Ghid Rezervări

Secțiunea Rezervări reunește trei instrumente, accesibile prin filele din partea de sus:

• Camere — starea curățeniei și ocuparea camerelor pentru ziua selectată
• Rezervări (implicit) — lista tuturor rezervărilor cu filtre și căutare
• Oaspeți — căutare în istoricul oaspeților proprietății

Afișează starea fiecărei camere pentru o dată specifică. În partea de sus găsiți un selector de dată (implicit astăzi).

Pentru fiecare cameră vedeți:

• Numele sau numărul camerei
• Starea ocupării: liberă, ocupată, sosire, plecare
• Starea curentă a curățeniei
• Numele oaspetelui (dacă este ocupată)

Atingeți o cameră pentru a vedea detalii și a schimba starea.

Avizierele de departament

Fiecare cameră poartă și o pictogramă care îi arată situația dintr-o privire, fără să citești: mătura când e de făcut curățenie — are întâietate față de orice altceva, pentru că e singurul lucru la care trebuie intervenit — bifa verde când camera e liberă și curată, patul când e ocupată și săgețile pentru sosire, plecare și schimb în aceeași zi, semnul de interdicție când e închisă la vânzare și uneltele când e oprită pentru o lucrare.

Fiecare cameră are două casete de text: una o scrie menajera, cealaltă recepția. Un bec de schimbat sau un pat suplimentar de pregătit nu au răspuns — trebuie doar să rămână la vedere până se ocupă cineva. Sub fiecare notiță apar mereu data și ora la care a fost scrisă.

Regulile sunt simple:

• Notița ta o scrii, o modifici și o ștergi când vrei.
• Făcut poate pune oricine vede notița, inclusiv cine a scris-o: dacă semnalezi ceva și apoi rezolvi personal, închizi cercul fără să ștergi rândul și rămâne urma a ceea ce s-a făcut.

«Nu deranjați» și ora sosirii

Când oaspetele cere să nu fie deranjat, deschideți fișa camerei și atingeți „Nu deranjați" pentru azi. Pe fișa camerei apare o insignă închisă la culoare «Nu deranjați», vizibilă și la derularea listei, iar guvernanta o vede pe propria fișă: camera rămâne în afara turei de curățenie. Dacă oaspetele se răzgândește, în aceeași foaie opțiunea devine Elimină „Nu deranjați".

Este valabil doar pentru azi: mâine camera revine singură în tură, fără ca cineva să trebuiască să-l scoată. În ziua sosirii, rândul oaspetelui arată și ora sosirii declarată, lângă pictograma ceasului.

Fiecare cazare are una dintre cele patru stări de curățenie. Rândul de sub numele camerei o arată, urmat de numele persoanei căreia i s-a atribuit azi curățenia, dacă există:

În fișa camerei, un rând de patru butoane alege starea dintr-o atingere. Dedesubt se află «Atribuie lui…», cu care alegeți cine face curățenie azi dintre utilizatorii cu rolul Menajera: atribuirea este valabilă doar azi — mâine camera trebuie atribuită din nou — iar «Niciunul» o elimină. Dacă niciun utilizator nu are acest rol, foaia vă spune și vă arată unde să adăugați unul.

Lista afișează toate rezervările proprietății. Fiecare card prezintă:

• Numele oaspetelui
• Datele de check-in și check-out
• Cameră alocată
• Canalul OTA cu culoare distinctivă
• Starea rezervării

Atingeți un card pentru a deschide detaliul complet al rezervării.

Lista de rezervări oferă mai multe filtre care pot fi combinate:

Sejur în perioadă

În foaia «Filtre», înainte de «Data sosirii», se află secțiunea «Sejur în perioadă». Cele două butoane «De la» și «Până la» deschid același calendar, în care alegeți începutul și sfârșitul împreună. Filtrul păstrează oaspeții care dorm aici cel puțin o noapte între cele două date, chiar dacă sosesc mai devreme sau pleacă mai târziu: răspunde la întrebarea «cine este în casă în săptămâna aceea?».

