Gids Boekhouding

De boekhouding open je op de pagina «Overzicht» met de knop «Boekhouding». Bovenaan staan de tabbladen «Overzicht», «Verloop», «Winst-en-verliesrekening», «Inkomsten», «Uitgaven», «Leveranciers» en «Vervaldatums»: welke elke rol ziet, staat in Wie ziet wat.

De periode kies je met «Deze maand», «Vorige maand», «Dit jaar» en «Vorig jaar». Het overzicht heeft drie kaarten; tik op een kaart en het tabblad dat haar uitlegt gaat open:

• «Winst»: inkomsten min uitgaven, rood als ze negatief is. Opent de winst-en-verliesrekening.
• «Te betalen»: de uitgaven die nog niet betaald zijn, en hoeveel het er zijn. Opent de vervaldatums.
• «Te ontvangen in de periode»: wat in de gekozen maanden verschuldigd is en nog niet betaald. Opent de inkomsten.

Daaronder staan de grafiek «Uitgaven per categorie» en de «Komende vervaldatums».

Bovenaan drie cijfers, inkomsten, uitgaven en winst van het jaar, met de verandering ten opzichte van het jaar ervoor als er een jaar ervoor is om mee te vergelijken. De grafiek toont per periode een staaf voor de inkomsten en een voor de uitgaven, met de lijn van de winst erover.

«Maand», «Kwartaal» en «Jaar» veranderen de stap van de grafiek, de pijlen het jaar. Tik je een of meer categorieën aan, dan toont de grafiek alleen hun uitgaven: de winst blijft de echte, inkomsten min alle uitgaven. «Gegroepeerd» zet de uitgaven in één staaf, «Een voor een» verdeelt ze per categorie.

Een tabel met de periodes als kolommen (op de telefoon scrolt hij opzij) en deze rijen:

• «Inkomsten»: opent per post, dus per kamertype, kassa-afdeling en Wellness;
• «Uitgaven»: opent per categorie;
• «Winst», gemarkeerd;
• «OTA-commissies (niet in de winst)», als er commissiefacturen zijn (zie OTA-commissies);
• «Winst jaar ervoor», om te vergelijken.

Boven de tabel staan meldingen over cijfers om te controleren: uitgaven zonder btw, betalingen boven het totaal van de boeking (de post «Overschot», meestal een niet geregistreerde terugbetaling), verblijven verdeeld over meerdere bedrijven.

• Alleen ontvangen betalingen tellen: aanbetalingen en saldi van boekingen, betaalde verkopen van de kassa en van Wellness. Een kaart als garantie is geen inkomen zolang je hem niet belast.
• Ze tellen in de maand waar ze bij horen: het verblijf wordt per nacht verdeeld, dus een verblijf van 30 april tot 3 mei geeft één nacht aan april en twee aan mei.
• De toeristenbelasting blijft erbuiten: die int je voor de gemeente.
• De terugbetaling van een via de Booking Engine geannuleerde boeking verlaagt de inkomsten.

Het tabblad groepeert per maand en per post; elke post toont wat verschuldigd is voor die maanden en wat ontvangen is. De bedragen in dit tabblad zijn altijd inclusief btw.

Onderaan staat «Uitgegeven documenten»: facturen, creditnota's, kwitanties en bonnen van de periode. Ze staan er om in te kijken en worden niet bij de inkomsten opgeteld, want een betaling en haar factuur zijn hetzelfde geld.

1. Tik op de knop + «Uitgave».
2. Vul het «Bedrag» in en kies de «Categorie»: die twee zijn genoeg, dan «Opslaan».
3. Open zo nodig «Meer details»: leverancier (als die er niet is, typ je de naam: Vezpa stelt voor hem toe te voegen), bedrijf, «Maand waar het bij hoort», «Aantal maanden», vervaldatum, betaald, «Btw-tarief (%)» (de categorie stelt het voor), «Documentnummer» en notities.

De maand waar het bij hoort is de maand waartoe de uitgave behoort, ook als je haar later betaalt. Met «Aantal maanden» wordt de uitgave in gelijke delen verdeeld: een jaarverzekering over 12 maanden telt elke maand voor een twaalfde.

