Ghid de Onboarding

După finalizarea înregistrării, aplicația te va ghida printr-un onboarding în 2 pași pentru a-ți configura proprietatea. Vei fi operațional în doar câteva minute.

Nu te îngrijora că trebuie să completezi totul imediat: poți oricând edita detaliile proprietății și adăuga camere noi mai târziu din fila Configurare.

Imediat după înregistrare îți trimitem un email de confirmare. Trebuie să-ți confirmi adresa înainte de a-ți putea crea proprietatea.

1. Verifică-ți căsuța de email — Vei primi un email cu un link de confirmare în câteva momente.
2. Dă clic pe link — Se deschide o pagină web care confirmă adresa ta de email.
3. Revino în aplicație — Ecranul de așteptare verifică automat la câteva secunde, sau apasă pe „Am confirmat, verifică acum” pentru a verifica imediat.
4. Emailul nu a ajuns? — Apasă pe „Retrimite emailul” (disponibil la fiecare 60 de secunde).
5. Adresă scrisă greșit? — În timpul înregistrării, dacă domeniul seamănă cu al unui furnizor de email cunoscut (de exemplu „gmil.com” în loc de „gmail.com”), sub câmp apare „Ați vrut să scrieți …?”: apasă pe el și adresa se corectează. La o adresă greșită confirmarea nu poate ajunge.

În primul pas configurezi informațiile de bază despre proprietatea ta.

Ce trebuie să introduci

1. Țara — Selectează țara în care se află proprietatea ta. Aceasta determină funcționalitățile disponibile.
2. Tipul proprietății — Alege între Hotel, Manager de Apartamente sau Unitate Singulară.
3. Numele — Numele proprietății tale (ex. „Hotel Bellavista", „Sunshine Apartments").
4. Adresa — Strada, orașul, codul poștal și regiunea.
5. Date de contact — Emailul și numărul de telefon al proprietății. Prefixul internațional se alege din steagul de lângă număr și este obligatoriu: astfel numărul apare complet pe chitanțe, facturi, e-mailurile către oaspeți și pe site.

Tipuri de proprietăți

• Hotel — O proprietate cu mai multe camere administrate de un singur operator. Rezervările pot include mai multe camere.
• Manager de Apartamente — Administrează mai multe apartamente sau unități independente, fiecare cu propriul profil.
• Unitate Singulară — O singură unitate de cazare (B&B, casă de vacanță, cameră). Configurare simplificată.

Ai ales tipul greșit?

Cât timp configurezi mai poți corecta: pe pagina Cum vrei să adaugi camerele găsești organizarea actuală a unităților și butonul Schimbă. Poți trece de la unități individuale la o proprietate organizată pe tipuri de cameră și invers. Cine administrează case de vacanță nu poate schimba: fiecare unitate are adresă și coduri proprii.

Atenție: trecând la unități individuale rămâne o singură unitate per tip, iar celelalte sunt șterse. Vezpa îți arată mai întâi lista exactă a ce dispare și blochează operațiunea dacă una dintre acele camere are deja rezervări.

În al doilea pas creezi primul tip de cameră sau apartament.

Ce trebuie să introduci

1. Nume — un cod scurt, maximum 8 caractere, cu majuscule sau minuscule (se salvează exact în forma scrisă): după el recunoști tipul de cameră în calendar și în tarife. Aplicația sugerează „DBL”, „SGL”, „APT1”. Nu „Cameră Dublă”: nu încape.
2. Cantitate — câte unități identice să creezi dintr-o dată (doar pentru unitățile pe tipuri). Cu cantitatea 3, DBL devine DBL1, DBL2, DBL3. Cel mult 99 odată.
3. Capacitate maximă — câți oaspeți pot dormi acolo cel mult.
4. Prețul — nu se pune aici: formularul nu îl cere, iar unitatea se creează fără preț. Îl setezi apoi din fila Tarife, de unde reglezi și diferențele dintre mese.
5. Ce include prețul — cazare, B&B, demipensiune, pensiune completă: activează ce vinzi. Dacă nu activezi niciuna, aplicația activează cazarea și îți spune.
6. Locație — Atinge «Alege pe hartă» și caută adresa: reticulul rămâne în centru și marchează punctul exact. Canalele OTA au nevoie de ea ca să te publice. Dacă nu o ai acum, o poți seta mai târziu din Detalii unitate — este obligatorie imediat doar pentru administratorii de apartamente. În proba din browser harta nu se desenează: adresa o scrii oricum, iar locația se setează singură. În aplicația instalată harta există. La finalul configurării, dacă lipsește, aplicația îți spune și te duce unde se setează.

Rezultatul înregistrării

După trimiterea cererii, înregistrarea continuă singură la channel manager.

Înregistrat nu înseamnă la vânzare — Canalul încă nu vinde: mai sunt doi pași. Autorizează conexiunea din extranetul portalului, apoi atinge „Deschide Channel Mapping”, asociază camerele și atinge „Aplică”.

Dacă ceva eșuează — Aplicația îiți spune mereu a cui este problema:

• Problema noastră — Problema este de partea noastră: la portal nu a ajuns nimic. Ne ocupăm deja de asta și îiți scriem imediat ce poți încerca din nou.
• Ceva de corectat — Portalul nu recunoaște codul introdus. Verifică-l în extranetul portalului și reintrodu-l, apoi încearcă din nou.