Nu este același lucru cu «Data sosirii» și «Data plecării», care păstrează doar sosirile sau plecările din interval. După «Aplică», filtrul apare printre etichetele din partea de jos a listei ca «Sejur în perioadă», cu datele sale, și se scoate cu crucea sa ca celelalte.

Tip și regim

În foaia «Filtre», chiar înainte de «Sejur în perioadă», sunt două secțiuni cu butoane de atins: «Tip» și «Regim». Puteți activa unul sau mai multe: cu mai multe tipuri, lista păstrează rezervările cu oricare dintre cele alese, iar la fel e și pentru regimuri. Butoanele arată doar tipurile de unități ale proprietății dumneavoastră și regimurile vândute efectiv; o secțiune care ar avea o singură opțiune nu apare.

Tipul se uită la unitățile rezervării: o rezervare cu două unități de tipuri diferite apare pentru oricare dintre ele. După «Aplică», filtrul apare printre casetele din partea de jos a ecranului ca «Tip» sau «Regim» urmat de valoare și se scoate cu propriul x, ca și celelalte. Se aplică și la «Exportă lista»: fișierul conține doar rezervările filtrate.

Exportul și tipărirea listei

«Exportă lista», în bara de sus (sau în meniul cu trei puncte când bara nu are loc), deschide o foaie cu patru opțiuni: CSV, Excel, PDF și «Tipărește». Se exportă exact rezervările pe care le vedeți, cu filtrele active — inclusiv căutarea — și toate rândurile rezultatului, nu doar pagina afișată.

Sumele sunt în moneda unității de cazare, cu codul în antetul coloanei. Fișierul este pregătit de server și se deschide în meniul de partajare al dispozitivului: de acolo îl salvați sau îl trimiteți. Peste 10.000 de rezervări exportul nu pornește și vă cere să restrângeți filtrele, de exemplu la o perioadă mai scurtă.

Selectarea mai multor rezervări

O apăsare lungă pe o rezervare sau butonul «Selectează» din bara de sus (sau din meniul cu trei puncte) pornește selecția multiplă. Fiecare card arată o casetă, iar atingerea o bifează în loc să deschidă rezervarea; selecția rămâne și când schimbați pagina. Jos apare o bară care numără rezervările alese — de exemplu «5 selectate» — cu trei butoane:

Etichetele aparțin unei proprietăți: dacă aveți mai multe, alegeți mai întâi una în selectorul de deasupra listei; altfel foaia arată doar mesajul «Etichetele aparțin unei singure unități. Alege o unitate anume pentru a filtra după etichetă.». Nu există, intenționat, anulări sau check-in-uri în bloc: acestea se fac rezervare cu rezervare, din fișa ei.

Atingând o rezervare se deschide detaliul complet cu: datele oaspetelui, date, cameră, regim de masă, totaluri și plăți, canal OTA, stare.

Acțiuni pentru rezervări directe

• Schimbare date, schimbare cameră, schimbare regim de masă
• Anulare
• Gestionare taxe suplimentare și plăți
• Check-in / Check-out

Acțiuni pentru rezervări OTA

• Schimbare date (doar extindere — adăugare nopți)
• Vizualizare detalii
• No-show, check-out anticipat

Rezervările din portaluri nu se anulează de aici

O rezervare sosită dintr-un portal poate fi deschisă, citită și prelungită (adăugând nopți), dar nu poate fi anulată și nici scurtată din aplicație: anularea se face pe portal și se sincronizează automat. Rezervările directe — Telefon, Agentie, Walk-IN, E-mail, Direct / site web, Client fidel, Booking Engine — se anulează normal.

Fila Oaspeți vă permite să căutați în istoricul tuturor oaspeților care au stat la proprietate.

Cu câmpul de căutare gol, lista afișează oaspeții recenți. Pentru a găsi pe altcineva, căutați după nume de familie sau telefon și confirmați. Atingeți un oaspete pentru a-i deschide fișa completă.

