Handleiding Configuratie

De sectie Configuratie is het configuratiecentrum van uw verblijfsaccommodatie. Van hieruit kunt u alle operationele en organisatorische aspecten beheren.

Van hieruit kunt u:

• Kamers en types beheren
• De Boekingsmodule configureren
• OTA-kanalen koppelen
• Het team en rollen beheren
• Statistieken bekijken
• Contact opnemen met support
• Uw account beheren

Alle instellingen zijn georganiseerd in scrollbare secties.

De header bovenaan toont:

• Naam van de kamer
• Type (Hotel, B&B, Appartementen)
• Aantal types en totaal kamers

Twee niveaus: het account en zijn accommodaties

Beheer je meerdere accommodaties, dan staan er bovenaan de pagina twee namen, en die kun je maar beter uit elkaar houden:

• het keuzemenu, met het label Geselecteerde accommodatie, kiest één accommodatie;
• het gekleurde vlak eronder, gemarkeerd met Account, omvat ze allemaal: naam, type en land van de onderneming.

Elke groep verderop zegt welke het volgt: de naam van de gekozen accommodatie — zo is het bij Accommodaties en Kanalen & prijzen — of Alle accommodaties, voor wat voor de hele onderneming geldt (Belasting & juridische naleving, Modules, Account & ondersteuning). Binnen een groep dragen de paar uitzonderingen — de tijdzone en RMS — de aanduiding zelf.

Met één accommodatie verschijnt hier niets van: er valt niets te onderscheiden.

Nieuw type toevoegen

Knop om een nieuw kamertype aan te maken. Je kunt tot 100 accommodaties aanmaken: als je er meer aanmaakt dan je abonnement bevat, laat de app het je weten en gaat je abonnement, als je met kaart betaalt, bij de volgende verlenging vanzelf over naar het hogere — intussen blijf je al je kamers gebruiken.

Beheer kamers

Wijzig het aantal kamers per bestaand type.

Betaal je via Google Play of de App Store?

Stores kunnen alleen hun catalogusabonnementen afschrijven: een afgesproken bedrag kunnen ze niet afschrijven. Daarom toont het scherm Beheer kamers, als je verlenging een afgesproken bedrag omvat of onze goedkeuring nodig heeft, een speciale kaart. De overstap verloopt in deze volgorde:

1. Opzeggen in de store — opent de abonnementenpagina van je store. Alleen jij kunt een Google Play- of App Store-abonnement opzeggen: wij kunnen dat niet voor je doen.
2. Kaartbetaling activeren — vanuit de app op Android en Windows. Op iPhone en iPad verschijnt deze knop niet, omdat de App Store-regels niet toestaan vanuit de app naar een externe betaling te verwijzen: gebruik een ander apparaat (Android of Windows) of de website vezpa.it.

Opzeggen in de store zet niets meteen uit: het store-abonnement blijft geldig tot zijn natuurlijke einddatum en intussen neemt de kaart het over. Je zit nooit zonder dienst, en geen enkele kamer wordt ooit verwijderd of verborgen.

Uitvouwbare lijst met alle types/kamers van de accommodatie.

• Voor Hotel-type accommodaties: toont kamertypes (bijv. "Standaard tweepersoons", "Suite")
• Voor B&B/Appartementen: toont de individuele verblijven

Tik op een type om uit te vouwen en de details te zien:

• Aantal kamers
• Basisprijzen
• Inbegrepen diensten

Van hieruit kunt u navigeren naar de gedetailleerde configuratie van elke kamer.

Zowel kamers als de accommodatie zelf hebben een eigen fotogalerij (tot 20 foto's per stuk), die u kunt herschikken door de miniaturen te slepen: de eerste foto wordt de omslagfoto die in de Booking Engine wordt getoond.

Accommodaties sorteren

Vanuit de sectie Accommodaties kun je Accommodaties sorteren openen om kamers/eenheden te slepen en de volgorde te bepalen waarin ze in de app en kalender verschijnen. Met de schakelaar bovenaan kun je naar de modus Booking Engine gaan om afzonderlijk de volgorde in te stellen die aan gasten op het boekingsportaal wordt getoond (indien niet aangepast, volgt deze de app-/kalendervolgorde).