Ultimul pas, o singură dată: verificarea în doi pași protejează datele oaspeților tăi și plățile. Ai nevoie de o aplicație de autentificare pe telefon: generează un cod din 6 cifre care îți va fi cerut la conectare.

1. Instalează o aplicație de autentificare pe telefon — Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy. Dacă ai deja una, treci la pasul 2. Sunt gratuite și generează un cod din 6 cifre care se schimbă la fiecare 30 de secunde. Merge orice aplicație care generează coduri din 6 cifre.
2. Conectează Vezpa la aplicație — Pe telefon apasă DESCHIDE APLICAȚIA DE AUTENTIFICARE: Vezpa se adaugă singură în aplicație, fără să scanezi nimic. Pe calculator nu trebuie să instalezi nimic: aplicația de autentificare se instalează pe telefon. Deschide-o, apasă + și alege „Scanează un cod QR”, apoi îndreapt-o spre codul QR de pe ecranul calculatorului.
3. Introdu codul din 6 cifre — Apasă Continuă și introdu codul (pe calculator Am scanat codul QR, continuă) și scrie cele 6 cifre. Deschide aplicația de autentificare pe telefon și caută „Vezpa”: alături vei vedea un cod din 6 cifre care se schimbă la fiecare 30 de secunde. Introdu-l pe cel afișat în acel moment; dacă expiră în timp ce îl scrii, folosește-l pe următorul.

Dacă scanarea nu reușește, sub sau introdu manual găsești Cod secret. În aplicația de autentificare alege „Introdu o cheie de configurare”, lipește codul și lasă tipul „Bazat pe timp”.

După crearea unității ai deja un sistem care funcționează, dar încă nu complet. În partea de sus a paginii Conducere apare un memento cu numărul de pași rămași: atinge-l pentru a deschide lista. O găsești oricând în Profil > Stare configurare.

Esențiale

Fără acești doi pași unitatea nu poate vinde.

1. Finalizează-ți camerele — Verifică camerele, oaspeții și planurile de masă ale structurilor tale de cazare.
2. Stabilește-ți prețurile — Copiază prețurile dintr-un OTA sau setează-le în pagina Tarife.

Recomandate

Sunt ușile prin care intră rezervările: nu sunt obligatorii, dar cât timp rămân închise nu ajunge nimic.

1. Activează Booking Engine — Primește rezervări directe de pe site-ul tău.
2. Datele unității — Adresă, telefon, e-mail și locație: sunt necesare pentru conectarea canalelor OTA.
3. Conectează un canal OTA — Publică pe Booking, Airbnb și alte portaluri.

Opționale

Depind de felul în care lucrezi și de locul unde te afli. Prețurile dinamice apar doar dacă planul tău le include.

1. Taxă de stațiune — Configurează taxa de stațiune, dacă este cazul.
2. Automatizări e-mail — Trimite mesaje automate oaspeților tăi.
3. Conectori guvernamentali — Conectează Alloggiati/PayTourist sau sistemul țării tale.
4. Prețuri dinamice (RMS) — Activează gestionarea automată a prețurilor sezoniere.

Fiecare pas are două butoane. Configurează te duce direct la pagina potrivită, deschisă deja la partea de completat. Mai târziu îl scoate din numărătoare fără a-l șterge: rămâne în listă ca Amânat și îl poți readuce oricând. Alegerea este valabilă doar pentru această unitate.

Cât timp unitatea nu vinde nicăieri, cei doi pași care deschid o vânzare — propria pagină de rezervări și conectarea la un portal — nu se află la Recomandate, ci la Esențiale, iar la pașii esențiali butonul Mai târziu nu apare: niciuna dintre cele două căi nu este obligatorie, dar întrebarea nu poate fi redusă la tăcere. De îndată ce una dintre ele este activă, revin la Recomandate. Din același motiv, imediat ce ați publicat unitatea aplicația vă întreabă unde vreți să vindeți și deschide calea aleasă.

Fiecare pas are un nume lizibil, iar butonul duce la pagina potrivită. În listă nu mai apar coduri interne: fiecare rând se explică singur. Iar Configurează deschide exact locul de completat — Datele unității deschide editorul pentru adresă, telefon, e-mail și locație, nu o pagină generală în care mai trebuie să cauți. Lista nu mai este ceva de interpretat: este ceva de rezolvat.

Odată ce cei 2 pași sunt finalizați, Panoul de Control este pregătit. Iată ce îți recomandăm pentru a profita la maximum de Vezpa PMS:

1. Configurează tarifele — Mergi la fila Tarife pentru a configura prețurile sezoniere, tarifele zilnice și reducerile.
2. Conectează canalele OTA — Din Configurare > Canale OTA, activează canalele de distribuție (Booking.com, Airbnb, Expedia, etc.) pentru a primi rezervări automat.
3. Activează Booking Engine — În Configurare > Booking Engine, configurează motorul de rezervări pentru a primi rezervări directe de pe site-ul tău.
4. Invită echipa ta — Din Configurare > Echipă, adaugă membrii echipei cu rolurile corespunzătoare (asistent, guvernantă, observator).