Sub nume, o insignă verde numără sejururile făcute aici: «1 sejur» pentru cine a venit o dată, iar de la două în sus «Oaspete fidel · 3 sejururi». Vezpa îl calculează singur din istoric: nu este nimic de setat sau de bifat manual.

Lângă insignă apar și steaua «VIP», pentru oaspeții marcați ca VIP, și etichetele lor colorate.

Filtrarea oaspeților

Sub câmpul de căutare există un rând de filtre:

• «VIP» — doar oaspeții marcați ca VIP.
• «Oaspete fidel» — doar cei cu cel puțin două sejururi.
• «Etichetă» — un meniu cu etichetele oaspeților; «Toate» elimină filtrul. Apare când există cel puțin o etichetă.
• «Naționalitate» — scrieți țara; «Toate» elimină filtrul.

Filtrele lucrează pe oaspeții recenți (până la câteva sute), nu pe întreaga arhivă: un oaspete de demult îl găsiți căutând după nume de familie sau telefon.

Cum marcați un oaspete ca VIP și cum îi adăugați etichete explică Ghid Istoric Clienți.

Atingând un oaspete se deschide istoricul complet al sejururilor sale: listă cronologică cu date, cameră, canal și total pentru fiecare sejur.

Util pentru:

• Recunoașterea oaspeților fideli
• Verificarea preferințelor (cameră preferată, regim de masă)
• Revizuirea istoricului de plăți

Din fila Rezervări, atingeți butonul + (FAB în dreapta jos) pentru a crea o rezervare nouă.

1. Selectați datele
   Alegeți check-in și check-out din selectorul de date.
2. Verificați disponibilitatea
   Sistemul verifică automat camerele disponibile.
3. Completați datele oaspetelui
   Autocompletarea caută în istoricul oaspeților: dacă oaspetele a mai stat, datele sunt precompletate. În formular găsiți și «Canal» (Telefon, Agentie, Walk-IN, E-mail, Direct / site web sau Client fidel), precum și «Limba oaspetelui». «Limba oaspetelui» stabilește în ce limbă pleacă e-mailurile și mesajele și le oferă pe toate: întâi limba unității tale, apoi celelalte în ordine alfabetică: lăsată pe «Automat», Vezpa folosește limba în care oaspetele a rezervat pe portal, apoi limba țării sale, apoi limba unității. Dacă un e-mail nu există în acea limbă, pleacă în engleză.
4. Selectați cameră și regimul de masă
   Alegeți cameră și tipul de regim de masă. Dacă la acele date camera are sosirea sau plecarea închise («Zile de sosire și plecare» din Tarife), apare eticheta portocalie «Sosire închisă» sau «Plecare închisă»: se poate rezerva totuși, este un avertisment, nu o blocare.
5. Confirmați
   Rezervarea este creată și calendarul se actualizează.

Dacă rezervarea se naște fără cazare

Se poate întâmpla ca o rezervare tocmai creată să rămână fără o unitate de cazare fizică ce poate fi alocată: atunci o găsești pe rândul Excepții din calendar. Nu trebuie să observi singur — pleacă imediat o avertizare către Director de hotel, Asistent și Utilizator (recepția), prin e-mail în limba fiecăruia, cu link direct către rezervare, și ca notificare push. La fel se întâmplă când rezervarea rămâne descoperită din cauza unei modificări venite de pe canalul OTA sau a unei camere adăugate. Detaliile sunt în ghidul Calendarului.

Pe lângă rezervarea imediată, puteți crea o ofertă comercială — o ofertă cu un termen limită până la care clientul trebuie să confirme și să plătească.

Cum funcționează

1. Creați rezervarea ca de obicei
   Selectați datele, camera, regimul de masă și completați datele clientului.
2. Atingeți „Creare Ofertă”
   În loc de „Confirmă Rezervarea”, atingeți butonul Creare Ofertă de sub butonul de confirmare.
3. Alegeți data limită
   Se deschide un selector unde indicați până când trebuie să confirme clientul. Implicit, sistemul propune ziua dinaintea check-in-ului.
4. Confirmați
   Rezervarea este creată cu termenul limită stabilit. Camera rămâne blocată până la expirare.