Hoe je de beddencode leest

De code beschrijft de bedden in de kamer: X is een eenpersoonsbed, M een tweepersoonsbed, en ze worden opgeteld. Het is een geheugensteun voor jou en de housekeeping: het verandert niets aan de prijs, de capaciteit of wat de portalen tonen.

In de configuratie van elke accommodatie vind je in het onderdeel Details het veld Inrichting. Tik erop: de lijst met de negen codes gaat open, elk met een uitleg.

Dezelfde lijst opent vanuit het overzicht Afdelingen: tik op de accommodatie en daarna op Inrichting. Op beide plekken kies je een code uit de lijst: het is geen veld om een beschrijving van de bedden in te typen.

Niet verwarren: de capaciteit die je verkoopt is Max pax, en het kamertype dat de portalen aan de gast tonen is Commercieel type. De inrichting werk je bij vanuit de configuratie van de accommodatie of vanuit het overzicht Afdelingen: het dashboard van de housekeeping toont en wijzigt hem niet.

Inchek- en uitchecktijden

Onderaan de groep Accommodaties, onder de lijst met kamers en naast de tijdzone, staat Inchek- en uitchecktijden: twee items, Inchecken vanaf en Uitchecken vóór. Tik op een ervan en kies de tijd op de klok: de waarde wordt meteen bewaard. Ze zijn al ingevuld — 14:00 en 10:00 — en als dat je uitkomt, hoef je niets te doen. Het zijn de officiële tijden van je accommodatie, dus die je zelf opgeeft: de aankomsttijd is niet het tijdstip waarop de gast echt binnenkomt, want bij aankomst valt er niets vast te leggen en Vezpa meet het niet.

Ze tellen voor wie gasten aan de autoriteiten moet melden. Spanje, Kroatië, Slovenië en Bulgarije vragen ook het tijdstip van aankomst en vertrek, niet alleen de dag: precies de tijd die je hier zet, gaat mee in de melding. Het vertrek is de uitzondering, en de enige van de twee die echt kan worden: leg je de check-out van de gast vast, dan wordt het werkelijke tijdstip van vertrek gemeld; doe je dat niet, dan wordt de officiële tijd gemeld die je hier hebt gezet. Het zijn lokale tijden van de accommodatie, gelezen in haar eigen tijdzone: ze worden niet omgerekend.

‘Seizoenssluiting’

Voor een hotel dat per seizoen sluit. In ‘Configuratie’, groep ‘Account & ondersteuning’, vindt de directeur de kaart ‘Seizoenssluiting’: met ‘Kies de sluitingsperiode’ kiest hij de periode, ziet wat hij betaalt en bevestigt. Elke maandbetaling die binnen de periode begint, kost 30% van het abonnement, incl. btw; bij de heropening geldt vanzelf weer de volle prijs.

• De periode is aaneengesloten, duurt 3 tot 6 maanden en begint vanaf morgen. Tussen het einde van een sluiting en het begin van de volgende moeten minstens 6 maanden zitten.
• In de periode mogen geen boekingen staan: zijn die er wel, dan toont de app ze en start de sluiting niet.
• Gesloten data zijn nergens te boeken: niet via kanalen, de boekingsmodule of handmatige invoer. In de kalender staan ze als ‘Seizoenssluiting’ en ze zijn niet te deblokkeren. Stuurt een kanaal toch een boeking op die data, dan blijft die staan en krijgt de directeur een melding.
• Alleen beschikbaar bij betaling via de website (kaart), niet met een abonnement via de app store.

Eenmaal geactiveerd kan de sluiting niet in de app worden geannuleerd: schrijf voor wijzigingen naar support. De rest van de app werkt gewoon, zodat je het seizoen voorbereidt en boekingen voor de open data ontvangt.

