  • O conversație cu mesaje necitite nu se ascunde niciodată, nici după încheierea sejurului: dacă oaspetele scrie după plecare, pentru o factură sau pentru un obiect uitat, o găsești aici, iar contorul de necitite o numără.
  • Dacă rezervarea a fost anulată, conversația rămâne, iar rândul o spune cu eticheta Anulată. Un mesaj care nu a plecat rămâne vizibil, semnalat ca Trimitere eșuată.

Din detaliul rezervării

Deschizând o rezervare de pe Booking.com, Airbnb, Expedia sau VRBO, găsești butonul Mesaje: te duce direct la conversația cu acel oaspete, deja în contextul rezervării sale.

Butonul Mesaje din detaliul rezervării este cel mai rapid mod de a răspunde unui oaspete anume în timp ce îi gestionezi rezervarea.
Aceeași conversație apare și în detaliul rezervării, la Conversație, împreună cu tot ce i-ai trimis oaspetelui din Vezpa (e-mail, WhatsApp, automatizări): vezi Ghidul Detaliu Rezervare.

3. Cum funcționează Primire, notificare și răspuns

Un mesaj nou sosește de pe portal imediat ce oaspetele îl scrie, iar Vezpa îți trimite o notificare. Lista deja deschisă pe ecran însă nu se redesenează singură: reîncarc-o cu «Actualizează» din bară sau trăgând lista în jos.

  1. Primești notificarea unui mesaj nou
  2. Deschizi conversația din secțiunea Mesaje sau din detaliul rezervării
  3. Citești istoricul complet al schimbului cu oaspetele
  4. Răspunzi: mesajul este trimis oaspetelui prin canalul portalului de pe care vine rezervarea

Un mesaj cu un atașament arată chiar fișierul: o fotografie apare în balon și se deschide pe tot ecranul cu o atingere, unde «Distribuie» o trimite mai departe celui care are nevoie; un PDF este un rând pe care îl atingi pentru a-l deschide. Fișierele sosesc la câteva secunde după mesaj. Dacă unul nu poate fi obținut — un format altul decât fotografiile și PDF-ul, sau un fișier pe care portalul nu-l mai furnizează — balonul spune acest lucru: deschide-l pe portal.

Istoricul te ajută să reiei firul conversației chiar și după zile, fără a fi nevoie să reconstruiești contextul.

4. Automatizări în canalul OTA Mesajele automate în chatul portalului

Pentru rezervările de pe portalurile cu chat (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO), mesajele automate configurate cu Automatizări pot fi livrate în conversație. Un text fără date de contact merge de preferință în chat; un text cu un link sau o dată de contact încearcă mai întâi e-mailul real al oaspetelui. Fără e-mail real, merge în chat: acolo Vezpa elimină e-mailurile, numerele de telefon și linkurile către alte site-uri, dar păstrează propriile linkuri (vezpa.it și domeniul tău propriu activ) — întotdeauna pe Airbnb și pe Booking.com.

Booking.com înlocuiește linkurile neaprobate cu [Link was removed]: fă o singură dată pasul în extranet: Proprietate → Preferințe mesaje → Setări de securitate → „Adaugă un link” → vezpa.it (și domeniul tău, dacă folosești unul — de acolo pornește linkul de check-in). Dacă chatul ar elimina linkul (Expedia, VRBO), automatizarea nu pleacă mutilată: este omisă, iar motivul se notează în jurnalul trimiterilor.
Vrei să afli mai multe despre automatizări? Consultă Ghidul Automatizări E-mail pentru a descoperi triggere, texte multilingve și merge-field.

5. Note importante Ce trebuie să ții minte

  • Mesageria acoperă Booking.com, Airbnb, Expedia și VRBO: o rezervare de pe alt canal nu are chat.
  • Conturile demo nu pot trimite sau primi mesaje reale: funcția este blocată pentru unitățile de test.
  • Un mesaj nou sosește imediat ce oaspetele îl scrie, cu o notificare; lista deja deschisă nu se redesenează singură: folosește «Actualizează» sau trage lista în jos.

Ai nevoie de ajutor?

Dacă ai îndoieli legate de mesageria OTA, deschide un tichet de asistență direct din aplicația Vezpa — echipa noastră îți răspunde în cel mai scurt timp posibil.