Ce se întâmplă la termenul limită

• În ziua termenului limită clientul primește un email de reamintire cu linkul de plată.
• După termenul limită rezervarea este anulată automat: totalurile sunt resetate la zero, camera este eliberată, iar clientul este notificat prin email.

Dacă prețul se schimbă ulterior (date, masă, o unitate eliminată, taxă recalculată), suma cerută până la termen se actualizează singură cu aceeași diferență. Cu avans, se păstrează același procent din sejur.

În ziua dinaintea fiecărui termen limită, la ora 11, ora locală a unității, directorul de hotel și asistentul primesc o notificare cu numele oaspetelui, suma și motivul; atingând-o se deschide rezervarea. Când plata a sosit sau rezervarea este confirmată oricum, atinge rândul termenului și alege «Elimină termenul limită»: rezervarea rămâne, iar termenul nu mai este amintit. Plata nu se înregistrează de acolo: o încasare se înregistrează ca depozit.

Pagina de rezumat pentru client

Clientul primește un link către pagina de confirmare unde poate vizualiza rezumatul rezervării cu termenul limită al ofertei afișat clar pe butonul de plată (ex. „Efectuați plata până luni 15-06-2026”). Fluxul este identic cu cel al Booking Engine.

Când oaspetele este în „Oaspeți blocați”

Dacă emailul sau telefonul scris se află în lista „Oaspeți blocați” a proprietății, la confirmare sau la propunere apare avertismentul „Oaspete blocat”, cu emailul sau telefonul găsit și motivul. Îl poți închide și renunța sau poți continua: „Continuă oricum” și apoi, într-o a doua fereastră, „Da, confirmă rezervarea”. Rezervarea se creează doar după a doua confirmare.

Din istoricul oaspeților puteți crea o rezervare nouă cu datele oaspetelui deja precompletate, fără a fi nevoie să le reintroduceți manual.

Cum procedați

1. Căutați clientul
   Mergeți la fila Oaspeți și căutați oaspetele după nume sau telefon.
2. Deschideți detaliul
   Atingeți numele clientului pentru a vedea profilul complet.
3. Atingeți „Rezervare nouă cu acest oaspete”
   Sistemul verifică automat completitudinea datelor de înregistrare în funcție de țara proprietății dumneavoastră.
4. Selectați datele și confirmați
   Alegeți check-in, check-out și camera ca de obicei. Numele, prenumele, documentul, contactele și toate datele personale sunt deja precompletate.

Validarea datelor

Înainte de a continua, sistemul verifică dacă sunt completate câmpurile obligatorii pentru țara dumneavoastră. Cerințele variază în funcție de reglementările locale.

Dacă lipsesc date, apare o alertă cu lista câmpurilor lipsă. Puteți continua totuși rezervarea — datele pot fi completate ulterior în timpul înregistrării oaspetelui.

Numărul de rezervări și totalul se calculează pe întregul rezultat filtrat, nu pe pagina la care te uiți. Cu mai multe pagini totalul va fi așadar mai mare decât suma cardurilor vizibile: este corect. Dacă schimbi un filtru, se schimbă amândouă.

Rezervările și unitățile de cazare pot fi consultate de mai multe roluri, dar se modifică doar cu un rol operativ.

Cu rolul Revenue Manager secțiunea este doar în citire: butonul „Rezervare nouă” nu apare, iar fișa unității nu afișează acțiunile de modificare. Este o alegere intenționată — rolul servește la citirea cererii și la gestionarea prețurilor, nu la mișcarea planningului.

În listă, fiecare rezervare poartă o etichetă cu camera. Dacă unitatea de cazare nu este alocată, eticheta devine un avertisment: pictogramă de atenție și textul «Cameră nealocată» cu roșu, în locul numărului. Pictograma și textul spun același lucru ca și culoarea, deci se recunoaște și fără a distinge roșul.

Ajută să identificați rezervarea de rezolvat fără a o deschide. Pentru a o rezolva, deschideți rezervarea și folosiți butonul «Alocă camera».