‘Toegangsapparaten’

Voor gasten die zelf binnenkomen met een sleutelkluis. Onder ‘Configuratie’, groep ‘Kamers’, vindt de directeur ‘Toegangsapparaten’: één apparaat per regel, met een naam, een code en de kamers die het opent (één kluis kan meerdere kamers bedienen). Voorlopig is het type ‘Offline (vaste code)’: de code schrijf je zelf en die blijft hetzelfde tot je hem wijzigt.

• De code bereikt de gast via de automatisering ‘Toegangscodes (check-in goedgekeurd)’ onder ‘Automatiseringen’: die gaat pas uit nadat je de online check-in in de boekingskaart hebt goedgekeurd, op de aankomstdag op het gekozen tijdstip (standaard 8 uur), of meteen als je later die dag goedkeurt. Eén keer per boeking.
• Wijzig je een code, dan vertelt de app hoeveel gasten met een nog lopend verblijf de oude al hebben ontvangen, zodat je ze kunt waarschuwen.
• De pagina is alleen voor de directeur. De code van een kamer staat ook in de boekingskaart, in het vak ‘Sleutels’.

‘Geblokkeerde gasten’

Om geen boekingen meer van iemand te ontvangen. Onder ‘Configuratie’, groep ‘Kanalen & prijzen’, direct onder de Boekingsmotor, vind je ‘Geblokkeerde gasten’: één lijst per accommodatie. Met ‘Gast blokkeren’ kies je of je een e-mailadres of een telefoonnummer blokkeert, en je kunt een reden toevoegen, die intern blijft. Een telefoonnummer wordt herkend hoe het ook geschreven is: spaties en het landnummer (+39, 0039 of geen) tellen niet.

• Via de Boekingsmotor kan de gast de boeking niet afronden: hij ziet een neutraal bericht dat hem vraagt rechtstreeks contact op te nemen met de accommodatie, en hoort niet dat hij geblokkeerd is.
• Als je in de app met de hand boekt, verschijnt bij het bevestigen of bij een voorstel een melding met het gevonden e-mailadres of telefoonnummer en de reden: om toch door te gaan bevestig je twee keer (zie de handleiding boekingen).
• Van Booking.com, Airbnb en de andere portalen komt de boeking al bevestigd binnen en kan niet worden geweigerd: je krijgt een pushmelding over de geblokkeerde gast, één keer per boeking.
• Van iCal-agenda's is er geen controle: die agenda's bevatten geen e-mail en geen telefoon.
• De directeur bewerkt de lijst; de assistent kan hem alleen bekijken. Andere rollen zien de ‘Configuratie’ niet.

Bezettingslimiet per kanaal

Sommige OTA-kanalen accepteren minder gasten dan u hier daadwerkelijk verkoopt. Een kamer met een capaciteit van 3 kan bijvoorbeeld op een specifiek kanaal maar voor 2 gasten boekbaar zijn: het kanaal wijst de prijs voor de derde gast telkens af, waardoor de kamer op dat ene kanaal in de praktijk onverkoopbaar wordt voor 3. Als uw accommodatie met minstens één OTA-kanaal is verbonden, vindt u in de kamerconfiguratie, direct onder de capaciteit, Bezettingslimiet per kanaal: één regel per verbonden kanaal, elk met de huidige limiet (of «Geen limiet ingesteld — verkocht tegen volledige capaciteit») en een bewerkknop.

U kunt de limiet voor elk kanaal afzonderlijk instellen, wijzigen of verwijderen. Voer het maximum aantal gasten in dat dat kanaal accepteert; verwijderen zet de kamer daar weer op volledige capaciteit. U hoeft niets handmatig in te stellen: als een kanaal een prijs afwijst omdat de eigen bezettingslimiet lager is dan wat u verkoopt, leert Vezpa de limiet automatisch bij de eerste weigering — die correctie is verwacht gedrag, geen bug.