«XML uploaden» leest een Italiaanse e-factuur FatturaPA, als .xml of ondertekend als .p7m: leverancier, nummer, datum, bedragen, btw en vervaldatum. Een creditnota komt negatief binnen. De uitgave gaat naar het bedrijf waaraan de factuur gericht is (het btw-nummer van de ontvanger): is dat geen van jouw bedrijven, dan wordt het bestand geweigerd. Ze komt binnen als te betalen, met de standaardcategorie van de leverancier.

In Italië kunnen leveranciersfacturen ook vanzelf binnenkomen. Heeft op de pagina «Bedrijven (btw-nummers)» de kaart van een bedrijf de regel «Leveranciersfacturen», dan kiest de directeur «via Vezpa»: elke factuur die via het SDI binnenkomt, wordt een te betalen uitgave van dat bedrijf met het label «Ontvangen factuur», en kan niet worden verwijderd. Stond ze al als uitgave, met de hand of via XML, dan koppelt Vezpa haar daaraan in plaats van een tweede te maken. Met «via de boekhouder» ontvangt uw boekhouder ze en voegt u ze hier toe met «XML uploaden». Hoe u dit activeert, staat in de gids E-facturatie.

De lijst filter je op categorie, leverancier en status («Alle», «Te betalen», «Betaald»). Elke uitgave kun je wijzigen, verwijderen, aanduiden met «Markeren als betaald» of «Markeren als te betalen», en met «Dupliceren» naar een andere maand kopiëren, handig voor energierekeningen. Een uitgave zonder categorie heet «Zonder categorie»; uitgaven in een andere valuta blijven buiten het totaal.

Voor uitgaven die steeds gelijk terugkomen (salarissen, hypotheek, huur, abonnementen) gebruikt u «Herhalen» in de uitgave: «Elke maand», «Elke 3 maanden» of «Elk jaar», met «Tot» als de herhaling een einde heeft. Dit geldt voor handmatig ingevoerde uitgaven, niet voor uitgaven uit XML. Vezpa maakt de uitgave van elke periode zelf aan, op dezelfde dag van de maand (de 31e wordt in kortere maanden de laatste dag), als te betalen, met de bedragen, leverancier, categorie en het bedrijf van de eerste. In de lijst hebben de uitgaven van een herhaling het pictogram met de pijlen in een cirkel. U stopt de herhaling met «Herhaling stoppen», vanuit de eerste uitgave of vanuit een van de aangemaakte; ook het verwijderen van de eerste stopt haar, terwijl de al aangemaakte uitgaven blijven. Wijzigt u bedrag of leverancier van de eerste uitgave, dan veranderen de volgende, niet de al aangemaakte. «Dupliceren» blijft voor één enkele kopie.

Als je online betalingen ontvangt met Stripe, komen de kosten vanzelf binnen: elke maand één uitgave van leverancier Stripe, in de categorie «Betaalkosten», al betaald, met het label «Automatisch». Vezpa werkt ze elke dag bij, dus ze kan niet worden gewijzigd of verwijderd.

Elke leverancier toont hoeveel je in de gekozen periode hebt uitgegeven en hoeveel er nog te betalen is. Leveranciers ontstaan vanzelf, uit een uitgave of een XML-bestand.

De directeur wijzigt «Naam», «Btw-nummer» en «Standaardcategorie»: met een standaardcategorie krijgen nieuwe uitgaven van die leverancier, ook die uit XML, haar vanzelf.

«Te betalen uitgaven»: de onbetaalde uitgaven, met die over hun vervaldatum gemarkeerd als «Vervallen». «Markeren als betaald» tik je hier direct aan. Een commissiefactuur van het kanaal die nog openstaat, krijgt het label «Ter afstemming».

«Verwachte ontvangsten»: de boekingen met aankomst in de laatste 12 maanden of de komende 30 dagen die nog een openstaand saldo hebben. Tik op een boeking om haar te openen.

In dit tabblad zijn de bedragen altijd inclusief btw: het zijn de bedragen die je betaalt en ontvangt.

