Handleiding Elektronische Facturering

De elektronische facturering is het systeem waarmee alle Italiaanse facturen in XML-formaat worden verzonden naar het Sistema di Interscambio (SDI) (het uitwisselingssysteem) van de Agenzia delle Entrate (de Italiaanse Belastingdienst). Sinds 2024 is zij verplicht voor alle houders van een Italiaans btw-nummer, ook voor wie onder de forfaitaire regeling valt.

Wat doet Vezpa

Vezpa genereert de XML van de factuur, ondertekent die digitaal en verzendt die naar het SDI via OpenAPI.it als geautoriseerde fiscale tussenpersoon. Jij geeft de factuur uit vanuit de app, de rest gaat automatisch.

Kosten: de Fiscale module

Elektronische factuur en bon zitten in de «Fiscale module», die je activeert via «Configuratie» → «Belasting & juridische naleving» → sectie «Elektronische facturatie» → «Fiscale module». Zonder actieve module worden er geen elektronische facturen verzonden.

• Het tarief is € 7,90 per maand (incl. btw), afgeschreven van de wallet bij activering en daarna elke maand op dezelfde datum. Als u de module uitschakelt en weer inschakelt voordat de betaalde maand voorbij is, betaalt u geen tweede tarief en blijft de verlengingsdatum dezelfde.
• Inbegrepen zijn 100 elektronische facturen en 500 bonnen per maand van de module.
• Boven het quotum kost elke factuur € 0,19 en elke bon € 0,03, van het vooruitbetaalde saldo.
• Bij grote aantallen is de prijs van extra facturen en bonnen bespreekbaar: schrijf ons en we spreken hem samen af.
• Het quotum hoort bij de accommodatie: facturen die de Wellness-module verzendt, gebruiken dezelfde honderd.
• Een creditnota en een debetnota tellen ook als verzending: ze kosten evenveel als een factuur.
• Een factuur die door het SDI wordt afgekeurd, betaal je niet: het bedrag gaat terug naar de wallet en het quotum wordt niet gebruikt.
• De niet-fiscale kwitantie gaat niet via het SDI en blijft gratis, ook zonder de module.

De bonnen verstuurt Vezpa namens jou, als tussenpersoon: we vragen je geen inloggegevens. Je hoeft alleen een machtiging aan Vezpa te geven in het portaal «Fatture e Corrispettivi» van de Agenzia delle Entrate, in het onderdeel machtigingen, voor het beheer van de dagontvangsten (corrispettivi); de fiscale code die je moet machtigen vind je in de module. Tik daarna op «Bonnen activeren». Je hebt ook ingestelde e-facturatie nodig en het volledige adres van de accommodatie (straat en huisnummer, postcode, gemeente en provincie). Eenmanszaken kunnen het versturen van de dagontvangsten niet aan een tussenpersoon delegeren: voor hen omvat de module alleen de facturen. Bonnen worden uitgegeven vanuit de kassa, vanuit Wellness en bij het afsluiten van de rekening van de reservering: zie de Handleiding Kassa en de Handleiding Reserveringsdetails.

Wat doet Vezpa NIET

Vezpa verzorgt niet de wettelijke tienjarige bewaring. Dat is een aparte wettelijke verplichting (art. 39 DPR 633/72), en de Agenzia delle Entrate biedt die gratis aan op het portaal "Fatture e Corrispettivi". Je moet die zelf activeren, eenmalig, aan het begin — alle stappen vind je in het volgende hoofdstuk.

De activering doe je maar één keer, in de setupwizard. Controleer voordat je begint de gegevens van de accommodatie.

Als de dienst actief is, loopt de kortste weg via «Overzicht»: de tegel «Boekhouding», naast POS, opent direct het onderdeel «Elektronische facturatie».