Dit is iets anders dan de automatische, alleen-lezen melding Afwijkende capaciteit op het portaal in de OTA-gids: die melding meldt alleen de capaciteit die het portaal zelf opgeeft. De limiet hier is daarentegen een grens die Vezpa oplegt aan de eigen verzendingen naar dat kanaal, en die u zelf instelt, wijzigt of verwijdert.

«Online check-in»: de foto van het identiteitsbewijs

In «Configuratie», groep «Belasting & juridische naleving», heeft het onderdeel «Online check-in» de instelling «Foto van het identiteitsbewijs» met drie keuzes: «Niet gevraagd», «Optioneel» en «Verplicht». Alleen wie de accommodatie mag configureren ziet hem. Zet je hem aan, dan fotografeert elke gast bij de online check-in de voor- en achterkant van zijn eigen identiteitsbewijs: niet alleen de hoofdgast, ook de anderen, die in het formulier «Gast 1 (hoofdgast)», «Gast 2» enzovoort heten. Met «Verplicht» kan de registratie niet worden afgerond zonder de twee foto's; wie ze al heeft geüpload, hoeft dat niet opnieuw te doen.

De foto's worden verkleind, ontdaan van hun metadata (ook de GPS-locatie) en versleuteld bewaard: geen enkele openbare link leidt ernaartoe. In de app zien alleen de rollen die boekingen beheren ze, niet de huishoudster en niet de waarnemer, op de kaart van de gast. Ze worden 7 dagen na vertrek vanzelf verwijderd, en meteen als de gast wordt verwijderd of geanonimiseerd; je kunt ze ook eerder zelf verwijderen. Op het formulier leest de gast een notitie die uitlegt waarvoor ze dienen en wanneer ze verdwijnen.

In de groep «Kamers», onderdeel «Boekingslabels» — alleen voor de directeur — beheer je de labellijst van deze accommodatie: de gekleurde labels die je daarna op de kaart van elke boeking aan- en uitzet (zie de gids voor de boekingskaart).

Elk label heeft een naam en een uit een palet gekozen kleur; hier maak je ze aan, hernoem je ze en verwijder je ze, tot twintig labels per accommodatie.

Je sleept de lijst om de volgorde te wijzigen, en die volgorde is de prioriteit: die bepaalt in welke volgorde de labels overal verschijnen, zowel op de boekingskaart als in de boekingenlijst.

Labels zijn per accommodatie: wie er meer dan één beheert, stelt ze één voor één in, met de kiezer boven aan de pagina.

De locatie stel je in door het adres te typen: tijdens het typen verschijnen suggesties, je kiest er een en de positie zet zichzelf op het kaartje hieronder. Klopt het punt niet precies, versleep dan de kaart om het te corrigeren — de app zegt het: «Locatie afgeleid uit het adres: versleep de kaart om het punt te corrigeren». In de demo via de browser wordt de kaart niet getekend: je typt gewoon het adres en de locatie zet zichzelf. In de geïnstalleerde app is de kaart er wel.

Waar het staat

• Bij het aanmaken van de accommodatie: het veld Adres staat al in het formulier, met het kaartje eronder.
• Later: Configuratie → Accommodatiegegevens, veld «Zoek het adres». Geldt voor alle kamers van de accommodatie.
• Appartementbeheerders: ook in de configuratie van elke afzonderlijke accommodatie, want elke heeft een eigen adres.

Als je de plek met de hand wilt kiezen

Tik op «Kies op de kaart»: de kaart opent schermvullend. Verschuif de kaart — het richtkruis blijft in het midden staan en markeert de plek — en bevestig met «Deze locatie gebruiken». Handig bij verspreide huizen, boerderijen en eilanden, waar het huisnummer alleen niet volstaat.

De Boekingsmodule is het directe boekingsportaal van uw accommodatie. Gasten kunnen rechtstreeks via uw website boeken zonder OTA-commissies.

Configuratie

• Stripe Connect: koppeling om betalingen te ontvangen (verplicht)
• Boekingslink: URL om in uw website in te voegen
• Personalisatie: kleuren, logo, berichten

Hoe de Boekingsmodule te activeren

1. Koppel Stripe Connect voor betalingen
2. Configureer de instellingen van de Boekingsmodule
3. Kopieer de link en voeg deze in op uw website
4. Gasten kunnen direct boeken

Koppeling en beheer van OTA-kanalen via OTASwitch Channel Manager.