Elke accommodatie begint met tien standaardcategorieën, waaronder «Kanaalcommissies». De directeur beheert ze met de knop «Categorieën» van het tabblad Uitgaven:

• «Hernoemen» en «Standaard btw-tarief (%)», voorgesteld bij nieuwe uitgaven;
• «Verbergen» en «Tonen»: een verborgen categorie wordt niet meer voorgesteld voor nieuwe uitgaven;
• «Categorie toevoegen» voor je eigen posten.

Standaardcategorieën kun je niet verwijderen; zelf toegevoegde wel, als geen uitgave ze gebruikt.

Het pictogram % bovenaan wisselt tussen «Bedragen incl. btw» en «Bedragen excl. btw». Het geldt voor Verloop en de winst-en-verliesrekening en, in het overzicht, voor de winst met de uitsplitsing eronder en voor de grafiek «Uitgaven per categorie».

• Zonder btw zijn de inkomsten netto van hun tarief: in Italië het verblijf netto van 10%, elders met het tarief van de accommodatie. Uitgaven tellen voor hun bedrag exclusief btw.
• Een uitgave waarvan de btw niet bekend is, of een betaling die niet aan een boeking hangt, telt ook zonder btw volledig mee: een melding wijst je erop.
• «Te betalen» en «Te ontvangen in de periode» zijn altijd inclusief btw, net als het tabblad Inkomsten: het is geld dat echt uitgaat en binnenkomt.

De commissies van de portals worden uit de boekingen berekend: ze staan bij de uitgaven, in de categorie «Kanaalcommissies», per nacht verdeeld zoals het verblijf.

De commissiefactuur die het kanaal je stuurt, is «Ter afstemming»: je registreert haar in dezelfde categorie, met de hand of via XML, om te controleren wat het kanaal heeft ingehouden, maar ze gaat niet een tweede keer van de winst af. Zolang ze te betalen is, staat ze bij «Te betalen» en bij de vervaldatums, want het is een echte schuld. In de winst-en-verliesrekening heeft ze een eigen rij, «OTA-commissies (niet in de winst)».

Heeft het account meerdere bedrijven (zie de gids E-facturatie), dan staat bovenaan de keuze «Bedrijf»: «Alle bedrijven» of één bedrijf. Met één bedrijf is die keuze er niet.

• Een inkomst gaat naar het bedrijf van de kamer of van de afdeling; een verblijf in kamers van verschillende bedrijven wordt per nacht tussen hen verdeeld.
• Een uitgave uit XML gaat naar het bedrijf van het btw-nummer waaraan ze gericht is; een uitgave met de hand naar het bedrijf gekozen in «Meer details», anders naar het gebruikelijke bedrijf van de leverancier, anders naar het hoofdbedrijf.
• Elk overzicht lees je voor één bedrijf of voor alle samen: de bedragen van een bedrijf komen nooit op het btw-nummer van een ander terecht.

• Directeur: alle tabbladen, de btw-schakelaar, de categorieën en het wijzigen van leveranciers.
• Assistent: alleen «Uitgaven» en «Leveranciers». Voert uitgaven in en uploadt XML, maakt nieuwe leveranciers aan vanuit de uitgave, wijzigt de uitgaven die hij zelf met de hand heeft ingevoerd; ziet geen inkomsten of winst en wijzigt geen categorieën of leveranciers.
• De andere rollen hebben de knop «Boekhouding» niet.

De Statistieken tellen de omzet op vertrekdatum: alles wat de gast heeft uitgegeven, commissies van de portal inbegrepen, in de maand van vertrek, betaald of niet. De boekhouding telt het ontvangen geld, in de maand waar elke nacht bij hoort. Dezelfde maanden kunnen dus andere totalen geven, en zo hoort het: de Statistieken zeggen wat je hebt verkocht, de boekhouding wat je hebt ontvangen en uitgegeven.

Onder de omzetgrafiek van de Statistieken vindt de directeur de notitie «Waarom Statistieken een andere omzet tonen».

Het pictogram «Fiscale documenten» bovenaan opent de pagina's van de documenten die je accommodatie uitgeeft, bijvoorbeeld e-facturen en facturen: het verschijnt als er minstens één actief is.

De boekhouding geeft geen documenten uit en stuurt niets naar de belastingdienst: ze toont ze in het tabblad Inkomsten, onder «Uitgegeven documenten», zonder ze bij de inkomsten op te tellen.