Stap 1 — Controleer de gegevens van de accommodatie

Ga naar Configuratie → Elektronische facturatie en controleer of het volgende klopt:

• Btw-nummer (11 cijfers)
• Fiscaal regime: RF01 (gewoon regime), RF19 (forfaitair), enz. — standaard RF01
• Statutaire zetel: adres, huisnummer, postcode, gemeente, provincie
• PEC van de accommodatie (handig voor het ontvangen van SDI-meldingen)

Stap 2 — Open de activeringswizard

Tabblad Configuratie → Elektronische Facturering → Activeren. De wizard bestaat uit 5 stappen:

Stap 3 — Accepteer het contract

Vezpa levert de beheersoftware, OpenAPI.it is de fiscale tussenpersoon die de XML-bestanden namens jou ondertekent en naar het SDI verzendt. Het accepteren van het contract is de formele stap die nodig is om de verzending te autoriseren.

Stap 4 — Activeer de gratis bewaring bij de AdE

1. Open het portaal "Fatture e Corrispettivi" op https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/
2. Log in met SPID, CIE of met de inloggegevens van Entratel/Fisconline (dezelfde als die van het cassetto fiscale, het persoonlijke fiscale dossier)
3. Kies in het menu "Conservazione" → "Aderisci al servizio di conservazione" (Bewaring → Deelnemen aan de bewaardienst)
4. Vul het formulier in met de gegevens van de accommodatie (btw-nummer, adres, PEC-adres) en onderteken digitaal
5. Verstuur de aanmelding: de activering is gratis en vrijwel onmiddellijk

Vanaf dat moment wordt elke naar het SDI verzonden factuur automatisch 10 jaar bewaard op de servers van de Agenzia delle Entrate, zonder dat je verder iets hoeft te doen.

Stap 5 — Eerste opwaardering van de wallet

Minstens € 10 om de eerste facturen te dekken. Het opwaarderen gebeurt met creditcard via Stripe: de betaling is veilig en er worden geen kaartgegevens aan de kant van Vezpa opgeslagen.

Aanbevolen pakketten:

Het uitgeven gebeurt rechtstreeks vanuit de boeking van de klant. Het systeem vult alle gegevens vooraf in (kamers, nachten, extra kosten, toeristenbelasting) door ze uit de boeking te lezen: jij controleert en bevestigt.

Standaardproces

1. Open de boeking van de klant: Tabblad Boekingen → Boekingenlijst → tik
2. Open het actiemenu (pictogram ⋮ rechtsboven) of gebruik de knop op de kaart van de boeking
3. Tik op "Elektronische Factuur uitgeven"
4. Kies het doel:
   • De hele boeking — als de factuurhouder samenvalt met de hoofdboeker
   • Gesplitste rekening — als je al aparte rekeningen hebt aangemaakt voor verschillende gasten (zie hoofdstuk 4)
5. Controleer de vooraf ingevulde gegevens van de opdrachtgever (zie de tabel hieronder)
6. Tik op "Uitgeven en naar het SDI verzenden"
7. Wacht op het bevestigingsvenster: "Factuur verzonden, nummering VZP-2026-0001"

Gegevens van de opdrachtgever

Ontvangerscode voor bedrijven

Het bedrijf levert een van deze twee aan:

• Unieke code van 7 tekens (bijv. M5UXCR1) → de factuur wordt rechtstreeks in de boekhoudsoftware van de klant afgeleverd
• Gecertificeerde PEC → de factuur wordt via gecertificeerde e-mail afgeleverd

Als het bedrijf niets aanlevert, gebruik je 0000000 (zeven nullen): de factuur wordt hoe dan ook in het cassetto fiscale (het fiscale dossier) van de klant op het AdE-portaal geplaatst, waar hij die samen met zijn boekhouder terugvindt.

Particulier zonder Codice Fiscale

Voor Italiaanse gasten is het Codice Fiscale verplicht (16 alfanumerieke tekens). Voor buitenlanders gebruik je het Italiaanse Codice Fiscale als zij er een hebben (bijv. wie in Italië woont); zo niet, neem dan contact op met de ondersteuning van Vezpa voor de specifieke procedure voor buitenlandse klanten.