Beschikbare kanalen: Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda, en meer dan 60 aanvullende kanalen.

Voor elk kanaal kunt u bekijken: verbindingsstatus, activering/deactivering, prijsverschillen.

Er is een speciale handleiding (Handleiding OTA) toegankelijk vanuit de OTA-beheerpagina.

Beheer van gebruikers die toegang hebben tot de accommodatie.

Beschikbare rollen

Wie ziet welke items

Op deze pagina verschijnen de items alleen bij wie ze echt kan gebruiken: zo opent u geen scherm om bij de eerste actie te ontdekken dat die u niet is toegestaan.

Uw eigen wachtwoord wijzigen

Het wachtwoord is een persoonlijk gegeven: elke rol — ook huishoudster en waarnemer — kan het eigen wachtwoord wijzigen via het accountmenu rechtsboven, zonder tussenkomst van de directie. Het resetten van het wachtwoord van een ander teamlid blijft daarentegen voorbehouden aan de accounthouder, via de pagina Team.

Dashboard met de statistieken van de accommodatie.

Beschikbare gegevens:

• Bezettingsgraad per periode
• Omzet per kanaal
• Boekingen per OTA-kanaal
• Tijdstrends

Handig om prestaties te monitoren en beslissingen over prijzen te nemen.

Wie het ziet: directeur, assistent en revenue manager. De revenue manager ziet het onderdeel alleen als de RMS-module actief is, en het is het enige onderdeel van «Kanalen & prijzen» dat hij ziet: Booking Engine en OTA-kanalen blijven bij directeur en assistent. Het ongedaan maken van de automatische RMS-acties is voorbehouden aan de directeur.

Toegang tot het RMS-systeem voor dynamisch prijsbeheer.

Alleen beschikbaar indien ingeschakeld voor de accommodatie.

Er is een speciale handleiding (Handleiding RMS) toegankelijk vanuit het RMS-scherm.

Ticketsysteem om te communiceren met de Vezpa-klantenservice. U kunt nieuwe tickets aanmaken, op bestaande tickets reageren en de historie bekijken.

Ongelezen tickets worden ook gemeld in het Overzicht (banner).

Hoe een ticket aan te maken

1. Tik op "Support" in de sectie Configuratie
2. Tik op "Nieuw ticket" om een verzoek aan te maken
3. Beschrijf het probleem of verzoek
4. U ontvangt een melding wanneer het team antwoordt

In de groep Account en ondersteuning vind je nu het onderdeel Meldingen: met de schakelaar zet je pushmeldingen op dit apparaat aan of uit. Is de toestemming in de telefooninstellingen geweigerd, dan verschijnt een melding met de knop Instellingen openen; lukt het activeren niet, dan verschijnt Opnieuw proberen. Met de schakelaar uit ontvang je geen enkele melding meer, ook geen dringende.

Waar een tik je heen brengt

Tik je op een melding, dan opent de app nu ook het juiste scherm voor supporttickets, de afdelingsborden, de aangiften bij de autoriteiten, het eigen domein en de imports of nieuwe pogingen van de OTA-kanalen: voorheen gebeurde er in die gevallen niets. Gaat de melding over een andere accommodatie dan de geopende, dan vraagt de app het eerst: Accommodatie wisselen om erheen te gaan, Hier blijven om te blijven.

