Ghid Istoric Clienți

Istoricul clienților este arhiva centrală a tuturor oaspeților care au fost cazați în unitatea ta. De fiecare dată când un oaspete finalizează un check-in, datele sale sunt salvate automat în istoric, astfel încât să le ai mereu la îndemână pentru sejururile viitoare.

Unde găsești istoricul

Din bara de navigare a aplicației, atinge Rezervări și selectează fila Clienți. Se va deschide ecranul de căutare, cu un câmp text în care poți introduce criteriile.

Criterii de căutare

Poți căuta un oaspete folosind diferite criterii. Căutarea este flexibilă și combinată: este suficient să tastezi chiar și doar o parte a datei pentru a obține rezultate.

Cum citești rezultatele

Rezultatele sunt afișate sub forma unei liste de carduri. Fiecare card indică numele și prenumele oaspetelui, emailul (dacă este disponibil) și numărul de sejururi anterioare în unitatea ta. Atinge un card pentru a deschide profilul complet al clientului.

Atingând un client din rezultatele căutării se deschide profilul său complet. Acest ecran adună toate informațiile acumulate de-a lungul sejururilor, oferind o viziune la 360 de grade asupra oaspetelui.

Date de identificare

Secțiunea superioară a profilului afișează datele personale ale oaspetelui, colectate în timpul înregistrărilor:

• Nume și prenume — datele principale ale oaspetelui
• Data nașterii — cu indicarea vârstei și a zodiei
• Locul nașterii și cetățenia — oraș, provincie și stat
• Act de identitate — tip, număr și dată de expirare
• Email și telefon — date de contact pentru comunicări directe
• Adresa de domiciliu — stradă, oraș, cod poștal și stat

Istoricul sejururilor

Sub datele de identificare găsești lista completă a tuturor sejururilor oaspetelui în unitatea ta, ordonate de la cel mai recent la cel mai vechi. Fiecare sejur afișează:

Atinge un singur sejur pentru a-i deschide detaliul complet, cu toate debitările, plățile și notele asociate.

Eticheta verde cu sejururile

În rezultatele căutării, sub nume, și în partea de sus a fișei clientului apare o etichetă verde cu sejururile persoanei în unitatea ta: «1 sejur» prima dată, iar de la două în sus «Oaspete fidel · 3 sejururi». Se calculează singură, nu e nimic de setat: se numără rezervările persoanei neanulate și deja începute, persoana fiind recunoscută prin istoric, adică inclusiv rezervările trecute legate de ea. O rezervare viitoare nu se numără până nu sosește oaspetele.

Aceeași informație apare și în fișa unei rezervări: dacă oaspetele principal a mai stat la tine, vezi «Oaspete fidel · 2 sejururi anterioare», iar acolo ajunge și un singur sejur anterior. Este descrisă în ghidul rezervării.

VIP și etichetele oaspetelui

Sub eticheta verde a sejururilor, fișa clientului are butonul «VIP»: atinge-l pentru a-l activa și atinge-l din nou pentru a-l dezactiva. Este valabil pentru tot istoricul persoanei: și rezervările ulterioare, care creează o fișă nouă la fiecare sejur, îl văd activat. Steaua apare și în lista de clienți și în fișa unei rezervări a acestui oaspete.

Alături sunt etichetele oaspetelui, colorate: preferințele pe care vrei să ți le amintești, de exemplu «etaj înalt» sau «pernă în plus». x-ul de pe o etichetă o elimină; «Etichetă», cu semnul +, deschide o foaie în care alegi una existentă sau creezi una cu «Etichetă nouă»: un nume de cel mult 30 de caractere, o culoare și «Adaugă». Și etichetele sunt valabile pentru tot istoricul, iar eliminând una o elimini din toate fișele legate de persoană.

În lista de clienți, cu căutarea goală, apar clienții cei mai recenți, iar deasupra listei sunt filtrele «VIP», «Oaspete fidel», «Etichetă» și «Naționalitate». Detaliile sunt în ghidul rezervărilor.

Activarea sau dezactivarea «VIP» și adăugarea sau eliminarea etichetelor urmează aceeași permisiune de a scrie în rezervări: cine deschide fișa fără această permisiune vede steaua și etichetele, dar nu le poate schimba.

Ziua de naștere

Dacă data nașterii este disponibilă, sistemul evidențiază ziua de naștere a oaspetelui. Când un oaspete se află în unitate în ziua sa de naștere, o notificare specială apare în pagina Direcțiune, astfel încât să poți pregăti un mic cadou sau un mesaj de felicitare — un detaliu care face diferența.

Note și amintiri

Profilul clientului poate conține note personalizate introduse de personalul unității. Folosește notele pentru a consemna:

• Preferințele oaspetelui (cameră la etaj înalt, departe de lift, pernă suplimentară)
• Alergii sau intoleranțe alimentare
• Cereri speciale recurente
• Eventuale probleme apărute în trecut

Rezervare nouă cu acest oaspete

La finalul profilului găsești butonul „Rezervare nouă cu acest oaspete”. Atingându-l, sistemul:

1. Verifică integralitatea datelor
   Controlează dacă toate câmpurile obligatorii pentru înregistrarea din țara ta sunt completate (cerințele variază de la o țară la alta: în Italia sunt necesare actele, în Irlanda sunt suficiente numele de familie și naționalitatea).
2. Afișează rezultatul verificării
   Dacă toate datele sunt prezente, apare un mesaj verde de confirmare. Dacă lipsesc câmpuri, un avertisment arată exact ce date lipsesc — poți totuși continua cu „Rezervă oricum”.
3. Deschide crearea rezervării
   Se deschide ecranul Rezervare Nouă cu toate datele oaspetelui deja precompletate: nume, prenume, act de identitate, contacte, cetățenie, domiciliu. Nu trebuie să reintroduci nimic.

Regulamentul General privind Protecția Datelor (Regulamentul UE 2016/679, cunoscut ca GDPR) garantează fiecărei persoane dreptul de a fi uitată: oaspetele poate cere în orice moment ștergerea datelor sale cu caracter personal din arhiva ta.

Vezpa PMS îți permite să dai curs acestei cereri într-un mod simplu și sigur, direct din aplicație.

Cum se procedează la ștergere

1. Mergi la Rezervări > Clienți și caută oaspetele care a făcut cererea
2. Atinge numele său pentru a deschide profilul complet
3. Derulează până jos și atinge butonul Ștergere date GDPR
4. Citește rezumatul a ceea ce va fi eliminat și atinge Confirmă ștergerea

Ce se șterge

Procedura elimină toate datele cu caracter personal ale oaspetelui din sistem:

• Nume și prenume — înlocuite cu un identificator anonim
• Data și locul nașterii — eliminate complet
• Act de identitate — tip, număr și dată de expirare șterse
• Email și telefon — eliminate din profil
• Adresa de domiciliu — ștearsă
• Note personale — eventualele însemnări despre client sunt eliminate

Ce rămâne în sistem

Pentru a garanta coerența datelor contabile și statistice, unele informații anonimizate sunt păstrate:

• Date statistice — numărul de sejururi, sumele totale și canalele de proveniență (fără nicio referire la numele oaspetelui)
• Înregistrări obligatorii — transmiterile deja efectuate către Questura (poliția italiană) sau către ISTAT (institutul italian de statistică) rămân în arhivele autorităților, așa cum prevede legea
• Date contabile — facturile și chitanțele emise sunt păstrate pentru obligațiile fiscale