Wat gebeurt er na het verzenden

Met de «Fiscale module» zijn 100 facturen per maand inbegrepen; daarboven € 0,19 per stuk van het vooruitbetaalde saldo. De status van de factuur is zichtbaar in Tabblad Configuratie → Facturering → Facturenlijst en doorloopt deze stappen:

In «Uitgegeven facturen» staat «Zoeken» («Nummer, klant, btw-nr. of gast»): er wordt gezocht in het nummer, de naam of bedrijfsnaam van de klant, de partita IVA, de codice fiscale en de naam van de gast van de boeking. Daaronder de filters op status — «Alle», «Concepten», «Verzonden», «Gearchiveerd», «Afgewezen» — die het oude filtermenu in de balk vervangen; als de facturen meer dan één jaar beslaan, het jaarmenu met «Alle jaren» (een concept telt in het jaar waarin het is gemaakt). In de balk biedt «Sorteren op» «Nieuwste eerst», «Oudste eerst», «Nummer: hoogste eerst», «Nummer: laagste eerst», «Bedrag: hoogste eerst», «Bedrag: laagste eerst», «Klant (A–Z)»; standaard is «Nieuwste eerst». Elke kaart toont de naam van de klant. De lijst laadt 50 facturen tegelijk: onderaan «Meer laden».

De overgang van transmitted naar archived vindt plaats zodra het SDI de aflevering bevestigt, meestal binnen 1-2 minuten.

Typisch geval: een boeking heeft twee of meer factuurhouders die een aparte factuur willen. Voorbeeld: een stel op zakenreis waarbij Mario Rossi (particulier) de kamer en het ontbijt betaalt terwijl Acme Srl (bedrijf) de zakelijke vergadering en de extra's betaalt.

Hoe je gesplitste rekeningen aanmaakt

1. Open de boeking → actiemenu → "Gesplitste rekeningen"
2. Tik op de FAB "Rekening splitsen" (knop + rechtsonder)
3. Selecteer de factuurhouder uit de bestaande, of tik op "+ Nieuwe factuurhouder" om er meteen een aan te maken
4. Voer de bedragen in: Kamer, Pension, Toeristenbelasting
5. Vink de extra kosten van de boeking aan die je naar deze rekening wilt verplaatsen (bijv. "Diner 2 personen")
6. Opslaan: de gesplitste rekening verschijnt in de lijst
7. Maak nog meer gesplitste rekeningen aan voor de andere factuurhouders
8. Tik voor elke rekening op → "Factuur uitgeven" → ga verder zoals gewoonlijk

Wanneer je gesplitste rekeningen NIET kunt gebruiken

Een creditnota storneert een reeds uitgegeven factuur, geheel of gedeeltelijk. Een naar het SDI verzonden factuur kun je niet "annuleren": de enige manier is een creditnota uitgeven voor hetzelfde (of een gedeeltelijk) bedrag.

Wanneer je hem uitgeeft

• Boeking geannuleerd na het uitgeven van de factuur
• Fout in het bedrag (bijv. de klant betaalt minder wegens een tekortkoming)
• Korting met terugwerkende kracht die achteraf is toegekend
• Gedeeltelijke stornering (bijv. één kamer no-show)

Hoe je hem uitgeeft

1. Tabblad Configuratie → Facturering → Facturenlijst
2. Tik op de oorspronkelijke factuur (die moet de status archived hebben)
3. Tik op "Creditnota uitgeven (TD04)"
4. Voer de reden en het bedrag in (gedeeltelijk of volledig)
5. Bevestig: de creditnota wordt naar het SDI verzonden en aan de oorspronkelijke factuur gekoppeld

Vezpa genereert twee soorten afdrukken die de officiële factuur (XML SDI) aanvullen. Beide zijn gratis en belasten de wallet niet.