Onderaan de pagina vindt u de opties van uw account:

• Weergegeven gebruikersnaam
• Knop Uitloggen: koppel het account los van het apparaat
• Link "Account verwijderen": procedure voor definitieve accountverwijdering

Beveiliging

• Tweefactorauthenticatie (2FA) altijd actief
• Apparaatbinding: het account is gebonden aan het apparaat dat voor de eerste aanmelding is gebruikt
• Biometrische login: na de eerste toegang kunt u vingerafdruk of Face ID activeren

Weergave en dichtheid

In de groep Account & ondersteuning vind je ook Weergave en dichtheid: hiermee kies je of Kalender, Tarieven en Toeristenbelasting horizontaal of verticaal worden weergegeven, en met hoeveel rijen of kolommen maximaal — een keuze die bewaard blijft op het apparaat dat je op dat moment gebruikt. Voor details, zie de sectie Weergave en dichtheid van de Kalender-gids. De Waarnemer en de Huishoudster, die deze pagina niet hebben, vinden hem in het menu van hun eigen account.

Schakelaar licht/donker thema in de header van de accommodatie (zon/maan-icoon).

Het donkere thema is rustgevender voor de ogen, vooral in slecht verlichte omgevingen.

De voorkeur wordt opgeslagen en behouden tussen sessies.

Met Vezpa kunt u meerdere accommodaties beheren vanuit hetzelfde account: elke accommodatie heeft zijn eigen Boekingsmodule, eigen OTA-kanalen en volledig onafhankelijke tarieven, kalender en gasten.

• Accommodatieselector: als er 2 of meer accommodaties aan uw login gekoppeld zijn, vindt u de selector bovenaan het onderdeel Configuratie om er met één tik tussen te wisselen.
• Laadindicator: het wisselen duurt even (de app laadt uw profiel opnieuw en herstart de kaartlezer). Tijdens de bewerking verschijnt een indicator en wordt een tweede tik genegeerd, zodat er geen dubbele wissel start.
• Wat wordt bijgewerkt: na afloop tonen kalender, tarieven, RMS, OTA-kanalen, boekingen en kassa de gegevens van de nieuwe accommodatie, en brengt de app u terug naar de kalender.
• Volledige onafhankelijkheid: kalenders, tarieven, OTA-kanalen en gasten van elke accommodatie zijn gescheiden en beïnvloeden elkaar niet.
• Verlopen abonnement: accommodaties met een verlopen abonnement worden met een oranje label aangeduid. De selector verschijnt ook in het scherm voor een verlopen abonnement: van daaruit kunt u overschakelen naar een nog actieve accommodatie en verder werken, in plaats van verplicht te moeten betalen of afsluiten.
• Een nieuwe accommodatie toevoegen: dit is voorbehouden aan de accounthouder, dus aan degene die de accommodatie heeft geregistreerd en op wiens naam contract en betalingen staan. Een medewerker die het probeert, krijgt een weigeringsbericht: om op een accommodatie te werken, moet de accounthouder hem via de pagina Team uitnodigen.
• Meldingen van een andere accommodatie: tik je op een melding over een andere accommodatie dan de geopende, dan vraagt de app eerst of je wilt wisselen of blijven — zie het onderdeel Meldingen.

Onderaan dit scherm, onder «Wachtwoord wijzigen», staat «Verbonden apparaten»: de lijst met telefoons en computers waarop je account is aangemeld, met de naam van het apparaat, het laatste gebruik en het adres waar het vandaan kwam. Het apparaat dat je nu gebruikt staat er als «Dit apparaat».

• «Afmelden» sluit een apparaat: binnen een paar seconden kan het niets meer, en om weer binnen te komen zijn wachtwoord en code opnieuw nodig. Dit doe je als je een telefoon of computer kwijtraakt.
• «Afmelden op alle andere apparaten» sluit ze allemaal behalve het apparaat dat je in handen hebt.
• Als iemand zich vanaf een nieuw apparaat aanmeldt op je account, krijg je een melding en een e-mail. Was jij het niet, meld het dan hier af en wijzig je wachtwoord.
• Voor gevoelige handelingen vraagt de app opnieuw om de code uit je authenticator-app: het account verwijderen, mensen aan het team toevoegen of verwijderen, een rol wijzigen, de factuurgegevens met de IBAN wijzigen, de uitbetalingsrekening koppelen, het gastenregister exporteren. De code is een paar minuten geldig en wordt daarna opnieuw gevraagd.