Proforma — hoe je hem afdrukt

• Vanuit de boeking → actiemenu → "Proforma afdrukken" (volledige proforma)
• Vanuit Gesplitste rekeningen (printerpictogram op elke kaart) → proforma voor die specifieke rekening
• Vanuit het scherm "Factuur uitgeven" (knop "Proforma afdrukken" onder Uitgeven) → voorbeeld voordat je de verzending naar het SDI bevestigt

Beleefdheidskopie — hoe je hem afdrukt

Open het Factuurdetail vanuit de lijst → "Kopie afdrukken". Het systeemvenster gaat open waarin je de printer kiest of opslaat als PDF.

Het SDI kan een factuur weigeren wegens formele fouten: verkeerd Codice Fiscale van de klant, onvolledige gegevens van de accommodatie, btw-code die niet bij het regime past, enz. Wanneer dat gebeurt:

1. De factuur krijgt de status rejected in het Factuurdetail
2. Door SDI afgewezen facturen worden terugbetaald
3. In het detail verschijnt de reden van de afkeuring in het rood
4. Corrigeer de gegevens (bijv. het Codice Fiscale van de klant) en geef de factuur opnieuw uit door nogmaals op "Uitgeven" te klikken

Gebruikelijke tijd tussen verzending en afkeuring: 5-15 minuten.

De sectie «Elektronische facturatie» opent vanuit «Overzicht» met de tegel «Boekhouding», of vanuit «Configuratie» → «Wallet en facturen». Ze heeft vijf tabbladen, in deze volgorde:

• «Activiteit», het tabblad waarop ze opent. Bovenaan de maand in cijfers: «Verzonden facturen» en «Uitgegeven kwitanties» met het bedrag, «Te verzenden concepten» en «Afgewezen door het SDI». Een tik op een tegel opent de lijst al gefilterd. Daaronder «Recente activiteit»: facturen en kwitanties samen, per dag, één regel per document met zijn laatste status. Een tik op een regel opent het document.
• «Facturen»: de volledige lijst, met zoeken, filters op status en jaar en sortering.
• «Kwitanties»: de niet-fiscale kwitanties met de naam van de klant, te filteren per jaar. De lijst laadt 50 kwitanties tegelijk: onderaan «Meer laden».
• «Facturatiegegevens»: het adresboek met de fiscale gegevens van je klanten.
• «Wallet», het laatste. Bovenaan de «Fiscale module» met vergoeding, volgende verlenging en de in de periode gebruikte facturen en kassabonnen («Module beheren» opent de pagina ervan), daarna het saldo, «Snel opwaarderen» en «Recente transacties».

Op een computer zet «Activiteit» de tegels van de maand in een kolom links en de recente activiteit ernaast; ook «Wallet» zet saldo en opwaardering naast de transacties.

De prepaid wallet werkt zo:

• Je vindt hem in Tabblad Configuratie → Facturering → Wallet
• Verloopt niet — het tegoed blijft altijd beschikbaar
• Enige terugkerende afschrijving — het tarief van de «Fiscale module», als je die hebt geactiveerd
• Je waardeert op met een kaart via Stripe, op elk gewenst moment
• Toont saldo, opwaardeertransacties en uitgaventransacties

Laag saldo

Binnen de honderd inbegrepen facturen wordt er niet naar de wallet gekeken. Boven het quotum stopt het uitgeven als het saldo de € 0,19 van de factuur niet dekt. Is het saldo bij de verlenging niet genoeg voor het tarief, dan stoppen de facturen tot je opwaardeert, terwijl de bonnen doorgaan, omdat ze verplicht zijn: hun kosten brengen het saldo onder nul en worden met de volgende opwaardering verrekend.

Voor technische problemen of vragen over de werking van de app:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• E-mail: [email protected]

Voor vragen over regelgeving (fiscaal regime, btw-codes, bijzondere fiscale situaties): raadpleeg je boekhouder.